Cómo explicar los gastos prepagos: 7 pasos (con imágenes)

Al ejecutar un negocio, es muy común para los gastos múltiples: alquiler y seguro, por ejemplo, para que se le pague por adelantado. Estos gastos que se pagan por adelantado se conocen como gastos prepagos. Saber cómo explicar los gastos prepagos implica en primer lugar una comprensión de algunos principios de contabilidad clave, seguido de la grabación de algunas entradas de diario simples.

Pasos

Método 1 de 2:

Entendiendo los gastos prepagos

1. Familiarizarse con la contabilidad basada en acumulación. Para comprender la contabilidad de los gastos prepagos, es importante comprender el principio básico de la contabilidad basada en acumulación. Simplemente, en la contabilidad basada en acumulación, se informan los ingresos en el estado de resultados cuando se obtienen, no Cuando se recibe el efectivo.

Por ejemplo, si proporciona un servicio por un valor de $ 1,000 en junio, y no recibe el dinero en efectivo para el servicio hasta agosto, se informará los ingresos sobre el estado de resultados como $ 1,000 de ingresos en junio. En agosto, el estado de resultados no mostraría ingresos (asumiendo que no había otros ingresos del negocio). Esto se debe a que obtuvo los ingresos en junio.
Esto difiere de la contabilidad basada en efectivo, por lo que los ingresos se registran cuando se proporciona el efectivo en sí, no cuando los ingresos se ganan.

Imagen titulada Cuenta para gastos prepagos Paso 2

2. Aprenda la definición de gastos prepagos. Un gasto prepago es simplemente un gasto futuro que se paga por adelantado. Por lo general, implica un gasto durante un período de contabilidad, seguido del consumo de lo que sea el pago previo, durante varios períodos. Los ejemplos comunes de gastos prepagos incluyen primas de seguros, alquiler y cualquier contrato de negocios que requieren el pago con anticipación.

Por ejemplo, con seguro, puede pagar su prima seis meses de anticipación (lo cual es común). Luego, durante un período de seis meses, esa prima será "usó".

Imagen titulada Cuenta para gastos prepagos Paso 3

3. Familiarícese con el vínculo entre la contabilidad de acumulación y los gastos prepagos. La contabilidad de acumulación requiere que los ingresos sean reconocidos en el período por el cual se obtienen (no cuando se recibe en efectivo), y el mismo principio se aplica a los gastos. Los gastos, de la misma manera, no se reconocen cuando se paga en efectivo (o cuando se paga el gasto prepago), y se reconocen más bien a lo largo del tiempo, ya que se usa la cosa que se pagó con pre-pagos.

Como ejemplo, si está pagando alquiler de seis meses de anticipación, el gasto prepago no se registrará en el mes cuando envíe el cheque al propietario. Más bien, el gasto se registraría durante el período de seis meses, ya que el gasto es "agotado". En este caso, cada mes por el período de seis meses, una sexta parte del monto total de la renta aparecerá en el estado de resultados.

Algo conocido como el principio correspondiente es lo que rige el tratamiento de los gastos prepagos. Este principio determina que los gastos deben registrarse cuando se hayan utilizado los bienes o servicios asociados, no cuando se paguen, por lo que el gasto partidos Los ingresos que el gasto ayudó a ganar.

Método 2 de 2:

Contabilidad de gastos prepagos

1. Comprender el proceso de contabilidad básica para los gastos prepagos. El proceso básico de contabilidad de los gastos prepagos implica la colocación del gasto prepago en el balance general como un activo cuando se paga el gasto y luego lo cobra gradualmente como un gasto durante el período que se está utilizando.

Esto significa que si prepara $ 12,000 en alquiler por 1 año el 1 de enero, primero se colocaría en el balance general como un activo. Luego, a lo largo del año, se cobrará gradualmente como un gasto, reduciendo el saldo de los activos a medida que pasa el tiempo.
A fines de enero, por ejemplo, la cuenta de activos se reduciría en $ 1,000 (reflejando 1/12 del pago anual que se está utilizando), y la cuenta de gastos en el estado de resultados aumentaría en $ 1,000.
¿Por qué los gastos prepagos se colocan inicialmente en el balance general como un activo?? Esto se debe a que la compañía ahora tiene derecho a recibir el bien o el servicio, en este caso, alquila. Debido a que el gasto prepago tiene valor ($ 12,000), se considera un activo.

Imagen titulada Cuenta para gastos prepagos Paso 5

2. Registre la entrada de diario para realizar el pago de gastos prepagos. El primer paso comienza cuando paga el efectivo por el gasto prepago. Debe haber una entrada en la Diario General para reflejar esta actividad.Por ejemplo, considere una empresa que paga $ 12,000 por un año de cobertura de seguro el 1 de enero.

Para hacer esto, abra cualquier software de contabilidad que esté utilizando, y seleccione (o cree) la cuenta de seguro prepago. Luego puede debitar esta cuenta por $ 12,000 y acreditará la cuenta de efectivo por $ 12,000

Dado que el seguro prepago es una cuenta de activos, las entradas anteriores agregarían esencialmente $ 12,000 a los activos y restarían $ 12,000 de efectivo.

El saldo de activos no se ve afectado como la transacción inicial si de una cuenta de activos a otra.

Imagen titulada Cuenta para gastos prepagos Paso 6

3. Registre la entrada de diario para gastar el activo prepago. Al final de cada período de contabilidad, la parte del activo prepago que se ha utilizado debe gastarse al estado de resultados. En el ejemplo anterior, suponga que la compañía libera estados financieros trimestralmente.

El 31 de marzo, el final del primer trimestre, una cuarta parte del seguro prepago debe ser gastado. Para registrar la entrada de diario, gastos de seguro de débito por $ 3,000 y un seguro prepago de crédito por $ 3,000.

La entrada anterior reduce el saldo de la cuenta del seguro prepago y mueve ese saldo a la declaración de ingresos como un gasto. Esto se debe a que el asegurador ha proporcionado 3 meses de cobertura de seguro, y puede ser reconocido como un gasto.

Imagen titulada Cuenta para gastos prepagos Paso 7

4. Gaste el activo prepago hasta el final de su vida. Haga la entrada de la revista anterior al final de cada período de contabilidad hasta que el saldo de la cuenta del seguro prepago sea 0. Si la empresa usa el año como su período contable, solo se necesitará 1 entrada de diario para registrar el gasto, que debe registrarse el 31 de diciembre.

Por ejemplo, si el período de contabilidad es trimestral, por el pago previo de $ 12,000, cada trimestre vería un movimiento de $ 3,000 de la cuenta de seguro de seguro prepago, a la cuenta de gastos de seguro. Después del trimestre 1, la cuenta de seguro prepago tendría un valor de $ 9,000, y al final del cuarto trimestre, la cuenta de seguro de prepago tendría un saldo de 0.

Esto concluye el proceso de contabilización de un gasto prepago, ya que el gasto se agotó gradualmente a lo largo del año.