3 maneras de reclamar gastos de viaje

Si tiene que viajar por trabajo, es posible que pueda reclamar al menos una parte de sus gastos de viaje como una deducción de sus impuestos. Si gana un salario o salario por hora, estos gastos son deducciones detalladas diversas. Las deducciones misceláneas están sujetas a la regla del 2 por ciento, lo que significa que no puede deducirlas a menos que tengan al menos el 2 por ciento de su ingreso bruto ajustado (AGI). Si usted está trabajando por cuenta propia, puede reclamar los gastos de viaje relacionados con el trabajo en su horario C.

Pasos

Método 1 de 3:

Categorizando los gastos deducibles

1. Guardar todos los recibos en viajes de negocios. Cuando viaje por trabajo, casi todos sus gastos, mientras que está en la carretera, es deducible total o parcialmente en sus impuestos. Para calificar como deducción, los gastos deben ser necesarios para que usted realice negocios.

Por lo general, es más fácil simplemente guardar los recibos para todo. Puede sentarse más tarde y analizar exactamente qué gastos son deducibles.
Por ejemplo, supongamos que vuela de Nueva York a Los Ángeles por negocios. Su comida en el aeropuerto sería deducible, pero las revistas que compró probablemente no serían.

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2. Tenga su factura del hotel detallado. Cuando se retira de su hotel después de un viaje de negocios, pídale al receptor de escritorio una factura detallada. Esto le permitirá clasificar más fácilmente qué parte se puede deducir ese gasto de sus impuestos.

Por ejemplo, la cantidad que se le cobró por su estadía típicamente es deducible. Sin embargo, si asaltó el mini bar en su habitación y pidió una película, esos gastos no pueden ser deducidos.

Si su empleador recogió la pestaña para su alojamiento, no puede deducir esos gastos, ya que en realidad no le costó nada. Solo puede deducir los gastos que pagó por su propio bolsillo. Del mismo modo, no puede deducir los gastos de que su empleador le reembole más tarde.

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3. Mantenga un registro de su kilometraje. Cuando deduce los gastos del vehículo, tiene la opción de deducir los gastos reales o tomar una deducción estándar según el kilometraje. La deducción del kilometraje de 54 centavos, una milla típicamente es más fácil.

Si viaja extensamente, su deducción puede terminar siendo más grande si utiliza sus gastos reales. Esto es especialmente cierto si tiene un vehículo mayor que necesita reparaciones frecuentes.

Todavía puede deducir su viaje, incluso si no logró mantener registros de kilometraje meticulosos. Estimar el kilometraje utilizando un servicio de mapa en línea, como Google Maps. Mida la distancia de su lugar de trabajo, no desde su hogar.

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4. Gastos de documento cuando no recibe un recibo. Si se estaciona en un medidor o un lote público, es posible que no reciba un recibo, pero ese gasto sigue siendo deducible en sus impuestos. Mantenga un registro en su automóvil o en su teléfono para que tenga un registro.

También puede documentar estos gastos tomando una imagen de metros o quioscos de pago con su teléfono inteligente.

Mientras estos gastos parezcan razonables, no va a importar que no tenga recibos para probarlos.

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5. Incluir solo los gastos necesarios. Una vez que llegue a casa desde su viaje, pase por sus recibos. Cualquier cosa que sea necesaria para usted realizar negocios generalmente será deducible en sus impuestos. Otras cosas que hiciste mientras estabas allí que no estaban relacionadas con el trabajo no son deducibles.

Por ejemplo, supongamos que fue a Denver, Colorado en un viaje de negocios. Mientras estaba allí, decidiste pasar un esquí por la tarde. Sus gastos de esquí no serían deducibles en sus impuestos, aunque estuviera allí en el negocio, porque su esquí no estaba relacionado con el trabajo.

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6. Use un subsidio de comida estándar donde sea posible. Puede deducir el costo real de las comidas que come mientras viaja por negocios. Sin embargo, la deducción se limita al 50 por ciento del costo real. Puede obtener una mejor oferta al tomar la asignación de comidas estándar, y no tiene que preocuparse por ahorrar todos esos recibos.

La asignación estándar de comidas es la tasa federal por diemo. Varía dependiendo de dónde se encuentre, pero para los lugares más pequeños, es alrededor de $ 50 por día.

Encuentra la tasa de DIEM para usar al ir a https: // GSA.GOV / TRANSPORTE / PLAN-BOOK / PER-DIEM-TARIFAS e ingresando al código postal del lugar donde viajaste por trabajo.

Si usa la asignación de comidas estándar, solo tiene que mantener registros que prueben el tiempo, el lugar y el propósito comercial de su viaje.

Método 2 de 3:

Usando el formulario 2016 y programe un

1. Total de su transporte y gastos de alojamiento. Para reclamar sus gastos de viaje como una deducción en sus impuestos, comience con FORM 2016 o Formulario 2016-EZ. Las primeras líneas de estas formas solicitan su transporte total y gastos de alojamiento para el año.

Puede descargar estos formularios del sitio web del IRS si está haciendo sus impuestos manualmente. Si está utilizando un servicio de preparación de impuestos, simplemente indique cuando se le solicite que tiene gastos relacionados con el trabajo no imprescindibles, y siga las indicaciones.

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2. Agregue sus gastos por comidas y entretenimiento relacionados con el negocio. En general, solo puede deducir el 50 por ciento de sus gastos por comidas y entretenimiento relacionados con la empresa. Si está fuera de casa por negocios, puede deducir el 80 por ciento de sus gastos de comida.

Cuando use la asignación de comida estándar, todavía solo tiene la capacidad de deducir una parte de ese gasto. El principal beneficio de usar la asignación de comidas estándar es que no tiene que realizar un seguimiento de todos esos recibos.

Si está utilizando la asignación de comidas estándar, debe pronosticarlo para sus fechas de salida y retorno. Puede hacerlo tomando el 75 por ciento de la asignación de comidas en esos días, o puede reducirlo por las horas reales que estaba fuera de casa. El método que uses, aplíquelo constantemente a cada viaje de negocios.

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3. Calcular tus gastos de kilometraje. Si sus gastos de viaje incluyen la conducción en lugar de tomar un avión o un tren, puede deducir sus gastos reales o usar la tasa estándar de 54 centavos a una milla para encontrar su deducción de viaje.

Si voló y luego alquiló un automóvil en su destino, puede incluir las millas que también condujo en su destino, siempre que esté conduciendo para una razón relacionada con el trabajo. Por ejemplo, si conducía desde su hotel a una oficina, el kilometraje y de deducible sería deducible. Sin embargo, si decidió ir a un concierto una noche, ese kilometraje no sería deducible de impuestos.

Si conduce su automóvil personal con frecuencia para trabajar, es posible que desee usar los gastos reales en lugar de la deducción de kilometraje estándar. Sin embargo, si va esta ruta, debe mantener los recibos para esos gastos. También tendrá que calcular el porcentaje de tiempo que usa su vehículo para trabajar y descontará sus gastos reales por esa cantidad.

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4. Ingrese su total en el horario A. Una vez que haya ingresado todos sus gastos en su forma y reduzca sus gastos de comida y entretenimiento por la tasa apropiada, tendrá un total de todos los gastos relacionados con el trabajo. Este total va a la línea 21 del Anexo A, que adjuntará a su regreso.

Esta sección incluye otras deducciones misceláneas, como los gastos de preparación de impuestos, que están sujetos a la regla del 2 por ciento.

Si tiene alguna otra deducción detallada, las agregará en el lugar apropiado en el programa A también.

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5. Multiplica tu total en un 2 por ciento (0 0.02). Solo puede deducir los gastos relacionados con el trabajo en sus impuestos en la medida en que tengan más del 2 por ciento de su ingreso bruto ajustado (AGI). Si sus gastos de viaje no exceden el 2 por ciento de su AGI, no podrá deducirlos.

Por ejemplo, si su AGI es de $ 32,000, debe tener al menos $ 640 en gastos de viaje para deducir cualquier cosa en absoluto. Si tuvo $ 900 en gastos de viaje deducibles, podría deducir $ 260 de esos gastos en sus impuestos.

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6. Compare su deducción detallada a su deducción estándar. Usted tiene la opción de detallar sus deducciones o tomar la deducción estándar. Si sus deducciones detalladas son menores que la deducción estándar, tomando los medios de deducción estándar que pagará menos en impuestos.

Es posible que desee tomar sus deducciones detalladas en lugar de la deducción estándar aunque sea menos que la norma. Si decide que desea hacer esto, marque la casilla correspondiente a la programación A indicando su preferencia e ingrese su total de deducciones detalladas en su declaración.

Método 3 de 3:

Deducción de gastos de viaje en el horario C

1. Ingrese sus gastos de viaje en la línea 24a del horario C. Si usted está trabajando por cuenta propia o ejecuta su propio negocio, debe enumerar todas sus ganancias y gastos de ingresos utilizando la programación C y luego informarlos en su declaración de impuestos personal.

Si está haciendo sus impuestos manualmente, todos los gastos de viaje relacionados con el negocio, como tarifas aéreas, automóviles de alquiler o tarifas del hotel, vaya a la Línea 24a.
Si está utilizando un software de preparación de impuestos, no necesariamente tiene que realizar un seguimiento de las líneas específicas donde se deducen los gastos. Simplemente indique que tiene gastos de viaje e ingrese sus gastos totales para el año cuando se le solicite.

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2. Introduzca los gastos por comidas y entretenimiento relacionados con el negocio en la línea 24b. Para la mayoría de las comidas y entretenimiento relacionadas con los negocios, solo puede tomar el 50 por ciento de su costo como una deducción en sus impuestos, incluso si usted está trabajando por cuenta propia.

Si está lejos de su casa en los negocios, puede deducir el 80 por ciento de sus comidas. Tu "hogar de impuestos" no necesariamente significa su residencia. Generalmente significa la ciudad o región donde trabaja o donde opera su negocio. Si tiene más de una ubicación comercial, consulte a un asesor de impuestos profesional con respecto a qué gastos puede deducir.

Por ejemplo, si trabaja desde su casa y vive en la ciudad de Nueva York, solo puede deducir el 50 por ciento de las comidas y entretenimiento relacionados con la empresa que consume en la ciudad de Nueva York. Sin embargo, si viajó a Hartford, Connecticut para negocios y se mantuvo durante la noche, podría deducir el 80 por ciento de las comidas que consumió en Hartford.

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3. Incluir gastos de vehículos si usa su automóvil por negocios. Cuando esté trabajando por cuenta propia o ejecute su propio negocio, puede tener gastos de vehículos más allá de los que usan cuando viaja a otra ciudad para negocios.

Por ejemplo, si conduce para un servicio de Ride-Share, su kilometraje mientras tiene una tarifa, o está conduciendo a una tarifa, es un gasto de negocios deducible.

En general, querrá utilizar la deducción estándar de kilometraje de 54 centavos una milla en lugar de costos reales. Sin embargo, si usa su automóvil más por negocios que para uso personal, puede encontrar que usar sus costos reales le brinda una deducción mayor.

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4. Total de otros gastos comerciales. Además de los gastos de viaje, puede deducir cualquier otro gasto relacionado con el trabajo para disminuir sus ganancias y reducir su responsabilidad fiscal. Hable con un asesor financiero profesional para saber qué tipo de gastos son deducibles.

Asegúrese de mantener registros detallados sobre cada gasto que incluya como una deducción. Es posible que desee usar software de contabilidad, como QuickBooks, para organizar más fácilmente sus recibos y mantenerse al día con sus gastos de negocio para que no se pierda ninguna deducción importante.

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5. Resta sus gastos de su beneficio bruto. Una vez que haya ingresado todos sus gastos, incluidos los gastos de viaje, puede deducirlos directamente del dinero que ha ganado de su negocio a lo largo del año.

Lo que le quedaste después de restar sus gastos de su beneficio bruto es su beneficio neto. Esta es la cantidad de dinero que le debe los impuestos federales sobre. Si recibió un salario de salario o por hora de otro empleador, agregará esta cantidad a sus otros ingresos para determinar la cantidad total de impuestos que debe.

Consejos

Por lo general, no puede deducir los gastos de viaje, incluso si vive lejos de su lugar de trabajo. Sin embargo, es posible que pueda deducir algunos gastos de desplazamiento si tiene que viajar a un lugar de trabajo temporal, como para ayudar a capacitar a los empleados en una nueva tienda.

Después de reclamar los gastos de viaje, mantenga sus recibos para sus gastos en un archivo digital o de papel junto con su declaración de impuestos. Quieres tener todo juntos en caso de que te audie.

Advertencias

Deducciones diversas en general, y gastos de viaje específicamente, son banderas rojas que pueden aumentar su riesgo de auditoría, especialmente si parecen altas en comparación con sus ingresos. Si tiene gastos de viaje significativos, mantenga registros meticulosos y contrate a un profesional de impuestos para que usted realice sus impuestos por usted.