Cómo evaluar el software contable: 10 pasos (con imágenes)

Elegir el software de contabilidad correcto para su empresa es importante para su productividad, precisión y en la línea de fondo general. El software correcto mantendrá todos sus datos y datos financieros accesibles y organizados. El nuevo software se está desarrollando y comercializa constantemente a grandes corporaciones y pequeñas empresas. Puede ser difícil entender el software antes de tener la oportunidad de usarlo. Evalúe el software de contabilidad al determinar qué tipo de características necesita para su propia contabilidad, obteniendo demostraciones confiables sobre cómo funciona el software y pidiendo a otros usuarios qué tan bien funciona el programa.

Pasos

1. Identificar sus requisitos contables. Haga una lista de todas las funciones contables que realiza su negocio.

Considere sus necesidades globales, así como los requisitos domésticos. Si su compañía hace negocios en todo el mundo, necesitará un programa que incluya varias monedas y puede apoyar las transacciones financieras internacionales.

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2. Mire las funciones proporcionadas por el software de contabilidad que está considerando. Deben cubrir todas sus necesidades básicas y proporcionar opciones que podrían ayudar a que sus funciones contables y financieras se ejecuten sin problemas.

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3. Determine si el software de contabilidad es compatible con su sistema operativo, red y otros programas y aplicaciones de computadora.

Haga que su departamento de tecnología de la información trabaje con el equipo de contabilidad para establecer si el software de contabilidad se puede integrar en el sistema actual.

4. Averigüe si el software es fácil de usar. En la mayoría de las empresas, todos del Director Financiero al Secretario de Cuentas pagaderos utilizan el software de contabilidad en su lugar. Quieres que sea fácil de entender y usar para todos.

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5. Evalúe la cantidad de apoyo que obtendrá del proveedor. Desea asegurarse de comprar software de contabilidad que se actualizará y actualizará cuando sea necesario.

Comprenda el proceso de obtener ayuda cuando tiene problemas con el software. Debe haber una línea de soporte disponible para usted, con una persona en vivo lista para ayudar a solucionar problemas con los problemas que pueda encontrar.

Busque el soporte en línea y de escritorio también. Un buen programa de software contable tendrá consejos de pantalla, un índice de ayuda, tutoriales y demostraciones en línea. Busque manuales de usuario impresos y digitales que sean claros y fáciles de acceder y entender.

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6. Evaluar la seguridad del programa de software. Sus datos financieros son sensibles, por lo que desea asegurarse de que se garantice la seguridad y la confidencialidad. Esto puede ser complicado cuando la mayoría del software contable está basado en la web.

Espere funciones de seguridad avanzadas, como la autenticación de inicio de sesión y el cifrado de datos.

Imagen titulada Evaluar el software de contabilidad Paso 7

7. Solicitar una demostración. Los vendedores a menudo están dispuestos a venir a su oficina y proporcionar una demostración sobre cómo funciona el software.

Tener varias personas diferentes en tu equipo probarlo. Compárelo con la forma en que funciona su software actual, así como otros programas que está considerando.

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8. Pida una prueba gratuita. Algunas compañías le permitirán probar su software de forma gratuita por unas pocas semanas o meses. La única forma de saber realmente si el software cumplirá con sus necesidades es usarlo a diario por un tiempo.

Imagen titulada Evaluar el software de contabilidad Paso 9

9. Leer comentarios y hablar con otros clientes. Esto le ayudará a establecer si el software de contabilidad ofrece sus promesas y determinar si hay desafíos para anticipar.

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10. Piensa en tu presupuesto. Compare los precios de cada programa de software de contabilidad que está considerando y medir lo que obtiene por su dinero.

Consejos

Armar un equipo o un grupo de trabajo para ayudarlo a evaluar el software contable. Este equipo debe incluir personas de todos los departamentos que utilizarán el software, incluidos las finanzas, ello, los recursos humanos, las operaciones y la administración.