Cómo reservar: 12 pasos (con imágenes)

La contabilidad, como la contabilidad, es uno de los males necesarios de dirigir un negocio. A pesar de lo que muchos pueden pensar, esos dos términos se refieren a diferentes procesos. La contabilidad, ya que se discutirá aquí, se refiere a simplemente recopilar registros de gastos e ingresos, y luego publicar esas transacciones a un libro mayor. La contabilidad es el proceso que sigue a la contabilidad, e implica la conversión de la información en el libro mayor en métricas e informes de negocios útiles. Afortunadamente, la contabilidad es la más sencilla de los dos, y se puede aprender siguiendo los siguientes pasos a continuación.

Pasos

Parte 1 de 3:

Estableciendo un sistema

1. Decide qué tipo de sistema usar. La parte más importante de la contabilidad es ser consistente. No quiere perder los recibos, olvide registrar transacciones o registrar la misma transacción dos veces, ya que esto podría causar una tergiversación de la salud financiera de su empresa. La forma más sencilla de evitar estos errores estableciendo un sistema consistente para ambas transacciones de grabación en revistas y entrégalos en el libro mayor.

Este sistema puede ser tan complicado como una caja registradora por cable que se alimenta a un software contable o tan simple como una caja llena de recibos y notas. Esto dependerá de la cantidad de transacciones que su empresa lo haga diariamente o semanalmente.

2. Utilice el software de contabilidad. La forma más sencilla de garantizar que sus transacciones se registren de manera confiable es invertir en un programa contable como QuickBooks, Freedbooks o Expensify. Estos tomarán muchas de las conjeturas de grabar diferentes tipos de transacciones y presentar su información claramente. Muchos de estos programas están disponibles de forma gratuita o en una prueba gratuita por un tiempo limitado.

3. Usa una hoja de cálculo. Para un sistema más manual, intente configurar una hoja de cálculo para grabar transacciones. Esto se puede hacer manualmente, con revistas de transacción física, o en la computadora con un programa de hoja de cálculo. El formato de estas revistas depende de usted, pero debe incluir lo siguiente, como mínimo:

Nombre del proveedor / comprador

Número de cuenta

Tipo de gastos / ingresos (E.gramo. suministros de oficina, materias primas)

Fecha en que se recibió la factura / creada

Cantidad adeudada / pagada

4. Se consistente. Para cualquier sistema que utilice, asegúrese de ingresar sus datos de transacción de forma regular y de la misma manera cada vez. Esto es para asegurarse de que las transacciones no se pasan por alto y que tiene la imagen más actualizada de la salud financiera de su empresa. Además, es una buena idea establecer un horario regular para transferir información de las revistas al libro mayor, tal vez en una base semanal o mensual.

Parte 2 de 3:

Transacciones de grabación correctamente

1. Utilice el mismo método contable para todas las entradas. Los dos tipos de contabilidad son los métodos de contabilidad de efectivo y acumulación. En esencia, el método de efectivo registra las transacciones cuando el efectivo real cambia las manos, como cuando un cliente paga un artículo o cuando paga por un gasto. El método de acumulación, sin embargo, explica las transacciones cuando se produce esa transacción, por ejemplo, cuando se incurren en los gastos o cuando un artículo compra un artículo (pero no necesariamente cuando el dinero cambia las manos de la transacción). ¿Qué método que elija dependerá de sus propios objetivos y estrategias comerciales?.

2. Compara los dos métodos contables. El método de efectivo de contabilidad se usa más comúnmente en pequeñas empresas porque otorga una representación precisa del saldo de efectivo de la empresa. A medida que la empresa crece, sin embargo, puede ser menos importante conocer el saldo exacto en efectivo de la empresa y enfocarse en su salud actual. Aquí es donde viene el método de acumulación. Al rastrear los gastos cuando ocurren e ingresan cuando se obtienen, en lugar de pagar, el método de acumulación niega los efectos de los retrasos en el pago en la determinación de la salud financiera de la empresa.

3. Decidir qué método usar. Legalmente, una empresa puede elegir el método de contabilidad, siempre que la compañía tenga menos de $ 5 millones en ingresos cada año o, si vende productos al público, tiene menos de $ 1 millón en recibos brutos (todos los ingresos). Cualquier compañía con ingresos sobre esos niveles se requiere, por ley, para utilizar el método de acumulación.

Para obtener más información sobre la elección de un método de contabilidad, consulte Cómo decidir entre efectivo y acumulación de acumulación de su negocio.

4. Use la contabilidad de doble entrada. Muchas pequeñas empresas cometen el error de usar la libreta de entrada de una sola entrada. Es decir, solo registran transacciones como movimientos de dinero hacia o desde una sola cuenta. Sin embargo, cada transacción comercial tiene lugar en al menos dos cuentas, y debe registrarse como tal para la precisión. Esto se llama contabilidad de doble entrada. Esto le permite ver exactamente de dónde viene su dinero y dónde va.

Por ejemplo, una compra de inventario utilizando efectivo se registraría como un aumento en el inventario y una disminución en la cuenta de efectivo. Alternativamente, una venta de ese inventario a un cliente que paga en crédito se registraría como una disminución en el inventario y un aumento en las cuentas por cobrar.

En el mundo de la contabilidad, estos se registrarían utilizando los términos oficiales, como débitos y créditos a varias cuentas.Sin embargo, como contable, es lo más importante que use un sistema consistente que tenga sentido para usted.

5. Transacciones de grabación en revistas. Al principio, las transacciones solo deben ingresarse en revistas diarias o semanales, dependiendo de su volumen de transacciones. Estas entradas incluirán información sobre la transacción, incluido el comprador / vendedor, cantidad, fecha y tipo de transacción. Más tarde, esta información se clasificará y se agregará al libro mayor. Sin embargo, por ahora solo es importante registrar la información para su uso posterior. Las entradas deben realizarse de acuerdo con el método contable elegido de la compañía (efectivo o acumulación).

La introducción del software de contabilidad ha hecho que el proceso de diario de dos pasos y los contabilistas casi obsoletos. El software actualizará automáticamente el libro mayor, lo que convirtió al proceso que simplemente ingresa las transacciones a medida que ocurren. Sin embargo, algunas empresas aún optan por usar el método de periodización-libro mayor.

Parte 3 de 3:

Publicar transacciones a un libro mayor

1. Transacciones separadas en cuentas. La mejor manera de realizar un seguimiento de sus transacciones es separarlos en diferentes cuentas dentro del libro mayor. Al comenzar con las cuentas establecidas y agregar o restar de ellos con cada transacción, obtiene una imagen más clara de dónde se ingresa el dinero y va. Estas cuentas pueden ser tan genéricas como ventas o como ciertos tipos de inventario específicos. Por ejemplo, puede ser razonable que un garaje automático se reserva una cuenta completa del inventario de petróleo. Las cuentas variarán entre las empresas, pero al mínimo deben cubrir lo siguiente:

Dinero en efectivo
Cuentas por cobrar (dinero debido a los clientes que pagan el crédito).
Cuentas pagaderas (dinero que le debe a los proveedores).
Ventas (los ingresos que realizan de las operaciones primarias).
Inventario
Costo de las ventas (suministros que compra para la producción o su negocio).
Gastos de nómina (salarios).
Equidad de los propietarios (la cantidad que los propietarios han puesto en el negocio).
Ganancias retenidas (ganancias reinvertidas en la empresa).

2. Transacciones publicadas regularmente. ¿Con qué frecuencia la transacción publica al libro mayor de las revistas dependerá de su volumen de transacción?. Puede ser diario, semanal o incluso mensual. Sin embargo, esto debe hacerse de manera consistente para garantizar que no se siente repentinamente abrumado con el trabajo al final de un período de contabilidad. Nuevamente, el software de contabilidad le ayudará a mantenerse al día sobre estos procesos.

3. Analiza tus cuentas de libro mayor. Las cuentas de libro mayor son principalmente útiles para cuantificar la salud financiera de la empresa. Si bien los verdaderos informes financieros son los mejores contadores profesionales, cualquier persona puede comparar las cuentas del libro mayor para crear comparaciones o informes simples. Por ejemplo, compare las ventas a los gastos para obtener una idea general de cómo le ha ido a su empresa recientemente. Obviamente, si las ventas son más altas que los gastos, usted está ganando ganancias. Para informes más complejos, recurre a un contador o programa de contabilidad.

Para obtener más información sobre la publicación en un libro mayor y creando informes simples, consulte Cómo escribir un libro de contabilidad.

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Consejos

Asegúrese de pagar a sus proveedores unos días antes de la fecha límite de pago, ya sea de 30 días o un período de tiempo más largo. Esto le brindará algo de Leeway si se olvida de pagar ese día y ponerte en buenos términos con los proveedores.

Si la contabilidad comienza a ocuparse demasiado de su tiempo a medida que crece su negocio, puede ser una buena idea contratar ayuda. Contratar a un contador educado le permitirá obtener una imagen más completa y precisa de la salud financiera de su empresa.