Cómo hacer la contabilidad de una pequeña empresa (con fotos)

La contabilidad es el acto de grabar sus transacciones de negocios diarias. Tendrás que registrar el dinero que sale tan bien como el dinero que viene en. Debido a que la documentación es clave, deberás organizar. Mantenga presionado los recibos, facturas y cheques cancelados. Preste especial atención a su Petty Cash y recuerde reconciliar sus cuentas al menos una vez al mes.

Pasos

Parte 1 de 4:

Configuración de sus cuentas pagaderas

1. Guardar prueba de gastos de negocio. Las cuentas pagaderas son la cantidad de dinero que le debe otras personas por los gastos de negocios. Si compra inventario o suministros, deberá recoger la prueba de los gastos. También necesitará esta información más tarde en el tiempo de impuestos. Guarda lo siguiente:

facturas
ingresos
Estados de cuenta bancarios
Declaraciones de tarjetas de crédito
Prueba de pago
Cualquier otra evidencia documental

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2. Configurar una hoja de cálculo o un libro mayor. Necesitará crear una hoja de cálculo electrónico o un libro mayor en un pedazo de papel. Si no quiere hacer esto usted mismo, hay un software de contabilidad que puede comprar, que facilitará la contabilidad.

Piense en pasar a un sistema automatizado cuando está recibiendo más de dos facturas al día o sus gastos están aumentando rápidamente.

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3. Crear columnas para la información necesaria. Incluirá la siguiente información en su hoja de cálculo o libro mayor, por lo que cree una columna para cada uno:

nombre del proveedor

número de cuenta

Tipo de gasto (E.gramo., Suministros de oficina, servicios profesionales, etc.)

Fecha en que recibiste la factura

Cantidad que debes

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4. Publicar información diaria. Es importante no pasar por alto las cuentas a pagar y olvidarse de incluirlas en su hoja de cálculo. Ponte en el hábito de publicar información diariamente.

Si tiene pocos gastos, es posible que desee publicar sólo semanalmente o mensualmente, pero es clave que recuerde desarrollar una rutina.

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5. Pagar sus facturas de manera oportuna. Recuerde pagar las facturas con frecuencia, en una base semanal es ideal. No esperes hasta la fecha de vencimiento. En su lugar, date unos días antes de la fecha límite.

Pagar las cuentas temprano es una buena manera de mantener relaciones efectivas con sus vendedores.

Sin embargo, si ha sido contratado por una empresa para trabajar como contable, entonces pagar el tiempo es una necesidad para mantener su trabajo.

Parte 2 de 4:

Configuración de sus cuentas por cobrar

1. Crea una plantilla de factura. Desea que su factura sea clara para que los clientes paguen lo más rápido posible. Incluya la siguiente información en su factura:

Su negocio Información de contacto
su logotipo de negocio (si corresponde)
Términos de pago claros, como "El pago se debe en 30 días de la fecha de la factura"
Detalle sobre los detalles de su servicio
horas trabajadas
El nombre de un cheque debe hacerse (especialmente importante si opera bajo un nombre comercial ficticio)

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2. Guardar prueba de pago y otros documentos. Justo cuando documenta sus gastos, también documente sus cuentas por cobrar. Mantener en lo siguiente, y crear copias electrónicas si es posible:

facturas

Cheques cancelados

Otra prueba de pago

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3. Crear una hoja de cálculo o un libro mayor. Necesita algo para ingresar la información de su cuenta por cobrar en. Elija una hoja de cálculo o un libro de libro mayor. También considere usar software. Puede usar el mismo software para las cuentas por cobrar que utiliza para las cuentas pagaderas.

Si está recibiendo 5-10 facturas a la semana, debe considerar la automatización del sistema.

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4. Insertar columnas para cuentas por cobrar información. Configure columnas para la siguiente información en su hoja de cálculo o libro mayor:

Nombre del cliente

fecha de la factura

número de factura

cantidad adeudada

fecha de vencimiento

cantidad vencida

Fecha de pago fue recibido

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5. Publicar información a sus libros de pantalla regularmente. Póngase en el hábito de quedarse además de las cantidades que sus clientes le deben. Debe publicar cuentas por cobrar regularmente, lo que dependerá del tamaño de su negocio. La clave es llegar a un hábito consistente para que no lo olvides.

Si está recibiendo múltiples facturas al día, la publicación diaria es una buena idea.

Sin embargo, si solo tiene algunas grandes facturas al mes, entonces es posible que desee publicar mensualmente o semanalmente.

Sin embargo, si está publicando cuentas pagaderas diariamente, debe obtener el hábito de revisar las cuentas por cobrar al mismo tiempo.

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6. Seguimiento en pagos atrasados. Un libro que también necesita rastrear a los clientes que no han pagado de manera oportuna.<> Tendrás que enviar cartas apropiadas Decirle al cliente que su factura se debe.

Si encuentra que los clientes no están pagando el negocio, es posible que desee hablar con el propietario sobre cómo brindar a los clientes más opciones para realizar el pago. Por ejemplo, el negocio podría aceptar tarjetas de crédito.

Parte 3 de 4:

Documentando Petty Cash

1. Establecer el saldo inicial. Puede perder rápidamente la nota de dónde se ha ido su caja de dinero, si no mantiene registros precisos. En consecuencia, comience con un saldo inicial. Hazlo lo suficientemente pequeño como para que tus empleados no se sientan tentados de robarlo, pero lo suficientemente grande como para que pueda cubrir los gastos razonables.

La mayoría de las pequeñas empresas pueden pasar por $ 50-200 en Petty Cash.

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2. Requerir recibos. Mantenga registros cuidadosos de lo que se gasta en efectivo de mezquino. Exige que sus empleados proporcionen recibos de todas las compras realizadas utilizando Petty Cash. Tener una carpeta donde almacena recibos, y entra en la costumbre de organizar los recibos semanalmente.

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3. Crear un registro. También debe mantener un registro junto con sus recibos. Necesita el registro porque no todas las compras tendrán un recibo. En el registro, registre la cantidad tomada de Petty Cash y lo que se gastó en. Ingrese la información inmediatamente.

Por ejemplo, si tomó $ 20 para comprar nuevos bolígrafos para la oficina, debe ingresar la información tan pronto como elimine el dinero de la caja de caja de petty. Si le queda dinero, luego registre que está devolviendo el dinero a la caja de efectivo de Petty.

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4. Reponer escribiendo un cheque a ti mismo. Esta es una buena manera de documentar las transferencias de efectivo. Puede mantener una copia de la verificación cancelada que muestra la cuenta que transmitió dinero desde. No solo tome dinero en efectivo de su propia billetera y volúquelo en la caja de caja de petty.

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5. Ingrese la información de Petty Cash con precisión en su balance. Considere que el efectivo de Petty sea un activo en sus estados financieros. No descuides grabar con precisión. Aunque las cantidades pueden parecer pequeñas, pueden sumar rápidamente para una pequeña empresa.

Parte 4 de 4:

Conciliando tus cuentas

1. Mantenga los ledgeres para todas las cuentas financieras. Usted puede tener varias cuentas bancarias de negocios. Por ejemplo, las pequeñas empresas generalmente tienen una cuenta corriente para pagar las facturas y una cuenta de ahorros para ahorrar dinero para pagar el impuesto de autoempleo. También debe crear un libro mayor o la hoja de cálculo para cada una de sus principales cuentas.

Mantener este libro mayor le permitirá monitorear el estado actual de su negocio. No tendrá que esperar a que el estado de cuenta bancario mensual vea si su negocio es insolvente o próspero.

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2. Concilia tus libros. Debe asegurarse de que su grabación mensual de gastos sea la misma que aparece en sus registros bancarios. Esto significa analizar su estado de cuenta bancario y sus cuentas para asegurarse de que aparezcan las mismas transacciones en cada.

La reconciliación es una buena manera de engañar a los errores, el suyo o el banco. Si el banco comete un error, puedes contactarlos. Comparta cualquier documentación que tenga (recibos, cheques cancelados).

También puedes atrapar actividad fraudulenta con la reconciliación. Por ejemplo, un empleado podría haber retirado dinero de la cuenta corriente sin decirle.

Realizar reconciliación mensualmente. Si esperas demasiado tiempo, será más difícil reconciliar. Además, no atraparás transacciones fraudulentas de manera oportuna.

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3. Reunirse con el contador. Es posible que deba reunirse con el contador de la compañía una vez al mes para pasar por los libros. El contador puede identificar cualquier grabación que no esté clara o inexacta, y usted puede hablar de ellos.

Consejos

En algún momento, es posible que deba contratar a un contador o subcontratar su función de contabilidad a otra persona. Debe preguntar a otros propietarios de negocios que usan para un contador y si lo recomendarían a la persona. Hay algunos proveedores de contabilidad en línea que debe investigar.

Cuando sus ingresos aumentan por encima de $ 1 millón, es posible que deba contratar a un contable interno de su empresa.

La u.S. Administración de pequeñas empresas (SBA) ofrece una introducción gratuita en línea al curso de contabilidad:https: // sba.GOV / HERRAMIENTAS / SBA-APRENDIZAJE-CENTRO / Capacitación / Introducción-Contabilidad.