Cómo dar cuenta de los pagos anticipados: 9 pasos (con imágenes)

Recibir y contabilizar los pagos anticipados de un cliente es una tarea que requiere atención cuidadosa a la forma en que se realizan entradas en los registros contables de una empresa.El proceso generalmente implica calificar el tipo de pago recibido, y luego completar las publicaciones al libro mayor general para que una vez que se facturen los bienes y servicios relacionados con el pago, que el pago se pueda aplicar correctamente. Si bien el proceso exacto variará ligeramente en función de la cantidad de tiempo en que la empresa hace uso de principios contables generalmente aceptados, es muy probable que se utilicen algunos pasos específicos al publicar esos pagos anticipados.

Pasos

Parte 1 de 3:

Clasificando el pago anticipado

1. Calificar el tipo de pago anticipado. Esto depende de si se han entregado o no los bienes o servicios. El pago anticipado se clasifica como ingresos ganados si el pago es para bienes y servicios que se han entregado parcial o completamente al cliente, pero aún no se han facturado.

El pago avanzado se clasifica como ingresos no ganados en caso de que el pago sea para bienes y servicios que se entregarán y facturarán en una fecha futura, ya que el vendedor aún no ha proporcionado beneficios para el comprador.

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2. Crear una cuenta especial en la revista de contabilidad de la empresa. Etiquetalo "Depósitos del cliente" o "Ventas prepagas." Podría pensar que un depósito de cliente sería ingreso recto, pero desde que "deber" El cliente algo, es en realidad responsabilidad al negocio.

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3. Relacionar el pago anticipado a una cuenta de cliente. Si este es un cliente nuevo, cree una cuenta de cliente en los registros contables. El detalle para los ingresos obtenidos o no desagradados, también se debe publicar en esa cuenta, en espera de otras acciones, como llenar el orden y crear la factura para ese orden.

Por ejemplo, usted creará una cuenta llamada "Smith Technology Metal."

Parte 2 de 3:

Contabilidad de depósitos de clientes

1. Registre la cantidad del depósito del cliente. En su revista contable, débito la cuenta de efectivo y el crédito, la cuenta de depósitos de clientes en la misma cantidad. Los débitos aumentan los gastos, activos como efectivo o equipo, y cuentas de dividendos. Los créditos disminuyen estas cuentas y aumentan las cuentas de responsabilidad y equidad.

Por ejemplo, cuando Smith Metal Technology realiza un depósito de $ 1,000, efectivo de débito por $ 1,000 y depósitos de crédito por $ 1,000.

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2. Cuando se completa el trabajo, envíe una factura al cliente. Nota sobre la factura El importe del depósito pagado previamente y resta de la cantidad total adeudada. Los ingresos se pueden reconocer cuando se ha completado el trabajo y el cliente ha sido facturado, no cuando se recibe el dinero.

Por ejemplo, si la factura total es de $ 5,000, deduce el depósito de $ 1,000 para total de $ 4,000 adeudados.

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3. Registre la transacción en su diario contable. Los ingresos se acreditan $ 5,000, las cuentas por cobrar se cargan por $ 4,000, y los depósitos de los clientes se cargan por $ 1,000. Así es como registra los ingresos de la compañía, al convertir un pasivo (trabajo adeudado) en un activo (cuentas por cobrar).

Parte 3 de 3:

Publicando a los informes de la empresa

1. Publicar el pago anticipado. Esto estará en el balance general o el estado de resultados basado en la clasificación de pago (que se basa en si se ha entregado o no un porcentaje del trabajo / servicio ya se ha entregado). Si se clasifica como "Ingresos no ganados", La cantidad se puede publicar en el balance general de la compañía como una responsabilidad bajo el elemento de la línea de ingresos / ingresos no ganados. Una notación que conecta los ingresos con el número de la cuenta del cliente específico hará que sea más fácil mover el saldo una vez que se crea una factura.

Por ejemplo, en el balance general, tendría un artículo de línea que indique los ingresos noagonados, la tecnología de metal de $ 1,000 Smith, número de cuenta 589.
Los ingresos ganados pueden publicarse en el estado de resultados de la compañía, una vez que se haya enviado una factura.

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2. Completa las transacciones una vez que se publica la factura. Esto moverá a los ingresos no ganados del balance, ya que ahora se puede contar como un pago en un número de factura específico que se encuentra en las cuentas abiertas a pagar y se considera parte de las cuentas por cobrar para el período. Los ingresos obtenidos de la manera similar se pueden mover desde un elemento de línea sobresaliente en el estado de resultados aplicado hacia el saldo de la factura.

El estado de resultados indicaría "Ingresos $ 5,000" Después de que se complete el trabajo y la factura enviada.

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3. Mantener buenos registros. Las copias en papel de todos los documentos relacionados con cada pago del cliente deben mantenerse durante al menos un año hasta que sus cuentas hayan sido auditadas y sus impuestos presentados. Luego, puede guardar la documentación electrónicamente durante al menos siete años.

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Consejos

Muchos paquetes de software contables incluyen procesos automatizados para publicar pagos anticipados de acuerdo con los principios contables aceptados. Para administrar la publicación, todo lo que se requiere es ingresar el monto del pago, la clase, como ingresos obtenidos o no ganados, y relacionarlo con un cliente específico. El software realiza las entradas necesarias en las hojas y las declaraciones contables adecuadas.

Se pueden usar métodos ligeramente diferentes en diferentes partes del mundo. Un enfoque requiere crear lo que se conoce como una factura pendiente o anticipada y enumerar el pago anticipado como un crédito en esa factura. Una vez que los bienes y servicios se han cargado a la factura, se aplica el crédito y el cliente recibe una factura que refleja un saldo cero o cualquier saldo restante que el pago anticipado no cubrió.