Cómo evitar la falta de comunicación: 14 pasos (con imágenes)

Las mismas comunicaciones pueden ser divertidas, frustrantes o molestas. Si desea disminuir las mismas comunicaciones, hable con claridad y elimine sus suposiciones. Regístrese con la persona para asegurarse de que se entiende. Al comunicarse electrónicamente, ser claro, conciso e informativo. Ser un buen oyente puede ayudar a evitar las fallas de comunicación. Cuando pone algún esfuerzo en sus conversaciones, puede reducir su riesgo de incumplimiento.

Pasos

Parte 1 de 3:

Utilizando una comunicación clara

1. Piensa antes de hablar. Pensando en tus palabras Le permite organizar sus pensamientos y prepararse para decir algo significativo. Especialmente si está a punto de tener una conversación importante, asegúrese de que sus palabras estén organizadas para que pueda decir lo que quiere decir.

Recuerda que tu actitud y tono pueden comunicarse mucho. Mantenga su enfoque estrecho y trate de no salir del tema.
Si tiene problemas para decir lo que quiere decir, escriba algunos puntos de bala para asegurarse de que cubra todo lo que quiere decir.
Tomar una pausa intencional antes de hablar. Muy a menudo el instinto es arrogarse en una discusión. Pero intencionalmente poniendo pausas y tomando un momento para componer sus pensamientos antes de hablar, lo hará más probable que su comunicación sea clara, y su audiencia esté lista para escuchar.

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2. Llamar su atención. Tener la atención de una persona significa asegurarse de que estén escuchando y comprendiendo las palabras que dices. Hacer contacto visual y registrarse para asegurarse de que estén escuchando. Si la otra persona se distrae o, en medio de hacer otra cosa, ya sea llame su atención o intente otro momento. Si parecen distraídos por otras cosas, piden su atención diciendo: "Necesito asegurarme de que entiendas esto" o ", apreciaría su atención completa."

Si la persona parece distraída, di que hablarás más tarde cuando estén más disponibles.

Por ejemplo, si necesita hablar con alguien, pero están en medio de algo, hágales saber que necesita hablar y querer su atención.

Evite llamar o gritar a las personas para llamar la atención, subir a ellos y hablar cara a cara siempre que sea posible.

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3. Revisa tus suposiciones. Podrías asumir que la gente entiende lo que está diciendo o pidiéndoles que hagan. Sin embargo, aclare cualquier cosa que la persona pueda estar segura de. Por ejemplo, si está dando instrucciones, aclare cualquier cosa que la persona tenga que hacer como trabajo de preparación. Puede sobre o menos estimar la cantidad de conocimiento o habilidad que alguien tiene, por lo que es mejor preguntar.

Esto es especialmente cierto si estás hablando con alguien de una cultura diferente que tú mismo. Podrías asumir que entienden la jerga u otro discurso, pero no duele preguntar. Si alguien se ve confundido, trata de explicarlo mejor.

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4. Sé cortés. Ser cortés en su comunicación significa estar abierto, honesto y amable. No dices nada que pudiera ser pasivo, agresivo, sarcástico o golpeando hacia o sobre la persona con la que estás hablando. Centrarse en ser amigable y decir lo que quiere decir de una manera que se entiende fácilmente. Si estás interrumpiendo a otras personas, siendo grosero e irrespetuoso, no se comunicará efectivamente.

El sarcasmo puede ser fácilmente mal entendido. Si bien puede ser destinado a ser humorístico, diciendo lo contrario de lo que realmente quiere decir, puede llevar a malentendidos. Las personas pueden estar confundidas a lo que realmente quieres decir. El sarcasmo también puede convertirse inadvertidamente.

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5. Compruebe la comprensión. Regístrese con la persona para asegurarse de que le hayan entendido. Esto puede ser lo más simple que decir: "¿Eso tiene sentido??"O," ¿Tiene alguna pregunta??"Esto les da la oportunidad TOVOICE cualquier preocupación o problemas que tienen.

Esto puede ayudar a las personas a sentirse cómodos de hacer preguntas o buscar aclaraciones.

Si está dando instrucciones, pídales que te repitan para garantizar la comprensión.

En algunas circunstancias, es apropiado dar un resumen rápido.

Por ejemplo: "Así que solo quiero estar claro: vamos a abordar primero la cuenta de García, entonces haremos una reunión rápida sobre cómo problemas para resolver los problemas de comunicación. Entiendo?"

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6. Seguimiento. Seguimiento con la persona con la que está comunicándose para asegurarse de que se comunicó claramente. Por ejemplo, si envió un correo electrónico, envíe otro preguntando: "¿Cómo va todo?? Tiene usted alguna pregunta?"Si hablaste con alguien, pídales un día o dos más tarde", simplemente registrándote. Todo bien?"

Si cree que puede tener erróneamente, use este tiempo para comunicarse de manera clara y clara. Cualquier cosa que pueda ser confusa.

Parte 2 de 3:

Siendo un buen oyente

1. Entender el lenguaje corporal. Gran parte de la comunicación es no verbal. Preste atención, puede ser muy importante. Mantenga el contacto visual y observe cualquier cambio en su contacto visual o en el contacto visual de la otra persona. Observe la postura de una persona y las expresiones faciales y ver si hay alguna inconsistencia. Si usted notifica diferencias, haga una pregunta nuevamente o busque una aclaración.

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2. Escuchar de cerca. Da toda su atención cuando alguien está hablando. Muchas personas intentan pensar en lo que dirán a continuación, pero permanezcan comprometidas con la persona que está hablando. La gente aprecia sentirse escuchada y entendida, y una de las mejores maneras de hacer esto es a través de escuchar activamente. Convierte tu cuerpo hacia ellos y inclínate. No recurres a las distracciones (como los teléfonos celulares) y permanecer presente con la persona.

No solo escuche las palabras que la persona está diciendo, escuche información y cómo se están comunicando. Por ejemplo, la voz de la persona podría cambiar al hablar de algo emocional o cuando se sienten incómodos.

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3. Evitar interrumpir. Si alguien más está hablando, haz lo mejor posible para no interrumpirlos. Déjalos completar sus pensamientos antes de agregarlos o decir algo más.Esto demuestra que estás escuchando y se preocupa por lo que están diciendo. Si tiendes a interrumpir a las personas a menudo, pueden sentirse frustradas al hablar con usted y no pueden comunicar todo lo que desean decir.

Dejar que alguien complete sus pensamientos significa que estás escuchando completamente y no está preocupado por sus propias palabras. De esta manera, se sentirán más cómodos al compartir todo y no se perderán algo que querían decir porque la conversación se desvió.

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4. Hacer preguntas. Si algo no está claro o si hay algo que no entiende, asegúrese de hacerle una pregunta al respecto. Trata de decir algo como, "¿Te importaría aclarar lo que quieres decir con ___?" o "No estoy seguro de entender ___. Puedes elaborar?"

Si la persona todavía está hablando y no quieres interrumpirlos, anotan la pregunta para que no olvides preguntarles al respecto.

Parte 3 de 3:

Comunicando electrónicamente

1. Organizar información. Si está tratando de comunicar información, debe asegurarse de que la información llegue a la persona de manera efectiva. Por ejemplo, si está planeando un evento, debe dar detalles importantes: lugar, tiempo y lo que la gente necesita traer. Deletrea cualquier dirección o pasos que las personas deben tomar y asegurarse de que la información sea clara.

Antes de enviar la información o la invitación, verifique que tenga toda la información necesaria.

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2. Usa menos palabras. Al comunicarse a través de textos o correos electrónicos, llegue al punto. Un correo electrónico largo o lordamente puede convolucionar lo que estás tratando de decir. Por ejemplo, si está haciendo una solicitud de algo, obtenga la razón y haga su solicitud. Podría decir por qué necesita la solicitud realizada, pero no continúe y en. Simplemente indique lo que necesita y termine el correo electrónico poco después.

Si tiende a escribir correos electrónicos o textos largos, la gente probablemente los rozará en lugar de leerlos a fondo. Si no puede alejarte de sus letras largas, considere poner las cosas más importantes en la parte superior.

Tenga en cuenta que los correos electrónicos no le dan señales sociales como expresiones faciales y el tono de voz. Por lo tanto, use lenguaje claro y evite el sarcasmo.

Los emojis son útiles en los correos electrónicos sociales, pero en la mayoría de las empresas, los correos electrónicos no son apropiados.

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3. Centrarse en un tema. Mantenga el mensaje lo más simple posible. No divague ni continúe con muchos detalles adicionales, y evite abordar varios temas en un correo electrónico. Es mejor enfocarse en un artículo o tema a la vez en lugar de muchas cosas en un correo electrónico. Si tiene varias cosas para abordar, hable de uno a la vez por correo electrónico. De esa manera, la persona puede eliminar cada correo electrónico ya que abordan cada tema y no se olvide de hacer algo o abordar algo.

Si insistes en abordar varios temas a la vez, paradearlos claramente. Use los puntos de bala u otra organización para ayudar a aclarar el contenido.

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4. Ponte directamente al punto. Si bien está bien comenzar sus correos electrónicos, "¿Cómo estás??"U otro agradador, no pases demasiado tiempo hablando de algo no relacionado de lo que quieres. Cero en su solicitud o información que desea compartir con la persona. No bailes a su alrededor o proporciona un largo plazo. En su lugar, llegue al punto de lo que quiere o tiene que decir.

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Consejos

Asegúrese de no usar el sarcasmo en el chat, la mensajería instantánea o los correos electrónicos sin emoticones. El sarcasmo a menudo no se comunica bien a través del texto, lo mejor para hacerlo en persona en su lugar.