3 formas fáciles de comunicarse con los clientes

Independientemente de en qué tipo de negocio está involucrado y qué papel desempeña dentro del negocio, ya sea de venta, servicio al cliente, inventario o finanzas, debe poder comunicarse de manera efectiva con los clientes. Las fuertes habilidades de comunicación harán que los clientes se sientan escuchados y entendidos y puedan construir su confianza y confianza en su negocio. La comunicación suave también es una excelente manera de ayudar a los clientes enojados a calmarse, y resolver los desacuerdos sin perder clientes.

Pasos

Método 1 de 3:

Comprometiendo positivamente con los clientes

1. Mantenga una actitud positiva a lo largo de la conversación. Puede ser fácil sentirse drenado por conversaciones con los clientes, especialmente si el servicio al cliente es una gran parte de su día. Sin embargo, tu actitud puede hacer una gran diferencia, así que haz un esfuerzo para mantenerse positivo al comunicarse. Los clientes deberán recoger su actitud positiva y su comportamiento útil, y apreciará el respeto que los ha mostrado.

Incluso si se está comunicando por correo electrónico, aún puede ser positivo. "Gracias por su consulta! Espero que podamos volver a hacer negocios juntos en el futuro!"Suena mucho mejor que", adiós."

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2. Mantener el contacto visual de los ojos y el lenguaje corporal al hablar en persona. El lenguaje corporal es una forma crucial no verbal de comunicación, y una que debe tener en cuenta al tener una charla cara a cara con un cliente. Haga contacto visual frecuente para mostrar que está invirtido en lo que dice el cliente. Para evitar mostrar el desinterés en una conversación, trate de no:

Mira tus pies o evitando de otra manera el contacto visual

Pararse en una postura agresiva (e.gramo. con los brazos cruzados)

Borde alejado del cliente como si estuvieras tratando de huir de la habitación

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3. Use declaraciones positivas en lugar de hacer reclamaciones negativas. Los clientes pueden sentirse desanimados si su comunicación a ellos se siente negativa o cortada. Entonces, trata de comunicarse con reclamaciones positivas. Especialmente si su respuesta es esencialmente un "No", vaya a un paso más allá y trate de encontrar una solución positiva al problema. El cliente apreciará su positividad y esfuerzo.

Por ejemplo, no digas "Somos vendidos de ese producto, lo siento."En su lugar, intente", ese producto está actualmente agotado, pero debe restablecerse dentro de una semana. ¿Quieres que te contactara una vez que esté de vuelta en stock??"

O, evite decir: "Su computadora está rota, no se puede solucionar."Intente algo como:" La situación no se ve bien ... pero, permítanme tomar la computadora a uno de nuestros miembros del personal técnico, pueden tener algunas ideas que no lo hago."

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4. Termina la conversación con una pregunta educada. Evite parecer como si estuvieras en una prisa por terminar una conversación con un cliente. Si el cliente piensa que está tratando de poner fin a la conversación lo más rápido posible, es más probable que se sientan como si no los escuche adecuadamente o se encuentren con sus necesidades. Entonces, si está terminando una conversación por teléfono o en persona, concluya con una pregunta como:

"¿Hay algo más que pueda ayudarte con?"

"¿Tuviste alguna otra pregunta para mí??"

"Espero que esta conversación haya ayudado, ¿pude responder a todas sus preguntas??"

Método 2 de 3:

Asegurar la comunicación suave

1. Manténgase involucrado en la conversación para demostrar que estás escuchando activamente. Al participar con un cliente, nada es peor que actuar como si estuvieras aburrido o desinteresado por la conversación. Para evitar esto, escucha activamente. Pregúntele a las preguntas de aclaración del cliente cuando algo no está claro para usted. O, para asegurarse de que está entendiendo correctamente el cliente, intente reformular uno de sus puntos y decirlo.

Por ejemplo, di algo como: "Si entiendo correctamente, está diciendo que sus auriculares Bluetooth no se conectan con el sistema de sonido de su vehículo?"

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2. Explicar temas complejos o pesados de tecnología por analogía. Si trabaja en un campo que su cliente promedio puede no entender completamente (E.gramo., Tecnología, mecánica, médica), necesitará formas creativas de explicar los conceptos que de otra manera serían difíciles de entender. Para comunicar efectivamente estos conceptos a los clientes, trate de pensar en una analogía que los hace fácilmente comprensibles.

Por ejemplo, digamos que un cliente no entiende el valor del software antivirus en su computadora. Di algo así, "Piense en el software antivirus como un policía en su computadora. Revela cada archivo que entra y se asegura de que nada de ella pueda dañar su máquina."

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3. Seguimiento con clientes usando su método preferido. Algunos clientes tienen fuertes preferencias en cuanto a cómo quieren ser contactadas para preguntas de seguimiento o solución de problemas. Los clientes más jóvenes o más expertos en tecnología pueden preferir ser contactados a través de texto o correo electrónico, mientras que otros clientes pueden apreciar la directación de una llamada telefónica. Pedir un método preferido asegurará que el cliente no se moleste o no sea molestado cuando intente ponerse en contacto con ellos.

Cuando hace un seguimiento, di algo como: "Hola, hablamos la semana pasada con respecto al nuevo iPad que compró. Quería registrarme, ¿todo sigue funcionando tan bien como te gustaría."

Método 3 de 3:

Evitando errores comunes

1. Resiste el impulso para interrumpir a tus clientes mientras están hablando. En general, interrumpir a alguien muestra una falta de respeto e indica que sientes que tus pensamientos y palabras son más importantes que los de ellos. Cuando interrumpes un cliente, es probable que se sientan como si sus preocupaciones no se escuchaban. Entonces, espere hasta que el cliente haya terminado de hablar, y luego responda a su declaración o pregunta.

Intenta decir algo como: "Recoges varias buenas preguntas seguidas. Responderé a su primera primera, y luego dirá su segunda pregunta."

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2. No llene una conversación con la jerga o los términos que alienan al cliente. Si bien puede tener una comprensión firme de los términos profesionales que utiliza el día a día, sus clientes probablemente no. Esto significa que cualquier término o jerga de la industria que utilice al comunicarse puede confundir a los clientes o hacer que se sientan como si estuvieras hablando sobre su cabeza. Entonces, reformular el lenguaje técnico en términos que los no especialistas pueden comprender.

Por ejemplo, en lugar de decir: "Use una VPN o enmascare su dirección IP para que pueda descargar el PDF sin obtener malware," Diga algo como ", deberá encontrar una manera de proteger sus descargas contra virus."

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3. Evite condescendiente a los clientes o utilizando frases complicadas. Si un cliente enojado o confundido le llega con una queja, ya sea en persona o en el teléfono, no hable con el cliente de una manera que lo quieten su conocimiento o inadvertidamente los ofende. Si un cliente habla rápidamente, intente no decir: "Reduzca la velocidad! No puedo entender cuando hablas demasiado rápido."En su lugar, intente:" Estoy teniendo problemas para seguirte, ¿podría decir eso otra vez??"

Por ejemplo, evite decir algo como: "Lo que estoy explicando es bastante técnico y difícil de entender, por lo que no me sorprendería si estás confundido."

Si los clientes no están contentos, evite decirles que se "calmen."Esto suena condescendiente y a menudo hará a los clientes más enojados.

Consejos

Al mantener el contacto visual con un cliente, no mires tanto tiempo que salgas tan espeluznante. Es natural romper el contacto visual después de 4-5 segundos y luego mirar hacia atrás 3-4 segundos más tarde.

Incluso si intenta interrumpir a los clientes, todavía puede interrumpirlo de vez en cuando. Toma esto a paso, y trata de no mostrar frustración.