3 maneras de ser un secretario eficiente y organizado

Ser una buena secretaria significa estar preparado, eficiente y bien organizado. Al mejorar y perfeccionar sus habilidades de comunicación y organización, puede convertirse en un secretario de expertos y una parte indispensable de un equipo, lo que hace que su empleo sea más atractivo, seguro y agradable.

Pasos

Método 1 de 3:

Estar preparado

1. Llegar a tiempo. Dése mucho tiempo para viajar a la oficina y llegar a las reuniones u otras citas. Sea temprano para darse tiempo para preparar o simplemente ponerse al día con los correos electrónicos u otras tareas.

Intente rastrear el tiempo que le toma a trabajar todos los días para ver cuál es el promedio verdadero, y ajustar su tiempo en consecuencia. Agregue un tiempo de búfer de 15 o 20 minutos a un tiempo determinado, e incluso probar cuánto tiempo se tarda en llegar a algún lugar antes de ir por primera vez por primera vez.

Ser un secretario eficiente y organizado Paso 2

2. Ser claro mentalmente. Obtener un montón de descanso para que su mente permanezca afilada y pensando de manera eficiente. Tome una taza de café o té por la mañana si lo desea, o cuando necesite un impulso. Tome los descansos y haga una pausa para reorganizar su escritorio periódicamente.

Levántate de su escritorio o tome un descanso de lo que está haciendo durante 17 minutos después de cada 52 minutos, ya que los estudios muestran que esto lo convierte en la mejor productividad. Haga algunos ejercicios simples, hable con compañeros de trabajo, o simplemente pasee por la oficina durante este tiempo.

La imagen titulada sea un secretario eficiente y organizado Paso 3

3. Saber el horario. Familiarícese con el calendario de su jefe, usted mismo, o cualquier otro empleado que necesite para realizar un seguimiento de al principio de todos los días. Echar un vistazo por el horario periódicamente para que pueda ahorrar tiempo al realizar citas y evitar doble reserva u otros errores.

Mantenga los horarios y los calendarios abiertos y disponibles para recurrir en su computadora o teléfono en un momento de observación para que pueda consultarlos y agregar citas de inmediato.

La imagen titulada sea un secretario eficiente y organizado Paso 4

4. Ven a reuniones con todos los materiales. Averigüe a cualquier cita lista con los materiales y notas claras de las reuniones anteriores, y un dispositivo o un portátil para bajar los minutos y otras notas de la reunión actual. Pregúntele a su jefe sobre cualquier cosa con respecto a su rol en la reunión, incluidos cualquier material especial como formularios o folletos que pueda estar listo para ahorrar tiempo para preparar o imprimir más tarde.

Intente enviar una agenda para la próxima reunión, a minutos de la última reunión, o cualquier otro material relevante a todos los asistentes la mañana de la mañana o de la noche antes.

Ser un secretario eficiente y organizado Paso 5

5. Considerar el aprendizaje de taquigrafía. Aprenda sobre diferentes tipos de taquigrafía y formas de acelerar su escritura si toma muchas notas a mano. Tome un curso de taquigrafía para aprender los personajes y mejorar su velocidad.

Si a menudo no toma notas a mano o no desea aprender a Shorthand, haga una prueba de escritura. Establezca un temporizador por un minuto y intente escribir un correo electrónico típico en su teléfono, tableta, teclado para computadora portátil y teclado separado. Luego cuenta el número de palabras que escribió en cada dispositivo. Mantener al dispositivo con el recuento de palabras más alto cuando necesita tomar notas rápidas.

Método 2 de 3:

Organizarse

1. Comprometerse con listas y planificadores. Mantenga un planificador, un calendario y una lista de tareas de tareas y actualice constantemente. Mantenlos en lugares fácilmente vistos y alcanzados, o tenga múltiple que pueda sincronizarse juntos.

Si trabaja bien con la pluma y el papel, mantenga un pequeño planificador o un calendario que pueda caber en su bolsillo o bolso para que siempre lo tenga con usted. Mantener un bolígrafo unido si es posible, por lo que nunca tiene que pescar por uno. Tener un almohadilla de notas designada para listas de tareas en su escritorio, y cruzar las cosas a medida que avanza.
Si trabaja mejor con la organización digital, use el calendario y el sistema de recordatorio de su teléfono para realizar citas y recibir notificaciones sobre ellos. Pruebe aplicaciones como Wunderlist o TODOIST para administrar sus tareas.

La imagen titulada sea un secretario eficiente y organizado Paso 7

2. Sincroniza tu información. Asegúrese de que siempre tenga notas y otros materiales con usted sincronizando calendarios, listas y archivos en todos sus dispositivos, que casi todas las aplicaciones modernas tienen la capacidad de hacer.

Compartir tareas, documentos y notas con otros secretarios, su jefe u otros empleados con software de gestión de proyectos como Basecamp o Trello.

Comparta documentos y hojas de cálculo con Google Docs y use programas como Dropbox o Hightail para enviar archivos.

La imagen titulada sea un secretario eficiente y organizado Paso 8

3. Código de color todo. Configure un sistema de codificación de colores para ayudar a categorizar todos sus materiales de un vistazo. Asigne un color a cada proyecto, día, empleado o de cualquier manera que desee paradear su trabajo. Use resaltadores y pestañas o etiquetas de colores para marcar archivos, bandejas y portátiles para ubicar fácilmente la información correcta.

Muchas aplicaciones web y móviles para correo electrónico, calendarios y listas también le permiten asignar un color a cada elemento.

La imagen titulada sea un secretario eficiente y organizado Paso 9

4. Limpia tu bandeja de entrada. Mantenga su bandeja de entrada de correo electrónico limpia e información importante, fácil de acceder al presentar un correo electrónico a una carpeta de inmediato, marcar o marcarla como no leídos, si necesita volver a él, o archivarlo o eliminarlo si está seguro de que ya no necesita eso.

Intente hacer carpetas para cada año, trimestre o mes, o etiquetarlos por proyecto, empleado o tipo. Intente responder, eliminar o registrar la información del correo electrónico en otro lugar de inmediato. Establezca los horarios para usted, como tener todos los correos electrónicos archivados en las carpetas apropiadas al final del día, y limpiar y tratar todo lo que quede en su bandeja de entrada al final de la semana.

Ser un secretario eficiente y organizado Paso 10

5. Se consistente. Mantenga los materiales del mismo tipo en un lugar en particular, y designe portátiles y carpetas a proyectos específicos. Tener un bloc de notas específico para las notas telefónicas, por ejemplo, que siempre permanece por teléfono para que nunca termines desajustando el nombre y el número de alguien en una servilleta. Mantenga las notas de la reunión en un lugar separado de otras notas, por lo que la información no se mezcla y es difícil de encontrar más tarde.

Ser un secretario eficiente y organizado Paso 11

6. Guardar papel y tiempo. Evite imprimir para guardar papel y optar por formularios en línea u otros documentos para que pueda ahorrar tiempo y recursos. Llene los formularios electrónicamente si es posible. Escanee y guarde copias de archivos de papel para que siempre estén disponibles y no se dañen ni se pierdan. Circule archivos digitales, recordatorios, notas y agendas en lugar de versiones en papel siempre que sea posible.

La imagen titulada sea un secretario eficiente y organizado Paso 12

7. Abastecerse de suministros. Nunca se quede sin materiales importantes que utiliza para ser organizado, como los Librenes, bolígrafos, sobres y sellos comprando o permitiendo que un Gerente de Office / Comprador sepa cuando esté en su último cuadro o contenedor de algo en lugar de una vez, se han ido. Suministros de pedido a granel de una empresa como la pluma para ahorrar dinero y evitar quedarse tan rápido.

Mantenga los suministros organizados en su escritorio o espacio de trabajo. Use recipientes, bandejas, carpetas de archivos y otros contenedores que todos están etiquetados o coloreados para una clasificación fácil.

Método 3 de 3:

Comunicándose eficientemente

1. Apegarse a los guiones. Ahorre tiempo y energía al venir con un lenguaje sencillo para reutilizar por correspondencia que usted repite con frecuencia. Tienen varios scripts disponibles para diferentes situaciones como correos electrónicos, comunicados de prensa o llamadas telefónicas, que puede copiar, pegar y editar fácilmente para adaptarse al escenario específico.

La imagen titulada sea un secretario eficiente y organizado Paso 14

2. Ser un tomador de notas meticulosas. Anotan notas en su teléfono, computadora portátil o bloc de notas para cada reunión, mensaje telefónico u otra conversación importante. Coloque o mueva estas notas a carpetas físicas o electrónicas específicamente etiquetadas para que pueda consultarlas más tarde y tener registros de comunicación verbal que puede olvidar en el curso de un día ocupado.

La imagen titulada sea un secretario eficiente y organizado Paso 15

3. Ser eficiente y amigable en el teléfono. Practique su saludo y otra información importante o común que necesita decir por teléfono. Tener la lista de extensiones telefónicas para su oficina justo en frente de usted y trabaje para cometerlos a la memoria para que pueda transferir llamadas rápidamente.

Conozca las características especiales de su teléfono de la oficina, como enviar a alguien directamente al correo de voz de un empleado o agregar a las personas a una llamada de conferencia, para que pueda ahorrar tiempo y evitar las dificultades técnicas.

La imagen titulada sea un secretario eficiente y organizado Paso 16

4. Revisa tu gramática. Asegúrese de que cada forma de comunicación escrita que envíe esté marcada con hechizos y está libre de errores de gramática y puntuación. Pase los pocos minutos adicionales para leer los correos electrónicos, agendas y otra correspondencia para verificar que todo sea correcto y ahorre el tiempo posterior y la vergüenza de tener que emitir correcciones o responder correos electrónicos de destinatarios confundidos.

Encienda la verificación de hechizos en las aplicaciones que utiliza para documentos, hojas de cálculo y correos electrónicos. Encienda esta función en su navegador también para capturar cualquier error al escribir una página web, especialmente cuando publique en el sitio web de la compañía, las cuentas de redes sociales u otras plataformas oficiales.

La imagen titulada sea un secretario eficiente y organizado Paso 17

5. Mantenga correos electrónicos y correos de voz cortos y dulces. Indique su propósito por llamar o enviarse por correo electrónico en la menor cantidad de palabras posible. Haga preguntas directas y repita su nombre, compañía, número de teléfono y correo electrónico cuando sea necesario. Proporcione un momento por el cual espera o espere escuchar de ellos para que pueda lidiar con la comunicación de manera eficiente.

La imagen titulada sea un secretario eficiente y organizado Paso 18

6. Confirmar citas y horarios. Asegúrese de que está en la misma página y proporcione recordatorios llamando o envíe un correo electrónico al día antes o al día, para confirmar las citas y otros compromisos importantes. Recupere en contacto con las personas con las que no ha escuchado enviando correos electrónicos educados y sucintos o mensajes telefónicos para recordarles que está esperando en una respuesta.