Cómo organizarse en el trabajo

2. Determine sus tiempos de productividad. Algunos de nosotros somos gente de la mañana, y algunos de nosotros nos sumergimos ante la idea de las mañanas. Es posible que ya tenga sentido de qué hora del día eres más productivo. Ya sea que prefieres las tardes, las mañanas, el almuerzo, o justo antes o después de las horas de la jornada laboral, aproveche los momentos para maximizar su productividad.

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Priorizar sus tareas. Todos sabemos que algunas tareas son más importantes que otras, pero no siempre priorizamos en consecuencia. Así que desarrolle un sistema de clasificación marcando o protagonizando las tareas importantes, por ejemplo, y sea honesto y flexible. Use recordatorios, ya sea a través de un calendario digital o a través de notas adhesivas en su computadora o escritorio. Devíe más de su tiempo y energía a los elementos de Prioridad superior en su lista. Los ejemplos incluyen tareas sensibles al tiempo, como las cosas adeudadas por el final del negocio o el mañana. También puede priorizar responder a clientes, jefes o cualquier otra persona que pague las facturas. Y si no está seguro de la sensibilidad o la importancia de una tarea, siempre es bueno preguntar.

4. Desciende las tareas rápidas de inmediato. No todas las tareas deben ser priorizadas y programadas para un futuro tiempo de finalización. Algunas tareas toman casi tanto tiempo para planificar o programar como lo toman para lograr. Si ese es el caso y puedes golpear esas tareas de inmediato, por todos los medios! Manejar tareas rápidas de inmediato también ayuda a prevenir la dilación.

5. Administrar el desorden y los materiales de trabajo. Nuestros escritorios pasan fácilmente desde los sitios de Tornado, obviamente obstaculizando. Algunas personas incluso operan en una política de solo escritorio. Si bien eso no es absolutamente necesario, tome medidas para borrar su espacio de trabajo.

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Programar actividades y citas. Algunas personas programan solo reuniones, pero no actividades en su lista de tareas. Programar las tareas más importantes, así como las citas, pueden ser útiles. También puede "lote" sus días al tener reuniones solo los martes y jueves, por ejemplo. Mantenga algunos agujeros en su horario también para su tiempo creativo para usted mismo o para acomodar lo inesperado.

2. Emails de archivo. Use las carpetas de archivo y las banderas a su beneficio en lugar de dejar que los mensajes se acumulen en su bandeja de entrada. Las carpetas y subcarpetas en Outlook, por ejemplo, o las etiquetas de Gmail y las múltiples bandejas de entrada pueden ser un activo. Si usted es periodista, por ejemplo, sus carpetas pueden llamarse historias actuales, historias futuras, historias antiguas, entrevistas y fuentes, y lanzamientos e ideas.

3. Emplea otras formas de comunicación cuando más eficientes. A veces, una llamada telefónica rápida puede hacer el trabajo de 10 correos electrónicos de espalda y hacia adelante. Si es así, haz la llamada! Si conoce un intercambio de correo electrónico, merece una discusión o involucrará considerablemente hacia atrás, a veces es mejor tener una llamada telefónica. A menudo obtendrá más detalles por teléfono, mientras que usted y la otra parte en la discusión evitan la redacción de correos electrónicos largos y lentidos. Incluso puede enviar un correo electrónico a un colega y decir: "Tengo muchas preguntas para usted en esto. Tal vez una llamada sería más fácil. ¿Puedo llamarte en 5??"

4. Limitar las interrupciones. Mientras que los descansos estratégicos son útiles, las interrupciones durante sus tiempos de trabajo no son. Las interrupciones pueden desacelerarte, romper tu ritmo de trabajo y hacerte perder tu tren de pensamiento. Entonces, intente usar mensajes y correo de voz cuando sepa que estará demasiado ocupado. Estas herramientas no son solo para cuando no estás físicamente en la oficina, se pueden usar cuando estás demasiado inundado. Muchas personas también tienen una "política de puertas abiertas", pero en realidad no tiene que mantener la puerta abierta en todo momento. Incluso podría dejar una nota amistosa en la puerta que dice: "Conferencia en curso" o "ocupada. Devolver más tarde o correo electrónico por favor."

5. Utilizar la nube. Vale la pena considerar la computación en la nube porque puede ser más barata, escalable, más eficiente y más fácil de actualizar. El contenido disponible en la nube es particularmente útil porque puede acceder a ella a través de sus dispositivos: computadoras, tabletas, teléfonos inteligentes, etc. El almacenamiento en la nube también sirve como una forma útil o secundaria útil de copia de seguridad digital. Consulte con su administrador de TI o proveedor de software porque ya podría tener una cierta cantidad de espacio libre en disco disponible en la nube o disponible para una pequeña tarifa anual.

6. Utilizar marcadores en línea. Todos los principales navegadores tienen capacidades de marcadores donde puede guardar y organizar sus direcciones web favoritas o visitadas con mayor frecuencia para un acceso rápido y fácil. Aproveche a ellos para que no olvides los sitios importantes para verificar las actualizaciones de noticias o de la industria.

2. Crea un horario o horario para ti mismo. Afortunadamente, la mayoría de los trabajos no requieren programar todo en su día hasta el momento. Sin embargo, mantener un horario básico de los aspectos más destacados y las tareas y eventos más importantes de su día pueden ayudarlo a mantenerlo en la tarea.

3. Use una aplicación de temporizador, cronómetro o reloj de alarma. Estas pueden ser herramientas efectivas cuando se usan con moderación. A algunas personas les gusta configurar sus alarmas 10, 15 o 30 minutos antes de tiempo para darles un tiempo de advertencia o amortiguador anticipados antes de una actividad. También puede establecer alertas de recordatorio.

4. Evite la posposición de las actividades. Pregúntese si la posposición es absolutamente necesaria o si este impulso es solo un ejemplo de la dilación. Si sientes lo último, no posponemos a través de! Sin embargo, en los casos, al posponer la posposición total o parte de una actividad es inevitable, asegúrese de tomar nota de dónde lo dejó y reprogramó con planes de concreto. Alternativamente, podrías encontrar un plan de contingencia. Por ejemplo, si tiene que cancelar una reunión en persona, quizás pueda realizar una llamada de conferencia o una conferencia web en su lugar.

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Duerme mejor. Sin dormir adecuadamente, puede sentirse atrevido, cansado o letárgico al día siguiente, lo que puede dañar su horario y eficiencia en el trabajo. Apunta a siete a ocho horas de sueño ininterrumpido por noche.

3. No te compares con los compañeros de trabajo. La mayoría de los empleos de nuestros compañeros de trabajo son diferentes de los nuestros, y todos tienen diferentes métodos de organización que trabajan para ellos. Un método que tiene sentido y es eficiente para un colega podría no ser el mejor método para usted y viceversa.

4. Aceptar que la organización es un proceso continuo. No esperes ser perfecto. La organización está en curso y requiere atención continua. No se organizará de manera óptima todos los días, pero una pequeña organización va un largo camino para impulsar su eficiencia.