Cómo ser una buena recepcionista: 12 pasos (con imágenes)

Cada oficina que se presenta al público de cualquier manera requiere una cara para satisfacer al público.Aunque la excelente comunicación por teléfono y por correo electrónico es importante para el personal de recepción, es la comunicación cara a cara que distingue a una recepcionista de un representante de servicio al cliente.A menudo, cuando una persona (proveedor, solicitante, miembro de la comunidad) ingresa a su lugar de trabajo, lo primero que verán es la recepcionista, y las primeras impresiones son siempre importantes.

Pasos

Parte 1 de 2:

Tener las habilidades adecuadas

1. Tener top-muescas habilidades organizativas. Los recepcionistas son las personas que representan la cara de la compañía, son las que los clientes hablan primero con ellos y las personas y los compañeros de trabajo van a la planificación de información y evento. Aparte de tomar llamadas y dirigir a los visitantes, a menudo tratan con los clientes, organizan eventos, establecen reuniones, etc. Con todas estas responsabilidades, los recepcionistas deben estar realmente organizados mientras se ocupan de múltiples demandas a la vez. Una persona no durará mucho como una recepcionista si él o ella no puede hacer malabares con más de una cosa a la vez y tratar con ellos de manera ordenada.

Una excelente manera de mantenerse organizada es invertir en un sistema de presentación que funcione mejor para usted. Es importante saber qué papeles e información su jefe, sus compañeros de trabajo y sus clientes pueden necesitar. Mantenga toda esta información en carpetas separadas, ya sea en el escritorio de su computadora o en una copia impresa. Organice su sistema de presentación de una manera que funcione mejor para usted, si eso requiere notas pegajosas de neón adjuntas a todo, así que sé.
Ser organizado también significa ser auto-motivado: no necesita a nadie más que le diga cómo hacer algo, o mantenerlo en la pista. Si está organizado, sabrá qué tareas necesita completar cada día, y qué tareas son prioridades.
Tener números de teléfono a mano. (lotes y mucho) i.mi. Compañeros de trabajo, empleadores, contratistas, proveedores, números de contacto de emergencia, etc. Los necesitarás todos en un punto u otro. Mantenga los números de teléfono organizados en un programa de computadora Rolodex o apropiado.

2. Tener algún conocimiento sobre la tecnología bajo su cinturón. La pieza número uno de los recepcionistas de tecnología tiene que lidiar es el tetelephone, y todos los botones y las líneas separadas con las que viene con. Las habilidades informáticas también son una necesidad: la mayoría de los recepcionistas deben saber cómo usar Email y debe ser experto en el procesamiento de textos. También es útil saber cómo crear hojas de cálculo, y use cualquier programa específico de la industria.

Tenga en cuenta que si la copiadora, el escáner o la impresora están cerca de su escritorio, en su mayoría probablemente se dependrá de usarlos (y solucionar problemas para los compañeros de trabajo que se encuentran en problemas mientras los usan.) Una vez que sepa, el tipo de máquina que se usa en su oficina, cepille sus funciones principales y las formas de solucionar problemas comunes.

3. Ser confiable. Se cuenta con una recepcionista en el escritorio en todo momento, reflexiona mal en la compañía si nadie recoge el teléfono, o hay una línea de personas que esperan para ser ayudadas. Hacer ser confiable una prioridad: si su jefe sabe que usted es confiable y siempre está ahí para ayudar, se vuelve indispensable.

4. Poseer excelentes habilidades de escucha. Una gran parte de ser una recepcionista está escuchando a las personas, ya sea en el teléfono, una pregunta que le está pidiendo un cliente, o que le devuelvan información. Ser capaz de escuchar bien lo hará más eficiente: podrá resolver problemas más rápidamente cuando entienda lo que la persona está pidiendo la primera vez, y conectará a los clientes a la persona que intentan llegar rápidamente.

5. Tomar notas sobre todo. Si un jefe le pide que haga algo, toma notas sobre los detalles. Si un cliente llama, asegúrese de anotar su información (nombre, información de contacto, lo que desean, etc.) Las notas son una excelente manera de mantenerse organizado y recordarle todas las pequeñas cosas que surgen durante el día. Mantenga sus notas en un bloc de notas y tenga con usted en todo momento. Se sorprenderá de lo útiles que son, especialmente cuando se trata de recordar lo que la persona que llamó hace cinco horas deseaba.

Asegúrate de escribir mensajes en detalle y leer sobre lo que ha escrito y lo más importante al tomar un mensaje, repite el mensaje e información de contacto que se le dio para que pueda asegurarse antes de colgar que tiene la razón. Información para retransmitir.

6. Responde el teléfono cortésmente con un saludo estándar como "Buenos días, gracias por llamar a nuestra compañía, mi nombre es ___, ¿cómo puedo ayudarlo??Asegúrese de que el teléfono sea respondido en el primer o segundo anillo. No es bueno mantener a las personas en espera durante más de un minuto.(Es más largo de lo que piensas.)

Escuche atentamente el nombre de la persona que la persona que llama está pidiendo.Repite de nuevo a la persona que llama si es necesario.Los teléfonos celulares a menudo distorsionan los sonidos.Escriba el nombre de la persona a quien se dirige la llamada si la pronunciación es difícil.

Dirija la llamada cortésmente con una frase estándar, como "Un momento por favor para el señor. Herrero."O si ese individuo está en el teléfono, "Lo siento, señor. Smith está en el teléfono en este momento.¿Te gustaría esperar en espera o le gustaría dejarle un mensaje de correo de voz??"Gracias cortésmente y dirige la llamada en consecuencia.

7. Salir al personal de entrega con la misma profesionalidad y cortesía que cualquier otro visitante. Es posible que se le solicite que firme para entregas. Asegúrate de que tu firma sea legible. El personal de entrega puede necesitar direcciones donde dejar paquetes. Asegúrese de ponerse en contacto con los empleados apropiados para tales asuntos.

8. Manejar a los clientes que vienen a su negocio con eficiencia y cortesía. Después de que los visitantes identifiquen quiénes son y quiénes están buscando, comuníquese con ese individuo y que le déle saber quién está allí. Una frase estándar apropiada es "Señor. Smith, señor. Jones de XYZ Corporation está aquí para verte por su cita a las 2 en punto." Siempre obtenga un nombre y apellido y el nombre de la organización de la que son. Es útil preguntar si tienen una cita con el Sr. Herrero. Señor. Smith le dará instrucciones sobre dónde esperar visitante y por cuánto tiempo. Entonces puedes decirle al visitante "Señor. Smith estará contigo en un momento." o "Señor. Smith dijo que está terminando una reunión y estará contigo en 5 minutos.Puedes tener un asiento. Gracias."

Parte 2 de 2:

Presentándote bien

Tener una actitud positiva. Como se mencionó anteriormente, los recepcionistas son la cara de una empresa, son los que los clientes tratan primero, y las personas que responden a las preguntas de las personas que no pueden entrar en la oficina. Nadie quiere ser recibido por una expresión agria y una actitud gruñona. Haz que sea una prioridad para tener una sonrisa siempre en tu cara y una personalidad alegre y optimista. Recuerde mantenerse al paciente con clientes desafiantes, incluso si se ponen en su último nervio.

Incluso usted se enfrenta a un cliente desafiante, recuerda que usted es un individuo fuerte y feliz. Dígase a sí mismo que están actuando de frustración, pero saben que siempre y cuando esté haciendo lo mejor posible para acomodarlos, no eres el de la culpa. Es mejor ser el que mantiene tu cabeza que la que explota y se parece a un Orny, significa persona.

2. Tener un saludo listo. Siempre es importante saludar a tus clientes de una manera amistosa. Incluso si continúa lo que está haciendo antes de ayudarlos, es importante saludarlos para que se sientan reconocidos y sepa que los ayudará en un momento.

Algunos saludos son "hola! Bienvenido a [Nombre de la empresa] "O" Buenos días! Si tienes un asiento, estaré contigo en un momento!"

3. Ser cortés. Se respetuoso. Trate a todos como si fueran la persona más importante que ha entrado en la oficina ese día. Este es su trabajo, a nadie le importa cómo se atascó en el tráfico esta mañana, cómo arruinó su nuevo bolso, o incluso cómo perdió su CD favorito. Dejar asuntos personales en casa. (Incluso si no respetas su mensaje o la forma en que lo transmiten, lo fake), asegúrese de que la persona esté totalmente relajada y feliz de hablar con usted.

4. Vestirse para impresionar. Estás representando un negocio, por lo que debe vestir la parte. Invertir en algún negocio de ropa casual. Alternativamente, si usted es una recepcionista en un tipo específico de tienda (como una tienda de ropa), puede considerar vestir la parte comprando algunas de las prendas de la tienda y usarlas. Tienden al conservador, a menos que trabajes en algún lugar donde la moda, la moda u otros factores se empujen a la vanguardia.

Compruebe si su empresa tiene un código de vestimenta específico. Tu negocio puede estar bien con vestido casual, solo recuerda que nunca debes vestirte también casualmente (los sudores deben ser prohibidos del lugar de trabajo.)

Consejos

Recuerda quién firma su cheque de pago y respetelos en todo momento.

Sé amable con los gerentes, vea si puede ayudarlos con tareas adicionales durante su tiempo libre.

Manejo de correo es generalmente parte de un trabajo de recepción, averigüe dónde va, quién lo traerá, y cuándo, en su primer día.

Encontrar a alguien que tome el escritorio para los descansos de baño, reuniones, vacaciones, almuerzos, etc. De esta manera, evitas tener personas enojadas esperándote cuando regreses.

Siempre estar dispuesto a aprender una nueva tarea o hacer una tarea mundana.La versatilidad va un largo camino.

Pregunte a compañeros de trabajo si necesitan ayuda con cualquier cosa.Mejor hacer amigos ayudando a los enemigos al quejarse.

Escriba mensajes en un libro duplicado y dé una copia a la persona para que el mensaje es para.O use un diario, que es más fácil remitir de nuevo a, especialmente para recuperar un nombre o número.

Mantenga los negocios personales alejados de su área: esto incluye llamadas y correos electrónicos celulares.Los departamentos de TI pueden y seleccionarán las actividades de la computadora.

Mantén tu apariencia ordenada.

Siempre ser educado, incluso con un cliente enojado.

No exagere sus límites alusionar los equipos que se ha puesto en su cuidado por sus propios beneficios personales.

Advertencias

Nunca entrar en un argumento con una persona que llama o visitante.Enrutarlos a un supervisor. Sin embargo, si no hay nadie que tome su llamada sugerir, dejando un correo de voz. A veces no hay un gerente o supervisor presente. Solo hay tanto que puedes hacer como recepcionista.

Nunca digas "Yo no hago xyz."Estarás fuera de un trabajo más rápido de lo que llegas a z.