Cómo ser un gerente de oficina (con imágenes)

Como Gerente de Office, será responsable de todas las actividades, proyectos y empleados dentro de su oficina. Esto requiere que posee habilidades superiores organizativas, de liderazgo y resolución de problemas y es una gran responsabilidad que no debe tomarse a la ligera. Afortunadamente, con la educación, la experiencia y el conocimiento adecuados, puede convertirse en un gerente de oficina y prosperar en la posición.

Pasos

Parte 1 de 4:

Realizando tareas diarias

1. Mantener una oficina limpia. Como el gerente de la oficina, la limpieza y la seguridad de la oficina y sus empleados son su responsabilidad. Esto significa obtener una compañía de mantenimiento externa para limpiar regularmente la oficina o trabajar con una tripulación de limpieza interna para mantener las cosas limpias.

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2. Responda las llamadas telefónicas y responden a correos electrónicos y correos de voz. Una de sus principales responsabilidades, ya que un Gerente de Office será responder y responder a los clientes y llamadas telefónicas del cliente. Esto significa tomar mensajes y entregar los mensajes a las personas apropiadas en su oficina. También significará responder preguntas y resolver problemas para el resto de su personal de oficina interna.

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3. Recluta y nuevos empleados a bordo. Como gerente de oficina, puede ser su responsabilidad entrevistar y reclutar nuevos empleados. Si tiene que hacer esto como parte de sus responsabilidades, es importante que construya un proceso y obtenga todos los papeles necesarios firmados y completados por nuevas contrataciones. También podría ser su deber como administrador de la oficina para capacitar a nuevas contrataciones y aclimatarse a la oficina.

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4. Mantener un presupuesto de oficina. Puede ser encargado de crear y mantener un presupuesto de oficina. Esto puede variar desde simples suministros de oficina, como tinta, papel y bolígrafos a gastos más complejos, como nómina, utilidades, equipos y dinero para las actualizaciones de diseño de oficinas. Piense en todos sus gastos potenciales durante todo el año y se les ocurre una estimación realista de cuánto costará todo.

Puede pedir que vea los presupuestos del año anterior para comprender lo que suyo debe consistir en.

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5. Manejar las quejas y comentarios de los clientes. Si hay una queja seria del cliente, es posible que tenga que resolverlo. Cuando reciba comentarios de los clientes, también es importante que lo comuniquen a los otros departamentos de su oficina para que puedan ajustar sus operaciones en consecuencia. Si ve una queja recurrente, usted sabe que es un problema común que puede necesitar una acción mayor, como un cambio en la forma en que hace las cosas.

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6. Crear procedimientos de emergencia y seguir las regulaciones. Otra forma de garantizar la seguridad de la oficina es asegurándose de que todo depende de código y que no haya peligros saludables o de seguridad en su oficina. Si no hay procedimientos de emergencia en caso de una emergencia como incendio o inundación, debe trabajar con la administración para desarrollarlos. También puede tenerse en cuenta los empleados de capacitación sobre cómo evacuar el edificio y mantenerse a salvo en caso de tal emergencia.

Parte 2 de 4:

Construyendo habilidades útiles

1. Desarrollar la comunicación estelar. Para ser un buen gerente de oficina, deberá desarrollar una comunicación clara y concisa por escrito y verbal en su oficina. Como líder, las personas lo estarán buscando para que establezca los estándares para la comunicación. Asegúrese de que todos sus comandos sean claros e intente ser lo más detallados posible al darle instrucciones a las personas.

Buena comunicación también significa ser claro y conciso en los correos electrónicos. Evite la taquigrafía y se detalla en tus correos electrónicos.

La falta de comunicación entre los empleados puede crear caos y herir la productividad de sus oficinas. Paso cuando los empleados tienen desacuerdos y resuelven el problema.

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2. Ser capaz de adaptarse y multitarea. Ser ágil y orientado a objetivos lo ayudará como gerente de oficina. A menudo, estará involucrado con múltiples departamentos y podría estar contribuyendo a más de un proyecto a la vez. Rodar con los golpes y estar listo para resolver problemas en cualquier problema que su equipo pueda encontrar. Como Gerente de Office, deberá conducir su equipo hasta el objetivo final y eso significa tratar con cualquier problema inesperado que pueda surgir.

No se vea atascado y frustrado porque establecerá el estado de ánimo para el resto de la oficina.

Manejar una cosa a la vez y solucionar problemas a medida que vienen.

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3. Mantenerse organizado. Es importante que todos los proyectos que participen estén separados y organizados porque lo más probable es que participe en múltiples proyectos simultáneamente. Como gerente, las personas dependerán de usted para archivar adecuadamente la información y administrarla de una manera que sea transparente para las otras personas que trabajan en el proyecto. Mantenga buenos registros, logre todo lo que pueda, mantener las listas de lo que necesita hacer y asegurarse de que su personal tenga acceso a la información que necesitan.

Cada proyecto debe tener una carpeta dedicada y, a veces, contener subcarpetas para que pueda acceder de forma rápida y fácilmente a la información.

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4. Mantener una actitud calmada y positiva. Un buen gerente de oficina está calmado bajo presión y es constantemente una fuente de motivación a sus empleados en la oficina. Cuanto más volátil sea su estilo de administración, más caótico será la oficina. Mantenga a un comportamiento profesional cuando se trata de sus empleados y clientes, y estén allí para que los empleados necesitan ayuda o motivación.

Parte 3 de 4:

Obtención de la educación y experiencia correctas

1. Graduate High School o consigue tu GED. Normalmente, las posiciones del administrador de Office requieren un mínimo de un título de escuela secundaria o un GED. Si desea ser un gerente de oficina, asegúrese de graduarse primero o hacer un curso para obtener su GED.

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2. Alcanzar un grado superior. Si desea mejorar las posibilidades de ser considerado, un asociado o licenciatura en administración de empresas lo hará destacar. Si desea ser un administrador de oficina en una industria altamente especializada o técnica, una licenciatura o maestría en esa industria mejorará enormemente sus posibilidades de conseguir el trabajo.

La imagen titulada se convierte en un transcripcionista general Paso 1

3. Obtener experiencia trabajando en una oficina. Muchos gerentes de oficina comienzan como asistentes administrativos o de oficina. Para mejorar sus posibilidades de aterrizar a un trabajo de Office Manager, intente obtener suministros de pedido de experiencia, asistiendo a otro administrador de la oficina, realizando servicio al cliente, realizando mantenimiento de instalaciones o administrar un equipo. Estas habilidades se transferirán a un rol de administrador de oficina.

Parte 4 de 4:

Conseguir el trabajo

1. Hable con su departamento de recursos humanos para ser promovido a Office Manager.Si ya trabaja en una oficina y hay una vacante para una posición de administrador de oficina, debe programar una reunión con HR y ver si puede solicitar el trabajo. Algunas compañías prefieren contratar a los gerentes de la oficina internamente y esta puede ser la oportunidad de que necesite obtener el pie en la puerta.

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2. Buscar en línea para aberturas de trabajo. Mire los tableros de trabajo populares y busque puestos de administrador de oficina. Trate de encontrar posiciones en las industrias que ya tiene experiencia para maximizar las posibilidades de aterrizar el trabajo.

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3. Envíe su solicitud y reanudar. Su currículum debe resaltar cualquier habilidad profesional que tenga y cualquier habilidad técnica, organizativa o administrativa que posea. La experiencia de mantenimiento de equipos de oficina como sistemas de base de datos, computadoras, impresoras y teléfonos vendrá útil.

Las habilidades analíticas, finanzas, organizaciones y gestión también son beneficiosas para un gerente de oficina.

Piense en los momentos en que tenías que organizar y gestionar personas en proyectos escolares si no tienes experiencia profesional.

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4. Seguir entrevista. Cuando entrevistará, es probable que se le pregunte sobre su resolución de conflictos, la organización y las habilidades financieras. Prepárese para responder cualquier pregunta aplicable que pueda arrojarse a su manera y asegurarse de enfatizar su conocimiento y habilidad administrativa.

Si está entrevistando para un administrador de oficina en un campo altamente técnico, como la medicina o la ingeniería, esté listo para responder cualquier pregunta técnica que pueda ser arrojada a su manera.

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