Cómo convertirse en un asistente administrativo: 14 pasos

A medida que la economía continúa mejorando, más compañías están creciendo y requieren ayuda para mantenerse organizados.Los asistentes administrativos pueden ser invaluables para evitar que una empresa funcione sin problemas.Manténgase al día en su computadora y habilidades de comunicación para mostrar a un empleador potencial que usted es la persona que puede ayudar a su negocio a mantenerse en el camino.

Pasos

Parte 1 de 3:

Preparándose para un trabajo como asistente administrativo

1. Graduado de la escuela secundaria.Un diploma de escuela secundaria y un poco de entrenamiento es todo lo que necesita para convertirse en un asistente administrativo.No es necesario tener un título universitario, pero un poco de entrenamiento de una escuela técnica o universidad comunitaria puede brindarle la ventaja adicional para apelar a un posible empleador.

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2. Aumente su velocidad de escritura y precisión al tomar un curso de teclado.Los cursos en el teclado están disponibles en las escuelas técnicas, vocacionales, colegios comunitarios y en línea.El objetivo es aprender a tocar el tipo, lo que le permitirá leer el texto y escribirlo en la computadora sin tener que mirar el teclado.

También aprenderá cómo crear, editar y guardar documentos.

Los temporizadores lo ayudarán a aumentar y contar con precisión cuántas palabras puede escribir por minuto, lo que a menudo es importante para su empleador al entrevistar para una posición de asistente administrativo.

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3. Tren para los detalles específicos de su industria.Si está buscando ser un asistente administrativo en una industria específica, es útil educarse sobre las prácticas y la terminología que se puede usar en esa industria.

Por ejemplo, los profesionales de la industria médica y los secretarios legales deben conocer la terminología y los códigos basados en el campo del trabajo.

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4. Aprender la tecnología informativa, o.Un curso de TI será increíblemente útil para aprender diferentes programas de software que se espera que utilice como asistente administrativo.La tecnología informática se está expandiendo y aumentando todo el tiempo.Manténgase al día con los cambios tomando un curso de TI en un colegio comunitario local o en la escuela técnica.

Familiarizarse con los programas incluidos en la suite de Microsoft Office.

Enfoque específicamente en la palabra para el procesamiento de Word, Excel para hojas de cálculo y Power Point para presentaciones.

Evalúe un asistente administrativo Paso 3

5. Prepararse para aprender en el trabajo.Gran parte de la capacitación que necesitará sucederá en la oficina después de comenzar.Esté preparado para una curva de aprendizaje Los primeros meses después de comenzar su nuevo trabajo como asistente administrativo.Cada oficina es diferente y tendrá estilos, necesidades y expectativas particulares.

Tener paciencia y estar abierto a instrucción y correcciones.

Haga preguntas y haga un seguimiento preguntando si su trabajo está cumpliendo con las expectativas.

Pregunte qué puedes hacer para mejorar tu trabajo.

Establezca una reunión de check-in con su jefe durante unos meses después de su fecha de inicio para evaluar su capacitación en el trabajo y rastrear su mejora.

Parte 2 de 3:

Solicitando un trabajo como asistente administrativo

1. Crear un curriculum vitae.Su currículum debe estar bien organizado y conciso.Debe presentar su nombre y información de contacto seguido de su experiencia, sus habilidades y su entrenamiento.Asegúrese de que sea fácil de leer creando secciones y columnas claras y organizadas dentro de cada sección.

Enumere todos los programas de software que puede usar de manera competente.

No olvide incluir el trabajo voluntario que puede no parecer que se relaciona directamente con el trabajo de la oficina, pero muestra su altruismo y demuestra que usted es digno de confianza.
Cheque doble y triple para errores de gramática y ortografía.Esto es especialmente importante al solicitar esta posición, lo que implicará que se comunique de manera eficiente y correcta a través de la palabra escrita y las notas.

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2. Escriba una carta de presentación que exprese su interés en la posición y resalte las habilidades que lo hacen sobresalir en el trabajo.Mencione cualquier experiencia y cursos que haya tomado para prepararse para la posición, pero también haga la carta personalizada en la oficina donde está solicitando.Diles lo que aprecias sobre su negocio específico.

No se olvide de incluir cosas que pueden desaparecer en su currículum, como su confiabilidad, capacidad para aprender rápidamente en el trabajo, y las habilidades de comunicación activas.

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3. Red con otros en el campo para aumentar sus posibilidades de ser contratado.Tener a alguien en la oficina que pueda recomendarlo personalmente le dará una ventaja sobre un desconocido perfecto para el equipo.Incluso hablar con otros en el campo le brinda una mejor comprensión de un día en la vida de un asistente administrativo, así como las expectativas y consejos para salir adelante.Alguien puede incluso apuntarte hacia una apertura de trabajo.

Su red inmediata puede conectarlo con su red.Por ejemplo, el entrenador o el equipo de fútbol de su hijo pueden conectarlo con los otros padres.

Deje que la gente sepa que está buscando un trabajo como asistente administrativo.Hable de ello con amigos y familiares o en las redes sociales y pida que esté conectado con otros en el campo.

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4. Envíe su carta de presentación y reanude a las compañías que le interesen.Puede enviar su currículum vitae en línea a través de sitios como Monster, de hecho, y CareerBuilder.Encuentra empresas que realmente te interesan y se apliquen a los primero.Cuanto más le apasiona la compañía, más probable es que proyectará una positividad y pasión por la posición.

El uso de estos sitios en línea será el primer paso para demostrar su destreza técnica.Tómese su tiempo y asegúrese de que está navegando el sitio y use sus funciones de manera efectiva.

Crea un perfil en LinkedIn.Continúa actualizando el perfil a medida que toma más cursos o gana experiencia.

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5. Ponte por ahí al aplicar en persona.Mientras se aplica en línea y que la presencia en línea actualizada puede mostrar que usted es experto en tecnología, la aplicación en persona puede asegurarse de que realmente se ponga en la puerta.Elija uno o dos lugares donde realmente le guste trabajar, vaya allí durante las horas de trabajo, y entregue su currículum en persona.

Tener una presencia positiva y enérgica mientras estás en la oficina.Muéstrales tu personalidad y sonríe a todos los que conoces.

Los empleadores probablemente todavía querrán una versión digital de su currículum.Seguimiento al enviar también su currículum a través de su sistema en línea o en un correo electrónico.

Parte 3 de 3:

Entrevista para ser un asistente administrativo

1. Proyecta tu honestidad e integridad.Se puede esperar que maneje información sensible, personal y privada en esta posición.Esto podría incluir registros médicos, documentos legales y información personal de identificación personal dichos números de seguridad asocial y información de cuenta bancaria.Demuestre a su empleador potencial al que se puede confiar con esta información.

Lista de experiencia en su currículum que muestra su altruismo, como trabajo de voluntariado que ha hecho para ayudar a otros.
Proporcionar una referencia personal y profesional que su empleador potencial puede llamar para obtener más información sobre su confiabilidad y ética.

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2. Comunicarse efectivamente dentro de su entorno profesional.Se espera que los asistentes administrativos interactúen con otros trabajadores de oficina y clientes de la empresa.Trabajar para comunicarse de una manera efectiva, agradable y crea una atmósfera positiva.

Interactúe de manera positiva y amigable con todos los que está expuesto en la oficina.Esto incluye a cualquier persona que se reúna antes y después de la entrevista.

Ser un oyente activo.Centrarse en lo que otros dicen sin interrumpir.Repite algunos de lo que han dicho para hacerles saber que entiendes lo que quieren.

No permitas que el estrés de la entrevista se haga cargo.Use tácticas de estancamiento hasta que puedas calmarte.Otra opción es insertar un poco de humor en la conversación para cortar la tensión.

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3. Encuentra un lugar para todo.Una gran parte del trabajo del asistente administrativo es la organización.Esto incluye archivos y carpetas, datos y horarios.Aprende a mantenerse organizado y mostrarlo cuando entras en una entrevista.

Llegar a tiempo.Traer un planificador.Tenga su currículum, letras de referencia y cualquier otro papeleo organizado en una carpeta y sepa dónde acceder a ella.

Mostrar habilidades de organización y planificación con una preparación simple como traer su propia pluma.

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4. Crear un sistema organizacional.Tome sus recursos, evalúe la capacidad de desempeño que tiene basado en la potencia, el presupuesto y los materiales de las personas.Tome acciones dentro de sus recursos para crear el resultado y la producción que desea.Reúna la retroalimentación de sus clientes, comunidad o personal y ajuste su estrategia en consecuencia.

Este es un diagrama básico para crear un sistema organizativo, que se puede aplicar en múltiples circunstancias.Utilice este sistema para mantener sus solicitudes de trabajo organizadas y mejorar sus entrevistas futuras a través de comentarios de sus entrevistas anteriores.

Aprenda los recursos y el sistema de la oficina que está solicitando y no tenga miedo de sugerir algunos cambios para mejorar el resultado y la producción de su sistema actual.

Consejos

Practica tus habilidades mientras la caza de empleo.

Seguir intentando. Hay un montón de puestos de trabajo disponibles.

Habla con las personas que ya trabajan como administradores.Pregúntales qué es un día típico.

Leer libros sobre habilidades de administración.Debe haber abundancia en su biblioteca local.

Mire en programas de capacitación y desarrollo especializados con membresías o certificaciones.

Advertencias

El trabajo de oficina puede ser aburrido, especialmente en días lentos.

Los asistentes administrativos a veces son subestimados en el lugar de trabajo y los elogios que obtienen de la alta gerencia son mínimos en comparación con otros departamentos como las ventas que generan dinero para la empresa.

Este trabajo también puede ser estresante con plazos ajustados y cargas de trabajo pesadas.