Cómo ser secretaria de una organización: 6 pasos (con imágenes)

Ya sea que esté hablando de un consejo estudiantil, grupo político o grupo de trabajo especial, todas las organizaciones requieren un secretario. El Secretario es posiblemente el oficial más importante, ya que es responsable de organizar, asimilar y difundir información dentro y sin la organización. Necesitan ser organizados, trabajadores, inteligentes, y poseen excelentes habilidades de escritura.

Pasos

1. Decide que este es el trabajo correcto para usted. Algunas personas piensan que es más fácil ser secretaria que el tesorero o el presidente, pero muchos veteranos de la reunión le dirán que el trabajo del secretario es mucho más difícil.

2. Reunirse con la secretaria saliente si es posible. Tenerlo o ella le da los minutos de las reuniones anteriores, correspondencias, informes, órdenes administrativas, etc.. Con cualquier suerte, estos ya estarán bien organizados y listos para que los tome de nuevo, si no, lea el siguiente paso.

3. Obtener un archivador o un maletín. Estos deben ser proporcionados por su organización, pero si no lo son, la compra utilizada es un buen primer paso y una excelente manera de reducir los gastos innecesarios de su parte o por parte de su organización. Hay muchos sistemas de presentación que pueden emplearse para documentos administrativos, como actas, estatutos de reunión, etc., en relación con estos y determinar cuál es el más fácil de seguir y el más barato para implementar, y seguir a ese sistema. Si recibió los archivos en un desastre desorganizado, no quiere dejarlos de esa manera para el próximo secretario cuando se completa su mandato.

4. Aprende que las buenas habilidades organizativas hacen de una buena secretaria. Si la oficina de su organización no está bien organizada, esto es algo que debe abordarse de inmediato. Use la oficina para almacenar toda la documentación relevante e intente emplear el mismo sistema de presentación que ha utilizado en su archivador.

5. Ir de pequeño a grande al organizar archivos y documentos.Comience por presentar toda la documentación relevante en un archivador o maletín, y luego organice toda la oficina y la organización utilizando el mismo sistema, pero a mayor escala. Eso hará que la oficina sea muy fácil de usar y brindará mucho tranquilidad para usted y su sucesor.

6. Desarrollar buenos contactos y usarlos sabiamente. Un comportamiento amigable y profesional es muy importante para el secretario de una organización. Aprenderá muy rápidamente que la mayoría de los secretarios confían en una intrincada red de amigos y contactos para realizar negocios diarios.

Consejos

No utilice los recursos de su empresa u organización (i.mi.: Suministros de oficina, servidor de correo electrónico, computadora portátil, etc.) para actividades personales. Incluso si usted es un voluntario, la organización no "le debe" nada, y esto está en un sabor extremadamente malo.

Estas directrices siguen a Robert`s "Reglas de orden", Uno de los manuales de secretarios más conocidos hasta la fecha. Es aconsejable que busque estos valiosos recursos, gran parte de él se publica en la web de forma gratuita.

Siempre tenga un plan B cuando organiza un evento, como nunca se sabe, ¿qué sucederá?. Esto es particularmente importante si está atendiendo un evento o esperando oradores y / o entretenimiento para aparecer. No hay nada peor que asistir a un evento y tener un tornillo colosal. Si la catering no va a mostrar, será mejor que se asegure de que se haya contactado con la pizzería local con anticipación y les ha dicho un aviso. (Nota: la pizzería local también debería estar entre su lista de contactos, también).

Mantenga a los miembros informados de las actividades, los eventos y los planes y garanticen que el público esté al tanto de los próximos eventos.

Recuerde que cuando está tratando de organizar reuniones y eventos que organizan otras personas pueden ser difíciles.

Al tomar buenas actas de la reunión y proporcionarlas de manera oportuna (una reunión de una hora debe tener 1-2 páginas de minutos máximo, y estos deben enviarse al grupo para comentarios dentro de los 5 días hábiles) garantiza que los miembros de la organización estén en la "misma página" y capaz de tomar una acción más efectiva antes.

Siempre comportarse de una manera aparentemente, profesional.

Planificar con anticipación. Es el papel del Secretario coordinar los eventos de la empresa / organización. Simplemente no puede ejecutar un evento en un horario de última hora. Si necesita planificar algo de último minuto, hacer que el evento sea menos formal pueda aliviar la presión de sus invitados y para usted.

Una de las funciones más importantes que un secretario sirve se está comunicando con sus miembros y el público en general.

Un secretario se asegura de que todos sepa cuando se celebra una cierta reunión. También se aseguran de que todos estén en la reunión. También escriben fechas importantes para la organización o negocio.

Mantenga los archivos, documentos, correo y dinero en un lugar seguro!