Cómo aceptar una carta de renuncia (con imágenes)

Uno de los aspectos más desafiantes de la gestión de empleados está tratando con la partida de un empleado.Tener una política de separación estructurada en su lugar antes de tiempo lo ayudará a saber cómo aceptar una carta de renuncia.Usando algunas habilidades básicas de administración de negocios, puede aprender a manejar adecuadamente la decisión de un empleado de renunciar a su empresa de manera amistosa.

Pasos

Parte 1 de 3:

Cuidando negocios (detalles administrativos)

1. Desarrollar un sistema lógico para manejar letras de renuncia. Aparecerá poco profesional si no tiene una forma clara y concisa de tratar con los empleados salientes.

Puede ser beneficioso tener paquetes de información de separación genérica para dar a renunciar a los empleados. Si vienen a usted con su renuncia, probablemente querrán hablar con usted sobre cómo hacer los pasos necesarios para que la transición salga de su empresa. Ofrecerles asesoramiento profesional y mantener un esquema estructurado para artículos, como los paquetes de despido, dejar los requisitos de notificación, la provisión de una dirección de reenvío para el pago final y las fechas finales de empleo.

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2. Determinar cuándo se harán contraparte. Cada renuncia es diferente e implica diferentes escenarios fácticos. Como empleador, debe determinar cuándo son aceptables contraofertas y cuando simplemente dejará que el empleado vaya. Algunos empleadores tienen una política de nunca tratar de retener a un empleado que aparentemente no quiere estar allí. Sin embargo, una política que permite una negociación puede ser ventajosa, especialmente cuando el empleado es valioso para su equipo.

Por ejemplo, si la persona que envía una carta de renuncia es un oficial o ejecutivo de alto rango en su negocio, es posible que desee comprender sus inquietudes y corregirlas para que el empleado se quede.

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3. Draft una carta de respuesta.Incluido en su sistema de aceptación de renuncia estándar debe ser una carta de respuesta.La carta debe indicar que lamenta la pérdida del empleado, pero respete y entiende su decisión.Informarles de la fecha en que recibió la carta y la fecha de su última hora laboral.Ser cordial y desearle a su empleado saliente lo mejor.

Una carta de respuesta de muestra puede leer:
"Querido [Nombre del empleado],
Lamentí que recibí su aviso de renuncia en [FECHA AVISO DE RESIGACIÓN SE PRESENTÓ].Su renuncia ha sido aprobada y su día de trabajo final será [FECHA DEL DÍA DE TRABAJO FINAL].Ha sido un placer trabajar con usted y en nombre de toda la compañía, quiero desearle una buena fortuna en todos los esfuerzos futuros.Por favor, dirija cualquier pregunta a esta oficina.Gracias por sus muchos años de servicio.
Sinceramente, [su nombre]."

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4. Proteger información confidencial de negocios.Si su empresa ha dado acceso individual a las tarjetas de crédito de la compañía, cuentas bancarias, automóviles o computadoras portátiles u otros equipos electrónicos, asegúrese de que estos se devuelvan.Después de que salgan, elimine el acceso del empleado a la Oficina a través de tarjetas de seguridad y cambie la información de inicio de sesión del sistema.Proteger a su empresa y su propiedad debe estar en la parte superior de su lista de prioridades al considerar cómo aceptar una carta de renuncia.

Si se requiere que los empleados firmen un acuerdo de no competencia como parte del proceso de contratación, revise este documento con el empleado en el momento en que acepte su renuncia.Esto asegurará que sean plenamente conscientes de sus limitaciones para liberar información de la compañía y ponerse en contacto con los clientes o asociados de la compañía.

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5. Envolver las cosas.Si el empleado resignante está en medio de un proyecto o trato, haz que lo terminen.Si es imposible para ellos completar su carga de trabajo actual antes de partir, hágales que redactaran un informe que describa lo que se ha hecho y lo que se ha dejado deshecho.Hágales saber qué se espera de ellos antes de que salgan de la empresa.

Indique al empleado que proporcione una lista de direcciones de correo electrónico importantes, números de teléfono y archivos de computadora para su reemplazo.

Solicite que el empleado proporcione una dirección de reenvío para sus declaraciones de impuestos y el cheque de pago final.

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6. Establecer una fecha de finalización.Por lo general, las directrices de recursos humanos obligan a que el empleado proporcione al menos dos semanas de aviso antes de renunciar.Al final de las dos semanas, el empleado es libre de irse.Basado en lo que usted sabe de la carga de trabajo actual del empleado, puede o no puede solicitar que extienda ese plazo.Las fechas de final pueden variar con la posición del empleado dentro de la compañía, las personas con más responsabilidades, por lo general, tendrán que esperar más tiempo antes de abandonar oficialmente a la compañía que los empleados de la empresa de rango y archivos junior.

Diferentes estados tienen diferentes leyes con respecto a la notificación. Por ejemplo, en Kansas, un empleado no necesita proporcionar ningún aviso cuando él o ella lo deja. Sin embargo, algunos estados pueden requerir aviso de avance. Asegúrese de verificar sus leyes locales para asegurarse de que la fecha de finalización establecida sea válida.

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7. Trabajar en contratar un reemplazo.El camino hacia la reemplazo del empleado que se va con otro empleado debe comenzar de inmediato.Busca la lista de su firma para un candidato aceptable.Pregunte al empleado saliente las sugerencias sobre quién cree que sería un buen ajuste para la posición.Si no existen empleados calificados dentro de su empresa, abre el proceso de contratación a los candidatos externos.Localización y capacitación El reemplazo del empleado saliente de una manera rápida y oportuna garantizará que se minimice la interrupción del flujo de trabajo.

Si puede contratar el reemplazo del empleado de salida antes de irse, permítales entrenar bajo el empleado saliente.Esto garantizará una transición sin problemas.

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8. Realizar una entrevista de salida.Una entrevista de salida le otorga al empleado saliente la oportunidad de hablar sobre su experiencia con usted y expresar lo que sentieron trabajados en su departamento específico o en el negocio en general.Anime a su empleado que sale a ser honesto en su evaluación de la compañía, sus compañeros de trabajo y administración durante la entrevista de salida.Escuche atentamente y use sus ideas como una oportunidad para aprender cómo puede identificar mejor su reemplazo y ajustar las expectativas de la persona que asume la posición.

No olvide descubrir más sobre por qué el empleado quiere irse cuando realiza la entrevista de salida.Por lo general, habrá una razón proporcionada en la carta de renuncia, pero es una buena idea profundizar en lo que se podría hacer para que el empleado se quede.

Parte 2 de 3:

Haciendo un contraoferto

1. Decide si desea aceptar la renuncia del empleado.La negociación con un empleado para permanecer es generalmente una buena idea si puede pagarlo, especialmente si tienen muchos años con la compañía, muchos conocimientos institucionales y contactos valiosos que pueden seguirlo a su nueva posición.

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2. Averigüe todo lo que pueda sobre las razones del empleado para salir de la empresa.Use esta explicación para decidir si el empleado puede ser negociado con.Si su empleado se va porque odian su trabajo, no trates de mantenerlos alrededor.Sin embargo, si se van a perseguir un mejor trabajo, con más libertad, una mejor paga, o más prestigio, podría considerar hablarlos haciendo un contraoferto.

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3. No retrasas lo inevitable.A menudo, un contraobiador para retener a un empleado no los mantendrá en su empresa a largo plazo.Puede haber razones más allá de las que admitieron a las que les hacen querer abandonar su firma.Esto no quiere decir que su empleado está mintiendo, pero en realidad puede creer que su posición actual vale la pena mantenerse solo por dinero.Normalmente, los empleados no se van únicamente debido al tamaño de su cheque de pago. Mantenerlos a su alrededor es una solución temporal que se evita mejor.

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4. Considera el mensaje que está enviando.Si otros empleados obtienen el viento del hecho de que realizó una contraoferta a su empleado de renuncia para que se queden, los demás pueden verlo tan desesperado por evitar que las personas salten de la nave.Además, pueden sentir que también deben estar mirando otras oportunidades de trabajo, y amenazan con irse para obtener un aumento o promoción.

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5. No presione el empleado a quedarse.Si su mente está inventada, no obtendrás nada al apoyarse en ellos para quedarse.No desprecien ni levante dudas sobre la calidad de la empresa que su empleado saliente se está uniendo.Si el empleado está menos seguro de su decisión de renunciar, hacer que se sientan estúpidos, culpables o egoístas al dejar de fumar no solo no son profesionales y manipuladores, sino que no está en sus mejores intereses.Este comportamiento insuficiente es increíble de un líder.

Presionar al empleado para quedarse es malo para ellos y para usted.Sin resolver las razones subyacentes de la insatisfacción del empleado, está creando una receta para su posterior decepción cuando deciden irse.

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6. Se honesto.No prometa a una nueva responsabilidades de los empleados o un cambio en la cultura de la oficina si no puede cumplirlo.Dicha mendacidad incorporará innecesariamente su empleado saliente y dejará con un mal gusto en su boca cuando finalmente se dan cuenta de que nada cambiará nada.

Incluso si está bien intencionado, retroceda y haga lo que es posible y lo que no es posible en su lugar de trabajo.Por ejemplo, si su empleado quiere un trabajo ya llenado por otra persona y sería redundante crear una posición idéntica, sea honesto y que el empleado separa que no puedes darles lo que quieren.

Parte 3 de 3:

Diciendo adiós y mostrando aprecio

1. Mantenga su compostura.Manejar la renuncia profesionalmente.Esto es especialmente importante cuando se le entrega la carta de renuncia en persona y está recibiendo el primer aviso de la salida del empleado.No reaccionas emocionalmente.Si responde negativamente, el empleado puede ofenderse y atacarte a usted o a sus compañeros de trabajo.

Un empleado agrio puede hacer las pocas semanas que permanecen en la empresa una pesadilla.
Respondiendo con tristeza, shock o pena, aunque comprensible, podría hacer que la situación sea aún más estresante y difícil para el empleado de renuncia.
No agregue al estrés y la incomodidad del empleado pidiéndoles que se queden (a menos que ofrezca un salario mejorado y también los beneficios).

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2. Ofrecer al empleado una carta de recomendación.Estos deben describir con precisión lo que fueron las responsabilidades del empleado.Trabajar con ellos si desean detalles específicos en su carta sobre el trabajo que hicieron por su empresa, pero ser honesto y sincero.Mantenga sus cartas de recomendación breve y hasta el punto.Si la compañía que recibe la carta tiene preguntas, se pondrán en contacto con usted.

Las cartas de recomendación variarán, pero una forma estándar consiste en un saludo ("Estimado y así"): una descripción de cómo conoce la renuncia a la persona en la que describe su experiencia trabajando con él y una letanía de cualidades que hacer que el empleado sea atractivo para usted y, presumiblemente, a otro empleador.Declara que el empleado continuará sobresaliendo en su profesión elegida.Proporcione su información de contacto al pie de la carta y sugiere que si el empleador potencial está interesado, está disponible para hablar más sobre el empleado en cuestión.

Proporcionar ejemplos concretos para respaldar cada declaración de elogios que realice.Por ejemplo, podría escribir: "John mostró persistentemente la creatividad en la resolución de problemas de diseño."Entonces, debe citar tres o cuatro casos en los que Juan resolvió creativamente los problemas de diseño mencionados anteriormente.

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3. Deja que la pandilla sepa.Envíe un memorando o envíe un correo electrónico a los compañeros de trabajo del empleado que resignan anunciando la renuncia.Hágales saber que lamenten que el empleado en cuestión se vaya, y en nombre de la compañía que les deseas bien en sus futuros esfuerzos.

Un correo electrónico de anuncio puede leer algo como: "Es con un profundo arrepentimiento que debo informarle que [el nombre del empleado] se moverá a otra posición.Su último día será [el último día del empleado].Por favor, únase a mí para desearle bien en todos los esfuerzos futuros."

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4. Celebrar la decisión del empleado.A pesar de que estás decepcionado por ver a un buen trabajador (y tal vez incluso un buen amigo), es importante que sepan su trabajo y contribuciones fueron valorados.Lanzar una fiesta de trabajo al final de su último día para informarles.Si no quiere asumir el tiempo de la oficina lejos de todos, haga arreglos para que todos se encuentren con bebidas después del final del último día laboral del empleado.Si cree que es apropiado un envío más íntimo, tenga un pequeño equipo de almuerzo en el último día del empleado.

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5. Deja la puerta abierta.Extender la oportunidad al empleado para que regrese si encuentran que su nuevo empleador no funciona.Hágales saber que siempre tendrán una casa en su negocio.

Cultivar buenas relaciones con los empleados salientes es un buen negocio.Cuando los empleados salientes sienten que su trabajo fue apreciado y se valoraron, actuarán como embajadores de buena voluntad para su empresa y recomendarán a su empresa a otros empleados potenciales y empresas o agencias de socios.Las conexiones que su empleado gana en su próxima posición también podría beneficiarlo, y pueden enviar clientes u otros empleados potenciales a su manera.

Consejos

La forma en que responde a una resignación de empleados afecta directamente cómo el resto de sus empleados lo ve y tratan al empleado saliente.Si responde con Rancor, Frustración, resentimiento y decepción, sus empleados pueden tratar mal el empleado saliente.Si usted está decepcionado o electoral, se están yendo, acepte la decisión del empleado de renunciar con una actitud positiva.

Siempre exige que los empleados presenten una notificación por escrito de la renuncia.Renuaciones verbales ("Yo renuncié!") Posteriormente puede llevar a reclamaciones de despido injusto por parte de los empleados.

Advertencias

Los puentes ardientes nunca son una buena idea, especialmente cuando se trata de un empleado que ha desempeñado un papel crítico en el éxito de su empresa.

Cada estado tiene diferentes leyes sobre las relaciones laborales. Asegúrese de comprender y cumplir con todas las leyes estatales y locales donde trabaja.