Cómo informatizar las operaciones comerciales (con imágenes)

Computación de operaciones comerciales es una forma efectiva de agilizar los procesos de negocios, administrar con precisión grandes cantidades de información y datos, y lograr más trabajo en menos tiempo. La publicidad, la contabilidad, la gestión de la información del cliente y las comunicaciones de Interoffice son procesos de negocios que se benefician de la informatización. La decisión de informatizar las operaciones comerciales requiere información de todos los niveles de la organización. Se deben considerar detalles importantes, incluidas las decisiones sobre las compras de hardware y software de computadoras, necesidades de capacitación informática especializadas y un enfoque sistemático para la entrada y gestión de datos.

Pasos

Parte 1 de 3:

Evaluación de opciones de informatización

1. Lluvia de ideas y áreas de investigación donde la informatización podría ser útil. Tómese el tiempo para considerar lo que podría ser automatizado para mejorar sus operaciones comerciales. Piense en el trabajo intensivo en mano de obra que podría simplificarse o mejorarse con el software. Alternativamente, considere los sistemas que pueden necesitar ser respaldados (como registros de contabilidad o personal). Pida a otros propietarios de negocios lo que han automatizado y cómo ha afectado sus operaciones.

También puede leer publicaciones comerciales y revistas de la industria para obtener ideas de informatización.

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2. Consultar con todos los miembros del personal. Conoce con gerentes y jefes de departamento. Pídales que hagan una lista de todas las actividades que pueden ser computarizadas. Las verificaciones de nómina de escritura a mano y las etiquetas de los sobre, calcular manualmente los totales de productos y el impuesto a las ventas, y la producción de aviador de outsourcing a las impresoras son solo algunos ejemplos de tareas que se pueden hacer en la computadora en una computadora.

Pida a los gerentes que se encuentren con sus empleados. Incluya a los empleados en todos los niveles del negocio en la conversación para implementar un sistema que beneficie a todos.

Por ejemplo, un controlador de entrega cuyo trabajo principal es entregar productos puede ahorrar tiempo de una inversión de la empresa en un sistema GPS, en lugar de escribir instrucciones a mano o consultando un mapa.

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3. Considere utilizar el software de contabilidad. El primer paso que muchas empresas toman en informatizar sus operaciones es el uso del software de contabilidad. Este software le permite realizar un seguimiento de sus cuentas, pagar a sus empleados, crear estados de cuenta financiera y presentar sus impuestos (o puede ofrecer algunas de estas opciones dependiendo de qué software elija). También puede asegurarse de que sus datos financieros están respaldados fuera del sitio en caso de que lo necesite. El software de contabilidad puede reemplazar mantener los libros físicos que pueden estar desorganizados o intensivos en mano de obra con cualquier versión de computadora fácil de acceso.

Algunas opciones de pago incluyen QuickBooks y FreshBooks.

Sin embargo, también puede utilizar el software de contabilidad gratuito como la contabilidad de Wave.

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4. Use computadoras para comunicaciones y / o comercialización. La mayoría de las pequeñas empresas ya utilizan el correo electrónico y quizás los faxes de la computadora para realizar comunicaciones comerciales. Estos métodos permiten un menor costo, formas más fáciles de comunicarse y enviar información a clientes y proveedores. Sin embargo, el software también se puede utilizar para los esfuerzos de comercialización. Por ejemplo, el correo electrónico podría usarse para enviar un boletín o detalles de un nuevo producto a los clientes existentes.

El software de marketing más complicado permite a las empresas rastrear la información del cliente, seguir los clientes potenciales y crear campañas de marketing.

Los ejemplos incluyen Marketo, Sailtru y Vocus.

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5. Obtener diseño especializado o software de fabricación. Si su negocio involucró el diseño y la fabricación de productos, el software puede ayudar en gran medida a su proceso de creación de productos. El software de diseño le permite crear modelos virtuales de su producto y ejecutar pruebas, sin siquiera crear un prototipo. Además, este software se puede vincular a programas de fabricación que controlan la maquinaria, lo que le permite realizar todo el proceso de creación en la computadora.

El tipo de software utilizado dependerá de su industria, tipo de producto y maquinaria. Busque en línea para los paquetes de software de diseño y fabricación específicos para sus necesidades.

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6. Usa el software para administrar el inventario. SOLUCIONES DE SOFTWARE DE INVENTARIO EN EL PEDIDO, RECIBICIÓN, RESOLO Y ENVÍO DE INVENTARIO. Este software también podría funcionar con el software contable y / o los sistemas de gestión de inventario electrónico para automatizar sus operaciones. Esto le permite controlar más fácilmente su inventario, reduciendo la contracción del inventario y la mejora de la eficiencia.

Los ejemplos incluyen 3pl Warehouse Manager, BizSlate y CIN7.

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7. Administrar HR y programación. El software también se puede utilizar para administrar parte de la relación de su empleado. Para uno, los paquetes de software HR le permiten pagar, a bordo y dar la licencia a sus empleados. También podrían permitirle administrar los beneficios de los empleados o tratar los detalles específicos de los contratistas independientes, dependiendo de qué software elija.

Los ejemplos incluyen zenefits, sumhr y bambúhr.

Además, se puede utilizar otro software para administrar la programación para los trabajadores por hora y / o las citas del cliente. Estos programas se agilizan y mejoran el proceso de programación, lo que reduce los posibles errores y las citas olvidadas.

Los ejemplos incluyen cuando trabajo, GenBook y Booker.

Parte 2 de 3:

Instalación de sistemas informáticos

1. Elija el software o paquete de software correcto. Seleccione las áreas en las que el software podría mejorar la mayoría de sus operaciones. Luego, el software de investigación y los paquetes de software (grupos de programas interconectados) que satisfacen sus necesidades y se ajustan a su presupuesto. Asegúrese de no explotar todo su presupuesto en el software, ya que aún necesita comprar hardware y pagar los costos incidentales como la capacitación de los empleados, la instalación del sistema y el software de seguridad.

Asegúrese de investigar el software de código abierto. Puede que no tenga todas las características que necesita en algunos casos, pero es gratuito y puede servir como una buena introducción a la informatización.
Los programas como SugarCRM (para la administración del cliente) y las facturas simples (para la facturación) están disponibles gratis en línea.

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2. Identifique sus necesidades de hardware. Revise sus paquetes de software para los requisitos de hardware. Asegúrese de anotar la potencia de procesamiento requerida, la memoria (RAM), las tarjetas gráficas y el sistema operativo. En la mayoría de los casos, el software enumerará los requisitos mínimos, por lo que puede considerar disparar un poco más alto para que su sistema no sea necesario actualizarse si decide cambiar el software en unos pocos años. Saber qué tipo de poder de hardware necesita ayudará a guiar su búsqueda de computadora.

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3. Investigar opciones de hardware de computadora. Consulte con un experto en computación, explique los procesos de su negocio y solicite recomendaciones de hardware. El tipo de negocio que ejecuta, la cantidad de información que debe procesar y guardar, y la velocidad con la que se debe acceder a los datos son todas las consideraciones importantes para elegir el hardware de la computadora.

La mayor parte del dinero que gasta probablemente estará en computadoras personales para usted y sus empleados. Su primera opción es entre escritorios y computadoras portátiles. Ambos proporcionan las mismas capacidades (a menos que necesite hardware muy potente para ejecutar programas complejos), pero las computadoras portátiles son más caras.

Sin embargo, también ofrecen más flexibilidad y pueden fomentar la colaboración (los empleados pueden moverse por la oficina con computadoras portátiles).

Recuerde también mirar los periféricos para su computadora, si es necesario. Por ejemplo, es posible que necesite monitores, impresoras, discos duros externos, escáneres o tabletas para ciertos programas o para ayudar en sus operaciones.

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4. Organizar las instalaciones de la computadora. Después de tomar decisiones sobre las opciones de hardware y software, organice que las computadoras se instalen. Si es una oficina pequeña, la tarea puede ser tan simple como enchufar las computadoras usted mismo. Si la empresa de hardware o software que compró oferta de instalación, asegúrese de aprovechar este. Asegúrese de que sus sistemas estén en funcionamiento antes de que el instalador salga.

Si sus computadoras deben estar conectadas entre sí para compartir documentos, configure una red. Contratar a un administrador de red temporal o permanente para configurar esto para usted.

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5. Asegure su sistema informático. Consulte con un especialista en seguridad informática para seleccionar el mejor software antivirus. Explore las opciones de software para asegurar datos confidenciales como la información del pago del cliente y la información personal del empleado. Debe comprar un programa que proporcione protección como antivirus, firewall y detección de intrusiones de red. Para más empresas sensibles a los datos, puede llevarlo más lejos con varias herramientas de identificación de cifrado y empleado.

Parte 3 de 3:

Incorporando sistemas informáticos

1. Establecer sesiones de entrenamiento para todos los empleados. Los miembros del personal pueden poseer diversos grados de confort y competencia con computadoras y software especializado. Organice para que los empleados sean capacitados en todas las actividades informáticas necesarias para sus tareas asignadas. Para sistemas complicados, es posible que desee tener a los empleados del tren de proveedores o técnicos de servicio.

Asegúrese de que las sesiones de capacitación sean exhaustivas, particularmente para tareas críticas.
Si su empresa es una clínica médica, por ejemplo, asegúrese de que todos los médicos y enfermeras estén bien capacitados sobre cómo ingresar y acceder a la información crítica del paciente.

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2. Inicie un proceso organizado y lógico para ingresar datos. Comience con tareas y proyectos de alta prioridad con plazos de prensado. Implementar un sistema a la vez para que sus operaciones no se conviertan en un punto muerto por la implementación lenta del sistema. Su objetivo general debe ser integrar el sistema informático de forma rápida y sin problemas.

Por ejemplo, si su empresa informatizará las declaraciones de nómina, priorizará esta tarea para garantizar cheques de nómina oportunos.

Considere la contratación de trabajadores temporales para la entrada de datos si hay una cantidad significativa de ella. Esto permite que sus empleados regulares continúen haciendo sus trabajos sin interrupción.

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3. Mantenga todos los documentos de copia dura. En el caso de que los errores se realicen en la entrada de datos o en el ahorro de datos en el nuevo sistema, puede perder todos sus datos. Para evitar esto, mantenga todos los documentos de copia dura, como facturas, registros de clientes, información de los empleados y otros documentos que contengan detalles importantes.

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4. Invertir en un sistema de copia de seguridad.Consulte con un especialista en computadora para elegir el mejor sistema de copia de seguridad para las necesidades de su negocio. Si su negocio es pequeño, puede elegir hacer una copia de seguridad manual de sus datos a un dispositivo de almacenamiento portátil de forma regular. Para empresas más grandes, las opciones incluyen la automatización del procedimiento de copia de seguridad a través de proveedores de almacenamiento de archivos en línea y servidor de respaldo.

Idealmente, las copias de seguridad deben mantenerse fuera del sitio, ya sea físicamente o en línea en el almacenamiento en la nube.