Cómo calcular la nómina: 10 pasos (con imágenes)

Es responsabilidad del empleador calcular con precisión la nómina por sus empleados. Los errores pueden resultar en que los empleados tengan demasiado o muy poco de su pago retenido por impuestos, seguridad social, medicamentos y otras deducciones, lo que causa un inconveniente para ellos en el tiempo de impuestos. Los errores erróneos también pueden dar lugar a la compañía que viene en revisión y posiblemente enfrenta sanciones por parte de las agencias gubernamentales, como el servicio de ingresos internos.

Pasos

Parte 1 de 2:

Rellenando los formularios

1. Haga que los empleados completen los formularios de retención de empleados federales y estatales. Al iniciar un nuevo trabajo, todos los empleados deben completar un certificado de asignación de retención de empleados federales, también conocido como un formulario W-4. El nombre y la estructura del formulario estatal variarán de estado a otro.

La información proporcionada en los certificados de asignación de retención de empleados le permite a una compañía saber cuánto impuesto a la renta federal y estatal para retener de la paga de cada empleado en función del estado de presentación y el número de exenciones que él o ella afirma. Tenga en cuenta que cuantas más exenciones reclamaron, menos que el empleado ha retenido de su cheque de pago. Sin embargo, ese empleado podría adeudar dinero cuando llegue el momento de pagar impuestos.
Tenga en cuenta que podría estar haciendo negocios en un estado sin impuesto sobre la renta estatal, en cuyo caso no hay forma para la retención estatal. Dado que el estado no está pidiendo a las personas que paguen impuestos, no hay razón para que sus empleados necesiten completar un formulario de retención.

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2. Verifique que los formularios estén firmados. Recuerde, los documentos federales y estatales no son válidos si no están firmados.

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3. Doble revisar las matemáticas en los formularios. Aunque las matemáticas en esas formas pueden ser muy fáciles (es típicamente tan simple como agregar algunos 1), es mejor volver a verificarlo solo para asegurarse de que el empleado agregue los números correctamente.

Parte 2 de 2:

Calculando el pago neto

1. Determinar el pago bruto del empleado. Antes de que pueda comenzar a calcular la nómina, debe saber cuál es el ingreso bruto del empleado. Esto se determina multiplicando el número de horas trabajadas en un período de pago por la tarifa por hora. Por ejemplo, si un empleado trabaja 40 horas en un período de pago y gana $ 15 por hora, se multiplicaría 40 veces $ 15 para obtener un pago bruto de $ 600.

No se olvide en tener en cuenta las horas extraordinarias, las comisiones o los bonos otorgados durante el período de pago.
Los períodos de pago pueden ser semanales, semanales o mensuales. Si el período está bondado por semana, por ejemplo, un empleado de tiempo completo debería funcionar alrededor de 80 horas.
Un empleado con un salario fijo ganará la misma cantidad sin importar cuántas horas funcionen.

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2. Obtenga tablas de impuestos federales y estatales. Las tablas de impuestos sobre la renta federal descomponen la cantidad de impuesto a la renta federal, una OWES individuales basada en la paga, las exenciones y el estado de presentación. El servicio de ingresos internos publica las tablas de impuestos actuales en línea. Puede encontrar tablas de impuestos sobre la renta estatal en línea visitando el sitio web de la Oficina del Contralor de Estado.

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3. Aplicar los impuestos federales y estatales de la renta. Usará las tablas de impuestos que ha recuperado para aplicar la cantidad correcta de impuesto federal y de renta estatal para retener.

Para los impuestos federales, buscará la cantidad de retención basada en el pago bruto del empleado, el estado de presentación y el número de exenciones reclamadas. Luego, deducirá esa cantidad de la paga bruta.

Para los impuestos a los Estados, consulte el sitio web del Departamento de Ingresos de su estado para obtener instrucciones sobre la cantidad de retener.

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4. Aplicar tasas de impuestos de la Seguridad Social. Cálculo de la cantidad de impuesto a la Seguridad Social a PAGO es fácil, ya que es un porcentaje fijo de la paga bruta de un empleado. Los empleadores deben tener en cuenta que ellos también son responsables de pagar los impuestos a la Seguridad Social. La tasa de impuesto actual de la Seguridad Social es 6.2% para el empleado.

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5. Deducir los impuestos de Medicare. Al igual que el impuesto a la Seguridad Social, los impuestos de Medicare también son un porcentaje fijo de las ganancias de una persona. Además, los empleadores también son responsables de pagar los impuestos de Medicare. Los empleados actualmente están gravados en 1.45% para Medicare.

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6. Restar otras deducciones. Los empleados pueden tener contribuciones voluntarias o deducciones obligatorias que deben reducirse de su pago bruto.

Los ejemplos de contribuciones voluntarias incluyen las contribuciones 401 (k), los programas de compensación diferidos, la discapacidad a largo plazo y las cuentas de gastos flexibles.

Ejemplos de deducciones obligatorias incluyen manutención de niños y pensión alimenticia.

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7. Finalizar el pago neto. La cantidad restante después de que estas deducciones se restan serán pagas netas. Vuelve a través de sus cálculos y asegúrese de que no haya cometido ningún error.

Consejos

Compre software de nómina para reducir la posibilidad de error humano. Los programas de software de nómina también pueden aumentar la eficiencia con las características que incluyen la capacidad de imprimir informes y formularios de fin de año W-2.