Cómo delegar: 14 pasos (con fotos)

Ya sea que usted sea un ejecutivo corporativo, un gerente minorista o una estancia en casa para padres, poder delegar responsabilidades es una habilidad crítica para aprovechar al máximo su efectividad personal. Delegar, sin embargo, puede ser algo complicado: debe ser firme, pero confiando en la persona que está delegando sus responsabilidades para. Este artículo le ayudará a superar las ansiedades que pueda tener sobre delegar, luego guárdelo a través del proceso real de delegar trabajo de manera táctica y respetuosamente.

Pasos

Parte 1 de 2:

Meterse en la mentalidad correcta

Pon tu ego a un lado. Un gran bloque de carretera mental para la delegación es que "Si quieres algo hecho, entonces hazlo tú mismo." No eres la única persona en el mundo que puede hacerlo bien. Tú mayo Sea la única persona que pueda hacerlo bien en este mismo momento, pero si usted Tómate el tiempo para entrenar a alguien, Probablemente podrán hacerlo bien, también. Quién sabe: incluso podrían hacerlo más rápido o mejor que tú y esto es algo que necesitas no solo para aceptar, sino que invita.

Piensa lógicamente y de manera realista, ¿puedes hacer este trabajo por ti mismo?? ¿Tendrá que trabajar hasta la muerte para equilibrar este trabajo y sus responsabilidades normales?? Si es así, probablemente debería estar preparado para delegar algunos de sus trabajos. No se sienta avergonzado o incompetente porque necesita ayuda con algo, en realidad está siendo un más trabajador eficaz al obtener ayuda cuando lo necesite.

2. Deja de esperar a que las personas sean voluntarios. Si se le resiste a delegar trabajo, puede tener un caso menor de síndrome de mártir - Probablemente estés abrumado, y a menudo se pregunta por qué la gente nunca ofrece ayuda. Sé honesto contigo mismo, cuando lo hacen, ¿los rechazas, solo para ser educados?? ¿Te preguntas en silencio por qué no lo hicieron? insistir? ¿Sientes que, si tus posiciones se invirtieran, probablemente las ayudarías en un latido?? Si respondiste "sí," necesitas trabajar en tomando el control de tu situación. Obtener La ayuda que necesita, no espere a que llegue a usted, porque podría no.

Muchas personas son bastante ajenas a lo que otros están pasando, y no hay mucho que puedas hacer para cambiarlos. Suelte cualquier frustración que pueda tener sobre personas que no ofrecen una mano de ayuda, recuerde que, en última instancia, su trabajo comunique sus necesidades.

3. No veo las solicitudes de ayuda negativamente. Mucha gente se siente incómoda con pedir ayuda. Puedes sentirte culpable, como si estuvieras agitando a los demás, o vergonzoso, porque piensas (por alguna razón) que se supone que debes manejar todo por tu cuenta.

4. Aprende a confiar en los demás. Si tiene miedo de la delegación porque no cree que nadie pueda hacerlo como un trabajo que pueda, recuerde dos cosas: primero, que casi cualquier persona puede ser buena en algo con suficiente práctica, y segundo, que estés Probablemente no sea tan universalmente talentoso como crees que eres. Cuando deleges el trabajo, no solo estás liberando el tiempo para ti mismo, también le estás dando a tu ayudante la oportunidad de practicar una nueva habilidad o abordar un nuevo tipo de asignación. Sea paciente: con suficiente tiempo, su ayudante probablemente pueda hacer el trabajo delegado, así como usted podría tener. A menos que el trabajo que planee delegar es muy Importante, probablemente esté bien para que su ayudante aprendiera cómo hacerlo bien con el tiempo. Si el trabajo es Muy importante, piensa dos veces antes de la delegiéndolo!

Incluso si tú están Lo mejor en hacer el trabajo que planea delegar, darse cuenta de que el trabajo de delegación le permite hacer otras cosas con su tiempo. Si usted es la mejor persona de la oficina en la tarea relativamente monótona de montar discos duros, pero tiene una presentación importante que necesita para prepararse, es O.K. Para dar la tarea a un pasante. Es mucho mejor que usted dé prioridades difíciles y complejas de tareas, no se sienta mal por la delegación de tareas simples y repetitivas cuando tenga cosas más importantes que hacer.

Parte 2 de 2:

Delegando efectivamente

1. Rodar la pelota. El primer paso es el más difícil, pero es el más crucial. Tienes que bañarte y pedirle a alguien que te ayude (o, si eres el jefe, contar alguien para ayudarte.) No se sienta mal por esto, siempre y cuando sea educado, amable y amable, no está siendo grosero simplemente por preguntarle (o decir) a alguien que ayude. Intente ser amable y considerado al mismo tiempo que mantenga la gravedad de su solicitud.

Si no está seguro de cómo, específicamente, debe pedirle a alguien que haga algún trabajo para usted, intente mantener las cosas cortas y dulces. Di algo como, "Oye, ¿puedo hablar contigo por un minuto?? Me preguntaba si pudieras ayudarme a montar la gran pila de discos duros que acabamos de recibir. No puedo hacerlo porque estoy fuera de la oficina hoy. Me pueden ayudar?" No presione su ayudante, pero asegúrese de que él / él conozca su ayuda es necesario.

Pregunte y usted (probablemente) reciba. No tengas miedo de delegar porque puedes ser visto como grosero o imponente. Míralo de esta manera: ¿cómo te sientes cuando la gente te pide que hagas algo?? Estas herido y ofendido? O eres (generalmente) perfectamente dispuesto a ayudar? Probablemente este último!

2. No tomes negativas personalmente. A veces, la gente no podrá ayudarte, es triste, pero cierto. Esto puede ser por una variedad de razones, la más común es que la persona que le pides ya está muy ocupada con su propio trabajo. No tome esto también personalmente, solo porque alguien no puede (o no) hacer algo por usted en este momento no significa que te odie. Por lo general, solo significa que el S / él está ocupado o perezoso, nada más.

Si se le niega, considere sus opciones, por lo general, puede insistir cortésmente pero firmemente, pero realmente necesita que necesite a esta persona para ayudar (que funcionará especialmente bien, si usted es un jefe o alguien más con autoridad), puede intentar preguntarle a alguien otra cosa, o puedes hacer el trabajo usted mismo. Si realmente necesita ayuda, no tenga miedo de probar opciones una y / o dos!

3. Delegar el objetivo, no el procedimiento. Esta es la clave para no convertirse en una pesadilla de un microcerador. Establezca los estándares claros para qué tipo de resultados está buscando, y muestre a la persona cómo lo hace, pero dígales que pueden hacerlo de cualquier manera que deseen, siempre que se haga bien y se complete a tiempo.

Esto también es inteligente porque repara tu tiempo y tus nervios. Quiere estar usando el tiempo que ha liberado para hacer algo más importante, no preocuparse constantemente por cómo está progresando su ayudante.

4. Prepárate para entrenar a tu ayudante. Casi siempre debe reservar un poco de tiempo para enseñarle a su ayudante cómo hacer la tarea que le ha delegado a él o ella, incluso si es bastante simple. Recuerde que los procesos que parecen sencillos y simples para usted, podría no ser tan simple para alguien que nunca se trata de ellos antes. Prepárese no solo para caminar a su ayudante a través del trabajo que le ha delegado a él o ella, sino también a la paciencia las preguntas que probablemente tendrá.

Considere el tiempo que pasa capacitando a un ayudante para ser una inversión sabia a largo plazo. Al pasar un poco de tiempo enseñando a su ayudante a hacer una tarea correctamente, ahorra tiempo en el futuro que podría haber estado gastando de otro modo corrigiendo sus errores.

5. Asignar los recursos necesarios para completar la tarea.Es posible que tenga recursos disponibles que sean necesarios para completar la tarea, pero la persona que dada la tarea no pueda acceder a ellos.Las cosas como los datos protegidos por contraseña, el equipo especializado y ciertas herramientas pueden ser vitales para la finalización de esta tarea, así que asegúrese de que su ayudante tenga lo que necesita para tener éxito.

6. Entiende que tu ayudante solo puede hacer una cosa a la vez. Cuando tu ayudante te está ayudando, él / él no está haciendo sus responsabilidades normales. No olvides eso, como tú, tu ayudante probablemente tiene un horario apretado.Pregúntate a ti mismo, ¿qué trabajo tendrá? ellos Ponga a un lado o delegado para completar su tarea? Asegúrese de saber la respuesta a esta pregunta cuando delege una tarea a alguien.

Se paciente. La persona a quien delegas voluntad cometer errores mientras está aprendiendo cómo hacer una nueva tarea. Es parte del proceso de aprendizaje. Plan para ello. No delegue una tarea asumiendo que la persona lo ejecutará perfectamente hasta que tengan un historial probado. Si un proyecto no sale de la forma en que lo quería, porque su pareja no pudo hacer una tarea completamente nueva que le adelantó a él o ella perfectamente, Es tu culpa, no su o ella. Ser un recurso para su ayudante y el trabajo delegado puede ser una experiencia de aprendizaje para él o ella, en lugar de algo para temer.

Cuando entrenas a alguien para hacer algo, estás haciendo una inversión. Al principio, te ralentizará, pero a largo plazo, aumentará la productividad a pasos y atados, ya que se le acercará a todo el asunto con una actitud positiva y realista.

Estar preparado para dificultades probables. Implementar planes de copia de seguridad y estar listo para saltar si las cosas van mal. Sepa lo que sucederá si se pierde un punto de referencia o una fecha límite. Los obstáculos y los desafíos inesperados aparecen todo el tiempo, ya sea que esté en el trabajo o en casa, incluso la tecnología falla a veces. Deje que su delegado confíe en el hecho de que, si surge algo, lo entenderá y lo ayudará a encontrarse con ese plazo, no solo los tójalos debajo del autobús en el primer zoquete de problemas.

Hacer esto también es inteligente en un sentido egoísta, si su delegado teme que se le atribuirá, se gastará mucho más tiempo para cubrir su propia parte trasera que en completar realmente la tarea.

9. Reconoce a tu ayudante cuando cuenta. La delegación de tareas a otra persona es necesaria si tiene que asumir más y más responsabilidad. Sin embargo, es contraproducente cuando delega una tarea, deja que su ayudante trabaje con fuerza en él, y luego tome todo el crédito por sí mismo. Reconocer y alabar los esfuerzos de los demás en su nombre.

Asegúrese de que siempre que esté complementado por un trabajo en el que recibió ayuda, menciona su auxiliar por su nombre.

10. Decir "Gracias."Cuando alguien hace algo por usted, es importante agradecerle la agradecimiento, reconozca la importancia de su ayuda y deje que el ayudante sepa que es apreciado. De lo contrario, parecerás ingrato, incluso si no estás. Recuerda que la gente no puede leer tu mente. Es más probable que las personas ofrezcan ayudar de nuevo si se sienten apreciados.

Ser amable. Un sencillo acuse de recibo como, "No podría haberlo hecho sin ti!" puede ir un largo camino. Si el trabajo que esta persona hizo por usted fue sustancial, es posible que incluso quiera comprarle una comida, una bebida, una tarjeta de agradecimiento o un pequeño presente.