Cómo crear una base de datos de clientes: 8 pasos (con imágenes)

Una base de datos de clientes puede eliminar una gran cantidad de papeles para una empresa, proporcionando un único repositorio para la valiosa información de los clientes que pueden ser utilizados por los equipos de ventas, el personal de atención al cliente e incluso el equipo contable. Si bien es posible comprar productos de software que proporcionen formatos básicos para este tipo de base de datos, se pueden crear bases de datos personalizadas manteniendo en mente algunos conceptos básicos sobre el formulario y la función.

Pasos

1. Compre software de creación de bases de datos. Elija un producto que sea compatible con el procesamiento de textos y otras herramientas de software utilizadas en el negocio. Esto facilitará importar o exportar datos de otras fuentes, lo que hace posible evitar ingresar una gran cantidad de datos en la base de datos recién creada.

Imagen titulada Crear una base de datos de clientes Paso 2

2. Determine el tipo de información que se alojará en la base de datos de clientes. La mayoría de los diseños incluirán información como el nombre de la empresa, la dirección postal, la dirección física, el nombre de contacto, los números de teléfono y fax y las direcciones de correo electrónico. Datos adicionales, como la información sobre los términos, precios de los precios, precios y notas sobre las tareas pendientes asociadas con cada cliente, a menudo se incluyen en los datos capturados y mantenidos en este tipo de recurso electrónico.

Imagen titulada Crear una base de datos de clientes Paso 3

3. Considere los usos posibles para la base de datos. Junto con proporcionar un recurso centralizado para recuperar datos importantes, pensar en términos de qué tipos de informes se podría crear utilizando los datos, o si la base de datos está diseñada para su uso como un recurso para generar etiquetas de correo, listas de correo electrónico o incluso listas para usar En transmisión de fax. Mantener esto en mente ayudará a determinar cómo nombrar cada uno de los campos que albergarán los datos y facilitarán el proceso de creación de formatos de informe que se saquen de esos campos.

Imagen titulada Crear una base de datos de clientes Paso 4

4. Organizar los campos de datos. Cree una plantilla simple que siga una secuencia lógica cuando se trata de ingresar nombres, direcciones y otra información de contacto. Hacerlo, hace que sea más fácil moverse desde 1 campo a la siguiente con un mínimo de interrupción y complete la entrada de un nuevo registro del cliente dentro de un período de tiempo razonable.

Imagen titulada Crear una base de datos de clientes Paso 5

5. Establecer autorizaciones en cada uno de los campos. Esto incluye identificar qué campos se incluirán en los formatos de informe, así como los que pueden servir como la base para clasificar o buscar las entradas de la base de datos. Asignar las autorizaciones correctas a cada campo acelerará la recuperación de los datos correctos cuando se necesita y como sea necesario.

Imagen titulada Crear una base de datos de clientes Paso 6

6. Preparar formatos de informe. Algunos formatos básicos que se pueden usar con frecuencia a menudo serán suficientes, aunque a los usuarios clave se les puede otorgar la capacidad de crear informes personalizados que incluyan campos relevantes para la posición del trabajo del usuario y el nivel de acceso a los datos del cliente.

Imagen titulada Crear una base de datos de clientes Paso 7

7. Establecer credenciales de inicio de sesión y derechos de acceso. Una base de datos de clientes viable incluye la capacidad de crear credenciales de inicio de sesión que permiten que solo los empleados autorizados accedan a la información. Ir más allá, asignar diferentes niveles de derechos se asegura de que cada usuario pueda ver, cambiar e ingresar datos relevantes a sus responsabilidades laborales, pero no puede ver otra información que sea de uso a otro personal.

Imagen titulada Crear una base de datos de clientes Paso 8

8. Revise y pruebe la base de datos de clientes antes de su lanzamiento. Intente usar la versión beta con un pequeño grupo de empleados para asegurarse de que cada una de las funciones funciona según lo previsto. Use los hallazgos de este grupo de pruebas para planchar cualquier problema con el rendimiento, el formato y la facilidad de uso. Una vez que se abordan y resuelven todos los problemas, la versión final se puede implementar a toda la compañía.

Consejos

Intente diseñar la base de datos para que haya espacio para agregar más campos o características, ya que las necesidades de la compañía cambian. Esto permitirá continuar utilizando el producto durante varios años sin tener que reemplazarlo con un producto más robusto.

No es inusual que una nueva base de datos de clientes tome un período prolongado de tiempo para desarrollar. Incluso cuando se utiliza un software que permite una fácil ejecución de una serie de tareas, puede tardar semanas para encontrar el formato ideal.