4 maneras de realizar reuniones efectivas

Si es la primera vez que ejecuta una reunión, felicidades! Tienes una gran oportunidad para colaborar con diversos miembros del equipo, organizar información disponible y abordar los objetivos. Al mismo tiempo, liderar un grupo puede ser intimidante. No se preocupe, hemos recopilado un gran consejo que puede usar para realizar una reunión efectiva y eficiente que tendrá a sus compañeros de trabajo cantando sus alabanzas.

Pasos

Método 1 de 4:

Corriendo reuniones virtuales

1. Proporcionar copias en avances de informes que pasarás por. Un informe completo, o al menos un resumen, garantiza que todos vienen a la reunión en la misma página. De esa manera, no tiene que perder el tiempo con los participantes, simplemente informando la información que podría leerse fácilmente de antemano.

Si otros miembros del equipo están a cargo de diferentes departamentos o áreas, pídales que lo envíen sus informes por adelantado para que pueda enviar los resúmenes a todos los asistentes a la reunión.
Si está discutiendo múltiples artículos, es posible que también desee designar a alguien que esté a cargo de la agenda. Pueden mantener el tiempo durante los períodos de discusión para que la reunión se quede en la pista.

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2. Enviar información de inicio de sesión al menos un día antes de la reunión. En su correo electrónico de invitación, permita que los participantes sepan qué software usará (como el zoom, Skype o Google se cumpla) y cualquier nombre de usuario, contraseñas o números de llamada que necesitarán. Enviar esta información temprano le da a todos los participantes la oportunidad de descargar cualquier software que pueda necesitar y probar sus credenciales para asegurarse de que todo funcione antes de la reunión.

Si está utilizando un nuevo software, es posible que también desee enviar un segundo correo electrónico que le informen a los participantes a los que pueden ponerse en contacto si tienen algún problema con la descarga o la instalación.

Asegúrate de probar su propia configuración de tecnología con anticipación también. Asegúrese de poder acceder a su escritorio o cualquier diapositiva que haya creado para la reunión dentro del software de la reunión.

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3. Esquema de pautas de participación básica para todos los participantes. Su reunión será más efectiva si todos entiendan ir a hacer preguntas o con problemas tecnológicos. Aquí hay algunas pautas que podría establecer:

Escriba preguntas en los cuadros de chat para que usted se dirija

Use computadoras portátiles o computadoras de escritorio en lugar de dispositivos móviles

Evite las actividades de distracción, como comer o mensajes de texto

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 4

4. Alojar la reunión desde un área de oficina clara con una buena conexión Wi-Fi. El área detrás de usted que otros participantes pueden ver establecen el tono para la reunión. Asegúrate de que la iluminación sea buena y no hay nada sucediendo en el fondo que podría quitarte de su presentación.

Si está realizando la reunión desde su casa, elija una habitación tranquila con una puerta para que no tenga que preocuparse por las interrupciones.

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5. Participa a todos con un rotor de hielo antes de comenzar a entrar en la agenda. Las reuniones virtuales a menudo carecen de interacción personal. En una reunión en persona, los participantes probablemente hablarían entre ellos antes de que la reunión comenzara oficialmente. Puedes simular esto pidiéndole a las personas que se turnen para presentarse a sí mismos o contarnos lo que hicieron durante el fin de semana.

Mantenga la luz del interruptor de hielo, evite cualquier cosa que pueda hacer que alguien se sienta como si estuvieran siendo puestos en el lugar.

Reconocer a cada participante por su nombre y agradecerles por asistir. También puede hacer preguntas de seguimiento según algo que han dicho durante el rotor de hielo.

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6. Los participantes silenciosos para eliminar las distracciones. Sus participantes no siempre pueden controlar completamente lo que está pasando en el fondo, especialmente si están en casa. Silenciar sus micrófonos para evitar la posibilidad de una interrupción de audio. Pueden encender su audio si los reconoce para hablar.

Si su software tiene una función de aumento de la mano, uselo! Eso hace que sea más fácil atrapar una pregunta o comentario. Las características de chat también permiten a los participantes obtener una palabra sin interrumpir el flujo de la reunión.

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 7

7. Deje que cada participante tenga el piso durante 2-3 minutos. Es fácil pasar por alto en una reunión virtual. Tiempo de trabajo al final de la reunión, por lo que cada participante tenga la oportunidad de hacer cualquier pregunta, hacer sugerencias o comentar en cualquier otra cosa.

Si más fuerte, los participantes más extrovertidos han estado dominando la reunión, haga preguntas directamente a algunos de los participantes más tranquilos para obtener su opinión.

Mire directamente a la cámara como un sustituto del contacto visual para mostrar a todos los participantes que está activamente comprometido y escuchando lo que están diciendo.

Método 2 de 4:

Realizando una reunión

1. Estar preparado. Tener una copia de la agenda a mano y resalte los puntos clave que desea enfatizar. Si tiene una presentación visual preparada, asegúrese de tener toda la configuración de la tecnología que necesita en la ubicación de la reunión y que todo funciona correctamente.

Si está dando una presentación, es una buena idea ensayar algunas veces antes de la reunión para asegurarse de que todo funcione bien y tiene todas sus señales para las ayudas visuales.

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 9

2. TOMAR ROLLO Y REVISE LA AGENDA. Comience la reunión al pasar por la habitación y hacer que todos se presenten y expliquen su papel. Esto es útil si hay personas en la reunión que no se conocen y también garantizan que tenga un nombre para que coincida con cada cara. Luego, explique brevemente lo que la reunión se centrará en.

En este punto, es posible que desee tomar preguntas solo para asegurarse de que todos estén en la misma página sobre lo que la reunión cubrirá. Por ejemplo, si alguien estaba bajo la impresión de que esta reunión cubriría las ventas de un nuevo producto, pero eso no está en su agenda, podría eliminar eso para ellos.

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 10

3. Establecer un plan de acción para cumplir cada objetivo. Su plan de acción establece cómo se manejará un artículo de la agenda en particular. Incluya detalles específicos, con los nombres de todos los involucrados y los plazos que aseguran que el equipo pueda cumplir sus objetivos.

Asegúrese de que cada objetivo tenga una "persona de punto" que conecta a las personas que necesitan involucrarse y asegurarse de que los recursos necesarios estén disponibles.

Asignar informes de progreso para que la persona del punto pueda permanecer en la parte superior del objetivo y asegúrese de que todo va de acuerdo con el plan.

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4. Límite de la discusión a cada artículo de la agenda. A medida que termine un artículo en su agenda, resume brevemente el resultado o los pasos que deben tomarse, luego solicite preguntas. Mantenga las preguntas y respuestas breves y sobre el tema.

Si alguien hace una pregunta que se desvía del tema, puede volver a guiarlos cortésmente. Por ejemplo, podrías decir "Mientras que las ventas de barras de caramelo son importantes, en este momento estamos abordando las trufas. Si pudieras ocupar tu pregunta, lo llevaremos cuando discutamos las barras de caramelo."

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 12

5. Programar la próxima reunión. Programar la próxima reunión, mientras que todos les da la oportunidad de responder inmediatamente con cualquier conflicto de programación. También obtiene su reunión en el calendario lo antes posible para que no esté luchando más tarde. Esto es especialmente importante si el espacio para reuniones es limitado.

Deje que los participantes sepan que si hay algo, quiere discutir en la próxima reunión, deben enviarle un correo electrónico al respecto. Establezca una fecha límite para agregar artículos de la Agenda a la próxima reunión para que tenga tiempo para prepararse para ello.

Método 3 de 4:

Preparando para una reunión

1. Decide quién va a ser el presidente. Normalmente, un gerente u otro líder presidiría la reunión. Sin embargo, si la reunión se ocupa de un proyecto especial u otro problema, podría ser apropiado dejar que otro miembro del equipo tome las riendas.

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2. Alinear altavoces para presentar objetivos individuales. Si alguien más ha estado organizando personas y recursos para lograr un objetivo, son la que puede describir el proceso y los resultados de manera más efectiva. Sus participantes valorarán la audiencia de esta información directamente de ellos, en lugar de que simplemente le lese de su informe.

Si consigue que otras personas involucradas y las tengan actualizaciones durante la reunión, no tendrá que ser la cabeza que habla en la parte delantera de la habitación todo el tiempo.

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 15

3. Listas de coordenadas para acomodar a los participantes de la reunión. Averigüe quién necesita estar en la reunión y tener un sentido de su disponibilidad. Flotan 2 o 3 opciones para los tiempos de reunión, luego elige el que la mayoría de las personas pueden asistir. Tomemos en cuenta el tema de la reunión al ver los tiempos potenciales.

Por ejemplo, si necesita llamar a una reunión para discutir un problema desafiante, potencialmente acalorado, la tarde en un viernes podría no ser el mejor momento, incluso si todos están disponibles, entonces.

Si algunas personas no pueden estar allí, asegúrese de que al menos los jugadores clave para los proyectos discutidos estarán disponibles. Asigne a alguien para tomar notas y distribuirlas con prontitud a cualquiera que no pueda asistir.

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 16

4. Preguntar por sugerencias para la reunión agenda. Su agenda incluye una lista de temas, los nombres de las personas que presentarán, y la cantidad de tiempo que va a gastar en cada tema. Obtener sugerencias de los participantes de la reunión le ayuda a asegurarse de que todo lo importante esté cubierto.

Dispara un correo electrónico a los posibles participantes preguntando si hay algo de lo que les gustaría hablar. Establezca una fecha límite durante un par de días antes de la reunión para que tenga tiempo para preparar.

Ponga todas las solicitudes de su agenda en una hoja de cálculo con columnas de tema, altavoz y tiempo necesario. Si tiene demasiadas solicitudes para el tiempo permitido, priorice los artículos. Si algo podría simplemente manejarse como un correo electrónico, comuníquese con la persona que hizo la solicitud y hágales saber.

En general, tienen más tiempo asignado para la reunión de lo que ha programado en la agenda. Siempre puede suspender la reunión con anticipación, pero dejar tiempo extra asegurarse de que pueda responder preguntas o permitir una discusión.

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 17

5. Establecer reglas de la reunión. Si bien no necesariamente necesita reglas formales (piense "Reglas de orden de Robert"), es una buena idea tener algún protocolo básico para que la reunión se ejecute sin problemas y todos tengan la oportunidad de compartir sus ideas. Permita que los participantes sepan que el propósito de sus reglas es simplemente para garantizar que la reunión se ejecute de la manera más eficiente posible.

También puedes ponerlos al principio de la reunión. Por ejemplo, usted podría decir: "En aras de tiempo, mantenga presionadas preguntas y comentarios hasta que cada altavoz haya presentado. Si no llegamos a su comentario durante el tiempo de discusión asignado, envíeme un correo electrónico más tarde y podemos hablar."

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 18

6. Tiempo presupuestario para cada artículo en la agenda. Enumere el tiempo total de tiempo para cada artículo, luego divida ese tiempo para mostrar el tiempo para la presentación y el tiempo para la discusión después de la presentación. Esto le da a los participantes una comprensión de cuándo pueden contribuir.

En general, planifique al menos 10 minutos de tiempos de discusión para cada artículo en su agenda. Es posible que no necesite mucho tiempo para cada artículo, pero algunos artículos pueden necesitar más.

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 19

7. Circule la agenda el día antes de la reunión. Esto asegura que todos los participantes tengan una copia y sepa qué esperar. Esto también les da la oportunidad de acercarse a usted si hay alguna información incorrecta.

Si esta es una reunión nueva o infrecuente, es posible que también envíe un recordatorio una o dos horas antes de la reunión.

Método 4 de 4:

Ser un presidente efectivo

1. Control de comunicación en la reunión. Asumir la responsabilidad de reenviar las discusiones y mantener a todos en la tarea. Si tiene otros oradores, puede delegarles la responsabilidad de los liderazgo de la discusión, pero asegúrese de que aún esté participando.

Por ejemplo, puede hacer una pregunta que nadie ha preguntado, pero que cree que es importante o fue un punto que el orador pasó por alto en su presentación.

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 21

2. Resaltar el progreso y discutir la falta de progreso. En las reuniones que abordan una serie de objetivos en curso, comienzan mencionando dónde estabas en la última reunión, luego entrar en donde estás ahora. Si ha habido poco o ningún progreso desde la última reunión, averigüe lo que sucedió y cómo se puede solucionar el problema.

Identifique a las personas responsables de cada objetivo y llamen a ellos para que vean si tienen algo que agregar antes de pasar a la fase de discusión.

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 22

3. RefoCUS Discusión que ha vagado por el punto. Hay momentos en que el entusiasmo o la frustración pueden empujar las discusiones del curso. Preste atención para que pueda traer discusiones fuera del tema en línea con los objetivos de la Agenda.

Por ejemplo, puede enmarcar la reunión como "Misión de recolección de datos." Esto implica que todos deben escucharse para que pueda acumular la mayor cantidad de información posible y puede evitar que algunos participantes puedan monopolizar la conversación.

Si alguien comienza a divagar y salir del tema, podría decir "Ese es un buen punto y me alegro de que lo hayas traído. Pasa por mi oficina para que podamos hablar de eso más tarde, está bien?"

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 23

4. Intentar "ciberstorming" compartir ideas. Cyberstorming utiliza la estructura electrónica de chat o foro para una lluvia de ideas durante las reuniones más informales. Debido a que todos tienen la oportunidad de participar y todos los ingresos pueden ser vistos por todos, las personas son menos competitivas acerca de ser escuchado.

Dado que las personas pueden tener ideas a ellos en diferentes momentos, esto también permite que la lluvia de ideas sobre un tema continúe mientras la reunión se traslada a otras cosas.

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 24

5. Mantener la línea de tiempo de la agenda asentualmente. Si bien no quiere ser grosero, si la discusión se desborda y aún tiene artículos para abordar, permita que los participantes sepan que necesita para recuperar la reunión en la pista. Se pueden guardar puntos importantes para otra reunión o un correo electrónico.

Siempre pregunte si hay alguna pregunta antes de avanzar a un nuevo elemento de la Agenda. Asegúrate de que todos estén a bordo y listos para continuar antes de dejar el último artículo detrás.

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 25

6. Resaltar puntos importantes. Enfatice los objetivos clave de la reunión. Si también estás discutiendo puntos menores, explica cómo vinculan a las cosas más importantes.

Ayudar a los miembros de la reunión a comprender el alcance del proyecto y cómo cada parte individual es una pieza importante en un todo mucho más importante.

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 26

7. Ayudar con la toma de nota si es necesario. Típicamente, tendrás una persona específica tomando notas. Pero en algunas situaciones, es posible que tenga que intervenir y ayudar si se vuelven abrumados.

Por ejemplo, si tiene diapositivas y su tomador de notas está luchando para bajarlos a medida que avanza, puede informarles que pueden tener una copia de las diapositivas para agregar sus notas.

Imagen titulada Realización de reuniones efectivas Paso 27

8. Ofrecer un resumen integral al final de las reuniones. Enrolle su reunión con una oración o dos para cada artículo en la agenda. Describa qué decisiones se hicieron y qué pasos de seguimiento se completarán.

Por ejemplo, podrías decir "Con respecto a las ventas de las barras de caramelo, hemos determinado que se necesitan nuevos cuadros de visualización. Sally Sunshine se encarga de diseñar esas nuevas cajas y tendrá sus diseños para Harvey para el miércoles."

Imagen titulada Conducta Reuniones efectivas Paso 28

9. Tener reuniones individuales para hacer un seguimiento. Si un participante estaba tratando de monopolizar tu reunión, hable con ellos más tarde lo que sucedió. En lugar de acusar a la persona, centrarse en sus acciones y lo que viste. Dales una oportunidad para explicar lo que pasó.

Estas conversaciones pueden ayudarlo a encontrar mejores maneras de evitar que las personas monopolizen las reuniones en el futuro. Como mínimo, la persona sabe que su comportamiento en la reunión no fue aceptable y no será tolerado en el futuro.