Cómo facilitar una reunión: 15 pasos (con imágenes)

Un facilitador de reuniones es responsable de liderar una reunión. En esencia, el propósito del facilitador es garantizar que la reunión se ejecute sin problemas de la organización, para comenzar, terminar. Una reunión bien facilitada debe asegurarse de que todos los objetivos de la reunión se cumplan por su conclusión. Por lo tanto, un buen facilitador se asegurará de que todos los asistentes comprendan el propósito de la reunión, asegúrese de que todas las necesidades de los asistentes se cumplan, asegúrese de que la reunión fluya suavemente y asegure la participación plena.

Pasos

Parte 1 de 3:

Colocando las bases para una reunión exitosa

1. La preparación es clave, así que comience con una agenda. Si bien un facilitador debe mezclarse con las reuniones y hacer que su trabajo se vea fácil, es crucial que se preparen ampliamente para reuniones. Empezar a escribir un Agenda. Una buena agenda incluirá puntos clave sobre la reunión, así como también brindarle un detalle adecuado a los asistentes a Sothat, saber dónde estar y qué esperar.

Tenga en cuenta las horas de inicio y finalización de las sesiones, así como los límites de tiempo realistas para cada sesión, para garantizar que la reunión se ejecutará a tiempo.
Selecciona temas que afectan a todos los que asisten a la reunión. Trate de obtener información de los que asisten a la reunión sobre los temas que garantizan la discusión.
Intente plantear los temas como preguntas que necesitan responder para estimular el diálogo en la reunión.
NOTA cuál es el propósito de la discusión. ¿Es para obtener información, resolver un problema, o tomar una decisión??
Especifique cómo los asistentes deben prepararse para la reunión.

Imagen titulada Facilita una reunión Paso 2

2. Planificar la lista de invitacion. Esto requiere un balance delicado. Si hay muy pocas o demasiadas personas que asisten, corre el riesgo de una reunión improductiva. Querrás invitar a personas solo que lo ayudarán a alcanzar el objetivo de la reunión. Pregúntate a ti mismo lo siguiente.

¿Quiénes son los tomadores de decisiones clave sobre el tema??

¿Quién está más conocedor de la información que se está discutiendo??

¿Quién tiene un interés creado en los temas??

¿Quién tendrá que implementar cualquier decisión que se haga??

Algunos expertos sugieren que 8 personas sean invitadas a reuniones donde se debe tomar una decisión. Por el contrario, sugieren a 18 personas cuando el propósito de la reunión es hacer una lluvia de ideas.

Imagen titulada Facilita una reunión Paso 3

3. Enviar las invitaciones por correo electrónico. Enviar un correo electrónico es la forma más fácil de invitar a sus asistentes. Su correo electrónico debe proporcionar una breve introducción a la reunión. También debe incluir la fecha, la hora y posiblemente una fecha límite de RSVP. La agenda debe ser adjunta al correo electrónico.

Requerir un RSVP es opcional, pero le permitirá preparar una cantidad adecuada de materiales para todos los participantes.

Imagen titulada Facilita una reunión Paso 4

4. Empieza a pensar en lo que hace un buen facilitador. Al reflexionar sobre lo que hace un facilitador durante una reunión, estará en una buena posición para saber qué se espera de usted cuando sea su turno de realizar el trabajo. Un buen facilitador tendrá una serie de rasgos que lo ayuden a administrar tiempo, personas y opiniones diferentes. Es mejor desarrollar estos rasgos temprano.

Valor a las personas y sus ideas. Un buen facilitador transmitirá sus propios cumplidos después de que un asistente haya presentado una idea. Di algo como "Gracias Samantha, esos son puntos muy útiles que nos ayudan a pensar en el tema de una manera diferente." Al hacer esto, se asegurará de que cada persona y idea sean escuchadas y también que otros confían en hablar.

Estar en tus dedos. Tendrá que responder a una serie de situaciones diferentes durante las reuniones. Necesitas pensar y responder rápidamente a estas situaciones diferentes. Por ejemplo, si alguien proporciona un consejo significativo, sea rápido para alabarlos, luego busque de inmediato a otro asistente que busca construir en esa línea de pensamiento. Si alguien plantea un mal punto, sin embargo, haga lo mejor para resaltar el bien en el comentario y la búsqueda de otro asistente que se basará en lo que pensó fue bueno.

Hablar bien. Es importante que todos en la sala te entiendan. Querrá hablar a un volumen razonable para que todos puedan escuchar. Articulate claramente y no murmuran ni murmuran. Tenga cuidado de usar la jerga solo si todos en la reunión están familiarizados con la terminología.

Parte 2 de 3:

Configuración del escenario para la reunión

1. Planea la ubicación y arregla los muebles. Tendrá que considerar si la reunión va a ser cara a cara, una reunión virtual a través de pantallas, o una combinación de los dos. Dependiendo del formato de la reunión, deberá asegurarse de que todos los muebles y hardware estén en su lugar, incluidas sillas, tablas y pantallas de proyector. Hay varias formas posibles de configurar muebles para una reunión.

Una configuración de mesa redonda ayudará a las reuniones orientadas a la discusión.
Un entorno con sillas en filas es bueno para establecer un altavoz como el enfoque principal. Esta configuración funciona bien cuando el propósito principal es transmitir información en lugar de buscar discusión.
Una configuración de teatro cuenta con una mesa en la parte delantera de la habitación y permite que un panel de altavoces se siente frente. Los asistentes se sentarán en filas frente a los oradores del panel como en un formato de conferencia.
Una configuración de aula tiene mesas frente a las filas de sillas para permitir que los asistentes tomen notas mientras el orador sigue siendo el foco de la reunión.
Utilice la configuración en forma de U para reuniones donde desea que los participantes se vean entre sí e interactúen cuando sea necesario.
Configure las sillas en un círculo con usted en el centro para reuniones destinadas a abrir y participar.

Imagen titulada Facilitar una reunión Paso 6

2. Proporcionar suministros para aquellos que asisten a la reunión. Un facilitador totalmente preparado proporcionará a los asistentes con bolígrafos, notas, libros de libros, folletos y otras herramientas necesarias para la reunión. Considere también si necesitará proporcionar cualquier información de inicio de sesión con anticipación para reuniones virtuales. Debe haber una tabla configurada para permitir que las personas y los presentadores tomen notas para que todos lo vean, quizás un rotafolio o tabla blanca. Esto mantiene la reunión que fluye más suavemente, lo que permite que los participantes tengan sus preguntas que respondan en tiempos específicos durante la reunión.

Dependiendo de la duración de la reunión, piense en proporcionar a sus participantes bebidas (café), bocadillos, agua y / o dulces.

Imagen titulada Facilitar una reunión Paso 7

3. Envíe un recordatorio de correo electrónico sobre la reunión a medida que se acerca. La gente está ocupada, y sin recordatorios, es posible que se olvide de una próxima reunión. Trate de enviar recordatorios a aquellos que asistirán a dos días antes de que la reunión esté programada para tener lugar.

Si le pidió a los invitados a RSVP, puede enviar un recordatorio de que necesitan RSVP antes de la fecha límite.

En su correo electrónico de recordatorio asegúrese de preguntar si alguien ha cambiado planes.

Parte 3 de 3:

Conociendo su papel facilitando la reunión

1. Llegar a la reunión temprano. Como facilitador, deberías estar allí para saludar a todos los que llegan a la reunión. Ya sea sacudiendo la mano mientras entran en la habitación o los saludan mientras inician sesión en la conferencia tele. Esto creará un ambiente cálido en la reunión, mientras que también mostrará que usted es serio y listo para discutir.

La imagen titulada facilita una reunión Paso 9

2. Comience la reunión a tiempo y haga que los objetivos sean claros. Si bien todos en la reunión habrán recibido la agenda, al volver a introducir los objetivos, todos los asistentes comenzarán en la misma página. También ayudará a establecer el tono para la reunión y poner a las personas en la pista correcta inmediatamente.

También puede hacer que los anuncios de limpieza al inicio de la reunión, incluida la información sobre los tiempos de descanso, las salidas de incendios y las ubicaciones de baño.

También puede pensar en establecer reglas para la interacción dependiendo de quién asiste a la reunión. Las reglas podrían incluir mostrar uno a otro respeto mutuo, permanecer en tema, atacar el problema en lugar de a la persona, acercando el cierre a la discusión y no interrumpiendo a los demás.

Imagen titulada Facilitar una reunión Paso 10

3. Guía la reunión haciendo que todos los asistentes hablen. Todos tienen un método diferente para guiar una reunión y mantener a los oradores sobre el tema. Un método vital es asegurarse de que la conversación y la discusión no están dominadas por una o dos personas. Asegúrese de que esté buscando a cualquier persona que pueda querer hacer un punto y darles la oportunidad de hablar les preguntando sus pensamientos.

Diga que un colega llamado Samantha parece interesado, pero aún no ha contribuido. Puedes intentar decir: "Samantha, ¿cómo afecta el problema a la mano a su departamento y usted específicamente??"

Imagen titulada Facilitar una reunión Paso 11

4. Apégate al tema. El trabajo del facilitador es mantener a todos los asistentes o oradores sobre el tema. Permitir que las tangentes fuera del objetivo se desactiven su horario y pueden significar que la reunión no alcanzará su resultado previsto. Si siente la discusión, se desplaza del tema, redirige la conversación haciendo preguntas que se relacionan directamente con el tema.

Si el diálogo ha comenzado a derivar, podría decir: "Pero, ¿cómo afecta esto al tema que estamos discutiendo hoy??" O, "Estos son todos puntos muy interesantes. Debemos discutirlos en una fecha posterior, pero, por ahora, concentrémonos en el tema en cuestión."

También puede querer marcar las ideas que se mencionaron y lo abordaron en una reunión posterior u otra forma. Por lo tanto, puede honrar adecuadamente a esas ideas tangenciales y no ofender a ninguno de los asistentes.

Imagen titulada Facilita una reunión Paso 12

5. Tener un plan para situaciones difíciles y desactivarlas. Si siente que los participantes están a punto de entrar en un debate acalorado, traiga a otra persona que usted sabe, habla con el problema. Esencialmente, querrá desactivar un debate al traer más diálogos. En el caso de un conflicto, también puede escuchar a ambos lados e identificar un terreno común para juntar a las partes opuestas.

En caso de una situación difícil, podría decir: "Está claro que ambos vienen de diferentes lados. Sin embargo, obviamente usted acepta la importancia de este tema, así que tratemos de enfocar nuestra energía para encontrar un resultado mutuamente beneficioso."

Imagen titulada Facilita una reunión Paso 13

6. Responde y redirige las preguntas. Como facilitador, puede tomar preguntas de los asistentes, siempre y cuando esté en condiciones de responder con precisión. Si no, debe recomendar la pregunta a alguien en la reunión que está en una mejor posición para responder con precisión.

En el caso de que no conoce la respuesta a una pregunta, puede decir: "Esa es una excelente pregunta. Sin embargo, creo que Samantha está mejor informada sobre este tema. Samantha, ¿cuáles son tus pensamientos??"

Imagen titulada Facilita una reunión Paso 14

7. Resumir y simplificar los hallazgos. Tome notas durante la reunión y asegúrese de que está escribiendo todas las ideas y opiniones clave. A la conclusión de una discusión sobre un cierto tema, es útil si el facilitador proporciona una revisión de lo que se dijo y las conclusiones que se alcanzaron.

Haz lo mejor que pueda para resumir los puntos clave realizados por cada persona que asistió. Además, resalte cualquier resolución hecha a los problemas abordados.

Imagen titulada Facilitar una reunión Paso 15

8. Pregunte cómo fue la reunión cuando concluye. La retroalimentación es esencial para usted mejorar como facilitador de reuniones. Puede pensar en preguntar lo siguiente: ¿Se distribuyó la agenda en buen momento?? ¿Qué tan bien preparado fueron los asistentes?? ¿Se asignó el tiempo a cada trabajo de tema?? ¿Hubo suficiente tiempo para la discusión?? ¿Cómo se podría mejorar la configuración de la habitación??

La retroalimentación también se puede recopilar mediante una encuesta de correo electrónico enviada a los participantes poco después de la reunión.

Asegúrese de revisar el resultado y hacer cambios necesarios para la próxima reunión.