Cómo realizar una reunión en una reunión con su equipo: 10 pasos

Una reunión individual (también conocida como "1: 1") es una reunión regular (cada 1-4 semanas) entre un gerente y un miembro del equipo, con la agenda de los miembros del equipo. Los gerentes de ayuda de uno en uno conectan y crezcan confianza con sus informes directos, comprenda cómo se sienten acerca de su trabajo, equipo, organización, su futura carrera y potenciales de crecimiento. 1: 1S son un espacio seguro para conectar a los miembros del equipo, descubrir problemas potenciales y resolver bloqueadores.

Pasos

Parte 1 de 3:

Preparando para tu 1: 1s

1. Definir la frecuencia. La cadencia más común para reuniones individuales es una vez por semana o una vez cada 2 semanas. Programe un evento de calendario de repetición y se adhiere a él tanto como sea posible. Vuelva a programar o cancelarlos solo si es absolutamente necesario. La frecuencia de sus reuniones podría depender de:

¿Qué tan alto es el miembro del equipo (su vencimiento relevante de la tarea)? A menudo, los miembros más junior del equipo necesitan reuniones más frecuentes y más prolongadas.
¿Con qué frecuencia interactúa con esta persona?? Si trabaja en estrecha colaboración con alguien todos los días, es posible que deba tener uno a uno solo una vez al mes.
¿Qué tan bien conoces a la persona?? Por lo general, pasará más tiempo con los recién llegados para conocernos, menos con veteranos en su equipo.
Tamaño de su equipo. Los informes más directos que tenga, menos tiempo puede dedicar a uno en uno.

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2. Horario suficiente tiempo. La duración ideal para reuniones de 1-on-1 es de 30-40 minutos. Las sesiones más largas pueden sentirse como una carga y tienden a ser menos productivos. Si está empezando, un buen enfoque es programar reuniones más largas (durante 1 hora) y pasar a sesiones más cortas cuando sienta que va bien. Por otro lado, programe suficiente tiempo, para que nunca se apresure a través de sus reuniones 1: 1. Cuando los miembros del equipo se sienten como si estuvieran corriendo, no se sentirán seguros de abrirse y hablar sobre los problemas críticos difíciles. La duración de la reunión también dependerá de la frecuencia con la que se reúna con la persona.

Para reuniones semanales / bi-semanales, 30 minutos es suficiente.

Para reuniones mensuales (o menos frecuentes), programar 1 hora.

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3. Colabora en la agenda. Rara vez tendrías una reunión productiva si ninguno de los participantes tiene un tema para discutir. Por eso es esencial colaborar y preparar al menos algunos artículos de la agenda antes de la reunión. Pregunte a otro participante unas horas / días antes de la reunión para pensar en lo que hace (s) quiere hablar de. Tener un documento compartido, como un documento de reunión de Google Doc / Nogure 1-ON-1 que está vinculado al evento del calendario, es muy útil para colaborar fácilmente en la agenda 1-on-1. Algunos de los temas propios comunes en uno pueden ser:

Conocernos mejor.

Para discutir problemas o bloqueadores.

Para compartir comentarios sobre el rendimiento / comunicación.

Compartir comentarios sobre el equipo / organización.

Discutir la dirección de la carrera / oportunidades de crecimiento.

Parte 2 de 3:

Durante 1: 1s

1. Escucha activamente. Su trabajo principal como gerente es escuchar y ayudar. Una buena reunión individual es cuando hablas menos y escucha cuidadosamente la mayor parte del tiempo. One-on-ONS no son como la mayoría de las otras reuniones. Pase un tiempo para ingresar a la mentalidad correcta, conéctese con la ayuda de los rompehielos y las preguntas personales al principio para que ambos puedan crear confianza y abrir. Muestra que te importa escuchando activamente. Haz que su uno sea perspicaz centrándose en su colega y realmente trate de entender su lado y aprender algo nuevo de ellos. Algunos consejos simples para ayudarte a escuchar activamente:

Evite mirar en su teléfono o computadora la mayor parte del tiempo.
No trates de llenar las brechas silenciosas inmediatamente.
No olvides hacer un seguimiento en los puntos críticos.

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2. Toma nota. Cuando escribe notas, conserva la información mucho mejor, para que pueda tomar mejores decisiones. Tener notas le dará un comienzo sólido antes de la siguiente conversación, no olvidará el seguimiento de los puntos esenciales. Le permitirá revisar su conversación anterior con esa persona y comprender cómo progresó la persona con el tiempo. Las notas también lo ayudan a capturar los pasos de acción que usted acepta durante la reunión, y realízco un seguimiento de ellos más tarde.Escribir y compartir notas con sus participantes muestra la importancia de las reuniones, muestra un compromiso público. Fomenta la responsabilidad de ambos lados. Algunas personas prefieren escribir notas a mano, otras, en el editor en línea o Google Docs. Lo que sea mejor para ti. Simplemente no olvides de digitalizarlos más tarde y compartir con el participante.

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3. Mantener la conversación casual. No olvide que esta guía (y cualquier otra) es solo una recomendación. No se pegue estrictamente a ninguna plantilla o cualquier lista de preguntas. Cada equipo y situación es único, nunca olvides que. Mantén la conversación natural, a medida que fluye. Cuando se enfoca en el miembro de su equipo, entenderá lo que le preocupa la persona. De esa manera, sabrás cómo hablar con ella, qué discutir ahora, y qué más tarde. No convertir su ONE-ONE en otro elemento de tareas tarifas que perseguirá en 30 minutos y marque desde su lista de tareas. Tratarlo como una valiosa inversión de su tiempo como gerente (y uno de los más importantes).

Parte 3 de 3:

Típico 1: 1 Agenda de la reunión

1. Calentamiento. Siempre es genial comenzar la reunión con rompehielos y establecer conexiones personales. Le ayudaría a conocer mejor a los miembros de su equipo y ayudarlo a comprender cómo se siente la persona en este momento. Es importante para que sepa si la persona necesitaría su apoyo, o presionará, o simplemente para ser escuchado. Si la persona tiene sus temas para comenzar, generalmente es mejor priorizar y discutir primero. Siempre revisa eso antes de entrar en tus temas. Preguntas de ejemplo:

Como es la vida? Qué hiciste este fin de semana?
¿Cuál es su máxima prioridad esta semana??
Lo que te sostiene en el trabajo ahora mismo?
Que va bien? ¿Cuáles son tus victorias recientes??
Qué tienes en mente? Con que te gustaría comenzar?

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2. Trabajo en equipo. Durante la primera reunión individual, asegúrese de explicar cuál es el propósito de estas reuniones. Comparta los detalles sobre cómo funciona su equipo y toda la información importante para saber para comenzar a trabajar bien juntos. También le ahorraría mucho tiempo si comparte su estilo de administración de antemano y lo que la persona debería esperar que se comporte. Su estilo de comunicación / trabajo podría ser bien familiar para otros miembros del equipo, pero no para los nuevos. Y asegúrese de preguntar lo que la persona espera de usted como gerente. Escuche atentamente aquí y escriba hacia abajo: será mejor que incorpore esta información en el trabajo más adelante o discuta con más detalle durante las futuras reuniones. Preguntas de ejemplo:

Hablemos de nuestras reuniones de 1: 1, por qué los hacemos, y con qué frecuencia.

Hablemos de nuestro equipo y cómo trabajamos juntos.

Esto es lo que debe saber sobre mi personalidad y cómo prefiero trabajar.

¿Cuáles son tus expectativas de mí como gerente??

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3. Carrera y planes. Comprenda si su equipo / organización ayuda a la persona a crecer, cuál es la preferencia de la persona, qué habilidades necesita a la persona o quiere mejorar. Los empleados siempre están pensando en sus carreras, asegúrese de comprender también sus planes y aspiraciones, para que pueda ayudarlos a lograrlo dentro de su equipo. Preguntas de ejemplo:

Hablemos de lo que espero de ti como profesional.

¿Dónde ves tu carrera en 1 a 3 años?? Que quieres haber logrado?

¿Qué ayuda necesitas de mí para lograr eso??

¿Hay algo que crea que sea importante compartir conmigo??

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4. Puntos de trabajo. Los puntos de conversación son la sección para que usted construya una agenda específica para su equipo y compañía. Discutir los eventos y actividades recientes en su organización, los aspectos más destacados y las luces bajas, cualquier cosa que sienta es esencial para compartir con su colega. Preguntas de ejemplo:

¿Cuáles son tus impresiones de nuestro 1: 1s?? ¿Cómo podríamos hacerlos más útiles para ti??

Cualquier retroalimentación o pensamientos que le gustaría compartir?

Consejos

Evite activar su One-Ones en las actualizaciones de estado. A menudo es más fácil ir a la herramienta de gestión o seguimiento de su proyecto y verifique el estado más reciente por su cuenta. También muestra que usted, como gerente, no lo hizo y no invirtió ni siquiera una pequeña cantidad de tiempo en ella.

Siempre comience con calentamiento y rompehielos en el principio. Los calentamientos lo ayudarían a conocer mejor a sus nuevos miembros del equipo y ayudarlo a comprender, cuáles son sus pasatiempos, aspiraciones en la vida, intereses, etc. Es una forma efectiva de construir confianza y mostrarle que le importa la persona.

Reunirse regularmente. Tener dos-tres reuniones por año no te ayudará a conocerse mejor y resolver problemas a tiempo. Demasiadas cosas suceden durante un largo período, y los pequeños problemas pueden convertirse en grandes problemas.