Cómo defenderse durante una auditoría de inmigración (con imágenes)

Si posee u opere una pequeña empresa, recibe aviso de U.S. Inmigración y cumplimiento de aduanas (ICE) que sus formas de inmigración están siendo auditadas pueden ser una experiencia estresante, pero no necesita ser. Aunque las violaciones pueden resultar en multas rígidas, esas sanciones resultan de una falta de conocimiento de no mantener la documentación requerida para todos los empleados. La mejor manera de defenderse durante una auditoría de inmigración es proactiva y ha establecido políticas establecidas para seguir la ley federal. La evidencia de tales políticas combinadas con un estricto mantenimiento de registros puede derrotar el cargo que usted ignoró intencionalmente los requisitos legales.

Pasos

Parte 1 de 3:

Administradores de Capacitación

1. Establecer políticas para la creación y retención de la I-9. Tener políticas estándar para el manejo de I-9 y seguir aquellas políticas disminuyen sistemáticamente el riesgo de perder los documentos requeridos.

Su negocio debe mantener un archivo I-9 en un archivo para cada empleado contratado después del 6 de noviembre de 1986. Si termina un empleado, debe mantener su archivo I-9 en el archivo durante tres años desde la fecha de contratación o un año después de la terminación, lo que sea más largo.
Cada nuevo contratamiento debe completar la sección superior de su I-9 en la fecha de alquiler. La Sección 2 debe completarse y los documentos apropiados verificados dentro de los tres días de la fecha de contratación del empleado.
No se requiere específicamente para fotocopiar los documentos proporcionados para verificar la autorización de trabajo de un empleado. Sin embargo, si decide fotocopiar esos documentos, se debe hacer esto por cada empleado constantemente.
Mantenga dos archivos separados, uno para empleados actuales y uno para empleados terminados. Esto hace que el proceso de purga los viejos I-9s sea más eficiente.
Sus archivos I-9 deben mantenerse por separado de sus otros archivos de personal para que no tenga que dedicar tiempo a clasificarlos cuando realice auditorías anuales, o si recibe un aviso de inspección de ICE.

2. Proporcionar un manual escrito. U.S. Los servicios de ciudadanía e inmigración (USCIS) publican un manual de I-9 que explica las formas y cómo cumplir con la ley federal.

Puede descargar el Manual del Empleador I-9 en http: // USCIS.GOV / I-9-Central.

Además del Manual proporcionado por USCIS, debe haber escrito la documentación de las políticas y procedimientos específicos de su empresa, incluidos los nombres e información de contacto para los administradores a cargo del cumplimiento de inmigración. Compruebe la información en su manual y actualícelo regularmente.

3. Designar administradores específicos para completar I-9s. Solo permitir que ciertos administradores completen los I-9, que han sido completamente capacitados pueden ayudarlo a controlar el proceso y evitar errores.

Asegúrese de que sus administradores han revisado el Manual de USCIS y el formulario I-9. Deberían poder reconocer que los empleados comunes cometen los empleados que realizan los formularios para que su I-9 sea correcta la primera vez, en lugar de esperar a que una auditoría identifique inexactitudes o formas incompletas.

Si tiene un personal pequeño, puede designar a un solo gerente que esté a cargo de la I-9, incluso si tiene varios gerentes que tienen el poder de contratar nuevos empleados.

El administrador a cargo de la I-9 debe crear recordatorios cuando contrata a los empleados con autorizaciones de trabajo temporales, por lo que sus formularios pueden actualizarse cuando las autorizaciones cambien o caducen.

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4. Mantener sesiones de entrenamiento anuales. Los cursos de capacitación y actualización programados regularmente para los administradores proporcionan una defensa importante en el evento, se descubren discrepancias durante una auditoría.

Idealmente, debe programar sesiones de capacitación después de completar su auto-auditoría anual, para que pueda informar a los administradores apropiados sobre cualquier error que se encontró.

Asegurar que los administradores a cargo de la I-9 también comprenden las disposiciones contra la discriminación de la ley federal. Cualquier Política debe ser consistente, y no debe requerir una documentación adicional o diferente de un empleado simplemente porque tiene un nombre de sonido extranjero.

Parte 2 de 3:

Realización de autoprocesas

1. Considere la contratación con una empresa de auditoría externa. Un servicio de terceros con experiencia en la auditoría I-9S puede encontrar errores que alguien en su propio personal se perdería.

El uso de un auditor de terceros puede recorrer un largo camino para establecer que hizo un esfuerzo de buena fe para cumplir con la ley federal de inmigración.
Algunas compañías brindan abogados para la defensa de auditoría, así como a los servicios de auditoría. Busque en línea o hable con otros propietarios de pequeñas empresas para encontrar un servicio que mejor se adapte a las necesidades y el presupuesto de su empresa.
ICE incluye auditorías anuales como parte de sus mejores prácticas. En el caso de que una inspección de hielo descubre errores, la evidencia de autoprocesas regulares proporciona una defensa que usted es serio sobre el cumplimiento de la inmigración.
Si no usa una compañía de auditoría externa, debe tener un empleado que normalmente no está involucrado en el proceso de contratación o I-9, auditar su I-9S.

Imagen titulada Obtener una orden de protección de emergencia Paso 3

2. Compilar una lista de todos los empleados. Debe tener un I-9 para todos los empleados actuales, así como a aquellos que se han cancelado en los últimos tres años.

Es posible que desee crear una hoja de cálculo con su lista de empleados para que pueda realizar un seguimiento de cada I-9 mientras realiza su auditoría. Haga una fila para cada empleado que necesita un I-9, y luego cree columnas para un I-9 completo y preciso, un I-9 que requiere corrección, o un I-9 faltante. Esto le permite revisar a todo su personal de un vistazo.

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3. Reunir I-9s para todos los empleados. Tire de todos los formularios que tiene y comparalo con su lista de empleados para asegurarse de que no tiene ninguna I-9 faltante.

También debe mantener el I-9 actualizados para los empleados inactivos, cualquier persona que haya sido despedida, pero es elegible para la reincorporación, o los que se encuentran actualmente en un permiso de ausencia.

Para los empleados terminados, verifique si debe conservarlos. Si el empleado fue contratado hace más de tres años, o fue terminado hace más de un año, puede destruir el I-9 de ese empleado.

Haz una nota de todos los I-9, que purga de sus registros con el nombre del empleado y la fecha en que se purgaron el I-9. Luego trituró el I-9.

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4. Evaluar cada I-9. Verifique cuidadosamente cada sección de cada forma utilizando las directrices establecidas en el Manual de la I-9 publicado por USCIS.

El empleado debe completar la Sección 1 de su I-9, proporcionando nombre, dirección, apellido de soltera y fecha de nacimiento. El empleado debe proporcionar su número de Seguro Social y firmar o fechar el formulario.

Si un formulario no se llena correctamente, debe hablar con el empleado inmediatamente acerca de corregir el error o la deficiencia.

Revise la información sobre el formulario sobre los documentos suministrados por el empleado. Si esos documentos han caducado o deben actualizarse, pídale al empleado que proporcione documentación actual.

Asegúrese de que los documentos marcados se hayan enumerado en el formulario correctamente y que las fotocopias de los documentos revisados se incluyan con el I-9 del empleado.

Haga una nota sobre su lista o hoja de cálculo que se requiere la re-verificación de los documentos del empleado. Cuando recibe y revise los documentos actuales, actualice su hoja de cálculo con la fecha en que se reenviaron los documentos.

Aunque no se requiere hacer fotocopias de documentos, si se realizan fotocopias, deben ser legibles y deben conservarse junto con el formulario I-9 al que se relacionan.

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5. Corrige cualquier error. En lugar de simplemente hacer que el empleado complete un nuevo formulario, debe seguir los procesos específicos establecidos por USCIS para corregir un I-9 erróneo.

Es posible que algunas formas deban actualizarse, por ejemplo, si un empleado se ha casado y cambió su apellido.

En la mayoría de los casos, simplemente puede corregir la información sobre el formulario original. Toca la información inexacta y agrega tu corrección. Luego, inicialmente la corrección y escribe la fecha de la corrección.

Haz una nota sobre su lista de la corrección y la fecha en que se hizo.

Si el error no se puede corregir fácilmente, como simplemente golpear la información incorrecta y escribir la información correcta por encima de ella, debe tener al empleado completar un nuevo I-9. Adjuntar el I-9 antiguo e incorrecto a la nueva, correcta. No destruya ni tire de la antigua I-9, y no retroceda la nueva.

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6. Trabaja con los empleados para completar la I-9 faltantes. Si un empleado actual no ha completado un I-9, le exige que complete la parte superior de un formulario y envíe la documentación correspondiente.

Si un empleado no tiene un I-9 y usted crea uno para cubrir la deficiencia, tenga cuidado de no retrocederlo. Más bien, debe usar la fecha en que se revisen los documentos de respaldo del empleado.

Tenga en cuenta la creación del nuevo I-9 en su lista de empleados como una acción correctiva e incluye la fecha en que se completó el nuevo I-9.

Si hay un I-9 faltante para un empleado que ha sido terminado, tome una nota sobre la ausencia y mantenga esa nota con sus I-9 por la misma cantidad de tiempo que necesitaría mantener el I-9 del empleado.

Parte 3 de 3:

Manipulación de inspecciones de hielo

1. Recibe su Aviso de Inspección (NOI). El proceso de inspección de hielo comienza cuando se le atiende con un NOI que lo obliga a enviar sus formularios I-9 para la auditoría.

Su aviso indicará cómo se llevará a cabo la inspección. En algunos casos, puede que aparezca un oficial de hielo en su lugar de negocios para realizar la inspección. En otros, simplemente tiene que enviar sus formularios a la oficina de campo de hielo correspondiente.
Puede recibir una citación o garantía exigiendo sus formularios en lugar de un aviso. Si bien tiene tres días para enviar los documentos requeridos por un NOI, debe producir documentos exigidos en una citación o una orden inmediatamente.

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2. Considere consultar a un abogado. Si le preocupa que los I-9 que usted envíe no pasará escrutinio, debe comunicarse con un abogado experimentado lo antes posible para discutir sus opciones.

Busque un abogado que tenga experiencia trabajando con ICE y USCIS, y que entiende los requisitos y procedimientos legales de I-9.

Imagen titulada Registre una empresa en India Paso 16

3. Reúne tu I-9s. Solo tiene tres días hábiles a partir de la fecha en que se sirve con un NOI para enviar su I-9 al auditor.

ICE puede solicitar una documentación de apoyo adicional, como una copia de su nómina, lista de sus empleados actuales o documentos de negocios, como sus licenciatarios operativos, licencias de incorporación.

Después de que el ICE recibe sus documentos, un auditor los analizará por completo y precisión.

Si realiza auditorías anuales, es posible que desee considerar presentar los resultados de estas auditorías a ICE junto con su I-9S. Esto incluye cualquier notas que realizó sobre Falta o corregida I-9s, y hojas de cálculo que creó durante su auto-auditoría. Estos informes demuestran que has hecho un esfuerzo de buena fe para cumplir con la ley.

Si almacena sus i-9s electrónicamente, debe proporcionarle al oficial acceso a sus formularios junto con cualquier software o hardware necesario para verlos.

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4. Recibe su notificación de resultados de inspección. Una vez que se complete la auditoría, recibirá un aviso de ICE que explique lo que se encontró el auditor y qué acciones seguirán.

Si el auditor no encuentra problemas con sus formularios, recibirá una carta de cumplimiento que indique que cumple con la ley federal de inmigración.

El auditor puede encontrar discrepancias que plantean sospechas que un empleado en particular puede no estar autorizado a trabajar. En este caso, usted y el empleado tienen la oportunidad de presentar la documentación adicional que demuestre que el empleado está autorizado para trabajar.

Si el auditor encuentra violaciones de verificación significativas, puede recibir un aviso de intención de fino. Este aviso está reservado para las discrepancias de papeleo en las que el auditor tiene evidencia adicional o razón para creer que los errores eran conocidos e intencionales.

Tenga en cuenta que las multas pueden evaluarse para papeles incompletas o incompletas que no cumpla con la ley federal de inmigración, incluso si todos sus empleados están autorizados a trabajar en la U.S.

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5. Hacer cualquier corrección requerida. Si el auditor encuentra alguna falla técnica o de procedimiento, normalmente tendrá diez días para corregir esas formas.

Si los formularios no se corrigen dentro de los diez días, los errores se considerarán violaciones sustantivas y se le enviará un aviso de intención de multa.

Por ejemplo, puede tener un empleado que sea una u.S. CIUDADANO Y ESTÁ AUTORIZADO PARA TRABAJAR EN LA U.S., Pero la licencia de conducir que proporcionó a la identificación ya está caducada. Este I-9 debe actualizarse después de verificar que la persona ha renovado su licencia incluyendo la nueva fecha de vencimiento.

Imagen titulada Reclamación de compensación por Whiplash Paso 32

6. Solicitar una audiencia. Si ICE le envía un aviso de intención de FINE (NIF), tiene la opción de negociar un acuerdo o solicitar una audiencia.

Tienes 30 días desde la recepción de su NIF para solicitar una audiencia. Lea su NIF para aprender los requisitos y plazos de procedimiento para presentar su respuesta.

Aunque solicite una audiencia, puede continuar negociando un acuerdo.

Tenga en cuenta que las multas suelen ser evaluadas solo para conocer violaciones. Puede defenderse durante una auditoría de inmigración, demostrando que usted hizo un esfuerzo de buena fe para cumplir con la ley federal, incluso si algunos errores se deslizaron a través de las grietas.

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7. Argumenta tu caso. En su audiencia, tendrá la oportunidad de defenderse contra las reclamaciones del auditor.

La documentación de autoprocesas, así como sus políticas y procedimientos escritos, sirve como evidencia de una defensa de buena fe. Puede argumentar que hiciste un esfuerzo de buena fe para cumplir con la ley proporcionada a las autorizaciones autónomas y las políticas escritas fueron creadas y operativas antes de recibir un aviso de inspección de ICE.

También se pueden argumentar otros factores para mitigar las multas evaluadas en su contra. El juez tendrá en cuenta el tamaño del negocio, ya sea que opere estacionalmente, y el grado de rotación de empleados.