Cómo controlar el inventario: 13 pasos (con imágenes)

Uno de los aspectos más desafiantes de la ejecución de una empresa está aprendiendo cómo administrar efectivamente su inventario para que tenga lo que sus clientes necesitan y desean sin tener demasiado exceso, lo que puede ser un desperdicio de dinero. Ya sea decidiendo qué y cuánto ordenar, cuándo ordenar, mantener un recuento preciso de sus productos o saber cómo manejar el exceso y la escasez, saber cómo controlar el inventario correctamente ayudará a garantizar el éxito de su empresa.

Pasos

Parte 1 de 3:

Evaluando su inventario

1. Comprender los objetivos de cualquier sistema de control de inventario. Un sistema de control de inventario debe cumplir tres objetivos clave. Saber que estos objetivos son útiles para permitirle saber si su sistema actual es efectivo, si puede mejorarse, así como si se puede mejorar.

Su sistema debe informarle qué hay en su inventario en todo momento.
Su sistema debe tener un medio para detectar y actualizar los cambios en su inventario.
Su sistema debe involucrar un plan para la cantidad de inventario de ordenar y mantener, así como para volver a ordenar.

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2. Invertir en el software de gestión de inventario. El primer paso para el control de inventario está siendo profundamente consciente de la cantidad de inventario que tiene a mano en un momento dado, qué tipo de inventario tiene disponible, donde se encuentra el inventario y cómo cambia con el tiempo. Hoy en día, hay muchas aplicaciones de software que pueden ayudar en este proceso.

Asegúrese de pasar un tiempo buscando el mercado de software. Existen amplias revisiones y análisis en línea en todos los paquetes disponibles, y estas revisiones pueden informarle si el software cumple con sus necesidades específicas. Si está comenzando, obtenga un software de administración de inventario que está integrado en el software contable. Esto le permite mantener toda su información financiera en un programa, así como para coordinarlo.

Considere usar QuickBooks o Peachtree. Estos son programas de software contables, pero también tienen características de administración de inventario que pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de su inventario, y vienen con una base de datos central que puede asegurarse de que todo el personal tenga información coordinada.

POS Maid es un programa de software de gestión de inventario gratuito que puede ser muy útil para pequeñas empresas minoristas.

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3. Crear etiquetas claras. Cada elemento en su inventario debe tener un número de artículo, una cantidad y una descripción básica que incluya el nombre del proveedor y cualquier otro detalle importante. Esto hace que sea fácil identificar con precisión cuál es el artículo. Por ejemplo, si pides camisas en cajas que contienen 12 camisas, la caja debe tener una etiqueta que incluya el número de artículo para la camisa, la cantidad (12) y una descripción.

Esto hace que el seguimiento sea más fácil asegurando que sepa qué contiene cada caja y cuánto contiene.

Si tiene grandes cantidades de inventario, mire en un sistema de seguimiento de códigos de barras. Esto le permitirá colocar un código de barras en cada elemento, lo que le permite al personal escanear, identificar y transferir rápidamente información de inventario a cualquier software que esté utilizando. Esta es una alternativa a las etiquetas manuales.

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4. Realice un recuento inicial de su inventario. Incluso si está utilizando software, es importante para un inventario físico ocasionalmente. Esto comienza realizando un recuento inicial de su inventario. Querrá comenzar creando una hoja de cálculo que tiene cada número de artículo, seguido de columnas que indican la cantidad.

Entonces simplemente contarás todos los elementos disponibles que tiene, así como sus cantidades.

Si está utilizando software, querrá agregar su inventario de inicio al software. Tendrá que agregar el número de artículo, la información de compra, así como el proveedor. Esto agregará el artículo al software, y cuando compre inventario a partir de ahora, el software actualizará automáticamente el inventario. Dedirá del inventario cuando se realicen las ventas.

Hacer recuentos físicos son importantes para garantizar que su software sea precisa. Un recuento físico también protege contra la contracción desconocida y la obsolescencia.

El inventario debe contar con regularidad, pero puede confiar en el proceso estadístico o contar esos artículos que mueven más o los más valiosos.

Parte 2 de 3:

Actualizando tu inventario

1. Actualice manualmente su inventario. El software de gestión de inventario puede ser una forma útil de realizar un seguimiento de su inventario, ya que actualiza automáticamente sus registros de inventario a medida que se ingresan nuevas ventas y compras en el software. Es importante, sin embargo, tener un sistema de monitorear manualmente su inventario para que tenga una forma de verificar la precisión del software (o si opta por no usar ningún tipo de software).

Querrá elegir un intervalo de tiempo para verificar regularmente su inventario por inspección visual y un recuento físico. Esto dependerá de lo rápido que se mueva su inventario.
Luego, querrá adquirir una lista de cualquiera y todas las nuevas compras de inventario para ese período de tiempo (por ejemplo, una semana), así como una lista de las ventas que ocurrieron durante la semana (lo que representa el inventario de inventario).
Luego, tomará su hoja de conteo de inventario inicial y hará un recuento completo de todo su inventario. Su inventario actual debe ser igual a lo que sea el recuento la semana pasada, menos todas las ventas de la semana, más las nuevas compras de inventario.

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2. Almacenar los documentos actualizados de manera organizada. Asegúrese de almacenar sus controles semanales (o cualquier período de tiempo que haya elegido) en carpetas o aglutinantes limpios que se organizan de acuerdo con el mes. De esta manera, si necesita datos de inventario para una semana en particular, puede encontrarlo fácilmente. También es útil en caso de que su contador necesita cualquier información.

También querrá verificar la información de su cuenta manual con cualquier software que esté usando antes de optar por almacenarlo. Los niveles de inventario en el software y de su control manual deben ser iguales. Si no lo es, es posible que se ingresara a la información incorrecta en el software, ese inventario se haya desaparecido, o que cometió un error durante su cuenta manual. En este caso, debes volver a hacerlo.

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3. Avance a un método de gestión de inventario de punto de venta (POS) una vez que su tamaño de negocio se convierte en lo suficientemente grande como para necesitar una forma más sofisticada de control de inventario. El control de inventario de punto de venta se maneja, ya que el nombre sugiere, en el punto de venta, lo que significa que la caja registradora o la computadora que usa para el check-out en su negocio mantiene la cuenta de su inventario. Le permite ejecutar informes al final del día hábil, el mes, el período del informe de ventas o cualquier otro marco de tiempo designado.

Si su empresa tiene un inventario muy grande y, si se realizan muchas ventas a lo largo del día, un sistema de punto de venta puede permitirle realizar un seguimiento de su inventario en tiempo real. Estos sistemas suelen ser computadoras que ejecutan el software POS, que vienen con una impresora de recibos y un cajón de efectivo. Estos sistemas actualizan automáticamente su inventario cada vez que se realiza una transacción, además de ayudarlo a notificar cuando se necesita una reordenación o cuando los suministros se están ejecutando bajo.

Al comprar un sistema POS, tenga en cuenta que debe buscar la facilidad de uso y la funcionalidad básica al principio, y luego centrarse en agregar características más avanzadas a medida que su empresa crece.

Puede vincular el software POS con su administración de inventario o software de contabilidad para que se realice cada vez que se realice una venta, su software de contabilidad se actualiza automáticamente.

Parte 3 de 3:

Mantener el nivel correcto de inventario

1. Analizar datos de ventas. El objetivo de la gestión de inventario es mantenerse al día con la demanda, y esto significa que necesitará suficiente inventario para cumplir con las ventas proyectadas. Si ha estado en el negocio por un período de tiempo, puede usar las ventas históricas para predecir aproximadamente cuáles serán sus ventas futuras. Si es nuevo, querrá basar su pronóstico de ventas en el tipo de negocio que está, su ubicación, otras empresas de tamaño similar en su región / industria, y en cualquier contrato o clientes que ya ha asegurado.

Querrá ver cuánto se vende cada tipo de producto mensualmente, y asegúrese de solicitar suficiente inventario para cubrir esta cantidad más Algún inventario adicional en caso de que haya más demanda de lo esperado.
¿Cuánta orden extra, depende de la naturaleza de su negocio?. ¿Es su negocio propenso a los aumentos rápidos y disminuyen en la demanda?? Si es así, es posible que desee mantener un inventario adicional para ser cauteloso.

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2. Decide la cantidad de acciones para ordenar y mantener. ¿Cuánta acción guarda y cuánto ordena depende de su nivel de ventas, el tipo de stock y cuánto espacio tiene disponible?.

Si su inventario consiste en artículos perecederos o si tiene niveles bajos de espacio, querrá analizar sus datos de ventas anteriores y garantizar que tenga un poco más que eso para cumplir con la demanda proyectada más cualquier crecimiento potencial. La gestión del inventario es muy importante si tiene poco espacio o artículos perecederos, y desea monitorear de cerca los niveles para asegurarse de que no se agota. Siempre desea elegir proveedores confiables que puedan obtener su inventario de forma rápida y a tiempo.

Si tiene una empresa de entrega confiable para su stock y pueden entregar con frecuencia, puede reducir su acción de espalda.

Si sus artículos no son perecederos y, si tiene el espacio, puede considerar aprovechar los descuentos a granel comprando más inventario. Este es un enfoque útil si sus ventas son difíciles de predecir, si fluctúan en gran medida, y si sus productos no están en un mercado, donde las preferencias cambian rápidamente.

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3. Considere el orden y los tiempos de entrega. Otro factor a tener en cuenta es lo rápido que se le pueden entregar sus artículos después de ordenarlos. Por ejemplo, si se tarda una semana de su pedido de un determinado artículo que se debe entregar, es probable que quiera ordenar cantidades más grandes del elemento para tener en mano para que no se agote mientras espera la próxima entrega. Sin embargo, si los artículos se pueden entregar al día siguiente, entonces sabe que puede reponer rápidamente el inventario de disminución y no necesite mantener la mayor cantidad de respaldo.

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4. Elija un punto de reordenamiento. Su objetivo es tener siempre suficiente inventario para satisfacer la demanda del cliente, al tiempo que lleva demasiado inventario, ya que esto atrae su capital innecesariamente. Para asegurarse de tener el nivel adecuado de stock en todo momento, debe saber cuándo volver a ordenar.

Un enfoque es especificar un nivel mínimo de stock, momento en el que siempre se le ordena. Por ejemplo, nunca dejaría que su suministro de camisas caiga por debajo de 100. Tan pronto como lo hace, se produce un reordenamiento.

Esto le asegura que nunca se acabe. Para productos que se mueven rápidamente, o tienen el potencial de moverse rápidamente establecer un nivel mínimo más alto. Si usted es un negocio de temporada, es posible que desee aumentar este nivel mínimo durante unos meses a la época del año que vea un impulso estacional.

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5. Arreglar para tener algunos "stock de seguridad" Para llevarte a través de la escasez de eventos inesperados. Por ejemplo, si lleva artículos que son principalmente artículos de clima frío, llevan más artículos específicos necesarios en el caso de grandes eventos del clima de invierno. Este stock de seguridad (o búfer) evitará la escasez que podría ocurrir entre cuando realiza un pedido y cuando lo reciba.

La cantidad de acciones de seguridad que usted debe depender de lo propenso a que su negocio sea un rápido cambio en la demanda, así como la época del año si usted es un negocio de temporada.

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6. Considere el uso de una agencia externa de gestión de inventario. Esto es especialmente útil si usted es un minorista grande o necesita un buen recuento de inventario para el fin de año o para el final de una gran temporada de venta. La agencia contará su stock completo, escribirá la reordenación e incluso eliminará la mercancía no deseada para enviar al fabricante por un acuerdo predeterminado con su empresa.

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