Cómo hacer transmisión de fax

2. Prepare una lista maestra de destinatarios de fax. Dependiendo de las características del software comprado, puede ser posible retirar los números de fax de las bases de datos de ventas, la información del cliente que se encuentra en un sistema de facturación o la comercialización y las listas de ventas compradas. Dado que la mayoría de los programas de software de fax están configurados para usar programas de hoja de cálculo como fuente para los números de fax, es posible que pueda ingresar manualmente los datos en una hoja de cálculo o importar la información de varias fuentes para crear su fuente maestra.

3. Crear listas de especialidades usando los datos importados. Base las listas sobre cualquier criterio que sea apropiado para su empresa. Una lista puede ser solo para posibles clientes, mientras que una lista diferente se centra en los clientes actuales. Incluso puede crear sub-listas específicas que se centran en demografía específica, como la ubicación o el tipo de industria. Esto hace posible utilizar sus listas para una campaña de publicidad de fax general o una que está dirigida a una audiencia específica.

4. Configure la transmisión de fax. La idea es asegurarse de que el documento recibido por todos en la lista esté estructurado para ser fácil de leer y proporciona toda la información esencial en lo más posible posible.

5. Asocie el documento con el listado de números de fax apropiado. Durante el proceso, verifique dos veces para asegurarse de que la Lista derecha se seleccione leyendo rápidamente a través de los nombres de los destinatarios previstos.

6. Ejecutar la transmisión de transmisión de fax. La mayoría de los programas procesarán listas más grandes en lotes, girando sistemáticamente a través de toda la lista durante la marca los números que están ocupados o que no recogen. Esos números generalmente se intentan de nuevo de 2 a 3 veces antes de ser devueltos como no entregados. Al final del proceso de transmisión, el software proporcionará un informe de estado detallado para mostrar las transmisiones exitosas y las que fallarán.

Los usuarios de alto volumen que generan múltiples faxes todos los días pueden preferir buscar precios de volumen de los proveedores de comunicación que ofrecen una amplia gama de opciones de transmisión de fax, incluido el mantenimiento de listas de transmisión en un servidor remoto y un historial de faxes enviados.