Cómo disputar una carta de factura (con imágenes)

Si tiene una pequeña empresa, está acostumbrado a recibir facturas de proveedores u otros de los que compra bienes o servicios. Como individuo privado, también puede recibir facturas si, por ejemplo, está haciendo renovaciones a su hogar. Normalmente, estas facturas son precisas y usted paga la cantidad adeudada. Pero a veces recibe una factura que no es correcta, tal vez le esté cargando más de la cantidad que acordó, o incluye bienes o servicios que no ha recibido. Si necesita disputar una factura, hacerlo tan pronto como sea posible, la clave para mantener la buena voluntad que ha construido con el proveedor y asegurando tratos más suaves en el futuro.

Pasos

Parte 1 de 3:

Evaluando el problema

1. Revise la factura que ha recibido de cerca. Incluso si no tiene dudas de que la factura es incorrecta, mírela de nuevo y asegúrate de que lo estás leyendo correctamente.

Si tiene facturas anteriores de la misma compañía, compare aquellos con la factura actual y tenga en cuenta cualquier diferencia. Estos podrían ayudar a revelar la fuente del problema. Por ejemplo, la compañía puede haber notado el pago de la factura anterior, e incluyó ambos totales en la factura actual. En ese caso, proporcionar un comprobante de pago con suerte resolvería el problema.

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2. Revisa tus libros u otros registros. Compare la factura a sus propios registros para calcular la cantidad de la discrepancia.

Por ejemplo, si la compañía está afirmando que no pagó una factura, debe incluir una copia de la verificación cancelada que envió como pago. Cualquier otro documento que tenga, como las confirmaciones de correo electrónico generadas automáticamente o los estados de cuenta bancarios que muestren el pago autorizado, también podría ser útil para demostrar su posición.

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3. Revise su contrato. Si tiene un contrato por escrito con la compañía que envió la factura, verifique el contrato para averiguar el método acordado para resolver disputas.

El pago es contingente a su recepción de los bienes o servicios en un formulario consistente con el contrato. Si la compañía le está facturando por bienes o servicios que no ha recibido, no debe el pago bajo el contrato.

Su contrato también puede incluir plazos para proporcionar notificación de una factura en disputa. Por ejemplo, su contrato podría decir "Todas las facturas se consideran correctas y aceptadas si no se le notifica al proveedor de una disputa dentro de los 10 días posteriores a la recepción."

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4. Llame a la empresa. Antes de escribir una carta formal a la compañía, llame al número de contacto que figura en la factura para descartar un error simple.

Sé calma y cortés por teléfono, y afirme que tiene una pregunta sobre la factura que recibió. Permita que el representante de la compañía le explique la factura. Si disputa alguna de su información, dígale que la cantidad que declaró no coincide con sus registros.

Tenga en cuenta que la disputa podría ser un error administrativo simple o un dígito extracto o un punto decimal. Si el error se puede corregir por teléfono, pregúntele a la persona con la que está hablando para enviar una factura corregida.

Si llega a cualquier resolución por teléfono, envíe inmediatamente una carta por escrito a la compañía que confirme el acuerdo alcanzado por teléfono. No confíe en ninguna declaración o acuerdos realizados hasta que haya escrito la confirmación del acuerdo, o haya recibido una factura corregida.

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5. Reúna evidencia para apoyar su reclamo. Si tiene algún recibo u otros registros que realice una copia de seguridad de su disputa de que la factura sea incorrecta, haga copias de ellos para enviar a la otra compañía.

Por ejemplo, supongamos que la compañía le estaba facturando por 45 unidades, pero solo recibiste 20 unidades. Los recibos de embalaje que tiene para las 20 unidades admitirían su posición.

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6. Investigar la empresa. Si no ha trabajado con la compañía por mucho tiempo, puede valer la pena su tiempo para averiguarlo si otros clientes o empresas han tenido problemas similares.

Por ejemplo, puede consultar con la Better Business Bureau, que campos se quejas de los consumidores y otros negocios. Si otros han tenido problemas similares, averigüe si y cómo pudieron resolver su disputa.

Parte 2 de 3:

Escribiendo tu carta

1. Usa el formato de negocio adecuado. Imprima su carta en membrete de la empresa, si es posible, y formatee su carta adecuadamente.

Si usted es un individuo privado, puede hacer su propio membrete profesional utilizando una de las plantillas disponibles en la mayoría de las aplicaciones de procesamiento de Word.
Por lo general, puede encontrar plantillas en línea o dentro de una aplicación de procesamiento de textos que le permitirá crear su carta de forma rápida y fácil al ingresar la información aplicable dentro de los campos pre-formateados.
Incluya la fecha de la letra y los métodos por los que lo está enviando, especialmente si está enviando duplicados de la letra usando diferentes métodos.

Para la línea de asunto de la carta, resume el propósito de la carta y la referencia la fecha de la factura, el número de referencia de la compañía en la factura, o ambos. Por ejemplo, podrías escribir: "Asunto: Disputa de la factura 99537, fechada el 7 de octubre de 2015."

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2. Acuse de recibo de la factura. Comience su carta identificando la factura que está escribiendo y agradeciendo a la compañía por enviarla.

Si disputa la factura completa, simplemente indique que confirma la factura en su totalidad, continúe con las razones de su disputa.

Si alguna parte del monto de la factura no está en disputa, es posible que desee seguir adelante y enviar un pago por esa cantidad. Si estás haciendo eso, déjalos saber frente.

Por ejemplo, podrías escribir: "Estoy recibiendo su factura fechada el 7 de octubre de 2015 y gracias por el mismo. Adjunto, por favor encuentre un cheque por $ 157.49 Como pago completo de la cantidad indiscutible adeudada."

Cuando firma su cheque, respaldelo usando la redacción, como "Este cheque es el pago en su totalidad y es la satisfacción total y final de la [factura]." Identifique la factura utilizando la fecha en que se facturó o se proporcionó el número de referencia. Si la empresa cobra o deposita su cheque, la cantidad ha sido aceptada como pago completo.

Hacer esto puede resolver la disputa porque si más tarde se demuestra por la cantidad restante que confirma, puede aumentar el respaldo como defensa afirmativa.

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3. Explicar la base de su disputa. Si adjunta cualquier documento para respaldar su reclamo, consulte ellas dentro del cuerpo de la letra y luego adjunte una copia.

Ser breve y apégate a los hechos. También debe abstenerse de hacer ninguna acusación o inferir que la compañía está tratando de engañarlo de alguna manera. Simplemente trate el asunto como un simple error que se puede corregir fácilmente, incluso si tiene razones para creer que ese no es el caso.

Si la compañía le está enviando una factura para los bienes que aún no se han entregado, proporcione esa razón y indique que pagará por las mercancías cuando se reciban.

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4. Mencione cualquier llamada telefónica u otras conversaciones que haya tenido. Si ha hablado con algún empleado de la compañía, o a la persona a la que está dirigiendo la carta, su carta debe abordar esas conversaciones.

Por ejemplo, podrías escribir: "Hablé con Sharon en su oficina de cuentas por cobrar el 8 de octubre, y ella indicó que debería acercarme a usted sobre este tema." Incluso si le dijeron que la factura era correcta y no había ningún error, no proporcionara esta información dentro de la carta, solo le da a la persona la capacidad de esconderse detrás del empleado con quien ya has hablado en lugar de mirar el importa personalmente.

Si no pudiera llegar a nadie, debería mencionarlo también, y continuar con la actitud de que probablemente sea solo un simple error o malentendido.

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5. Solicitar que la compañía tome medidas para corregir el problema. Una vez que haya descrito su disputa con la factura, lista específica sobre cómo le gustaría que el problema se resolviera y le proporcionará a la compañía una fecha límite para responder.

Ofrezca a la compañía un período de tiempo razonable para abordar el problema: una semana a 10 días a partir de la recepción de su carta debe ser suficiente.

En este punto, no tiene que amenazar con que tome alguna acción específica si el asunto no está resuelto a su favor. Es suficiente para decir que perseguirá otras opciones si su fecha límite no se cumple.

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6. Firma la letra. Concluya su carta en una nota firme pero cordial, e incluye su nombre impreso, su posición dentro de su empresa y información de contacto directa.

Asegúrese de leerlo y verificarlo para tipos u otros errores antes de imprimirlo y firmarlo. Revise dos números o cálculos contra sus registros.

En la parte inferior de su carta, haga una lista de los documentos que está adjuntando para admitir su posición.

Una vez que haya finalizado y firme su carta, haga de al menos una copia para sus registros antes de enviarlo a la compañía.

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7. Envía tu carta. Una vez que haya firmado su carta, envíelo por correo junto con cualquier recinturador lo antes posible después de haber recibido la factura.

Si bien, por lo general, tiene hasta 30 días para notificar a una empresa de una disputa, en algunos casos tiene mucho menos tiempo. Por ejemplo, los estados como Delaware requieren una notificación de disputa de una factura de construcción dentro de los 7 días posteriores al recibo o la factura se considera legalmente aceptada para la cantidad enumerada en la factura.

Es posible que desee enviar la carta por fax o correo electrónico también. Si planea enviarlo utilizando múltiples métodos, asegúrese de que esto se indique en la letra, ya que probablemente se recibirá la última.

Considere usar el correo certificado o un servicio de entrega privado, como FedEx o UPS, por lo que tiene una prueba de cuándo la compañía recibió su carta.

Parte 3 de 3:

Tomando más acción

1. Seguimiento después de su fecha límite. Si le ha dado una fecha límite para resolver el problema y no ha escuchado de cualquiera de esa fecha, apégate a él llamando para hacer un seguimiento ese día.

Dependiendo de la severidad de la discrepancia, es posible que desee considerar la terminación de su relación con la empresa si no están dispuestos a trabajar con usted para resolver la disputa.
Si, por otro lado, ha escuchado de la compañía y no están dispuestos a comprometerse con el asunto e insistir en que la factura es correcta, es posible que tenga que seguir otros medios para resolver el problema.

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2. Considera contratar a un abogado. Si la Compañía se niega a tratar con usted, o si no recibe ninguna respuesta a su carta, un abogado podría obtener un mejor resultado para usted.

Un abogado también puede asesorarle sobre sus opciones legales si la otra compañía le demandará por la cantidad en disputa.

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3. Póngase en contacto con la Junta de Licencias de Estado o la Agencia. Si la persona o la compañía que facturó usted está regulada o con licencia por una agencia estatal, esa agencia puede tener procedimientos implementados para resolver disputas similares a las suyas.

Por ejemplo, si usted es un propietario y tiene una disputa sobre una factura que recibió del contratista general que trabajó en renovaciones a su hogar, es posible que pueda presentar una queja con la Junta de Contratistas de Construcción de su estado. Tenga en cuenta que algunos estados como Oregon requieren que proporcione un aviso por escrito previo al contratista que indique específicamente su intención de presentar una queja con la Junta, al menos 30 días antes de presentar la queja.

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4. Enviar otra letra. El contenido de su segunda letra variará dependiendo de la respuesta que haya recibido de su primera, pero en general debe seguir el mismo formato con un tono más fuerte y más firme.

Refere su carta anterior y cualquier conversación o correspondencia que ha tenido con la empresa en el interino, luego reitera su posición y cualquier documento que adjunte a la letra original.

Si tiene un contrato por escrito, haga referencia a los métodos discutidos en el contrato para resolver disputas e indicar su voluntad de cumplir con esos términos.

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5. Sugerir mediación. Especialmente si tiene un contrato por escrito que incluye una cláusula de mediación, considere usar un mediador neutral y de terceros para ayudarlo a llegar a un compromiso.

La mediación ofrece una forma más rápida y menos costosa de resolver una disputa en comparación con una demanda, alentándole a encontrar una solución que funcione para ambas partes.

Dependiendo del contexto de su disputa de factura, es posible que pueda encontrar servicios de mediación de forma gratuita. Por ejemplo, la Comisión de Mejoras para el Hogar de Maryland ofrece un programa de mediación gratuito para propietarios de viviendas y contratistas de construcción.