Cómo recolectar deuda de pequeñas empresas (con imágenes)

Las pequeñas empresas confían en un flujo saludable de ingresos para permanecer en el negocio, especialmente, ya que más del 50% de las nuevas empresas fallan dentro de los primeros cinco años. Para las pequeñas empresas, una deuda incobrable puede significar la diferencia entre la rentabilidad y las pérdidas netas. Para una pequeña empresa, la recopilación de deudas puede ser un proceso difícil y, ocasionalmente, litigioso. Hay una serie de cosas que puede hacer para aumentar sus posibilidades de ser pagadas. Siga leyendo para averiguar cómo evitar las deudas malas, administrar pagos vencidos y recopilar deudas.

Pasos

Parte 1 de 3:

Evitando las malas deudas

1. Desarrollar una política de pago. Antes de proporcionar cualquier servicio o bienes, contrato con su cliente para que entiendan lo que son responsables de pagar y cuándo. Asegúrese de que todo el lenguaje de documentos esté claro. Discuta la cuenta con el cliente para que pueda estar seguro de que están familiarizados con cualquier cantidad cargada y fechas de vencimiento. Los términos de pago deben ser acordados por ambas partes.

Considere la adopción de una tarifa de pago atrasada para fomentar los pagos a tiempo. Puede optar por cobrar un porcentaje de la factura total cuando los pagos se vuelven delincuentes, el 2% es típico. Asegúrese de que todas las políticas de tarifas demoras se incluyan en su contrato o política de pago.
Es posible que prefiera solicitar al menos el 50% del pago por adelantado. Esto le asegura que al menos reciba algo a cambio de su tiempo y esfuerzo.
Investigar sobre la recopilación de intereses. Las leyes federales y estatales regulan la recopilación de intereses en las deudas. Asegúrese siempre de que cualquier interés que cobra sea legal e incluido en su Política de pago para evitar la decomiso de la deuda o una multa. Puedes revisar los EEUU.GOV para las leyes de usura de su estado.
También puede revisar el sitio web del Fiscal General de su estado para obtener información sobre las tasas de interés legales y las prácticas legales en su estado.

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2. Listar la fecha de vencimiento en cada factura que envía. Algunas facturas declaran, "Pago debido al recibo." También puedes usar "NET 15 días," "netos 30 días" o cualquier otro período de tiempo en el que espera que alguien remite el pago.

La realización de una fecha de vencimiento en una factura alienta a su cliente a incluirlo en un ciclo de facturación actual o próximo. Si no coloca una fecha de vencimiento en la factura, la empresa o la persona puede esperar un mes o dos antes de pagar, especialmente si las facturas son ajustadas.

No espere 30 días a partir de la fecha de servicio o la entrega del producto para enviar una factura. Bill cada 15 a 30 días. Cuanto antes envíe la factura, más probable será que se le pague antes.

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3. Enviar cuentas de recordatorio. Cuando un pago se vuelve vencido, envíe inmediatamente un recordatorio, observando el monto adeudado, así como el hecho de que el pago ya está vencido. Muchos clientes están tan ocupados que simplemente olvidan que no se ha pagado una factura. A menudo lo pagarán tan pronto como se dan cuenta de que el pago es vencido.

Mantenga un registro de todo contacto con el deudor. Necesitará las fechas y horarios de sus llamadas, cartas y cualquier otra comunicación sobre el pago atrasado, en caso de acción legal. Es posible que también necesite abordar esta información cuando se comunique con el deudor.

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4. Mantenga un contacto con cada empresa o cliente. Asegúrese de tener información de contacto relevante, como la dirección, el número de teléfono y el número de extensión, si están disponibles.También es bueno registrarse con sus contactos comerciales regularmente. Las relaciones comerciales comprometidas promueven un deseo mutuo de cumplir con las transacciones.

Abordar cada factura directamente a la persona que toma decisiones financieras en una empresa o la persona responsable de la cuenta.

Si no tiene contacto para una transacción comercial, generalmente puede llamar a la recepción y estar conectado a cuentas a pagar.

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5. Crear un procedimiento para tratar de deudas. Tendrá que decidir qué sucede cuando los pagos llegan tarde. En general, primero envía un recordatorio, luego llame al cliente o negocio que llega tarde con un pago, seguimiento, intente negociar y luego llevarlo a las colecciones o perseguir la acción legal si la deuda permanece sin pagar. Todos en su empresa deben comprender el proceso para que sepan dónde dirigir a quienes deben deudas cuando se comunican con usted.

Parte 2 de 3:

Recogiendo deudas

1. Entiende tu deudor. Intenta averiguar por qué el pago es tarde. La mayoría de los deudores caen en 1 de las 3 categorías, ya sea que quieran pagar, pero no pueden hacerlo a tiempo debido a las dificultades con las finanzas, habitualmente retrasan los pagos el mayor tiempo posible debido a las prioridades del mes o han decidido no pagarle en absoluto.

Cuando habla con la persona o el departamento que le debe dinero, intente descubrir qué tipo de deudor son. Una vez que entienda si la falta de pago tiene que ver con las finanzas, las prioridades o la evitación real, puede idear una solución para ambas partes que, con suerte, es, con suerte, mutuamente beneficiosas.
Tenga en cuenta que la negociación con un deudor es un proceso. Tómese el tiempo para escuchar al cliente y ofrecer soluciones que cree que le atraerá. Esto aumentará sus posibilidades de lograr una situación de ganar-ganar.
Saber que un negocio con problemas financieros puede no querer discutir su posible fracaso. Si el negocio está en problemas financieros, entonces puede considerar ofrecerles una cantidad de liquidación en lugar de tratar de obtener el pago completo.

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2. Llame al deudor sobre la cuenta. El primer paso después de enviar una factura y recordatorio es ponerse en contacto con ellos por teléfono. Identificarse y su razón para llamar.

No acose al deudor, solo sea sencillo. Siempre use un tono civil e intente transmitir el deseo de mantener una relación positiva. Puede abordar las consecuencias más adelante en la línea.

Pregúntale a la persona cómo están y si recibieron su factura. Para discutir el retraso en el pago, intente: "Estoy preocupado porque su pago es ahora (inserte cuántos días) tarde. ¿Qué puedo hacer para ayudarlo a hacer este pago y minimizar las consecuencias, como (insertar la consecuencia)??" También puede preguntar si hay una razón por la que desean discutir sobre por qué el pago ha llegado tarde.

Trate de obtener un acuerdo verbal que se pagará la factura y cuándo.

Seguimiento de la conversación en una semana por teléfono, correo electrónico o correo.

Nunca te disculpes por preguntar por una deuda que se le debe. Recuerda que el dinero le pertenece legalmente.

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3. Llame de vuelta en 15 a 30 días. Si el deudor aún no ha pagado la deuda, entonces querrá recordarles que la deuda sigue siendo pendiente. En este punto, la deuda es probablemente alrededor de 60 días de retraso. El pago más largo se retrasa, lo menos probable será pagado.

Querrá ser educado y preguntar cómo está haciendo la persona antes de hablar sobre la deuda. En este punto, debes quedar claro que las consecuencias están disponibles. Puedes decir: "A medida que acordamos cuando firmó la política de contrato / pago, cuando el pago se vuelve (inserte la cantidad de días) tarde, (inserte las consecuencias)."

Recuérdeles todas las veces que ha enviado avisos, llamado, etc. A ver si están dispuestos a hacer un pago hacia lo que deben antes de salir del teléfono con ellos.

Pregunte sobre las razones por las que se retrasa el pago. Se comprensivo. Pregunte si el deudor desea pagar por plan de pago para evitar intereses.

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4. Interrumpir todos los servicios o bienes que recibe el deudor. La cantidad de tiempo que debe pasar antes de que esto suceda debe ser detallado en sus políticas de pago y de la empresa. Llámalos y envíeles una carta de advertencia por escrito antes de interrumpir el servicio por falta de pago.

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5. Escribir letras de demanda. Estas cartas deben abordar la cuenta e incluir facturas pasadas y referencias a la comunicación pasada. Aunque no deben estar amenazando directamente, el lenguaje debe hacer referencia cada vez más a una acción legal más dura si ignoran su factura. Asegúrese de incluir una fecha para que deben tomar medidas para evitar más consecuencias.

Por una pequeña tarifa, puede trabajar con un abogado o una agencia de cobro (sin convertir la deuda a ellos) en este paso para que sus cartas sean más persuasivas. A veces, un cliente decidirá pagar cuando vea la agencia de cobro o la información del abogado en la carta de demanda.

Algunas compañías ofrecen servicios como escribir una serie de letras, haciendo llamadas de recolección telefónica en su nombre, y más.

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6. Negociar con el deudor. La negociación puede ser su única oportunidad de recibir algún pago por sus servicios o bienes. Pregunte qué pueden pagar o ofrecerles un descuento, dependiendo de la situación. Perseguir el pago después de este paso puede ser costoso, por lo que puede valer la pena aceptar lo que pueda pagar el deudor.

Si conoce que el negocio o el cliente está evitando el pago, puede ser menos costoso dar un descuento y nunca lidiar con ellos nuevamente que contratar a una agencia de colecciones o abogado.

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7. Enviar una "Aviso previo a la recopilación" al deudor. La carta generalmente se envía por una agencia de cobro que permite que su deudor sepa que está considerando seriamente convertir la deuda sobre. Esto debería indicar qué opciones tiene el deudor en este punto y la fecha en que tienen que responder. A veces, los deudores pueden responder cuando se dan cuenta de que esta puede ser su última oportunidad de tratar con usted antes de que la deuda afecte su crédito.

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8. Ser consciente de la bancarrota. Si sospecha que su deudor puede ir a la bancarrota, entonces necesitará asesoramiento legal de un abogado. También deberá presentar una prueba de reclamación para ayudar a su caso. Una vez que el deudor presenta la bancarrota, ya no puede tomar medidas para cobrar la deuda a menos que el tribunal decida lo contrario.

Signos de que alguien que le debe dinero puede estar considerando que la bancarrota incluye: pago tardío, sin comunicación con usted y condiciones económicas adversas.

Parte 3 de 3:

Elegir una ruta de recolección de deudas

1. Elige cómo recoger la deuda. Para recopilar una deuda, puede dar la deuda a una agencia de cobranza, vaya a un tribunal de reclamaciones pequeñas o vaya a la corte civil si la cantidad es más sustancial. Una agencia de cobro se especializa en la recopilación de deudas y, por lo general, trabaja para un porcentaje de los pagos de deuda que reciben, generalmente del 50%. El Tribunal de Reclamaciones de Pequeños no requiere honorarios de abogados y puede ser una buena opción con deudas más pequeñas. El tribunal civil es realmente factible cuando las cantidades deben superar los $ 40,000.

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2. Seleccione un servicio de recolección de deudas. Si decide avanzar al darle la deuda a una agencia de cobro, entonces necesita saber cómo hacer la mejor opción de agencia. Siempre investigue sus opciones. Llame a las agencias de cobro y hable con ellos sobre su situación y averigüe si piensan que pueden recoger el dinero adeudado.

Sepa que algunas personas y empresas no se preocuparán cuando entregue la deuda a una agencia de cobranza. No les importan sus puntajes de crédito o reputación. En estos casos, el sistema legal puede ser una mejor opción.

Asegúrese de que la Agencia que elija es licenciada y adherida a los negocios. Además, asegúrese de que sigan las leyes estatales y federales para la recolección de deudas, como la Ley de prácticas de cobro de deuda justa. Puede hacer que su negocio se vea mal si hace negocios con una agencia que no es compatible.

La Agencia de Protección al Consumidor en su estado o la Oficina de la Comisión Federal Regional de Comercio (FTC) mantiene presentes registros de quejas presentadas contra una agencia. Consulte con ellos primero antes de seleccionar una agencia en particular. Intente revisar el sitio web del Fiscal General de su estado para ver si ha habido alguna queja de consumo, investigaciones o resoluciones presentadas contra un negocio específico en su estado.

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3. Cambiar la deuda. Has decidido el dinero que le debes es lo suficientemente grande como para seguir. Ha determinado que el costo de una agencia es más bajo que simplemente ignorar la deuda o escribirla como una deuda mala cuando hace sus impuestos. Has elegido una agencia y ahora he "vendido" la deuda a ellos para manejar.

Asegúrese de dar copias de toda la correspondencia previa a la Agencia. Comprender que no recibirá la deuda total y es probable que reciba aproximadamente el 50% de lo que la Agencia puede obtener del deudor o el porcentaje que usted y la agencia estén de acuerdo.

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4. Llevar al deudor a la corte de reclamos de pequeño. Si se le debe una suma modesta, como $ 5,000 o menos, entonces esta es una opción viable. Se desarrolló un tribunal de reclamaciones pequeñas para evitar tarifas legales excesivas por montos relativamente pequeños y disputados. Le garantiza que pueda recibir algunos de los fondos adeudados sin tener que pagar los honorarios de la corte alta y el abogado. Sin embargo, tenga en cuenta que incluso si se le otorga una sentencia en un tribunal de reclamos de pequeña reclamación, el demandado todavía puede negarse a cumplir. Tienes algunas opciones para hacer cumplir la decisión, pero estos ocuparán más tiempo y dinero. Además, tenga en cuenta que después de que se haya presentado un caso en el tribunal de reclamaciones pequeñas, no puede ser apelado.

Tendrá que hacer papeleo para presentar una acción de reclamaciones pequeñas, y deberá asegurarse de que el deudor se sirva. Tendrá una fecha de corte donde se decidirá su caso, y es probable que tenga tarifas pequeñas para pagar el papeleo.

Probar una mediación. Esto se hace a menudo como parte del tribunal de reclamaciones de pequeños. Es útil en el caso de una disputa sobre los montos de pago, y puede ayudarlo a alcanzar un acuerdo. Tendrá que dividir el costo de un mediador profesional con su deudor.

Buscar arbitraje. Un árbitro es una fiesta imparcial que las reglas en un caso. Si ambas partes están de acuerdo con el arbitraje, la decisión es definitiva.

Reportar el deudor a la Oficina de Crédito del Estado. Puede optar por traer a un abogado para asegurarse de que todo el papeleo esté bien. El objetivo de esto es colocar la deuda como una mala marca en el registro de crédito del deudor.