4 maneras de desarrollar un sistema de inventario

Un sistema de inventario efectivo es un componente indispensable de cualquier operación minorista o de fabricación. El propósito principal de un sistema de inventario minorista es mantener con precisión un recuento físico de productos, suministros y materiales almacenados en un almacén o almacén. Una vez establecido, se puede usar un sistema de inventario para controlar y mantener los productos almacenados, asegurando que el inventario no se pierda para el deterioro o el robo.

Pasos

Método 1 de 4:

Desarrollando el sistema de almacenamiento para facilitar el conteo

1. Organizar los productos que están inventando con los contadores en mente. La efectividad de un sistema de inventario depende en gran medida de la precisión con la que se cuentan los elementos que se están inventando. El conteo inexacto de productos o mercancías a menudo causa discrepancias en contabilidad, seguimiento de ventas, sobre ordenamiento y sobreproducción, entre otros temas. Un sistema de almacenamiento ineficiente también afectará significativamente el costo del inventario de seguimiento al aumentar la cantidad de tiempo necesario para completar el proceso.

Concéntrese en hacer que su inventario sea fácil de acceder, separar y contar. Trabajar para proporcionar visibilidad, facilidad de etiquetado y organización simple para que sus contadores puedan acceder rápidamente a cada artículo.

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2. Considere los requisitos de almacenamiento. Calcular las dimensiones físicas necesitan almacenar su inventario. Esto podría ser un almacén completo o un pequeño armario, dependiendo del tamaño de sus productos o materiales y su volumen de ventas. También debe considerar las condiciones especiales requeridas para el almacenamiento, como el control de temperatura o humedad.

También puede haber leyes estatales o federales que dicten cómo se le exige que almacene ciertos tipos de inventario, especialmente para artículos peligrosos o controlados.

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3. Diseño de estantes de almacenamiento para proporcionar una línea de visión clara para cada artículo. Organice los productos que se almacenan para que los responsables de tomar el inventario puedan acceder fácilmente y contar cada artículo individual. Etiquete todo para que pueda ser reconocido fácilmente y el inventario se puede colocar en el área adecuada.

Elija y configure los estantes de almacenamiento y los contenedores dependiendo del tipo de inventario que estará almacenando en ellos. Considere el tamaño, la altura y los atributos especiales requeridos de los contenedores o estantes al elegir el suyo.

Por ejemplo, piense en lo pesado que un estante lleno de su inventario será y elegirá un sistema de estantería que cumpla o supere ese requisito de peso.

Tenga en cuenta que el inventario guardado en los estantes de la tienda también debe contarse en un sistema de inventario.

También puede usar la ranura para mejorar la facilidad de uso. La ranura se refiere a la colocación del inventario de manera eficiente. Por ejemplo, los elementos que normalmente se envían juntos pueden colocarse cerca uno del otro en el almacén.

Además, el inventario debe configurarse de manera que el inventario con la más alta facturación sea la más accesible. La ranura debe planificarse desde el principio y luego revisarse a lo largo del tiempo para dar cuenta de nuevos elementos y cambios en la demanda u operaciones. Idealmente, la ranura debe ser repensada semanalmente o incluso diariamente.

También debe considerar deshacerse de los artículos vendidos con poca frecuencia y obsoletos lo más rápido posible. Las probabilidades de que venderán son bajas y muchas veces estos artículos le están costando más almacenar de lo que traerán.

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4. Considere un sistema de código de barras. Si tiene una gran cantidad de inventario, necesitará alguna forma de rastrear su inventario sin referirse a cada artículo por nombre. La forma más sencilla de hacerlo es a través de un sistema de código de barras. Obtenga un escáner que pueda usar para escanear su inventario dentro y fuera y para realizar recuentos de inventario. Sin embargo, si tiene muy pocos artículos o tipos de elementos, es posible que pueda usar un sistema visual simple. Luego, puede cambiar a un sistema de código de barras si su sistema visual se convierte en demasiado tiempo consumido o inexacto.

Asegúrese de que el escáner esté diseñado para su entorno. Por ejemplo, un hospital puede necesitar escáneres que puedan ser esterilizados.

También necesitará una impresora de código de barras para etiquetar estantes o espacios donde se almacena el artículo con ese código de barras.

Si ejecuta una pequeña operación, también puede elegir simplemente descargar una aplicación que permita que los teléfonos móviles de sus empleados se conviertan en escáneres.

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5. Formato de una hoja de cálculo de inventario para servir como un registro maestro de cada inventario tomado. Abra una hoja de cálculo en un programa como Excel, Páginas o Google Sheets para comenzar. Construya sus categorías utilizando columnas en una hoja de cálculo, enumerando sus elementos de inventario en la página en filas. Un sistema de inventario efectivo debe incluir las siguientes categorías de encabezado de columna:

Use una columna titulada "Fecha de cuenta" Para registrar la fecha actual.

Utilizar el "Cantidad previa" Columna para registrar la cantidad de este artículo del último conteo.

Utilizar el "Cantidad en mano" Columna para registrar los conteos totales para cada elemento.

Incluir una unidad de medida.

Utilizar el "Descripción del producto" Columna para proporcionar una descripción de los artículos que se están contando.

Utilizar el "Construir a" Columna para representar la cantidad de artículos requeridos a mano para cumplir con la demanda proyectada.

Utilizar el "Cantidad vendida" Columna para representar la cantidad de artículos vendidos durante el período anterior.

Utilizar el "Costo del porcentaje de venta" Columna para representar el costo de cada artículo como un porcentaje del costo de las ventas totales.

Utilizar el "Cantidad para producir o reordenar" Columna para producir automáticamente el número de elementos para comprar o producir para satisfacer la demanda del próximo período de venta.

También puede utilizar software de contabilidad, como QuickBooks o Peachtree para administrar sus niveles de inventario.

Método 2 de 4:

Reconciliar el inventario físico para reservar el inventario

1. Ingrese los datos para cada categoría en las columnas apropiadas en la hoja de cálculo. Restar la cantidad vendida de la cantidad ordenada para establecer el "construir a." Luego reste la cantidad a mano de la cantidad de la "construir a" Para determinar la cantidad correcta para ajustar el inventario para el próximo período. No olvide ingresar los datos de todos los tipos de elementos de inventario, incluidas las materias primas y los componentes.

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2. Ajuste los datos para la contracción del inventario. La contracción del inventario simplemente significa pérdidas de inventario durante las operaciones comerciales regulares. El inventario puede perderse debido al robo, la obsolescencia, el deterioro o el daño. La contracción del inventario representará la diferencia entre un recuento de inventario físico y el recuento de inventario se registró por última vez en los libros. Si reconoce la contracción antes de tomar el inventario, asegúrese de grabarlo en su hoja de cálculo de inventario inmediatamente.

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3. Inventario separado y deberes administrativos. La gestión del inventario requerirá tanto la gestión de inventario físico como el conteo y el movimiento de inventario y los derechos administrativos, como la presentación del papeleo y la contabilidad adecuados relacionados. En grandes empresas, estos procesos probablemente serán manejados por departamentos o equipos separados. Sin embargo, incluso en las empresas más pequeñas, debe tener una persona diferente para manejar cada lado. Esto reduce el riesgo de robo.

Método 3 de 4:

Tomando inventario a intervalos regulares

1. Entrena a tus trabajadores de inventario. Las personas que trabajan en sus sistemas de inventario e inventario son el aspecto más crítico de su sistema de inventario. Si no están capacitados o inseguros de quién se supone que debe realizar una acción, su eficiencia de gestión de inventario y la precisión sufrirán. Capacite a sus empleados en todos los aspectos del proceso de gestión de inventario, incluidos lo que se debe hacer en cada punto, que necesita hacerlo y cómo debe documentarse. Si es necesario, escriba estas políticas para que los empleados puedan referirse a una guía. Esto ayudará a prevenir la frustración y la mala gestión del inventario.

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2. Realizar cuentas de inventario diariamente, semanales o mensuales. La frecuencia con la que se toma el inventario tendrá una influencia significativa en la precisión de un sistema de inventario. Sin embargo, independientemente del tipo de operación, algunos tipos de operaciones requerirán más intervalos de inventario regulares que otros. Por ejemplo, un concesionario de automóviles no necesariamente requerirá la misma frecuencia de intervalos de inventario como un almacén departamental o una operación de servicio de alimentos.

Centrarse en los elementos más críticos primero. Dividir sus artículos en tres categorías según la frecuencia que venden.

Por ejemplo, intente configurar sus elementos de alta prioridad como esos elementos que constituyen el 80 por ciento de sus ventas. Luego, puede crear categorías de prioridad media y de baja prioridad para los artículos vendidos con menos frecuencia.

Una vez que lo haya hecho, puede enfocar la gran mayoría de su esfuerzo en sus artículos de alta prioridad. Este esfuerzo incluye conteo, pronosticación de ventas y reordenación.

Una vez hecho esto, puede usar el exceso de tiempo para sus elementos medianos y de baja prioridad. Si lo hace, le ahorrará perder el tiempo en artículos de bajo rendimiento.

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3. Tener dos mostradores toman los conteos de inventario. Esto puede reducir significativamente la cantidad de error humano al tomar recuentos físicos de artículos inventoriados. Imprima las hojas de inventario de papel que corresponden al registro maestro para su uso para tomar el inventario físico.

Haga que un individuo realice el recuento físico llamando los números en voz alta.

El otro contador entrará en los números en el campo apropiado en la hoja de cálculo del inventario maestro, ya que se llaman.

Sin embargo, esto no necesariamente tiene que hacerse al mismo tiempo. El inventario simplemente puede ser tomado dos veces por diferentes individuos.

Luego, las cifras pueden compararse para garantizar la precisión del inventario tomado.

Método 4 de 4:

Mejora de la gestión de inventario

1. Analizar datos de inventario. Puede mejorar su gestión de inventario al analizar la información del inventario. Específicamente, puede trabajar para entender la cantidad de inventario que necesita para llevar en un momento determinado y cuándo debe ordenar más. Comience por calcular su costo diario de bienes vendidos al dividir su costo anual o trimestral de bienes vendidos por el número de días que estaba abierto durante ese tiempo. Luego, divida su valor de inventario actual por esta cantidad. El resultado es su período de inversión de inventario promedio.

Esta cifra representa cuánto tiempo se tarda en que su inventario comprado se convierta en ventas, en promedio.
Luego puede trabajar para reducir esta cifra al ordenar una cantidad menor de inventario o trabajar para obtener pagos más rápidos de los clientes.
También puede encontrar su inventario en la relación de ventas al dividir su valor de inventario por sus ventas para el mes. Rastrear este valor con el tiempo para ver si está aumentando o disminuyendo.
Un inventario cada vez mayor para la relación de ventas significa que está comprando demasiado inventario, mientras que una disminución de uno significa que debe comprar más.

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2. Optimiza tus niveles de inventario. Los niveles de inventario deben gestionarse de manera efectiva y mantenida en el nivel correcto para maximizar la ganancia y reducir la pérdida. La celebración de demasiado inventario aumenta el riesgo de obsolescencia, daño y deterioro, mientras que no tiene suficientes medios perdidos de oportunidades de ventas. Para optimizar su inventario, comience con proyecciones de ventas basadas en períodos anteriores. Luego, ajustar las tendencias y la estacionalidad. Por ejemplo, si experimenta más ventas en el otoño que el resto del año, es posible que desee ajustar su inventario para estos meses.

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3. Implementar software de gestión de inventario. Si bien el uso de una hoja de cálculo de inventario podría funcionar para una pequeña empresa, cualquier tipo de empresa grande o de gran volumen necesitará un software de gestión de inventario dedicado. Estos programas le permiten administrar el inventario, los pedidos y otros datos al tiempo que proporcionan análisis y seguimiento útiles. Idealmente, su sistema puede integrarse con su software de negocio para crear un sistema unificado y automatizar algunas de sus operaciones.

Investigar paquetes de software de gestión de inventario en línea para encontrar uno que se adapte a sus necesidades. Los proveedores populares incluyen Oracle y SAP.

Su elección de software dependerá de sus necesidades específicas (volumen, tipo de inventario, etc.), su presupuesto y su tiempo de conversión (cuánto tiempo puede ocurrir para implementar una nueva tecnología).

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4. Hacer esfuerzos para reducir la pérdida. La contracción del inventario es típicamente pequeña pero puede terminar la representación de una pérdida sustancial si no se reduce sistemáticamente. Trabaje para evitar el robo al enfrentar la seguridad de su almacén o áreas de almacenamiento. Reduzca el robo en su tienda al instalar un sistema de cámara y mantenerse en los clientes sospechosos. También puede configurar un sistema de alarma que responde a las etiquetas o etiquetas RFID en sus artículos.

Reducir el robo potencial por los empleados al restringir el acceso a las áreas de productos a aquellos que deben estar allí.

Reduzca las pérdidas de deterioro al mantenerse en la parte superior de sus prácticas de conteo de inventario. Recuerde para recorrer el valor más antiguo en el inventario de estanterías.