4 maneras de crear un plan de continuidad de negocios

Los BCP proporcionan procedimientos sobre cómo los empleadores y los empleados se mantendrán en contacto y continuarán haciendo sus trabajos en caso de un desastre o emergencia, como un incendio en la oficina.Desafortunadamente, muchas empresas nunca se toman el tiempo para desarrollar tal plan, típicamente porque no sienten que sea necesario. Sin embargo, crear un BCP integral le permitirá mejorar la capacidad de su empresa para continuar los negocios como de costumbre durante o después de las interrupciones significativas en las operaciones comerciales.

Pasos

Método 1 de 4:

Entendiendo lo que hace un buen plan de continuidad de negocios

1. Aceptar las posibles amenazas y riesgos que enfrenta su empresa. La posibilidad de que se apague una interrupción de sus operaciones comerciales sea aterrador en pensar, pero siempre debe estar preparado y está dispuesto a aceptar que los riesgos y amenazas pueden causar agitación para su negocio. Una vez que pueda aceptar que los riesgos y amenazas no planificados pueden tener resultados devastadores en las operaciones comerciales, puede hacer un plan que garantice que los activos y el personal de su empresa están suficientemente protegidos.

Haz una lista de posibles riesgos y su impacto en su empresa. Por ejemplo, la muerte de una persona clave no generará típicamente cerrar las puertas por un tiempo, pero puede afectar gravemente los resultados, las relaciones con los proveedores y el servicio al cliente.
Después de identificar riesgos, ordenarlos por impacto y sustento para priorizar su planificación.

Crear un plan de continuidad de negocio Paso 2

2. No confunda los planes de continuidad del negocio con planes de recuperación de desastres. Los planes de continuidad del negocio a veces se denominan planes de recuperación de desastres y los dos tienen mucho en común. Los planes de recuperación de desastres deben orientarse hacia la recuperación de negocios después de un desastre y mitigar las consecuencias negativas de un desastre. En contraste, los planes de continuidad del negocio se centran en crear un plan de acción que se centre en prevenir las consecuencias negativas de un desastre que ocurra en absoluto.

Crear un plan de continuidad de negocio Paso 3

3. Considere las posibles amenazas / riesgos que enfrenta la empresa. Los planes de análisis de impacto empresarial consideran las consecuencias potenciales para su negocio cuando la capacidad de funcionar y procesar ha sido interrumpida por una amenaza o riesgo. Como resultado, la creación de un BIA le permite determinar qué temas, riesgos y amenazas que su plan de continuidad de su negocio necesita abordar. Debe considerar los posibles efectos que podrían causar una interrupción de las operaciones comerciales, como:

Ingresos perdidos y ventas

Mayores gastos

Defección del cliente / Insatisfacción

Tardanzas en la prestación de servicios

Multas regulatorias

Retraso / incapacidad para comenzar futuros planes de negocios.

Método 2 de 4:

Determinar los recursos clave de recuperación

1. Haz una lista de personal interno clave. Tras la aparición de un evento que interrumpe las operaciones comerciales normales, deberá movilizar rápidamente al personal clave para ejecutar con éxito un BCP. Cree una lista de personal clave interno y copias de seguridad --- Estos son los empleados que llenan posiciones sin las cuales su negocio no puede funcionar. Haga la lista tan grande como sea necesario, pero lo más pequeña posible.

Haga una lista de todo el personal interno clave con toda la información de contacto, incluido el teléfono, el teléfono doméstico, el teléfono celular, el buscapersonas, el correo electrónico de negocios, el correo electrónico personal y cualquier otra forma posible de comunicarse con ellos en una situación de emergencia donde las comunicaciones normales pueden no estar disponibles.
Considere qué funciones laborales son críticamente necesarias para continuar todas las operaciones del día. Debe pensar en quién llena esas posiciones cuando el titular principal del trabajo está de vacaciones.

Recuerde que el personal clave no solo incluye ejecutivos de alto rango. Por ejemplo, un empleado de cuentas por cobrar de bajo nivel a mediano podría ser responsable de procesar informes que afectan a los préstamos o colecciones de AR, que afectan enormemente la cantidad de ingresos operativos disponibles. El empleado de cuentas por cobrar debe considerarse personal clave, ya que las funciones de trabajo de esa persona facilitan el acceso de la compañía al capital provisto por el procesamiento de cuentas por cobrar y la recopilación de fondos.

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2. Equipo de negocio crítico de documentos. Las computadoras comerciales en el sitio a menudo contienen la información más crítica de que usted y sus empleados deben poder acceder incluso cuando está trabajando fuera del sitio. Debe hacer una lista de equipos / datos críticos, y crear una estrategia para el acceso seguro en caso de una interrupción.No olvide el software que a menudo se consideraría equipo crítico, especialmente si es un software especializado o si no puede ser reemplazado.

Esta lista debe incluir las contraseñas, los datos de identificación y la ubicación de los archivos clave.

Algunas empresas no pueden funcionar incluso por unas horas sin una máquina de fax.¿Confías en gran medida en tu máquina de copia??¿Tienes impresoras especiales que debes tener??

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3. Identificar documentos críticos. Debe compilar toda la documentación necesaria para comenzar su negocio nuevamente en caso de incendio u otro desastre que destruya documentos críticos ubicados en el sitio. Asegúrese de tener copias alternativas en el almacenamiento físico fuera del sitio y las formas de acceder a documentos críticos, como artículos de incorporación y otros documentos legales, facturas de servicios públicos, información bancaria, documentos críticos de recursos humanos, documentos de arrendamiento de edificios, declaraciones de impuestos y otros documentos críticos.

Debe considerar cuál sería el plan de acción si hubiera una pérdida total de instalaciones.¿Sabrería cuándo pagar el préstamo en vehículos de su empresa??¿A quién envía el pago por sus servicios de correo electrónico??

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4. Identificar quién puede teletrabajo. En el caso de que las operaciones comerciales no puedan continuar en la ubicación regular, la teletrabajo de la casa es una excelente manera de que los empleados continúen trabajando como de costumbre. La capacidad de sus empleados para trabajar, incluso cuando está lejos de la oficina, significará que al menos algunos de los retrasos en la realización de trabajos como de costumbre pueden evitarse. Algunas personas en su empresa podrían ser perfectamente capaces de realizar negocios de una oficina en casa.

Descubra quién puede y quién no puede trabajar desde su casa debido a las limitaciones de conectividad a Internet u otros problemas, y asegúrese de proporcionar a sus empleados los recursos necesarios para teletrabajo.

Método 3 de 4:

Creando su plan de continuidad de negocio

1. Identificar opciones de equipos de contingencia. Las opciones de equipos de contingencia son alternativas de equipos accesibles que se pueden usar si y cuando se interrumpen las operaciones comerciales normales.

¿Dónde alquilarías camiones si un desastre dañó o destruyó vehículos utilizados en el curso ordinario de los negocios??¿Dónde alquilarías computadoras??¿Puede usar una salida de servicio de negocios para copias, fax, impresión y otras funciones críticas??
Los proveedores de equipos alternativos normalmente no tienen que identificarse específicamente, a menos que sean únicos y ya se haya negociado un acuerdo (muy raro).
Es más importante identificar los servicios, equipos y / o recursos, un sustituto debe ser capaz de suministrar. El personal clave que se confía con la responsabilidad de administrar la relación con el sustituto debe tener la autoridad necesaria para tomar decisiones relevantes.

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2. Identifique su ubicación de contingencia. Este es el lugar al que llevará a cabo negocios mientras sus oficinas principales no están disponibles.

Podría ser un hotel, muchos de ellos tienen instalaciones de negocios muy bien equipadas que puede usar.Puede ser una de las oficinas de sus contratistas, o la oficina de su abogado.

Una instalación de alquiler de almacenamiento cerca de su sitio regular puede ser un gran lugar para reubicar y almacenar productos en un pellizco.

Tal vez Telecommuting para todos es una opción viable.

Si tiene una ubicación temporal identificada, incluya un mapa a la ubicación en su BCP. Donde sea que sea, asegúrese de tener toda la información de contacto apropiada (incluidos los nombres de las personas).

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3. Hacer una "Cómo" Sección en su BCP. Debe incluir instrucciones paso a paso sobre cómo ejecutar el BCP y abordar qué hacer, quién debe hacerlo y cómo. Enumere cada responsabilidad y anote el nombre de la persona asignada a ella.Además, haga lo contrario: para cada persona, haga una lista de las responsabilidades.De esa manera, si desea saber quién se supone que debe llamar a la compañía de seguros, puede buscar "Seguro", Y si quieres saber lo que está haciendo Joe Doe, puedes mirar debajo "José" Para esa información.

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4. Documento de contactos externos. Si tiene proveedores o contratistas críticos, cree una lista de contactos especial que incluya una descripción de la Compañía (o individual) y cualquier otra información absolutamente crítica sobre ellos, incluida la información de contacto del personal clave.

Incluya en su lista personas como abogados, banqueros, consultores de TI...Cualquier persona que pueda necesitar llamar para ayudar con varios problemas operativos.

No se olvide de las empresas de servicios públicos, las oficinas municipales y de la comunidad (policía, fuego, agua, hospitales) y la oficina de correos!

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5. Juntar la información! Un BCP es inútil si toda la información se dispersa en diferentes lugares. Un BCP es un documento de referencia y todo debería mantenerse juntos en algo así como un carpeta de 3 anillos.

Haz una gran cantidad de copias y dale uno a cada uno de tus personal clave.

Mantenga varias copias adicionales en una ubicación fuera del sitio, en casa y / o en una caja de seguridad.

Método 4 de 4:

Implementando su plan de continuidad de negocio

1. Comunicar el BCP a los empleados relevantes. Asegúrese de que todos los empleados que puedan ser afectados potencialmente afectados por una interrupción han leído y entiendo el BCP. Tómese el tiempo para garantizar que los empleados estén al tanto de sus roles relevantes en la implementación y ejecución de la política.

Crear un plan de continuidad de negocios Paso 14

2. Proporcionar información esencial de plan de BCP al personal no clave. No dejes las cosas al azar! Incluso si el personal clave está informado sobre su función en virtud del BCP, debe asegurarse de que todos los empleados estén al tanto de la creación de procedimientos de evacuación, así como las ubicaciones de contingencia. De esta manera, la ausencia imprevisible de personal clave no impedirá que el personal no clave saber cómo responder a las interrupciones de la operación comercial.

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3. Planea modificar y actualizar su BCP. No importa lo bueno que sea su BCP, es probable que haya eventos disruptivos que no sean proporcionados en su plan. Estar abierto a actualizar y / o modificar su BCP a la luz de la información adicional y / o las circunstancias cambiadas. Cada vez que algo cambia, actualice todas las copias de su BCP, y nunca lo deje que se salga.

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Consejos

No confíe en una caja fuerte impermeable para almacenar sus medios de computadora.La mayoría de las cajas fuertes impermeables están diseñadas para papel, un CD, DVD, disquete o una cinta magnética se derritirá.Obtenga un medio de medios para esos artículos.Mejor aún, almacene datos fuera del sitio en una plataforma de nube!