3 maneras de hacer una combinación de correo

Esto le enseñará cómo hacer una combinación de correo en Microsoft Office o OpenOffice.org. Mail Ferge es una característica super conveniente que le permite personalizar automáticamente un documento para cada destinatario que se envía a. De esa manera, no tiene que cambiar individualmente el documento para cada destinatario. Es un enorme ahorro de tiempo, y es muy fácil hacerlo! Los pasos a continuación te guiarán a través de todo el proceso paso a paso.

Pasos

Método 1 de 3:

Preparación

1. Construir un archivo de datos. Esto puede ser un archivo de hoja de cálculo, un archivo de base de datos o incluso un documento de texto con el formato adecuado. Los archivos de hoja de cálculo son los más utilizados, esta guía supone que está utilizando una hoja de cálculo.

Su archivo de datos debe tener toda la información que tendrá que cambiar de Copiar a Copiar. Por ejemplo, si está escribiendo una carta de formulario, su archivo de datos mantendrá los nombres y posiblemente las direcciones de todos los que pretendan enviar la carta a.

Ponga un artículo de información en cada celda a lo largo de una línea, de modo que cada tipo de información (nombre, apellido, honorífico, etc.) esté en su propia columna.

Hacer nombres de columnas sensibles. Merge de correo lee los datos en columnas. Asumirá que la primera entrada en cada columna de información es el nombre general para ese tipo de información, así que use nombres que tengan sentido para usted.

Por ejemplo, inicie una columna de los primeros nombres escribiendo "Nombre", luego coloque todos los nombres debajo de ella. Cuando se le pregunta qué campo se inserte en su carta, verá "Nombre" como opción y recordará lo que está contenido en esa columna.

Los usuarios de Microsoft Office que también usan Outlook para su correo electrónico pueden usar su libreta de direcciones de Outlook como un archivo de datos, si se desea.

Imagen titulada Hacer un Paso 2 de fusión de correo

2. Guarda el archivo de datos. Guardelo en algún lugar donde pueda encontrarlo fácilmente, y nombrarlo algo que recordará fácilmente.

Imagen titulada Hacer un Paso 3 de Merge Merge

3. Escribe tu documento principal. Este es el documento que estará insertando información en. Por ejemplo, si está escribiendo una carta de formulario, el documento principal es la letra. Cualquier artículo que se complete la combinación de correo (como los nombres) debe dejarse en blanco por ahora.

Método 2 de 3:

Fusión de correo en MS Office

1. Abra el panel de tareas de combinación de correo. Desde su documento principal, haga clic en el panel para abrirlo. Si no lo ve, abra el menú Herramientas y seleccione Mergiar por correo de la lista.

Imagen titulada Hacer un Paso 5 de fusión de correo

2. Responde las preguntas de MS Office. La herramienta de combinación de correo en Office tiene algunos pasos diseñados para facilitar su vida al fusionar sus archivos de manera más inteligente y precisa.

Comienza diciéndole qué tipo de documento estás escribiendo. Haga clic en el mejor ajuste y luego haga clic en Siguiente.

Dígale qué "Documento inicial" (Documento Principal) desea usar. Si ha seguido estos pasos, debe poder seleccionar "Usar este documento." Haga clic en Siguiente.

Imagen titulada Hacer un Paso 6 de Merge Merge

3. Elija el archivo para fusionar. Este es el archivo de datos que creó anteriormente. Seleccione el botón de opción apropiado y haga clic en Siguiente para buscar el archivo y conéctelo a su documento principal.

Si prefiere usar su libreta de direcciones de Outlook, haga clic en esa opción en su lugar.

Imagen titulada Hacer un Paso Fusión de Correo 7

4. Elija qué datos usar. Office le permite seleccionar o deseleccionar filas de información como usted, por favor. Esto le permite elegir qué elementos de información en el archivo de datos desea combinar en el documento principal, lo que hace que el archivo de datos sea más útil con el tiempo, ya que lo usa para varias cosas diferentes. Cuando esté satisfecho, haga clic en Siguiente.

Los datos se pueden ordenar haciendo clic en los encabezados de cada columna. Esto puede ser útil si necesita buscar rápidamente una gran cantidad de información.

Imagen titulada Hacer un Paso 8 de Merge Merge

5. Inserte los campos de datos. En la siguiente página del panel de tareas, se le solicitará que escriba su documento si aún no lo ha hecho, y se le presentó una serie de opciones para insertar datos del archivo en el documento.

Inserte un campo de datos colocando el cursor donde el campo irá, y luego haciendo clic en el botón apropiado en el panel de tareas para insertarlo allí.

Puede eliminar campos de datos extraviados o duplicados presionando la tecla Eliminar, lo mismo que una letra o número ordinaria.

Las opciones preestablecidas cambian ligeramente según el tipo de documento que le dijo a la oficina que estaba escribiendo. La oficina hace todo lo posible para completar la información apropiada de los datos que le das. Por ejemplo, si está escribiendo una carta de negocios de forma, es posible que vea una opción para insertar un bloque de direcciones, que incluye el nombre y el apellido de cada destinatario y la dirección completa, ordenada perfectamente en unas pocas líneas.

Algunas de las opciones preestablecidas abrirán ventanas adicionales para que complete la información apropiada. Estos son más o menos sencillos y fáciles de entender.

Si está utilizando un ajuste preestablecido y no parece poder encontrar la información correcta, haga clic en el botón marcado "Campos de coincidencia" para enseñar el programa, que corresponde a los nombres estándar. Por ejemplo, puede mostrarle que debe usar la categoría "Nombre de la familia" en su archivo de datos para completar los datos "Apellido" en un bloque de direcciones.

Para usar sus propios campos, haga clic en "Más opciones."Podrás ver los nombres que le diste cada columna y usarlos en su lugar.

Imagen titulada Hacer un Paso 9 de Merge Merge

6. Revisa tus cartas. La fusión de correo no mostrará la información específica en los campos que solicita a su documento principal hasta que lo imprima, pero Office ofrece una función de vista previa que le permite verificar y asegurarse de que la información esté apareciendo correctamente de acuerdo con la forma en que colocó el Campos en su documento. Siéntase libre de usarlo hasta que esté satisfecho de que todo está en orden.

Imagen titulada Hacer un Paso 10 de Merge Merge

7. Terminar la fusión. La pantalla final del panel de tareas de combinación de correo le informa que todo está en su lugar, y está listo para imprimir sus documentos. Aparecerá un conjunto de información por documento impreso, y el programa imprimirá tantas copias ya que hay conjuntos de información.

Si desea realizar ediciones individuales a letras específicas, también puede hacerlo desde esta pantalla del panel de tareas haciendo clic en "Editar letras individuales" primero.

Método 3 de 3:

Fusión de correo en OpenOffice.org

1. Crear una base de datos. En OpenOffice.Org, siempre se requiere un archivo de base de datos para una combinación de correo, sin embargo, aún puede crear sus datos en una hoja de cálculo primero.

Desde su documento principal, abra el menú Archivo y elija Crear un nuevo archivo de base de datos.
En la ventana que aparece, seleccione la opción "Conectar a una base de datos existente". En el menú desplegable, seleccione "Hoja de cálculo", y luego haga clic en Siguiente.
En la siguiente pantalla, directamente OpenOffice.org el archivo de hoja de cálculo que desea utilizar. Puede elegir si a la contraseña protege la base de datos marcando la casilla debajo de la ubicación del archivo. Haga clic en Siguiente cuando estés listo.
En esta pantalla, elija si desea registrar la base de datos para facilitar el acceso posterior y decidir si desea o no abrir el archivo de la base de datos para editarlo ahora mismo. (Probablemente no tendrá que hacerlo si acaba de crear el archivo de hoja de cálculo.) Haga clic en Finalizar para guardar la base de datos.

Asegúrese de darle a la base de datos un nombre que pueda recordar fácilmente.

Imagen titulada Hacer un Paso 12 de Fusión de Correo 12

2. Inserte tus campos. Ahora que ha vinculado su información a una base de datos que OpenOffice.ORG puede entender, es un asunto simple para usar esa base de datos para fusionar por correo, siempre y cuando sepa dónde mirar.

Desde el menú Insertar, seleccione `Campos ", y luego" Otro..."Desde el submenú. Alternativamente, puedes escribir control-F2.

En la ventana que aparece, haga clic en la pestaña "Base de datos".

Haga clic en el botón Examinar en la parte inferior derecha de la ventana y encuentre el archivo de la base de datos que acaba de crear.

Una vez que haya seleccionado su base de datos, aparecerá en la lista titulada "Selección de base de datos" en el lado derecho de la ventana.

Desde la lista "Tipo" en el lado izquierdo de la ventana, seleccione "Campos de combinación de correo."

Haga clic en el + al lado de su base de datos y un archivo de hoja de cálculo debe aparecer debajo de ella. Haga clic en el + al lado de que, y verás los nombres de los campos que eligieron cuando creaste tu hoja de cálculo.

Seleccione el campo que desee insertar y haga clic en Insertar para colocar el campo en su documento principal.

Recuerde colocar el cursor donde desea que se inserte su campo antes de insertar, o tendrá que cortar y pegar para moverlo a la posición correcta.

Como en la oficina, los campos de texto se tratan como caracteres alfanuméricos en su documento principal. Puedes moverlos con la barra espaciadora y eliminarlos con la tecla Eliminar.

Imagen titulada Hacer un Paso 13 de Merge Mail

3. Terminar la fusión. Compruebe doble todos los campos para la colocación adecuada. Cuando esté listo, imprima su documento principal. La fusión de correo imprimirá una copia para cada conjunto de entradas en el archivo que se fusionó al documento.

Consejos

Los programas de procesamiento de palabras a menudo tienen plantillas que puede usar para crear documentos principales.

Asegúrese de romper los campos en los términos más específicos posibles. Por ejemplo, puede usar el título de cortesía (Sr., Señora., Señorita), nombre y apellido para el nombre. Eso es tres campos para nombres, así que use tres columnas separadas con un tipo de campo en cada columna.