Cómo crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel (con imágenes)

Thisteaches, cómo crear una base de datos utilizando datos de una hoja de cálculo de Microsoft Excel al importar los datos directamente a Access, que es el software de administración de bases de datos de Microsoft, o al exportar los datos de Excel a un formato que funciona con la mayoría del software de la base de datos. Microsoft Access es parte del paquete de software de Microsoft Office y solo está disponible para Windows.

Pasos

Método 1 de 2:

Utilizando Microsoft Access

1. Abrir Microsoft Access. Es la aplicación roja con un A. Haciendo así Abre la página de plantilla de acceso.

El acceso está diseñado para su uso con Excel y se incluye con Excel en Microsoft Office Professional y solo está disponible para Windows.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 2

2. Hacer clic Base de datos en blanco. Esta opción está en el lado superior izquierdo de la ventana.

Si desea utilizar una plantilla diferente para su base de datos de acceso, seleccione la plantilla que desea en su lugar.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 3

3. Hacer clic Crear Cuando se le solicite. Esta opción está en la esquina inferior derecha de la ventana emergente. Su base de datos de acceso se abrirá.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 4

4. Haga clic en el Datos externos pestaña. Está en la barra de menú en la parte superior de la ventana de acceso.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 5

5. Hacer clic Importaciones guardadas. Encontrarás esto en el lado izquierdo de la Datos externos barra de herramientas. Aparecerá un menú desplegable.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 6

6. Seleccione Archivo. Está en el menú desplegable. Seleccionar esta opción solicita un menú de salida emergente.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 7

7. Hacer clic Sobresalir. Esta opción está en el menú emergente. Al hacer clic en IT, le pide la ventana de importación para abrir.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 8

8. Hacer clic Navegar. Está en la parte superior derecha de la ventana.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 9

9. Seleccione una hoja de cálculo de Excel. Vaya a la carpeta en la que se encuentra su hoja de cálculo de Excel, luego haga clic en la hoja de cálculo de Excel que desea abrir.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 10

10. Hacer clic Abierto. Está en la esquina inferior derecha de la ventana.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 11

11. Especifique cómo transferir a los datos. Haga clic en el botón de radio a la izquierda de uno de los siguientes:

Importe los datos de origen a una nueva tabla en la base de datos actual - Elija esta opción si creó una nueva base de datos sin tablas o si desea agregar una nueva tabla a una base de datos existente. Al crear una nueva tabla, puede editar la información en el acceso.

Anexar una copia de los registros a la tabla - Elija esta opción si está utilizando una base de datos existente y desea agregar los datos a una de las tablas en la base de datos. Al agregar una tabla existente, puede editar la información en el acceso.

Enlace a la fuente de datos creando una tabla vinculada - Elija esta opción para crear un hipervínculo en la base de datos, que abrirá la base de datos de Excel en Excel. Con este método, no puede editar la información en el acceso.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 12

12. Hacer clic OK. Encontrarás esto en la parte inferior de la ventana.

Imagen titulada Agregar líneas de cuadrícula a su hoja de cálculo de Excel Paso 3

13. Seleccione una hoja. En la parte superior de la ventana, haga clic en el nombre de la hoja que desea importar desde su documento de Excel seleccionado.

De forma predeterminada, Excel crea libros de trabajo con tres hojas de cálculo etiquetadas "Hoja 1," "Hoja 2," y "Hoja 3." Solo puede transferir una hoja a la vez, si tiene información sobre las tres hojas, debe completar la transferencia con una hoja y luego volver a la "Datos externos" pestaña y repita todos los pasos para cada hoja restante.

Puede eliminar, agregar y editar los nombres de estas hojas en Excel, y cualquier cambio que realice aparecerá en la base de datos de acceso.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 14

14. Hacer clic próximo. Está en la esquina inferior derecha de la ventana.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 15

15. Habilitar encabezados de columna. Comprobar el "La primera fila contiene encabezados de columna" Caja Si su hoja de Excel tiene sus propios encabezados de columna en la fila superior (E.gramo., la A fila).

Desmarque la casilla si desea acceder para crear los encabezados de la columna.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 16

dieciséis. Hacer clic próximo.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 17

17. Edite las columnas y los campos de su hoja de cálculo si es necesario. Si desea importar todos los campos de la hoja de cálculo sin cambiar, salteice este paso:

Para editar un campo, haga clic en el encabezado de la columna que desea cambiar, luego edite el nombre del campo, el tipo de datos y / o si se indexa o no.

Si no desea importar un campo, compruebe el "No importa el campo (salto)" caja.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 18

18. Hacer clic próximo.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 19

19. Establecer la clave principal para la base de datos. Para obtener los mejores resultados, deje la configuración predeterminada aquí como es de dejar que el acceso establece la clave.

También puede configurar su propia llave marcando "Elige mi propia clave principal" y ingresándolo en el campo junto a esa opción, o puede seleccionar "No hay clave primaria" (no recomendado).

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 20

20. Hacer clic próximo.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 21

21. Agregar un nombre. Escriba un nombre para la hoja en el "Importar a la tabla" campo.

Omita este paso para salir de la base de datos establecida en su nombre predeterminado.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 22

22. Hacer clic Terminar. Esta opción está en el lado inferior derecho de la ventana.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 23

23. Hacer clic Cerca. Está en la esquina inferior derecha de la ventana. Esto cerrará la ventana de importación y creará su base de datos.

Primero puedes comprobar el "Guardar los pasos de importación" Caja Si desea asegurarse de que el acceso recordará su configuración para esta base de datos.

Método 2 de 2:

Uso del software de base de datos de terceros

1. Abra su Documento de Excel. Haga doble clic en el documento de Excel que desea convertir en una base de datos.

Si aún no ha creado su documento, Open Excel, haga clic en Libro de trabajo en blanco, y crea tu documento antes de continuar.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 25

2. Hacer clic Archivo. Está en la barra de menú que está en la parte superior de la ventana de Excel (Windows) o en la parte superior de la pantalla (MAC).

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 26

3. Hacer clic Guardar como. Encontrarás esta opción en el Archivo menú.

Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 27

4. Haga doble clic Esta PC. Está en el medio de la página.

Salta este paso en un mac.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 28

5. Seleccione un formato de archivo. Haga clic en el "Guardar como tipo" (Windows) o "Formato de archivo" (Mac) Caja desplegable, luego seleccione uno de los siguientes:

Si está utilizando una aplicación de base de datos basada en computadora, haga clic en A .Csv Formato (valores separados por comas).

Si está utilizando una aplicación de base de datos basada en la web, haga clic en un .XML formato.

Si su documento de Excel no tiene datos XML en él, no podrá elegir XML.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 29

6. Hacer clic Ahorrar. Está en la parte inferior de la ventana. Esto guardará su documento utilizando sus preferencias seleccionadas.

Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 30

7. Cree una nueva base de datos en su aplicación de base de datos. Este proceso variará dependiendo de la aplicación que esté usando, pero generalmente abrirá la aplicación, haga clic en Nuevo (o Archivo > Nuevo), y siga las instrucciones en pantalla.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 31

8. Localizar el Importar… botón. Se encuentra a menudo haciendo clic en el Archivo opción, pero su aplicación de base de datos puede variar.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 32

9. Seleccione su archivo Excel. Localice y haga doble clic en el archivo que exportó desde Excel.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 33

10. Siga las indicaciones de la aplicación de la base de datos para importar los datos.

Imagen titulada Crear una base de datos de una hoja de cálculo de Excel Paso 34

11. Guardar la base de datos. Por lo general, puedes abrir el "Ahorrar" Menú presionando control+S (Windows) o ⌘ comando+S (Mac).

Consejos

Hay varios sitios web de base de datos en línea gratuitos que puede usar para crear una base de datos, aunque tendrá que inscribirse en una cuenta con la mayoría de estos servicios.

Si no tiene un software de base de datos completamente funcional, es posible que también necesite un programa separado para abrir archivos de base de datos en PC o Mac.

Advertencias

Los datos de Excel no siempre se transfieren a una base de datos tan cuidadosamente como podría esperar.