Cómo convertir una hoja de cálculo de LibreOffice en una base de datos para documentos de combinación de correo

Thysheaches, cómo crear una hoja de cálculo de dirección en LibreOffice Calc para usar en una combinación de correo de LibreOffice Writer. Después de crear su hoja de cálculo y guardarla en el formato adecuado, deberá conectarlo a escritor antes de poder iniciar los campos de etiquetado en su documento. Afortunadamente, LibreOffice Writer viene con una herramienta de creación de base de datos rápida que hace que el proceso sea un pedazo de pastel.

Pasos

Parte 1 de 3:

Creando la hoja de cálculo

1. Open LibreOffice Calc. Lo encontrará en su menú Inicio de Windows o en la carpeta de aplicaciones de su Mac. Calc es una aplicación de hoja de cálculo que es muy similar a Microsoft Excel y Google Sheets.

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2. Etiquete los encabezados de su columna. Querrá utilizar títulos de encabezado relevantes, como nombre, dirección, STATANDZIP, etc. Estas etiquetas deben entrar en celdas separadas en la primera fila de la hoja de cálculo.

Puede ser útil etiquetar cada columna para la menor cantidad de información posible. Por ejemplo, en lugar de una sola columna llamada dirección, podría usar StreetAddress, State y Zip. En lugar de una columna para su nombre, podrías hacer el nombre y el apellido.

Las columnas de encabezado reales deben ser personalizadas a sus necesidades.

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3. Llene las columnas con los datos a fusionar. Cada fila debe contener los datos para un contacto. Después de ingresar al primer contacto en la primera fila disponible, ingrese el siguiente contacto en la siguiente fila, y así sucesivamente.

No necesita usar ningún formato especial o estilos (como impresión en negrita), ya que los datos se formatearán por su documento de combinación de correo.

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4. Guarde el archivo como en el formato del archivo ODF. El formato del archivo ODF termina con el .Extensión de archivo ODS, que puede parecer un poco raro, pero es correcto. Para guardar la hoja de cálculo:

Haga clic en el Archivo Menú en la parte superior izquierda y seleccione Guardar como.

Navegue a la carpeta en la que desea guardar el archivo. Tendrás que recordar esta ubicación.

Seleccione Hoja de cálculo ODF (*.ODS) desde el "Guardar como tipo" o "Formato" Menú desplegable.

Hacer clic Ahorrar. En este punto, siéntase libre de cerrar la aplicación Calc.

Parte 2 de 3:

Conectando la hoja de cálculo

1. Open Libre Writer. Lo encontrará en su menú Inicio de Windows o en la carpeta de aplicaciones de su Mac.

No se preocupe por la redacción de su carta o documento, pero simplemente está conectando las direcciones al escritor por ahora.

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2. Abra el asistente de origen de datos de dirección. Esta herramienta facilita la creación de una base de datos de su hoja de cálculo. Para hacer esto:

Haga clic en el Archivo menú en la parte superior izquierda.

Hacer clic Magos en el menú.

Hacer clic Dirección de la fuente de datos.

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3. Seleccione "OTRA FUENTE DE DATOS EXTERNOS" y haz clic próximo. Es la última opción.

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4. Haga clic en el Ajustes botón. La "Crear fuente de datos de dirección" aparecerá ventana.

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5. Seleccione "Hoja de cálculo" y haz clic próximo. Esto le dice al escritor que está trabajando con el formato de hoja de cálculo.

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6. Seleccione la hoja de cálculo que creó y haga clic en próximo. Para hacer esto, haga clic en el Navegar Botón, navegue hasta la hoja de cálculo que contiene direcciones (que terminan con el .Extensión de archivo ODS), y haga doble clic en la hoja de cálculo para seleccionarla.

Para verificar que haya seleccionado una hoja de cálculo que se puede usar, haga clic en el Conexión de prueba Botón en la esquina inferior derecha. Debería ver un mensaje que dice que la conexión se estableció con éxito. Si ve un error, es posible que haya seleccionado el archivo incorrecto o lo guardó en el formato incorrecto.

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7. Haga clic en el Terminar botón. Ahora que ha conectado la hoja de cálculo, puede comenzar a importar los datos.

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8. Hacer clic próximo continuar. Hacer no haga clic en el "Asignación de campo" botón, ya que no funcionará para su hoja de cálculo.

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9. Nombre del archivo de la base de datos (.ODB). Eche un vistazo al nombre del archivo en el "localización" campo: el archivo se llama "Direcciones.odb" por defecto. Puede mantener ese nombre si lo desea, o cambiarlo a otra cosa, solo recuerde mantener el .ODB al final del nombre del archivo.

Si el "Incrustar esta definición de la libreta de direcciones en el documento actual" Se revisa la caja, desmarque ahora.

La "Nombre del libro de direcciones" El campo es la forma en que aparecerá esta lista de direcciones en otras aplicaciones de LibreOffice. Siéntase libre de cambiar esto si quieres.

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10. Hacer clic Terminar. Su hoja de cálculo ahora está conectada a LibreOffice Writer y listo para ser utilizado en su fusión de correo.

La base de datos permanecerá disponible para su uso en futuras letras o documentos de forma.

Parte 3 de 3:

Creando su documento de combinación de correo

1. Abra un nuevo documento en LibreOffice Writer. Si ya ha creado su carta de formulario, hoja de etiqueta o plantilla de envolvente, abra ahora.

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2. Abra el panel de fuentes de datos. Para hacer esto, haga clic en el Vista Menú en la parte superior, y luego seleccione Fuentes de datos. Verá los valores de su hoja de cálculo de dirección en el panel en la parte superior del documento. El panel permanecerá allí para hacer las cosas fáciles para ti.

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3. Formatee el documento como quieras que aparezca. Por ejemplo, si está escribiendo una carta de formulario, componga la letra, cómo le gustaría que se vea.

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4. Arrastre los encabezados de la columna de datos a sus ubicaciones correspondientes. Los encabezados de la columna de datos son las etiquetas grises por encima de los datos de la dirección en ese panel superior. Por ejemplo, si está componiendo una letra y desea que comience con "Estimado (Nombre)," Escribirías la palabra querido, arrastrar el Primer nombre Encabezado de columna a donde escribe un nombre, y luego escriba una coma.

Cuando arrastra un encabezado de columna a la ubicación deseada, aparecerá con soportes de triángulo a cada lado (EX:).

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5. Guarda tu documento. Para asegurarse de que no pase nada a su trabajo duro, haga clic en el Archivo Menú y seleccione Guardar como. El archivo debe ser guardado con el .Extensión de archivo ODT, así que seleccione Documento de texto ODF (*.odt) desde el "Guardar como tipo" o "Formato" menú.

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6. Imprime su documento. Los pasos para hacer esto varían dependiendo de lo que estés imprimiendo.

Si está imprimiendo una carta de formulario, haga clic en el Archivo Menú y seleccione Impresión. Se le pedirá si desea imprimir un formulario, seleccione sí Cuando se le solicite. Si no desea imprimir letras para todas las personas en la lista de direcciones, mantenga presionada la control (PC) o Mando (Mac) Tecla a medida que hace clic en los que desea imprimir. Hacer clic OK, y luego imprimir como desee.

Si crea etiquetas, vaya a Archivo > Nuevo > Etiquetas, Seleccione la base de datos, tabla y campos. En la parte inferior, seleccione el tipo de papel de etiqueta al que está imprimiendo (E.gramo., Avery A4) y otras preferencias adicionales de la etiqueta, y luego haga clic en Ahorrar. Desde allí, en el Opciones pestaña, haz clic Sincronizar contenidos, y entonces Nuevo documento Para crear su hoja de etiqueta. A continuación, puede imprimir ese documento según sea necesario seleccionando Archivo > Impresión.

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