Cómo convertir Excel a PDF (con imágenes)

Convertir un archivo de Excel a un PDF permitirá que cualquiera lo abra, incluso si no tienen instalado Microsoft Office. También puede hacer que sea una impresión y distribución más fácil de su hoja de cálculo de Excel. Excel le permite crear versiones PDF desde directamente dentro del programa, pero también puede usar convertidores en línea si necesita convertir un archivo pero no tiene instalado Excel.

Pasos

Método 1 de 2:

Usando Excel (Windows)

1. Seleccione la parte de la hoja de cálculo de Excel que desea convertir a PDF (opcional). Si solo hay una parte determinada del archivo de Excel que desea convertir en formato PDF, selecciónelo ahora. De lo contrario, pasar al siguiente paso.

Tenga en cuenta que las conversiones PDF no se pueden revertir fácilmente en una hoja de Excel, pero este método preservará su copia original.

2. Haga clic en el "Archivo" pestaña. Si está utilizando una versión anterior de Microsoft Excel, haga clic en el "Archivo" menú.

3. Hacer clic "Exportar". Si está utilizando Microsoft Excel 2010 o anterior, seleccione "Guardar como" en lugar de.

Imagen titulada Convertir Excel a PDF Paso 4

4. Hacer clic "Crea PDF / XPS". Si está utilizando Excel 2010 o antes, seleccione "Pdf" desde el "Guardar como tipo" menú desplegable en el "Guardar como" ventana en lugar de.

Microsoft Excel tiene un convertidor de PDF incorporado para facilitar el proceso.

Imagen titulada Convertir Excel a PDF Paso 5

5. Haga clic en el .Opciones... botón. Esto le permitirá ajustar la configuración para el archivo PDF que está a punto de crear.

Imagen titulada Convertir Excel a PDF Paso 6

6. Seleccione lo que se incluye en el PDF. En la ventana Opciones, puede seleccionar el rango de páginas incluido, ya sea que el PDF incluye su selección, todo el libro de trabajo, o simplemente la hoja de cálculo activa de Excel, y si incluirá las propiedades del documento original.

Haga clic en Aceptar cuando esté satisfecho.

7. Elija su optimización (opcional). Por encima de las opciones... Botón, puede seleccionar cómo desea optimizar el PDF. La mayoría de la gente puede seguir con "Estándar" A menos que la hoja de cálculo sea muy grande.

Imagen titulada Convertir Excel a PDF Paso 8

8. Nombre y guardar el archivo. Déle un nombre a su PDF y haga clic en el botón Publicar para crear el PDF (Guardar si está usando 2010 o anterior).

9. Revisa el PDF. De forma predeterminada, el archivo PDF se abrirá después de que se cree para que pueda revisarlo. Si no puede abrir el archivo PDF, es posible que no tenga un Lector PDF instalado.

No es realmente posible editar el PDF ahora, por lo que si necesita realizar cambios, querrá hacerlos en el documento de Excel y luego crear un nuevo PDF.

Método 2 de 2:

Usando Excel 2011 (Mac)

1. Asegúrese de que los encabezados y pies de página en todas sus sábanas son las mismas (opcional). Excel 2011 solo guardará todas sus hojas como un archivo PDF si los encabezados y los pies de página para cada hoja son idénticos. Si no se crean cada hoja como un documento PDF separado, pero también puede fusionarlos fácilmente.

Seleccione todas las hojas de cálculo de Excel en todo su libro. Haga clic en la pestaña para la primera hoja, mantenga presionado SHIFT y haga clic en la pestaña para la última hoja para seleccionar todos ellos.
Haga clic en la pestaña Diseño y luego haga clic en "Encabezado y pie de página".
Haga clic en el encabezado personalizar... y personalizar el pie de página... Botones para editar los encabezados y pies de página para todas las hojas.

2. Seleccione la parte de la hoja de cálculo de Excel que desea convertir a PDF (opcional). Si solo hay una cierta parte de la hoja de cálculo que desea convertir en un PDF, selecciónelo ahora. De lo contrario, pasar al siguiente paso.

Tenga en cuenta que las conversiones PDF no se pueden convertir fácilmente en una hoja de Excel, pero este método preservará su copia original.

3. Haga clic en el menú Archivo y seleccione "Guardar como". Navegue a la ubicación a la que desea guardar el archivo y darle un nombre.

4. Haga clic en el menú desplegable Formato y seleccione "Pdf". Esto guardará una copia de la hoja de cálculo como un archivo PDF.

El uso del convertidor PDF incorporado de Excel es la forma más fácil de convertir su archivo de Excel a un PDF.

5. Seleccione lo que se incluye en el PDF. En la parte inferior de la ventana, puedes elegir entre "Libro de trabajo", "Sábana", o "Selección".

6. Hacer clic .Ahorrar Para crear el archivo PDF. Si los encabezados no coinciden, se creará un archivo separado para cada hoja. Tenga en cuenta que ocasionalmente sucederá, incluso si los encabezados y pies de página todos coinciden exactamente.

Imagen titulada Convertir Excel a PDF Paso 16

7. Únete a los archivos PDF separados (si es necesario). Si el proceso de conversión resultó en múltiples archivos PDF, puede unirse rápidamente con Adobe Acrobat Pro.

Abra la carpeta que contiene los archivos PDF y seleccione todos los archivos que desea fusionar.

Haga clic en el menú Archivo y seleccione "Crear" → "Combine los archivos en PDF individual".

8. Revisa el PDF. Abra el archivo PDF haciendo doble clic. Esto lo abrirá en la vista previa, lo que le permitirá revisarlo antes de que lo envíe. No es realmente posible editar el PDF ahora, por lo que si necesita realizar cambios, querrá hacerlos en Documento de Excel y luego crear un nuevo PDF.

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Consejos

Si está enviando una gran hoja de Excel a alguien que también tiene Microsoft Excel, o si necesita enviar varios archivos, intente comprimir los archivos en lugar de convertirlos a un .Pdf.