Cómo desarrollar un plan de gestión de riesgos

2. Defina tu proyecto. En este artículo, pretengámonos que eres responsable de un sistema informático que proporciona información importante (pero no crítica por la vida) a una gran población. La computadora principal en la que reside este sistema es antiguo y debe ser reemplazado. Su tarea es desarrollar un plan de gestión de riesgos para la migración. Este será un modelo simplificado donde el riesgo y el impacto se enumeran como altos, medios o bajos (que es muy común especialmente en la gestión de proyectos).

3. Obtener entrada de otros. Idea genial en riesgo. Consigue varias personas que estén familiarizadas con el proyecto y solicitan información sobre lo que podría suceder, cómo ayudar a prevenirlo, y qué hacer si sucede.Tomar un lote de notas!Utilizará la salida de esta sesión muy importante varias veces durante los siguientes pasos.Intenta mantener una mente abierta sobre las ideas. "Fuera de la caja" Pensar es bueno, pero sigue el control de la sesión. Necesita mantenerse enfocado y en blanco.

4. Identificar las consecuencias de cada riesgo. Desde su sesión de lluvia de ideas, recopiló información sobre lo que sucedería si se materializan los riesgos. Asociar cada riesgo con las consecuencias llegó durante esa sesión. Ser lo más específico posible con cada uno. "Retraso del proyecto" no es tan deseable como "El proyecto se retrasará por 13 días." Si hay un valor en dólares, enumere, solo diga "Por encima del presupuesto" es demasiado general.

5. Eliminar problemas irrelevantes. Si se está moviendo, por ejemplo, el sistema informático de un concesionario de automóviles, luego las amenazas, como la guerra nuclear, la pandemia de plagas o los asteroides asesinos son prácticamente cosas que interrumpirán el proyecto. No hay nada que pueda hacer para planificar para ellos o para disminuir el impacto. Usted podría tenerse en cuenta, pero no ponga ese tipo de cosas en su plan de riesgo.

6. Listar todos los elementos de riesgo identificados. No necesitas ponerlos en ningún orden todavía. Solo enumerarlos uno por uno.

7. Asignar probabilidad. Para cada elemento de riesgo en su lista, determine si la probabilidad de que realmente materializa es alta, media o baja. Si tiene absolutamente que tiene que usar los números, entonces cifra la probabilidad en una escala de 0.00 a 1.00. 0.01 a 0.33 = bajo, 0.34 a 0.66 = Medio, 0.67 a 1.00 = alto.

8. Asignar impacto. En general, asigne un impacto como alto, medio o bajo basado en algunas pautas preestablecidas. Si tiene absolutamente que tiene que usar los números, luego cifra el impacto en una escala de 0.00 a 1.00 de la siguiente manera: 0.01 a 0.33 = bajo, 0.34 - 066 = Medio, 0.67 - 1.00 = alto.

9. Determinar el riesgo para el elemento. A menudo, se utiliza una tabla para esto. Si ha utilizado los valores bajos, medios y altos para la probabilidad y el impacto, la tabla superior es más útil. Si ha usado valores numéricos, deberá considerar un sistema de calificación más complejo más complejo similar a la segunda tabla aquí. Es importante tener en cuenta que no existe una fórmula universal para combinar la probabilidad e impacto, que variará entre las personas y los proyectos.Este es solo un ejemplo (aunque uno de la vida real):

10. Clasificar los riesgos. Enumere todos los elementos que ha identificado desde el mayor riesgo hasta el riesgo más bajo.

11. Calcular el riesgo total: Aquí es donde los números te ayudarán. En la Tabla 6, tiene 7 riesgos asignados como H, H, M, M, M, L y L. Esto puede traducirse a 0.8, 0.8, 0.5, 0.5, 0.5, 0.2 y 0.2, de la tabla 5. El promedio del riesgo total es entonces 0.5 Y esto se traduce en medio.

12. Desarrollar estrategias de mitigación. La mitigación está diseñada para reducir la probabilidad de que se materialice un riesgo. Normalmente solo harás esto para elementos altos y medianos. Es posible que desee mitigar los artículos de bajo riesgo, pero ciertamente aborda los otros primero. Por ejemplo, si uno de sus elementos de riesgo es que podría haber un retraso en la entrega de partes críticas, puede mitigar el riesgo ordenando al principio del proyecto.

13. Desarrollar planes de contingencia. La contingencia está diseñada para reducir el impacto si se materializa un riesgo. Nuevamente, generalmente solo desarrollará contingencias para elementos altos y medios. Por ejemplo, si las partes críticas que necesita, no llegan a tiempo, es posible que tenga que usar partes antiguas y existentes mientras está esperando las nuevas.

14. Analizar la efectividad de las estrategias. ¿Cuánto ha reducido la probabilidad y el impacto?? Evalúe sus estrategias de contingencia y mitigación y reasigne las calificaciones efectivas a sus riesgos.

15. Calcular su riesgo efectivo. Ahora, sus 7 riesgos son M, M, M, L, L, L y L, que se traducen a 0.5, 0.5, 0.5, 0.2, 0.2, 0.2 y 0.2. Esto da un riesgo promedio de 0.329. Mirando la Tabla 5, vemos que el riesgo general ahora está categorizado como bajo. Originalmente el riesgo era medio (0.5). Después de que se hayan agregado estrategias de gestión, su exposición es baja (0.329). Eso significa que has logrado un 34.2% de reducción en riesgo a través de la mitigación y contingencia. No está mal!

dieciséis. Monitoree sus riesgos. Ahora que sabe cuáles son sus riesgos, debe determinar cómo sepa si se materializan, por lo que sabrá cuándo y si debe poner sus contingencias en su lugar. Esto se hace identificando señales de riesgo. Haga esto por cada uno de sus elementos de riesgo alto y medio. Luego, a medida que avanza su proyecto, podrá determinar si un elemento de riesgo se ha convertido en un problema. Si no conoce estas señales, es muy posible que un riesgo pueda materializarse y afectar silenciosamente el proyecto, incluso si tiene buenas contingencias en su lugar.

Reducción = riesgo - exposición. En este ejemplo (y asumiendo una estimación de proyectos de $ 1,000,000) su riesgo es 0.5 x 1,000,000 ($ 500,000) y su exposición es 0.329 x $ 1,000,000 ($ 329,000), lo que significa el valor de su reducción = $ 171,000. Use que, como una indicación de cuánto puede gastar razonablemente en la gestión de los riesgos, que debe ser parte de la estimación del proyecto revisado (como seguro).

Plan para el cambio. La gestión de riesgos es un proceso fluido porque los riesgos siempre están cambiando. Hoy, puede asignar algún riesgo con una alta probabilidad y un alto impacto. Mañana, la probabilidad o el impacto pueden cambiar. Además, algunos riesgos pueden dejar caer completamente de la mesa mientras que otros entran en juego.

Puede usar la exposición para ayudar a determinar si desea hacer el proyecto. Si la estimación del proyecto total es de $ 1,000,000 y su exposición es 0.329, la regla general es que tiene un potencial de $ 329,000 sobre la estimación. ¿Puedes presupuestar el dinero extra?... por si acaso? Si no, es posible que desee reconsiderar el alcance del proyecto.

Parte de un buen plan de contingencia es una señal de alerta temprana. Si hay un resultado de prueba que le indicará si necesita adoptar su plan de contingencia, asegúrese de acelerar los resultados de las pruebas. Si no hay una buena señal de advertencia, intente diseñar uno.

Use una hoja de cálculo para realizar un seguimiento del plan de riesgo de forma continua. Cambio de riesgos, los viejos riesgos pueden desaparecer y los nuevos riesgos entrarán en foco.

Investigar siempre. Que has perdido? ¿Qué cosas podrían pasar que aún no has considerado?? Esta es una de las cosas más difíciles de hacer y una de las más críticas. Haz una lista y comprobarlo repetidamente.

Si usted es un gerente de proyecto inexperto, o el proyecto es pequeño, considere guardar el tiempo saltando pasos que no se aplican o tienen poco impacto en el proyecto, omite la evaluación formal de probabilidad y impacto, haga el "cálculo mental" y saltar inmediatamente a mirar la severidad.Por ejemplo, si necesita realizar un mantenimiento en un circuito eléctrico y esa actividad voluntad derribar un servidor, es "arriesgado" Para mover el servidor a un nuevo circuito antes del mantenimiento o esperar hasta que finalice el mantenimiento para que la máquina vuelva a la máquina.En cualquier caso, el servidor está bajando, pero puede identificar qué actividad plantea el riesgo más bajo para el proyecto.

Hacer no Deje que la política interfiera con su evaluación.Esto sucede mucho.La gente no quiere creer que las cosas que controlen podrían salir mal y a menudo lucharán contra los niveles de riesgo."Oh, eso nunca podría suceder" podría ser cierto, pero de nuevo podría ser el ego de alguien que habla.

No ignore completamente los artículos de bajo riesgo, pero no pase mucho tiempo con ellos.Use alto, medio y bajo para indicar cuánto esfuerzo pondrá en monitoreo de cada riesgo.

No te introduzcas demasiado para el proyecto.La gestión de riesgos es una parte importante del proyecto, pero no debe eclipsar el trabajo real por hacer.Si no tiene cuidado con esto, puede comenzar a perseguir riesgos irrelevantes y sobrecargar su plan con información inútil.

No asumas que tienes todos los riesgos identificados.La naturaleza del riesgo es que es impredecible.