Cómo completar un proyecto a tiempo (con imágenes)

Completar un proyecto a tiempo nunca parece suceder. Siempre estás trabajando hasta el último minuto, las cosas se rompen en el peor momento, y las personas de las que dependes de olvidarse de hacer su trabajo. Pero completar un proyecto a tiempo es más fácil de lo que piensa, siempre que esté dispuesto a tomar el tiempo de antemano para prepararse como un profesional.

Pasos

Parte 1 de 3:

Organización para el éxito

1. Aclare todas las reglas, regulaciones y directrices específicas lo antes posible. Si tiene alguna pregunta, no espere a preguntarles. Esperar para obtener respuestas puede llevar a un trabajo redundante o inútil, o, incluso peor, haciendo el trabajo equivocado en accidente. Asegúrate de aclarar todo por adelantado.

Cuando sea posible, obtenga esta información por escrito para que pueda volver a ella si olvida.
Obtenga la información de contacto de su maestro, administrador de productos o cliente desde el principio y pregunte si hay una buena manera de ponerse en contacto si tiene preguntas posteriores.

Imagen titulada Completar un proyecto a tiempo Paso 2

2. Redactar su objetivo general o producto terminado antes de comenzar a trabajar. Para llegar efectivamente al final del camino, necesita saber a dónde va. Lluvia de ideas y escriba cómo se ve su visión del proyecto completado si es una idea de tesis, una hoja de cálculo organizada o encontrar a su empresa un nuevo almacén. Esto le ayudará a redactar los pasos necesarios para llegar allí.

Utilice este tiempo para asegurarse tu plan es realista para su marco de tiempo: una gran parte del acabado a tiempo es elegir un proyecto que realmente puede terminar.

Si no sabes, a dónde vas, pero está bien. Por ejemplo, si no ha decidido el tema de una presentación, pero aún puede dibujar objetivos. Puede que no sepas el tema, por ejemplo, pero sabes que debe ir a la biblioteca y comenzar a investigar uno.

Tu "proyecto final" puede cambiar entre ahora y el final: la meta no es tener una idea de proyecto perfecta ahora, es crear un plan para que puedas trabajar fuera de.

Imagen titulada Completar un proyecto a tiempo Paso 3

3. Haga una lista de todos sus materiales necesarios, cuando son necesarios, y cómo conseguirlos. No puedes completar un proyecto hasta que tengas las cosas necesarias para hacer el trabajo. Una vez que sepa lo que realmente tiene que hacerse, haga una lista maestra de las cosas necesarias para hacerlo. Puede ayudar a compartir esta lista con su equipo, si tiene uno, cruzar suministros mientras los obtenga. Tome nota de:

El objeto

Cantidad necesaria

Fecha necesaria

Propósito

Costo

Ubicación / tienda para comprar

Cualquier consideración especial (color, tamaño, etc.)

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4. Romper el proyecto completo en objetivos más pequeños y más manejables. Encontrar a su empresa un nuevo almacén, por ejemplo, no es algo que acaba de salir y hacer. Debe discutir las necesidades específicas de su empresa, comuníquese con un agente de bienes raíces, decida sobre un almacén, inspeccionelo y luego complete importantes impuestos, hipotecas y papeles inmobiliarios. Ya sea que esté trabajando solo o como equipo, puede un mejor tiempo de presupuesto y dinero a estas cinco tareas más pequeñas que una enorme.

Haz que tus metas sean medibles. En vez de "Averigüe lo que quiere mi jefe para el almacén," Hacer metas específicas para aprender la ubicación, el presupuesto, el tamaño y las comodidades esenciales.

Es posible que no tenga idea de cuánto tiempo se tarda en comprar un almacén, pero sabe que hablar con su jefe toma un día, encontrando un agente de bienes raíces de 2 a 3 días, inspección 1-2 semanas, etc. Es mucho más fácil de presupuestar el tiempo para objetivos más pequeños que los grandes.

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5. Establece fechas para completar tus metas más pequeñas por. Si su proyecto se debe el 31 de mayo y tiene diez cosas diferentes que hacer, no quiere completar los diez de ellos por el 31. Averigüe qué cosas puede haber hecho el décimo, cuáles puede terminar antes del día 20, y qué cosas tienen que esperar hasta el final del mes para completar.

En general, las personas son más efectivas trabajando en una tarea a la vez, no 10 a la vez. Compruebe cada meta uno a la vez en lugar de trabajar en todos ellos a la vez para obtener la máxima eficiencia.

La mayoría de los proyectos tienen trabajo que no se pueden terminar hasta que se realice otro trabajo. No puedes, por ejemplo, escribir un informe de libro hasta que haya leído el libro. Averigúmelo qué trabajo tiene que hacerse por delante de otros y priorizar eso.

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6. Déte más tiempo de lo que crees que necesitarás. Las cosas invariablemente saldrán mal, un artículo que necesita está agotado, algo que se rompe, los cambios de plan de última hora, etc. No lo programe para que estés bajo la pistola todos los días de trabajo. Siempre que sea posible, construya 1-3 días adicionales para que pueda ajustar cuando surjan complicaciones.

Nadie estaba molesto por terminar un proyecto antes de lo previsto. Si planea días extra y no los necesita, simplemente obtiene unos días de descanso.

Parte 2 de 3:

Mantenerse en horario

1. Comience a trabajar lo antes posible, incluso si los planes no están completamente completos. La mejor manera de completar un proyecto a tiempo es comenzar. Muchas personas temen que no tengan una idea final todavía, o necesitan todo perfectamente alineado para comenzar, pero nada podría estar más lejos de la verdad. Si hay tareas que se pueden iniciar, comience a:

Si está diseñando un nuevo logotipo para el trabajo, no necesita la idea total de dibujar y redactar algunos prototipos. Incluso si no los usa, comience a eliminar las ideas y hacer rodar la pelota.
Si tiene un proyecto de clase, termine todos los libros y tareas para esa clase lo antes posible. Obtenga las cosas pequeñas del camino para que pueda concentrarse en el proyecto más grande.

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2. Anticipar cualquier problema potencial antes de que ocurran. Cada vez que empiezas con un nuevo segmento o parte del proyecto, tómate un tiempo para pensar en todo lo que podría salir mal. ¿Podría enfermarse, se podría revisar un libro que necesita, los saltos de los proyectos o los suministros se agotan?. Cualesquiera que podan ser las dificultades, escríbales. Una vez que se complete su lista, se inicia la parte de diversión: descubrir cómo manejar estos problemas si ocurren:

Si se enferma, ¿hay algún trabajo que pueda hacer desde la cama?? ¿Hay alguien con quien confíes en quién puede ayudar a tomar notas o hacer recados??

Si el libro que necesita está revisado, ¿puede su biblioteca a otro pedido?? ¿Puedes reservar el libro con antelación??

Si su proyecto es frágil, ¿qué puede hacer para asegurarse de que sea perfectamente seguro?. Si se rompió, ¿cuánto tiempo se tarda en construir otro?? ¿Puedes construir piezas de repuesto o alternar??

Si se agotan suministros, ¿hay algo más que pueda usar en el lugar?? ¿Puede comprar 1-2 partes adicionales de objetos esenciales o difíciles de encontrar para eliminar el problema??

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3. Delegado sabiamente con su equipo / socios para evitar superponerse y ahorrar tiempo. Al intentar completar un proyecto a tiempo con un grupo, rara vez es una buena idea que todos trabajen en las mismas cosas a la vez. En su lugar, rompa las tareas para que 1-2 personas estén haciendo cada uno. Tratando de hacerlo todo usted mismo retardará a todos y evitará un trabajo eficiente. Al delegar:

Establecer expectativas temprano: deja que la gente sepa exactamente lo que se quiere de ellos.

Dar plazos para asegurarse de que todo esté realmente hecho cuando debe ser.

Deje que todos sepan el objetivo final del proyecto, ayudando a todos a trabajar hacia lo mismo.

Publique la información de contacto de todos en caso de problemas o preguntas.

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4. Revise el progreso general en varios puntos de control, ajustando según sea necesario. Mientras trabajas en las partes individuales del proyecto, no pierdas de vista los objetivos más grandes. Por ejemplo, digamos que necesita crear una presentación sobre la vida durante la Guerra Civil Americana, y ha decidido romper su proyecto en investigación, una presentación de diapositivas y una demostración sobre los soldados que solían comer. Estas son todas buenas ideas, pero debes asegurarte de que todos encajan juntos mientras trabajan en ellos:

Mientras que la investigación profunda es buena, ¿coincide con su objetivo final?? ¿Hay suficiente información sobre los alimentos para hacer un proyecto, o si se ponen a algo así como medicina, armas, etc?

Al hacer la presentación de diapositivas, ¿se ajusta a la investigación?? ¿Es lo suficientemente corto para caber en su presentación, o será empujado por tiempo??

¿Vas a tener que hacer comida de guerra civil?? Sobre la base de su investigación, esto sigue siendo posible, o sería más inteligente hacer un tipo diferente de demostración?

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5. Haz que el proyecto sea una prioridad cada día. La gente está ocupada, y no eres una excepción. Si no prioriza trabajar en el proyecto, no se hará. Haz tiempo para el proyecto todos los días, incluso si es solo un poco. Cuanto mayor sea el proyecto, más debe mover o sacrificar otros compromisos para hacer las cosas.

Un poco de trabajo cada día es generalmente más efectivo que los trozos enormes ocasionalmente. Si solo planea trabajar los sábados, pero hay una emergencia familiar o un problema del sábado por la mañana, acaba de perder toda una semana de trabajo.

Parte 3 de 3:

Terminando a tiempo

1. Construir un plan de respaldo a medida que se acerca la fecha de vencimiento. Diga, por ejemplo, ha decidido construir una catedral modelo para su clase de historia medieval, y usted tiene una semana y sigue trabajando en el primer piso. Mientras siempre debes apuntar a terminar todo, no siempre es posible. En lugar de hacer un trabajo deficiente en la idea original, consulte un proyecto o idea alternativos que pueda terminar a tiempo y aún sentirse orgulloso de:

¿Su modelo necesita réplica de vidrio manchado, o puede hacer algo más sencillo??
Si está escribiendo un papel largo, hay una sección que se pueda cortar o resumir sin comprometer su punto general?
Al trabajar en un acuerdo de negocios, ¿hay una manera de extender los plazos?? Si no, ¿puede obtener un compañero de trabajo para ayudarlo a completar una sección a tiempo??

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2. Tome una práctica correr unos días antes de que el proyecto sea debido. Incluso si las cosas aún no se hacen, haz la mayor cantidad de una prueba que pueda ahora, vigilando problemas, enganches y áreas de mejora. ¿Las prioridades deben cambiar para terminar alguna sección por adelantado?? ¿Hay cosas que están más adelante de lo que planeaste?? ¿Hay algo que pueda agregar o restar para hacer que acabar sea más probable??

Imagen titulada Completar un proyecto a tiempo Paso 14

3. Apunta a pasar tu último día revisando el proyecto para errores. Un gran beneficio de programar tiempo extra para trabajar es que permite un control de calidad. Ya sea que esté probando su proyecto de Feria de Ciencias para ver si funciona o activa en los informes de gastos trimestrales, pasa un día en busca de errores y tipográficos.

Si está reduciendo al cable tratando de terminar a tiempo, aún debe reservar una hora al final para su revisión. No dejes que las semanas de trabajo duro aparezcan descuidadas debido a algunos tipográficos perdidos.

Imagen titulada Completar un proyecto a tiempo Paso 15

4. Organice todo lo necesario para el proyecto en una ubicación 1-2 horas antes requerida. No te dejes que un proyecto hermoso se desmorona porque dejaste tu mochila en casa. Incluso si está corriendo para terminar, deténgase durante 5 minutos y respire hondo. Usando una lista de verificación, asegúrese de tener una sola cosa necesaria para una presentación exitosa.

Regreso a su borrador original, planes y lista de materiales. Todo está cubierto?

Imagen titulada Completar un proyecto a tiempo Paso 16

5. Revise su éxito al final y encuentre maneras de mejorar la próxima vez. Es muy raro que un proyecto se vuelva perfectamente, y eso está bien. Lo que es más importante es que tomes estos errores y aprendemos de ellos. ¿Dónde podrías haber programado mejor?? ¿Qué riesgos o problemas no prefieres y pueden planear la próxima vez?? ¿El proyecto final coincidió con tus metas??

No hay necesidad de revisar justo después de terminar. Tomar 2-3 días para relajarse y luego mirar hacia atrás en el proyecto con ojos frescos.

Si trabajaste con un equipo, pregúnteles qué creen que todos podrían mejorar la próxima vez.

Si tiene preguntas en su calificación, revise, etc. Preguntar cortésmente "¿Qué podría hacer para ser mejor la próxima vez??"

Consejos

Si está haciendo un proyecto de socio, divida las tareas para que cada socio sepa lo que se supone que deben hacer. No hagas todo por ti mismo.

Advertencias

Siempre habrá complicaciones y problemas inesperados, lo mejor que puede hacer es pensar y prepararse de antemano lo más posible.