Cómo solicitar una certificación ISO

Tener su empresa o producto certificado por la Organización Internacional de Normalización (ISO) señala a los consumidores que el servicio que está proporcionando es seguro, eficiente y confiable. Una vez que haya reunido un análisis de sistema de gestión de calidad integral, programe una auditoría con un registrador de un organismo certificado externo acreditado. El Registrador determinará si las políticas y procedimientos de su empresa se ajustan a los rigurosos estándares de ISO. Si pasa con éxito la auditoría, recibirá un certificado de ISO que indica que ha satisfecho las condiciones de certificación.

Pasos

Parte 1 de 3:

Desarrollar un sistema de gestión de calidad

1. Nombrar un supervisor de proyecto. Elija a alguien dentro de su empresa para supervisar la tarea de crear un sistema de gestión de calidad. Esto es esencialmente una colección de documentos que detallan la forma en que su empresa realiza sus operaciones. Dado que reunir un análisis tan complejo requerirá una comprensión profunda de las políticas y la estructura interna de las empresas, solo los empleados más experimentados deben ser considerados para el trabajo.

Un gerente, jefe de departamento, o director de operaciones, entre los empleados más calificados para crear un sistema de gestión de calidad enfocado.
Si usted es un oficial de control para su empresa, puede estar más cómodo asumiendo la responsabilidad usted mismo.

Aplicar para una certificación ISO Paso 2

2. Docume las prácticas únicas de su empresa. Durante esta fase, deberá describir cada característica de su negocio o producto por escrito. Su análisis del sistema de gestión de calidad puede incluir detalles como la declaración de la misión de su empresa, la información sobre políticas y procedimientos específicos, y una lista de estándares estatales y federales que opera de acuerdo con.

Piense en su sistema de gestión de calidad como una descripción general de lo que su empresa espera lograr con un producto, servicio o modelo de negocio en particular, y los pasos exactos que siguen para lograrlo.

Si está buscando una certificación para un producto, el propósito de su análisis será describir el diseño y los materiales del producto, el sistema de producción de su empresa y el proceso interno de evaluación de calidad de su empresa.

Este es el paso más exigente para asegurar la certificación ISO, así que tómese su tiempo para asegurarse de que su documentación sea meticulosa.

Aplicar para una certificación ISO Paso 3

3. Realizar una auditoría interna. Asigne a un empleado calificado para comparar la información establecida en su análisis del sistema de gestión de calidad contra las operaciones diarias de la compañía. En particular, deberían estar buscando ver que sus procedimientos satisfagan tanto las normas de la industria como de las normas de la empresa. Si espera obtener la certificación ISO, es importante que todos los aspectos de la producción o el servicio se realicen de la forma en que se describe.

Indique a su auditor interno que vigile los inconsistencias entre la documentación de su sistema de gestión de calidad y la forma en que se están haciendo las cosas.

Nombrar a alguien que no sea el supervisor del proyecto al papel del auditor. Esto ayudará a garantizar la imparcialidad y disminuir las posibilidades de posibles brechas que van desapercibidas.

Imagen titulada Solicite una certificación ISO Paso 4

4. Hacer cualquier mejoras necesarias en sus prácticas. Si su auditoría interna aparece alguna característica que no está a la altura de los tablas, su prioridad superior será corregirla antes de enviarlo a una auditoría formal. Usando las notas de su auditor como una guía, identifique las áreas donde sus operaciones no realicen los objetivos establecidos por su sistema de calidad. Encuentre formas de resolver problemas potenciales en las semanas y meses avanzando.

Cumplir con sus estándares de rendimiento específicos puede requerir que implemente nuevas políticas, explore procedimientos más seguros o más eficientes, o reteniendo a los empleados.

Parte 2 de 3:

Elegir un cuerpo certificador

1. Encuentre un registrador calificado para revisar sus operaciones. Busque un Registrador con licencia para que traiga una auditoría externa. Búsqueda de organizaciones en su región que representan al sector específico que su empresa cae bajo. Algunos registradores solo tratan con la ingeniería de software, por ejemplo, mientras que otros pueden estar calificados para garantizar estándares de calidad para dispositivos médicos, producción de gas natural y gestión ambiental.

La organización ISO solo idea los estándares de la industria y proporciona acreditación a organismos de certificación independientes, no se emite certificaciones.
La Junta de Acreditación Nacional ANSI-ASQ (ANAB) ha compilado un directorio de organismos de certificación acreditados para las empresas solicitando una auditoría externa.
Seleccionar el registrador adecuado para su negocio puede tomar un tiempo. Comience su búsqueda mientras aún está desarrollando su documentación del sistema de gestión de calidad para darle un montón de tiempo.

Aplicar para una certificación ISO Paso 6

2. Seleccione un registrador que posee las credenciales necesarias. Su certificación se verá mejor proveniente de una organización que también se ha comprobado para cumplir con ciertos requisitos. Solo considere los organismos de certificación que utilizan la norma del Comité de Evaluación de la Conformidad (CASCO). La acreditación independiente también es una señal de que el cuerpo con el que está tratando ha sido investigado y aprobado a fondo.

La acreditación es una ventaja importante, pero no es una necesidad. Un registrador aún puede estar altamente calificado, incluso si no están en una lista de certificadores acreditados.

Aplicar para una certificación ISO Paso 7

3. Redactar un contrato de solicitud ISO. Una vez que haya asegurado los servicios de un Registrador, siéntese con ellos para discutir las disposiciones del proceso de auditoría. Repasarán los diversos derechos legales y obligaciones de ambas partes e informarán sobre las políticas de confidencialidad de responsabilidad de la organización. Si está satisfecho con los términos del acuerdo, firme el contrato para confirmar la fecha de su auditoría.

Debido a la necesidad de estrictos estándares internacionales en todos los ámbitos, es posible que no sea posible negociar los términos de su contrato de solicitud.

Parte 3 de 3:

Solicitando la certificación

1. Envíe su documentación del sistema de gestión de calidad para la evaluación previa. La pre-evaluación no es un paso requerido en el proceso de certificación. Sin embargo, una revisión preliminar le dará al Órgano de Certificación la oportunidad de identificar cualquier error obvio u omisiones en su documentación. Borrar estos problemas antes de que la auditoría formal le ayude a enfocar su sistema de calidad y mejorar sus posibilidades de satisfacer con éxito las normas de certificación ISO.

Si opta por pasar con una evaluación previa, deberá proporcionarle a su organismo de certificación elegido una copia completa y actualizada de su documentación del sistema de gestión de calidad.
Tenga en cuenta que el período de evaluación previa puede agregar 2-4 semanas al proceso de certificación.

Imagen titulada Solicite una certificación ISO Paso 9

2. Pasar la auditoría externa. En la fecha de apertura de su inspección, su registro se sentará con el personal clave de la compañía para presentarse y discutir brevemente los procedimientos. Luego encenderán su atención para inspeccionar las operaciones de su empresa y asegurarse de que se adhieran a los estándares detallados en su sistema de gestión de calidad. Prepárese para ofrecer su ayuda de cualquier manera que pueda.

Usted o sus empleados pueden ser entrevistados o solicitados por separado para explicar detalles de las políticas y procedimientos que son fundamentales para sus operaciones.

La auditoría real es un proceso continuo que puede llevar desde días hasta semanas. La longitud exacta dependerá de la complejidad de su sistema de gestión de calidad y el tamaño y la estructura organizativa de su empresa.

Aplicar para una certificación ISO Paso 10

3. Revise su informe de auditoría completa. Tras la auditoría, el organismo certificador enviará un informe de auditoría detallado por correo. El informe resumirá los hallazgos del registrador a lo largo de la auditoría y llamará a su atención cualquier área donde las prácticas de su empresa no coincidan con los estándares enumerados en su sistema de gestión de calidad (denominados "no conformidades".") El registrador puede citar dos tipos diferentes de problemas, no conformidades menores y no conformidades importantes.

Asegúrese de que su supervisor de proyecto, auditor interno y todos los demás empleados clave estén presentes cuando realice los hallazgos de su informe de auditoría.

Imagen titulada Solicite una certificación ISO Paso 11

4. Presentar un plan de acción correctiva para resolver las no conformidades menores. Este es un breve documento que explica la naturaleza del problema y articulando las medidas necesarias para corregirla. Su propósito principal es demostrar al organismo certificador que entiende cómo una supervisión no cumple con las normas ISO. La mayoría de las no conformidades menores se pueden aclarar sin la necesidad de inspecciones adicionales, y no mantendrá su certificación.

Las no conformidades menores se refieren a pequeños errores o instancias de procedimientos en los que la política y la práctica no se alinean, sino que, en última instancia, impacta esa calidad de su producto o servicio.

Imagen titulada Solicite una certificación ISO Paso 12

5. Apriete sus operaciones para lidiar con las principales no conformidades. Estas citas apuntan a las discrepancias deslumbrantes en la forma en que se concibe y ejecuta su modelo de negocio. El regreso de una importante no conformidad con mayor frecuencia implica una serie de inspecciones de seguimiento, junto con los costos asociados con la fijación del problema desde dentro. Su empresa o producto no será aprobado para la certificación hasta que todas las principales citas de no conformidad han sido reexaminadas y borradas por el Registrador.

Las principales no conformidades también podrían dejarlo sujeto a multas o sanciones similares si se descubren que están violando la ley.

Si su informe de auditoría vuelve con más de una incomodidad principal resaltada, es posible que deba reconsiderar el contenido de su sistema de administración de calidad para determinar si es factible en su forma actual.

Imagen titulada Solicite una certificación ISO Paso 13

6. Espera su certificación ISO. Si el Registrador está satisfecho con sus hallazgos, informará al organismo de certificación con una recomendación de que su empresa se le otorgue certificación. Entonces te enviarás tu certificado oficial. El documento mostrará su nivel de certificación y el conjunto exacto de estándares que se encontró en conformidad con, junto con un sello oficial del organismo certificador.

Puede tomar 2-3 semanas para que su certificado llegue después de haber obtenido la palabra de aprobación del organismo certificador.

Su negocio también se agregará a un registro de empresas con certificación ISO, que puede ser visto por los consumidores, así como otras empresas.

Consejos

No tiene que estar certificado con ISO para que su empresa o producto sea un éxito, es simplemente una forma útil para que los consumidores reconozcan a las empresas cuyas prácticas sean consistentes con las normas internacionales que sean elaboradas por su propio beneficio.

Al etiquetar un producto, servicio o procedimiento después de recibir su certificación ISO, asegúrese de incluir la designación numérica del estándar específico usado. En lugar de simplemente escribir, "ISO CERTIFICADO", por ejemplo, escribiría "ISO 9001 certificado."

Asegúrese de leer la duración exacta y las condiciones de su certificación para ver qué necesita hacer para mantenerlo en la línea.