Cómo crear mesas de pivote en Excel (con imágenes)

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Las tablas de pivote son tablas interactivas que permiten al usuario agrupar y resumir grandes cantidades de datos en un formato técnico conciso para informes y análisis más fáciles. Pueden ordenar, contar y en total los datos, y están disponibles en una variedad de programas de hoja de cálculo. Excel le permite crear fácilmente tablas de pivote arrastrando y dejando caer su información relevante en las casillas correspondientes. Luego puede filtrar y ordenar sus datos para encontrar patrones y tendencias.

Pasos

Parte 1 de 3:

Construyendo la mesa de pivote

1. Cargue la hoja de cálculo que desea crear la tabla de pivote de. Una tabla de pivote le permite crear informes visuales de los datos de una hoja de cálculo. Puede realizar cálculos sin tener que ingresar ninguna fórmulas o copiar celdas. Necesitará una hoja de cálculo con varias entradas para crear una tabla pivote.

También puede crear una tabla de pivote en Excel utilizando una fuente de datos externa, como el acceso. Puede insertar la tabla de pivote en una nueva hoja de cálculo de Excel.

Imagen titulada Crear mesas de pivote en Excel Paso 2

2. Asegúrese de que sus datos cumplan con las necesidades de una tabla pivote. Una tabla de pivote no siempre es la respuesta que está buscando. Para aprovechar las características de la tabla de pivote, su hoja de cálculo debe cumplir con algunos criterios básicos:

Su hoja de cálculo debe incluir al menos una columna con valores duplicados. Esto básicamente solo significa que al menos una columna debe tener datos repetidos. En el ejemplo discutido en la siguiente sección, el "tipo de producto" La columna tiene dos entradas: "Mesa" o "Silla".

Debe incluir información numérica. Esto es lo que se comparará y totalizará en la tabla. En el ejemplo en la siguiente sección, el "Ventas" La columna tiene datos numéricos.

Imagen titulada Crear tablas Pivot en Excel Paso 3

3. Iniciar el asistente de tabla pivote. Haga clic en el "Insertar" pestaña en la parte superior de la ventana de Excel. Haga clic en el "Tabla dinámica" Botón en el lado izquierdo de la cinta de inserción.

Si está utilizando Excel 2003 o antes, haga clic en el Datos Menú y seleccione Informe de Pivotable y Pivotchart...

Imagen titulada Crear tablas de pivote en Excel Paso 4

4. Seleccione los datos que desea usar. De forma predeterminada, Excel seleccionará todos los datos en su hoja de cálculo activa. Puede hacer clic y arrastrar para elegir una parte específica de la hoja de cálculo, o puede escribir el rango de celdas en manualmente.

Si está utilizando una fuente externa para sus datos, haga clic en el "Utilice una fuente de datos externa" Opción y haga clic en Elegir conexión.... Busque la conexión de la base de datos guardada en su computadora.

Imagen titulada Crear mesas de pivote en Excel Paso 5

5. Seleccione la ubicación para su tabla pivote. Después de seleccionar su rango, elija la opción de ubicación desde la misma ventana. De forma predeterminada, Excel colocará la tabla en una nueva hoja de trabajo, lo que le permitirá cambiar hacia adelante yendo al hacer clic en las pestañas en la parte inferior de la ventana. También puede optar por colocar la tabla de pivote en la misma hoja que los datos, que le permiten elegir la celda que desea que se coloque.

Cuando esté satisfecho con sus elecciones, haga clic en Aceptar. Se colocará su tabla de pivote y la interfaz cambiará.

Parte 2 de 3:

Configurando la tabla de pivote

1. Añadir un campo de fila. Al crear una tabla de pivote, esencialmente está clasificando sus datos por filas y columnas. Lo que agregas donde determina la estructura de la tabla. Arrastre un campo desde la lista de campos a la derecha en la sección Campos de la fila de la tabla de pivotes para insertar la información.

Por ejemplo, su empresa vende dos productos: mesas y sillas. Usted tiene una hoja de cálculo con el número (ventas) de cada producto (tipo de producto) vendido en sus cinco tiendas (tienda). Quieres ver cuánto de cada producto se vende en cada tienda.
Arrastre el campo de la tienda desde la lista de campos en la sección Campos de la fila de la tabla Pivot. Aparecerá su lista de tiendas, cada una como su propia fila.

Imagen titulada Crear tablas de pivote en Excel Paso 7

2. Añadir un campo de columna. Al igual que las filas, las columnas le permiten ordenar y mostrar sus datos. En el ejemplo anterior, el campo de la tienda se agregó a la sección Campos de la fila. Para ver cuánto de cada tipo de producto se vendió, arrastre el campo Tipo de producto a la sección Campos de la columna.

Imagen titulada Crear mesas de pivote en Excel Paso 8

3. Añadir un campo de valor. Ahora que tiene la organización presentada, puede agregar los datos que se mostrarán en la tabla. Haga clic y arrastre el campo de ventas en la sección de campos de valor de la tabla de pivote. Verá su tabla Mostrar la información de ventas para sus dos productos en cada una de sus tiendas, con una columna total a la derecha.

Para todos los pasos anteriores, puede arrastrar los campos a los cuadros correspondientes debajo de la lista de campos en el lado derecho de la ventana en lugar de arrastrarlos a la mesa.

Imagen titulada Crear tablas Pivot en Excel Paso 09

4. Agregue múltiples campos a una sección. Las tablas de pivote le permiten agregar varios campos a cada sección, lo que permite un mayor control de minutos sobre cómo se muestran los datos. Usando el ejemplo anterior, digamos que realiza varios tipos de mesas y varios tipos de sillas. Su hoja de cálculo es registra si el artículo es una tabla o una silla (tipo de producto), pero también el modelo exacto de la tabla o la silla vendida (modelo).

Arrastre el campo modelo a la sección Campos de la columna. Las columnas ahora mostrarán el desglose de las ventas por modelo y tipo general. Puede cambiar el orden en que se muestran estas etiquetas haciendo clic en el botón de flecha junto al campo en los cuadros en la esquina inferior derecha de la ventana. Seleccione "Ascender" o "Mover hacia abajo" Para cambiar el orden.

Imagen titulada Crear tablas Pivot en Excel Paso 10

5. Cambiar la forma en que se muestran los datos. Puede cambiar la forma en que se muestran los valores al hacer clic en el icono de flecha junto a un valor en el cuadro Valores. Seleccione "Configuración de campo de valor" Para cambiar la forma en que se calculan los valores. Por ejemplo, puede mostrar el valor en términos de un porcentaje en lugar de un total, o promedio de los valores en lugar de resumirlos.

Puede agregar el mismo campo al cuadro de valor varias veces para aprovechar este. En el ejemplo anterior, se muestra el total de ventas para cada tienda. Al agregar nuevamente el campo de ventas, puede cambiar la configuración del valor para mostrar las segundas ventas como porcentaje de ventas totales.

Imagen titulada Crear mesas de pivote en Excel Paso 11

6. Aprende algunas de las formas en que se pueden manipular los valores. Al cambiar los valores de las formas se calculan, tiene varias opciones para elegir dependiendo de sus necesidades.

Suma: este es el valor predeterminado para los campos de valor. Excel totalizará todos los valores en el campo seleccionado.

Cuenta: esto contará el número de celdas que contienen datos en el campo seleccionado.

Promedio: esto tomará el promedio de todos los valores en el campo seleccionado.

Imagen titulada Crear mesas de pivote en Excel Paso 12

7. Agregar un filtro. La "Filtro de informes" El área contiene los campos que le permiten pasar a través de los resúmenes de datos que se muestran en la tabla de pivotes filtrando conjuntos de datos. Actúan como los filtros para el informe. Por ejemplo, configurar el campo de su tienda como el filtro en lugar de una etiqueta de fila le permitirá seleccionar cada tienda para ver los totales de ventas individuales, o ver múltiples tiendas al mismo tiempo.

Parte 3 de 3:

Utilizando la tabla de pivote

1. Ordenar y filtrar sus resultados. Una de las características clave de la tabla de pivote es la capacidad de ordenar los resultados y ver informes dinámicos. Cada etiqueta se puede ordenar y filtrarse haciendo clic en el botón de flecha hacia abajo junto al encabezado de la etiqueta. Luego puede ordenar la lista o filtrarlo para mostrar solo entradas específicas.

Imagen titulada Crear mesas de pivote en Excel Paso 14

2. Actualiza tu hoja de cálculo. Su tabla de pivote se actualizará automáticamente a medida que modifique la hoja de cálculo de la base. Esto puede ser ideal para monitorear sus hojas de cálculo y cambios de seguimiento. .

Imagen titulada Crear tablas pivotes en Excel Paso 15

3. Cambia tu tabla de pivote alrededor. Las tablas de pivote lo hacen extremadamente fácil de cambiar la ubicación y el orden de los campos. Intente arrastrar diferentes campos a diferentes ubicaciones para llegar a una tabla de pivote que satisfaga sus necesidades exactas.

Aquí es donde la tabla de pivote obtiene su nombre. Mover los datos a diferentes ubicaciones se conoce como "pivotante" A medida que cambia la dirección que se muestran los datos.

Imagen titulada Crear tablas Pivot en Excel Paso 16

4. Crear un gráfico pivotante. Puede usar un gráfico de pivote para mostrar informes visuales dinámicos. Tu tabla de pivote puede ser creado directamente desde su tabla de pivote completada, Haciendo que el proceso de creación de la tabla sea un instante.

WikiHow video: Cómo crear mesas de pivote en Excel

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Consejos

Si usa el comando Importar datos del menú de datos, tiene más opciones sobre cómo importar datos que van desde las conexiones de la base de datos de Office, los archivos de Excel, las bases de datos de acceso, los archivos de texto, las páginas web de ODBC DSN, las páginas web, la OLAP y XML / XSL. Luego puede usar sus datos como lo haría una lista de Excel.

Si está utilizando un autofiltro (bajo "Datos", "Filtrar"), deshabilita esto al crear la tabla de pivote.Está bien volver a habilitarlo después de haber creado la tabla de pivote.

Advertencias

Si está utilizando datos en una hoja de cálculo existente, asegúrese de que el rango que seleccione tiene un nombre de columna único en la parte superior de cada columna de datos.