Cómo crear un recibo de donación: 13 pasos (con imágenes)

Debido a que las donaciones caritativas son deducibles de impuestos para el donante y reportables por la organización sin fines de lucro, un recibo de donación debe incluir información específica sobre el valor de la donación y lo que el donante recibió a cambio. El IRS proporciona pautas para lo que se debe incluir en estos recibos, aunque no formas específicas, si tiene preguntas sobre la Ley Tributaria, debe consultar al sitio web del IRS o un abogado de impuestos. No obstante, las organizaciones benéficas pueden crear un simple recibo de donación en la computadora o a mano para emitir a los donantes.

Pasos

Parte 1 de 2:

Creando un recibo

1. Elegir un formulario. El recibo no necesita ser ningún estilo particular. Es decir, puede ser una letra, una postal, un correo electrónico o un formulario que rellena y entregue al donante, por ejemplo. ¿Cuánto tiempo incluye la información adecuada, cumplirá con el propósito de un recibo de donación?.

2. Incluya su nombre y su estado. Uno de los artículos más importantes para incluir en su donación es el nombre de su caridad. Además, debe reconocer que usted es sin fines de lucro, lo que significa que tiene un estado de 501C3 bajo el gobierno federal.

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3. Incluir el nombre del donante. Debe incluir el nombre del donante en el recibo para que sea válido. Pregunte por el nombre cuando se administre la donación, si no se proporciona en un cheque u otra declaración.

4. Añadir información sobre la donación. Tendrá que incluir la fecha en que se realizó la donación, así como la cantidad de la donación. Si la donación no estaba en efectivo, necesitas agregar una descripción de la donación, como "Cinco camisas de vestir de los hombres" o "Asiento de amor de cuero negro." No debe especificar un valor si la contribución no fue dinero, esa tarea depende del donante.

Por ejemplo, si su donante le dio a sus computadoras nuevas caridad, su descripción podría decir "El donante John Doe le dio cuatro computadoras de escritorio. Las computadoras son nuevas este año." También debe incluir la marca y el tipo de computadoras.

Si la donación es un vehículo, debe incluir el número VIN.

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5. Declara si el donante recibió bienes a cambio de la donación. El IRS hace una distinción entre donaciones hechas sin retribución y donaciones hechas de que reciban bienes o servicios a cambio. Esta distinción se realiza porque solo la cantidad que excede los bienes o servicios se considera deducible de impuestos.

Por ejemplo, si alguien donó dinero y a cambio, asistió a una cena de caridad, que se considera bienes o servicios. En ese caso, debe proporcionar una descripción de lo que recibió y aproximadamente cuánto valen esos bienes o servicios.

Sin embargo, si alguien acaba de dar a las computadoras y no recibió nada a cambio, eso significa que lo hizo puramente por la donación. En ese caso, debe indicar que el donante no recibió bienes o servicios a cambio de la donación.

Algunos bienes son considerados insustanciales y no califican como buenos o servicios. El IRS tiene leyes específicas sobre tales artículos, pero en general, los artículos tales como bolígrafos o tazas baratos con el logotipo de su caridad en ellos no cuentan como bienes o servicios que deben ser declarados.

Si los únicos beneficios recibidos son intangibles y de naturaleza religiosa, debe hacer que una declaración transmite esa información.

6. Incluir información adicional para vehículos de más de $ 500. Las donaciones de vehículos requieren algunas declaraciones más de usted, especialmente si se da vuelta y vende el vehículo. Si el vehículo está entre $ 250 y $ 500, puede usar el recibo de donación estándar.

Si se vende el vehículo, necesitará la fecha en que se vendió el vehículo, así como las ganancias brutas que realizó de la venta. También deberá declarar que vendió el vehículo bajo la transacción de un brazo que se realizó entre dos partes no relacionadas. Finalmente, debe decirle al donante que la deducción que ella adquiere impuestos no puede ser más que las ganancias brutas que hizo de la venta.

Si mantiene el vehículo, deberá indicar que tiene la intención de evitar que el vehículo lo use durante un período de tiempo prolongado, así como de cómo planea usarlo. El IRS llama a esto "Uso significativo intermedio," Y significa que planea usar el vehículo extensamente cuando se dona. También deberá decir cuánto tiempo lo usará y certifique que no venderá el vehículo antes de la fecha en que indique.

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7. Añadir una declaración de divulgación si es necesario. Diferentes estados tienen diferentes leyes que regulan organizaciones sin fines de lucro en el estado. Algunos estados requieren que incluya una declaración de divulgación al escribir letras de acuse de recibo o recibos. Lo que se incluye en esa divulgación varía según el estado, pero muchos sitios web legales enumeran los requisitos.

Por ejemplo, las organizaciones sin fines de lucro de Virginia están obligadas a establecer que el donante puede recibir un estado financiero sobre la organización sin fines de lucro de la Oficina Estatal de Asuntos del Consumidor en el Departamento de Agricultura y Servicios de Consumo, P.O. Recuadro 1163, Richmond, VA 23218.

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8. Firma el formulario. Es importante que alguien de la organización firme el formulario. Eso reconoce que la caridad ha creado el documento y se ha firmado en la donación.

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9. Separar la carta de agradecimiento. Si también está incluyendo una carta de agradecimiento, es una buena idea enviarla por separado del recibo de la donación. El recibo de donación se crea para fines fiscales, mientras que la carta de agradecimiento reconoce la contribución del donante a la organización. Puedes enviarlos en el mismo sobre, pero al menos deberían estar en hojas de papel separadas. Su donante puede querer mostrar la carta de agradecimiento sin revelar cuánto donó.

10. Guarde una copia. Si va a escribir el recibo a mano o creelo de tal manera que no tenga una copia guardada en la computadora, mantenga una copia del recibo. Puede hacer una fotocopia o escátalo en la computadora, por ejemplo. Lo necesitará para fines de impuestos más tarde. Algunas organizaciones usan libros de recibos que automáticamente hacen una copia de carbono del recibo.

Parte 2 de 2:

Entendiendo la ley alrededor de los recibos de la donación

1. Dé un recibo si es posible para una donación de más de $ 250. Para hacer una reclamación sobre los impuestos de más de $ 250, el donante debe tener un reconocimiento por escrito de usted, la organización benéfica. Aunque no está obligado por ley que lo proporcione, construya buena voluntad con sus donantes proporcionándolo.

Los donantes pueden presentar reclamaciones sobre sus impuestos por las donaciones de menos de $ 250 con un extracto bancario para demostrar que hicieron la donación.

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2. Dé un recibo por una donación de $ 75 que compra bienes o servicios. Si proporciona un buen o servicio a cambio de una donación de $ 75 o más, debe proporcionar un recibo al donante. Eso significa que si el donante paga $ 75 y recibe un calendario o una cena, por ejemplo, debe proporcionar un recibo según la ley.

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3. Proporcionar recibos a petición. Los donantes no pueden reclamar donaciones de más de $ 250 sobre sus impuestos sin un recibo por escrito de la caridad. Además, algunos donantes simplemente se sienten mejor con el recibo por donaciones de menos de $ 250, y de hecho, algunos pueden no tener declaraciones bancarias para demostrar que hicieron la donación. Por lo tanto, cuando un donante solicita un recibo, incluso si la donación es inferior a $ 250, proporcione una.