Cómo hacer un análisis de costos: 14 pasos (con imágenes)

El análisis de costos es uno de los cuatro tipos de evaluación económica (los otros tres que son análisis de costo-beneficio, análisis de costo-efectividad y análisis de costos de utilidad). Realizar un análisis de costos, ya que el nombre lo indica, se centra en los costos de implementar un programa sin tener en cuenta el resultado final. Un análisis de costos es un primer paso importante antes de participar en otros tipos de evaluación económica para determinar la idoneidad o la viabilidad de un proyecto potencial.

Pasos

Parte 1 de 3:

Definiendo su propósito y alcance

1. Averigua por qué necesita un análisis de costos. El alcance de su análisis de costos dependerá de su propósito, por lo que antes de que pueda considerar la amplia que desea que su análisis sea, debe saber qué desea obtener preguntas definitivas que desea que responda el análisis.

Si está realizando un análisis de costos simplemente para establecer un presupuesto o plan, estratégicamente para el futuro, generalmente realizará un análisis de costos que amplió la organización.
Por otro lado, un propósito más estrecho o más específico, como determinar si se debe facturar por un servicio particular (y cuánto), podría requerir un análisis de costos más estrecho que solo aborde los costos de ese servicio en particular.

Imagen titulada Hacer un análisis de costos Paso 2

2. Identifique la perspectiva de su análisis de costos. Además de averiguar por qué necesita un análisis de costos, también necesita saber cuyo Costo vas a analizar. Esto determinará qué datos recopilan y cómo lo clasifique.

Por ejemplo, puede estar interesado en el costo para sus clientes de ofrecer un servicio en particular. Miraría los costos desde su perspectiva, teniendo en cuenta la cantidad que le facture (o planifique la factura) para el servicio, el transporte a su ubicación y otros costos.

Si simplemente está buscando el costo del programa a su organización, verá sus gastos organizativos en general. También puede considerar los costos de oportunidad, como si ofrecer un programa significa que no podrá ofrecer otros programas.

Imagen titulada Hacer un análisis de costos Paso 3

3. Diferenciar los programas que ofrece. Cómo delinear sus programas determinará cómo asignará los costos con el fin de análisis de costos. Si su organización ejecuta programas muy distintos, las divisiones pueden ser obvias. Para programas o programas superpuestos que comparten recursos, determinan cómo separarlos.

Los programas que se superponen en un grado significativo pueden agruparse, en lugar de evaluar por separado. Vaya con lo que tiene más sentido para las operaciones de su organización, evitando la duplicación de esfuerzos siempre que sea posible.

Para determinar si los programas deben separarse, consulte los servicios ofrecidos por cada programa, los recursos necesarios para proporcionar esos servicios, y a los que se proporcionan aquellos servicios a. Si dos programas son iguales en 2 de cada 3 de esas dimensiones, probablemente deberían ser tratadas como uno a los efectos del análisis de costos.

Imagen titulada Hacer un análisis de costos Paso 4

4. Establezca el período de tiempo que desea evaluar. La forma en que categoriza y calcula los costos depende de si está analizando esos costos a largo plazo (por ejemplo, meses o años) o a corto plazo (unas pocas semanas, o tal vez incluso una sola aplicación).

Por ejemplo, si está intentando decidir si cobrar por un servicio específico, primero determinaría cuánto le cuesta ese servicio que proporcione. Luego hará un análisis de costos a largo plazo para determinar si su organización puede sostener una pérdida para proporcionar ese servicio.

En general, es mejor elegir un período de tiempo para el cual puede adquirir datos de ingresos precisos, en lugar de estimaciones. Esto ayudará si planea usar su análisis de costos como base para una mayor evaluación económica.

Parte 2 de 3:

Clases de categorización

1. Revise los informes de análisis de costos anteriores, si están disponibles. Si su organización ha realizado análisis de costos en el pasado, use los mismos métodos similares o similares para categorizar los costos. Mantener la continuidad de esta manera significa que los informes pueden compararse, lo que los hace más útiles con el tiempo.

También puede analizar los análisis de costos realizados por organizaciones similares que implementan programas similares o proporcionan servicios similares.

Imagen titulada Hacer un análisis de costos Paso 6

2. Enumere todos los costos directos del programa que está evaluando. Los costos directos incluyen salarios y beneficios para los miembros del equipo, suministros y materiales, y cualquier mobiliario o accesorios necesarios. Dependiendo del tipo de programa o servicio ofrecido, también puede tener contratos, licencias o costos de seguros.

Los costos directos son específicos para el programa o servicio que está evaluando en su análisis de costos, no se comparten con ningún otro programa.

Los costos generales, como los servicios públicos o el alquiler, pueden ser un costo directo si el programa o servicio tiene su propia ubicación.

Imagen titulada Hacer un análisis de costos Paso 7

3. Incluir costos indirectos. Los costos indirectos incluyen la administración general o los salarios y beneficios de gestión, instalaciones, equipos y cualquier otra cosa compartida en múltiples programas o servicios. Lo que usted categoriza como un costo indirecto dependerá de cómo haya separado los programas o servicios ofrecidos por su organización.

En última instancia, cuando calcula los costos de un programa o servicio individual, deberá asignar estos costos indirectos

Imagen titulada Hacer un análisis de costos Paso 8

4. Organizar los costos para reflejar el propósito de su análisis. En última instancia, desea que su informe de análisis de costos sea útil para su organización. En lugar de confiar en amplias categorías financieras, use categorías que reflejen con precisión la forma en que se utilizará su análisis.

Las categorías estándar pueden incluir costos de personal, costos operativos y costos de puesta en marcha. Dentro de cada categoría, identifique qué costos son directos y cuáles son indirectos.

Parte 3 de 3:

Cálculo de costos

1. Recopilar registros financieros e información. Para cada tipo de costo, usted planea incluir en su análisis de costos, tomar nota de dónde planea obtener las cifras para calcular ese tipo de costo. Si necesita estimar un costo, lista donde obtendrá la información para hacer una estimación confiable.

Use la información de costos real tanto como sea posible. Aumentará la utilidad y la confiabilidad de su análisis de costos final.
Para estimaciones, busque fuentes confiables que puedan aplicarse lo más estrechamente posible. Por ejemplo, si necesita estimar el pago, use las tarifas promedio para los empleados localmente, no a nivel nacional.

Imagen titulada Hacer un análisis de costos Paso 10

2. Costos directos totales para el programa. Usando la información en los registros que ha recopilado, suma los salarios, suministros, materiales y otros costos que se aplican solo al programa que está evaluando. Extiende estos costos durante el período de tiempo para su análisis de costos.

Si está realizando un análisis de costos a largo plazo, calcule los costos directos primero en una base semanal o mensual, y luego extiéndalos.

Al informar los costos de personal, asegúrese de incluir el costo (o valor) de cualquier beneficio ofrecido a los empleados que trabajan en el programa.

Imagen titulada Hacer un análisis de costos Paso 11

3. Asignar los costos indirectos al programa que estás analizando. Para asignar costos indirectos, determine cómo se puede dividir cada costo entre los diferentes programas. Luego calcule la proporción de ese costo que utiliza el programa.

Por ejemplo, supongamos que está asignando el salario del Director de Recursos Humanos. Ya que son responsables del personal, tiene sentido dividir su salario por el número de personas en el personal. Si tiene 10 empleados en total, 2 de los cuales están dedicados al programa o servicio que está evaluando, puede asignar el 20 por ciento del salario del Director al programa para los fines de su análisis de costos.

Imagen titulada Hacer un análisis de costos Paso 12

4. Calcular la depreciación de los activos. Si los activos de capital de su organización, incluidos los muebles, el equipo o los accesorios, deben usarse para implementar el programa o proporcionar el servicio que está evaluando, la depreciación de esos activos debe incluirse en sus costos totales para el programa o servicio.

Cálculo de la depreciación puede ser un esfuerzo complicado. Si no tienes experiencia haciéndolo, considera contratar una contador.

Imagen titulada Hacer un análisis de costos Paso 13

5. Factor en los costos ocultos. Dependiendo de su organización y el programa que esté evaluando, puede haber costos adicionales que no aparezcan en ninguna hoja de presupuesto o registro financiero. Incluir las estimaciones de estos costos en su análisis le darán a su evaluación más credibilidad.

Por ejemplo, si está realizando el análisis de costos de un programa para un costo oculto sin fines de lucro, podría incluir el valor estimado de las horas de voluntariado, los materiales donados o el espacio donado.

Los costos ocultos también pueden incluir costos de oportunidad. Por ejemplo, el lanzamiento de un programa puede afectar la capacidad de su organización para ofrecer otros programas.

Imagen titulada Hacer un análisis de costos Paso 14

6. Hacer conclusiones basadas en sus hallazgos. Regrese a su propósito para realizar el análisis de costos y determinar qué acción debe tomarse. También puede incluir proyecciones o estimaciones de costos futuros para el programa o servicio.

Como mínimo, su análisis de costos debe proporcionar a su organización el verdadero costo de ejecutar un programa o proporcionar un servicio en particular.

Su análisis de costos también puede plantear preguntas adicionales, lo que indica un análisis adicional es necesario antes de que se pueda tomar una decisión definitiva.

Video.

Al utilizar este servicio, se puede compartir información con YouTube.