Cómo hacer una entrega en una oficina: 12 pasos (con imágenes)

¿Cuándo está dejando una posición, es probable que su gerente o supervisor le pedirá que ayude en el período de entrega a su sucesor?. Ser organizado y proactivo ayudará a garantizar que su empresa tenga una transición sin problemas y usted se deje con una excelente reputación profesional.

Pasos

Parte 1 de 3:

Organizando tu traspaso

1. Discuta la entrega con su gerente. Debe comenzar por tener una discusión detallada con su gerente para determinar exactamente cómo quieren que maneje la entrega. Dependiendo de su trabajo y cómo le gusta trabajar su gerente, se le puede pedir que contribuya ampliamente a la entrega. Esto podría incluir la nueva persona lo sombreando por unos días o más.

En la mayoría de los casos, deberá al menos preparar un documento formal de entrega.
Discuta esto con su gerente y averigüe cuánto se espera que contribuya, y cuál debería ser el enfoque de su traspaso.

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2. Elaborar un contorno temprano de su documento de entrega. Una vez que tenga una idea clara de las expectativas de su administrador, puede comenzar la elaboración de un borrador de documento de entrega. Esto le ayudará a organizarse y catalogar todas las diversas tareas y piezas de información que deberá transmitir durante el período de entrega. Este documento debe incluir:

Información detallada sobre sus actividades cotidianas, tareas y prioridades.

Un resumen de los puntos clave del papel.

Un claro esquema de lo que se espera de su sucesor.

Una lista de los archivos esenciales que se entregarán. Esto podría incluir un contrato particular, o un programa de trabajo.

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3. Atar cabos sueltos. Si sabes, dejará su publicación pronto, puede ser útil para poner un poco de trabajo adicional para asegurarse de que atiende los extremos sueltos. Obtendrá una sensación de satisfacción al lograr esto, y también ayudará a su sucesor a comenzar con una pizarra limpia. Hacer esto también ayudará a garantizar que se vaya en términos excelentes y con una buena reputación.

Esto no siempre será posible, pero si tiene algo que está casi por encima de la línea, ponga un poco de trabajo adicional para hacerlo.

Una nueva persona que entra en un acuerdo, cuando está cerca, la línea puede luchar para cerrarse, porque no están familiarizadas con todas sus complejidades.

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4. Comunicarse con sus colegas. Antes de que se inicie su sucesor, trate de hacer un tiempo para hablar con sus colegas sobre la entrega y pregunte si hay algo que sus colegas piensen que debe destacar. Si hay un problema en desarrollo en el que no está consciente, esta es una buena oportunidad para tocar la base y descubrir.

No es probable que los problemas de desarrollo afecten sus últimos días, pero si usted es consciente de ellos, entonces puede marcarlos a su sucesor.

Esta es también una oportunidad para asegurarse de que todos sepa que se va y cuando. Deje que sus colegas sepa sobre el período de entrega, para que puedan tomarlo en consideración.

Es probable que su productividad letedle durante la entrega, por lo que es una buena práctica para darle a sus colegas un poco de advertencia de avance.

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5. Escribe un documento formal de entrega. El paso final de su preparación de entrega es completar un documento de entrega formal. Puede construir en el borrador del documento, pero trate de elaborar e incluir toda la información importante. Deberá ejecutar el documento con su gerente y cualquier otro personal clave que afectará. Trate de que esto complete y envíe a su sucesor al menos unos días antes de que se establezcan para comenzar. El contenido variará de un trabajo a otro, pero puede incluir algunos de los siguientes:

Una lista y calendario de acciones.

Una sesión informativa de los problemas en curso.

Un calendario de los próximos eventos y plazos.

Contraseñas e información de inicio de sesión.

Una lista de contactos útiles.

Una guía para navegar archivos y carpetas en el sistema informático.

Parte 2 de 3:

Gestionando el período de entrega

1. Permitir la mayor cantidad de tiempo posible. Cuando su sucesor comienza en la oficina, es posible que aún esté cerca y se le pedirá que haga una entrega más completa. La longitud de esto variará, pero en algunos casos se le dará unos días o más para ayudar a la nueva persona a enfrentarse con el trabajo. En general, cuanto más tiempo tiene disponible para una entrega completa, más información podrá transmitir.

Hay que ser las cosas que olvidaste, y tener a alguien sombra, es una buena manera de exponerlos a la variedad de actividad diaria.

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2. Mano sobre documentos clave personalmente. Durante la entrega, es una buena práctica asegurarse de que todas las piezas clave de datos y documentación y entregadas personalmente. Esto le ayudará a asegurarse de que las cosas más importantes se traten adecuadamente y las prioridades están claramente establecidas. Entregar documentos cara a cara significa que la información compleja se puede discutir completamente antes de irse.

Esta oportunidad de explicar la información clave, y para que su sucesor le pregunte, las preguntas directas son vitales para una buena entrega.

Esto también le dará la oportunidad de proporcionar matices y contexto en una discusión que podría haber sido pasado por alto lo contrario.

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3. Haz el esfuerzo para ayudar. Si está en la oficina con su sucesor, siempre debe estar atento y proactivo. Haz el esfuerzo de identificar y ayudar a resolver cualquier problema ocurrido. Su sucesor puede ser un poco tímido o intimidado en sus primeros días, y es posible que no quiera molestarlo con preguntas.

Asegúrese de que deje claro que está ahí para ayudar, y usted da la bienvenida a las consultas.

Al hacer esto, estará ayudando a fomentar una situación en la que se comparte la responsabilidad de la entrega entre usted y su sucesor.

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4. Tener una reunión final de la transferencia. Lo último que debe hacer antes de salir y completar la entrega, es hacer una reunión de entrega completa con su sucesor. Pídale a su sucesor que ofrezca cualquier pregunta pendiente que tengan, y las notas que han hecho. Esta reunión es una gran oportunidad para que la nueva persona se asegure de que comprendan su papel y responsabilidades.

Cualquier incertidumbre se puede limpiar en la reunión.

Dependiendo de dónde trabaje, podría ser prudente invitar a su gerente o supervisor a asistir a la reunión.

Ciertamente, debe informar a su gerente de cuándo y dónde se está llevando a cabo, y pregúnteles si hay algo que les gustaría agregar.

Parte 3 de 3:

Pensando en el desarrollo a largo plazo

1. Resalte el soporte y la capacitación disponibles. Trate de pensar en la entrega como una oportunidad para que usted contribuya realmente a darle a alguien la mejor oportunidad posible de tener éxito. No solo está tratando de entregar tareas y empleos, pero está tratando de ayudar a el desarrollo profesional de su sucesor y a la salud a largo plazo de su empleador anterior.

Haga esto señalando las oportunidades de capacitación relevantes que conoce.
Tal vez cuando comenzó el trabajo, recibió un conjunto de entrenamiento para ayudarlo a adaptarse y desarrollarse.
Asegúrese de mencionar esto a su sucesor y animarlos a explorar las posibilidades.

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2. No descuides la cultura trabajadora. Si está pasando tiempo con la persona que estará llenando su posición, es importante no centrarse únicamente en los aspectos técnicos del trabajo. Cada lugar tiene un entorno y cultura de trabajo único que pueden ser intimidantes o confusos para un recién llegado. Asegúrese de dejar de lado un tiempo a un lado para darle a la nueva persona el Lowdown sobre cómo funciona la Oficina.

Haz el esfuerzo de llevarlos por la oficina y presentarlos a todos.

Asegúrese de definir claramente el papel del nuevo empleado, así como los empleados existentes.

Si la descripción del trabajo de la nueva llegada es ligeramente diferente a la suya, o sus responsabilidades y las prioridades se enfocan en otros lugares, asegúrese de que el personal existente lo reconozca.

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3. Proporcione sus datos de contacto. Si realmente desea ir más allá, puede proporcionarle al nuevo empleado con sus datos de contacto. Usted podría decir que pueden ponerse en contacto con usted si hay un problema importante o necesitan una pequeña guía. No todos estarán encantados de hacer esto, y es probable que dependa de su relación con su antiguo empleador.

A menudo se puede resolver un problema con un correo electrónico simple.

Ofrecerse para ayudar después de que se vaya, hará una buena impresión y ayudará a aumentar su reputación.