4 maneras de adaptar la forma en que se comunica a diferentes situaciones

Para ser un comunicador efectivo, tienes que adaptar las cosas que dices y escribes para adaptarse a diferentes contextos. Esto significa que deberá ajustar su estilo de comunicación para adaptarse a su audiencia. En el lugar de trabajo, esto significa salir de su camino para ser clara, respetuoso y profesional. Si está tratando con una situación cargada emocional, concéntrese en validar los sentimientos de la otra persona, en lugar de insertar sus propias opiniones. Si se está comunicando con un grupo grande de personas o con una presentación, puede adaptarse pegándose a una estructura clara, enfatizando los puntos clave y trabajando a la audiencia para mantener su energía y atención.

Pasos

Método 1 de 4:

Ajustando su estilo de comunicación

1. Coincide con su vocabulario a la audiencia. Es importante poder hablar en diferentes registros, incluidos algunos que son formales y otros que son informales. En el trabajo o en su vida profesional, es probable que sea importante que aparezca educado, informado y pulido. Sin embargo, sus amigos pueden esperar ver un lado casual a su personalidad. Cambiar su vocabulario para adaptarse a la situación puede ayudarlo a conectarse mejor a las personas.

Asegúrese de usar palabras que la otra persona entienda.
Por ejemplo, la charla y la jerga pueden ser apropiadas para hablar con amigos, pero pueden contener su carrera si los usa en el lugar de trabajo. De manera similar, el uso de grandes palabras y lenguaje profesional en el trabajo puede hacer que parezca más inteligente, pero podría estar fuera de lugar y alienar si usa ese idioma con tus amigos.

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2. Espejo el idioma y los gestos de la persona con la que estás hablando. Reflejar los modales de la persona puede ayudarlos a sentirse cómodos. También te hace más persuasivo. Puedes copiar sus gestos, postes o elección de palabras.

Imitar solo algunos de sus gestos y opciones de palabras. Si haces demasiado, entonces podría estar fuera de la persona.

No refleje a una persona cuando no se vería según corresponda. Por ejemplo, si usted es un hombre que habla con una mujer que sostiene un bolso, no es una buena idea mantener su brazo a su lado como si también estés sosteniendo un bolso.

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3. Varíe su tono para adaptarse a la situación. El tono puede decirle mucho al oyente sobre la situación. Puede usar un tono grave al discutir asuntos en el lugar de trabajo, un tono alentador al tiempo que evalúa a un empleado, o un tono casual mientras está con amigos.

Cuando ajuste su tono, asegúrese de que su coincidencia de comunicación no verbal y verbal, que mostrará sinceridad. Por ejemplo, un tono firme y serio se vería socavado si estabas sonriendo y encorvado. Un tono serio se equivozaría mejor con una cara severa y gestos limitados, mientras que un tono alentador se acarbaría bien con asintiendo y gesticular.

Método 2 de 4:

Tratar con los empleados y compañeros de trabajo

1. Programar reuniones cara a cara para temas nuevos o complicados. Vaya con reuniones en persona, incluso si siente que puede dirigirse al tema en un correo electrónico o boletín. De esa manera, le dará a las personas la oportunidad de hacer preguntas, y la oportunidad de aclarar cuándo sea necesario.

Por ejemplo, puede pensar que puede explicar nuevas reglas para los descansos de los empleados correctamente a través de un correo electrónico o al publicar las reglas en el salón de trabajo.
Sin embargo, si tiene una reunión cara a cara con sus empleados, puede estar seguro de que todos entienden las reglas y pueden ser responsabilizadas.

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2. Abordar los problemas con los subordinados en reuniones individuales. Evite llamarlos frente a otros empleados, ya que esto puede crear resentimiento. Los correos electrónicos se pueden malinterpretar, por lo que es mejor no intentar abordar los problemas de los empleados de esta manera, ya sea. En su lugar, programe una reunión donde pueda hablar en privado.

Asegúrese de usar palabras que se entiendan por el individuo.

Abre la reunión con algo como "Frank, quería reunirme con usted para hablar de un par de problemas que he visto en su desempeño últimamente y cómo podemos trabajar en ellos."Eso establecerá un tono firme, pero delantero, en lugar de uno demasiado crítico.

Escriba un resumen de la reunión después, y envíelo por correo electrónico a todos los involucrados. Esto agrega otro nivel de claridad a la comunicación.

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3. Usa las redes sociales profesionalmente. Evite la transacción de quejas personales o información confidencial sobre el trabajo a través de las redes sociales. En resumen, mantén las cosas profesionales. Si normalmente usa las redes sociales solo para conectarse con amigos, esto podría significar cambiar tanto el tono como el contenido de sus publicaciones.

Mantenga las publicaciones de las redes sociales del lugar de trabajo positivas y concisas: "Hey Seattle, venga a Tom`s Sports por un 20% de descuento en todo el equipo hoy!"

Si interactúa con compañeros de trabajo, empleados o clientes a través de las redes sociales, se aleje de ataques personales, ventilación, quejas e imágenes inapropiadas.

Supongamos que todo lo que publique en línea puede ser visto por el público.

A muchas personas les gusta mantener las cuentas de redes sociales separadas, una para uso personal, y una para uso profesional.

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4. Revise lo que quiere transmitir si no está comunicando en persona. Lea un correo electrónico o texto antes de presionar "Enviar."FF tienes que hablar con alguien por teléfono, anotan un par de notas sobre lo que quieres decir, antes de realizar la llamada. La comunicación que no se realiza cara a cara puede ser difícil de interpretar, porque no tiene pistas de contexto como tono y expresiones faciales. Asegúrate de estar completamente claro:

Si está escribiendo en el lugar de trabajo, coloque el punto principal de su correo electrónico en la línea de asunto o si está en un texto, póngalo directamente en la parte superior. El destinatario le agradecerá ahorrar su tiempo por ser directo.

Utilice la línea de asunto del correo electrónico con cuidado. Evite los sujetos vagos u obvios, como "Mensaje sobre el trabajo."En su lugar, use títulos específicos como" Reunión con Bill Wyman el 16 de noviembre!"

Si está hablando por teléfono, use señales verbales claras como "Entonces, Natasha, la razón por la que estoy llamando es hablar sobre las cifras de ventas decrecientes" y "Andre, quiero asegurarme de entender. ¿Podrías pasar por encima del campo de nuevo??"

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5. Reserve el tiempo para una charla pequeña, si está introvertido. Salga de su camino para usar una charla pequeña, para que las personas se sientan familiares y cómodas hablando con usted en cualquier contexto. Incluso si usted es un introvertido y una charla pequeña no es naturalmente, no es difícil encontrar formas de tener chats neutrales con personas.

Stick a temas neutrales, no controvertidos. Por ejemplo, podría hablar de programas de televisión populares, comida o ese antiguo modo de espera, el clima.

Por ejemplo, prueba algo como "Oye, ¿qué pensaste en ese último episodio del juego de tronos??"

Si está en una posición superior o de administración, el uso de pequeñas conversaciones ayudará a que sus empleados a sentirán como si puedan relacionarse con ellos y son accesibles. El uso de pequeñas charlas con un gerente o jefe ayuda a establecer un vínculo, lo que facilita la habla de asuntos más complejos o serios más adelante en.

Método 3 de 4:

Tratar con situaciones cargadas emocionalmente

1. Use "i" en lugar de "usted" declaraciones. Reformular las cosas que quiere decir para que se centren en cómo se siente o piense, en lugar de lo que otra persona ha hecho. Eso los evitará que se sientan atacados. Por ejemplo:

En el trabajo, usted podría decir algo como "Recuerdo haber aprendido esto como un nuevo empleado" en lugar de "No entiendes cómo funciona esto."
Del mismo modo, evite decirle a un amigo "te enojes con demasiada facilidad."En su lugar, di algo como" Siento que esto es algo que realmente te importa."

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2. Vínculo con quien sea molesto. Incluso si una persona te está molestando, o simplemente estás tratando de ser un mediador entre dos partes, haz todo lo posible para encontrar un terreno común en situaciones emocionales. Si la situación se carga emocionalmente, los bonos de forja ayudan a evitar que las personas sientan que están bajo ataque. Esto también puede evitar que una persona vaya a la defensiva.

Asociación de estrés en la forma en que usted frase las cosas. Por ejemplo, use frases como "Podemos hacerlo," o "estamos en esto juntos."

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3. Muestra la empatía por la otra persona, en lugar de la crítica. A veces, cuando las personas están molestas, necesitan ventilar y para que alguien solo lo escuche. Muestre que usted toma en serio sus preocupaciones y está dispuesta a intentar entender lo que está pasando. Esto significa que tendrá que adaptar la forma en que se comunica, para enfocar más en reflejar lo que dice la otra persona.

Trata de decir cosas como "Definitivamente estoy escuchando por qué estás molesto," o "Tenías razón, eso sería irritante para cualquiera."

Evite decir cosas como "Realmente no deberías estar molestas por esto" o "No entiendo por qué esto te está molestando", incluso si eso es como realmente se siente.

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4. Salir de tu camino para mostrar respeto. Desactivar una situación cobrada emocionalmente requiere que usted reconozca el valor y el valor de otras personas, para que no se sientan impotentes ni invalidados. Comparte declaraciones que expresan lo que otros han hecho bien, o los derechos y poderes que tienen, como:

"Realmente has trabajado duro en esto, ¿verdad??"

"Creo que has estado manejando esto con mucha paciencia."

Método 4 de 4:

Comunicando con grandes grupos

1. Adapte su presentación para adaptarse a su audiencia. Es importante conocer a su audiencia para que pueda configurar su mensaje para que se ajuste a ellos. Debería saber quién estará en la audiencia, un poco sobre sus antecedentes y por qué asisten a su presentación. Cuanta más información tenga, mejor puede dar forma a su presentación.

Por ejemplo, si se presenta a un grupo de ejecutivos que están por encima de la jerarquía de la compañía, entonces su idioma debe ser profesional y pulido, con chistes o jerga dejados fuera. Sin embargo, es posible que desee incluir chistes, jerga y lenguaje sencillo si está hablando con un grupo clasificado debajo de usted, ya que esto puede ayudar a aliviar cualquier tensión en la habitación.
Tenga en cuenta el fondo de las personas en la audiencia para asegurarse de que no use lenguaje o ejemplos que sean ofensivos.

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2. Mostrar lo que quieres decir. Para comunicarse claramente con un grupo grande, necesita un plan para qué decir, a diferencia de cuando tenga una charla informal con algunas personas. De lo contrario, arriesgarás a perder la atención de tus oyentes. Planear:

Los puntos clave que quieres enfatizar. Por ejemplo, si está introduciendo la nueva estrategia de ventas de 3 puntos de su compañía, planee obtener un poco más fuerte cuando menciona cada punto por primera vez.

Momentos cuando es posible que desee disminuir la velocidad (como introducir información nueva o complicada).

Lugares naturales en su charla cuando puede pausar, como después de introducir cada punto de una estrategia de venta de tres puntos. Esto da tiempo para que la información se hunda en.

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3. Puntos clave de la señal en tu charla. Use frases clave para ayudar alinear los puntos principales de su conversación. Puede ser difícil seguir presentaciones orales, pero estos "signos" ayudan a su audiencia a mantenerse al día. Buenas frases para dibujar incluyen:

"Hacia adelante..." (para introducir un nuevo punto).

"Como dije anteriormente,...." (Para recordar a la audiencia de su punto principal).

"Envolver las cosas...." (para hacerles saber que estás cerca del final).

Dígale a la gente cuando respondrá preguntas. Tu puedes decir, "Guarde sus preguntas hasta el final, y me aseguraré de que sean respondidas."

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4. Crear ayudas visuales para enfatizar los puntos clave. Armar una simple diapositiva. Use la presentación de diapositivas como una forma de enfatizar los puntos clave, no para explicarlos en detalle. De lo contrario, su audiencia solo mirará las diapositivas en lugar de prestar atención a lo que está diciendo.

Use solo una pequeña cantidad de texto o material visual por deslizamiento. Por ejemplo, si está describiendo tres objetivos para el próximo año de su organización, haga una diapositiva que dice "Objetivo 1: Boost Membresía 10%."

Esa es suficiente información para recordar a la audiencia del punto que desea hacer, pero no tanto que dejarán de prestar atención.

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5. Interactuar con su audiencia. Incluya pausas en su presentación, pidiendo y alentando a las personas a que soliciten preguntas, si necesitan aclaraciones sobre cualquiera de las presencias. También puede dirigirse a las personas en la audiencia directamente, ya sea por su nombre o mirándolos en el ojo. Esto ayuda a que la presentación sea más atractiva, sostiene la atención de la audiencia, y aumenta la cantidad de información que eliminan de su charla.