4 maneras de crear un PowerPoint efectivo

¿Tienes miedo de que su PowerPoint pondrá a su audiencia para dormir?? O que comenzará su presentación solo para darte cuenta de que la mitad de sus diapositivas no tienen sentido? Probablemente se haya sentado a través de su parte justa de PowerPoints aburridos, y ahora está determinado que su presentación será mejor. Con unos pocos ajustes fáciles, puede tener un PowerPoint efectivo que su audiencia encontrará útil y participar.

Pasos

Método 1 de 4:

Creando tu contenido

1. Escribe tu discurso antes de comenzar a hacer el PowerPoint. Es difícil hacer una presentación si no sabe lo que planea decir. Lluvia de ideas sobre lo que planeas decir y romperlo en trozos. Luego, haz un contorno o anotando notas por ti mismo. Incluso puedes crear un script corto.

Use su contorno o notas para ayudarlo a decidir qué se necesita incluir en sus diapositivas.

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2. Adaptar la información para adaptarse a su audiencia. Probablemente crearía presentaciones muy diferentes para una clase de estudiantes de secundaria versus un grupo de ejecutivos de negocios, incluso si el tema es el mismo. Considere la edad promedio y el fondo de los miembros de su audiencia al escribir sus diapositivas. Presente sus ideas de una manera que será fácilmente digerible para ellos.

Si su audiencia tendrá menos conocimiento de fondo sobre su tema, evite usar la jerga y pasar un poco más de tiempo explicando los conceptos que necesitan para entender.

Si está hablando con las personas que saben mucho sobre su tema, es probable que no necesite incluir tanto fondo y podría estar bien usando una jerga común.

Para una audiencia con fondos mixtos, puede incluir una pequeña información de fondo según sea necesario, pero podría mantenerlo mínimo, los miembros de la audiencia muy conocedores no se aburren.

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3. Incluya solo información esencial para mejorar la legibilidad. Probablemente desee proporcionarle a su audiencia tanta información como pueda, pero lucharán para leer diapositivas que están abarrotadas de texto. No se preocupe por escribir oraciones completas o enumerar todos los detalles. Solo incluya los aspectos más destacados, como sus puntos principales, datos y conceptos clave.

Digamos que está dando una presentación que explica los resultados de una encuesta que realizó en un parque local. Su diapositiva puede incluir puntos de bala que dicen: "La encuesta realizada durante 3 meses", "solo los adultos incluidos", "El 62% quiere un nuevo equipo de juegos," y "el 32% desea una almohadilla de salpicadura instalada."

Tu presentación no debería incluir todo lo que planeas decir.

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4. Límite a 5 líneas de texto por diapositiva con hasta 6-8 palabras por línea. Desea que su audiencia escuche lo que está diciendo, no lea los párrafos de información en sus diapositivas. Sus diapositivas más largas deben taparse en 5 líneas, con la mayoría de sus diapositivas con 2 a 4 líneas de texto. Elija sus palabras con cuidado para que la audiencia solo ve lo que necesitan para recordar de su presentación.

Esto significa que sus diapositivas no deben tener más de 40 palabras en ellas.

Método 2 de 4:

Diseñando su presentación

1. Aplique una plantilla consistente que tenga un esquema de color minimalista. No te estreses demasiado por tu tema. No necesita una paleta de colores complicada o un diseño único para crear un PowerPoint. A la mayoría de las personas les gusta un simple formato que es fácil en los ojos. Elija una plantilla que incluya 2-3 colores y un diseño simple.

Cuando abre una nueva presentación de PowerPoint, la pestaña Plantilla se abrirá automáticamente. Puedes elegir una plantilla destacada o buscar un estilo específico. Es mejor establecer una plantilla antes de hacer cualquier otra cosa, ya que cambiar su plantilla puede mover el posicionamiento de texto e imágenes existentes.
Por ejemplo, puede elegir una plantilla que tenga un borde simple y usa un esquema de color de negro y amarillo o marrón y blanco. Si está representando una organización, puede usar sus colores.
Las presentaciones de PowerPoint están típicamente en el paisaje, por lo que en general es mejor no cambiar la orientación de la diapositiva al retrato.

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2. Elija colores contrastantes para el fondo y el texto para la legibilidad. Elegir los colores incorrectos puede hacer que sus diapositivas sean difíciles de leer. Si su fondo es un color oscuro, elija un color claro para su fuente. Si está usando un color claro para su fondo, ve con una fuente oscura. Usa los mismos colores en todas las diapositivas.

Por lo general, está bien usar los colores predeterminados para el tema que elige. Sin embargo, puede decidir cambiarlos si el texto se mezcla con el fondo.

Puede cambiar los colores con la caja de color en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla.

Por ejemplo, puede usar texto blanco sobre un fondo marrón o texto negro sobre un fondo blanco. En general, el texto ligero sobre un fondo oscuro es más fácil de leer.

Siempre use fondos sólidos. Las impresiones y los diseños pueden parecer agradables, pero hacen que sea más difícil para su audiencia leer su texto.

Nunca use rojo y verde juntos o azul y amarillo juntos, ya que las personas que son ciegas al color no podrán leer el material.

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3. Elija una fuente clara y legible para sus encabezados y texto del cuerpo. Está bien usar una fuente única para toda su presentación, pero es posible que prefiera utilizar una fuente de encabezado para sus títulos de diapositivas y una fuente de texto para la información en el cuerpo de sus diapositivas. Sin embargo, resista la necesidad de usar múltiples fuentes para diferentes tipos de información, ya que puede hacer que su presentación parezca poco profesional y podría confundir a la audiencia.

Como con los colores, puede decidir usar las fuentes predeterminadas que vienen con el tema que elija. Sin embargo, asegúrese de que el tamaño de la fuente no sea demasiado pequeño.

Verá menús desplegables para el estilo de fuente y el tamaño de la fuente a lo largo de la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla. Haga clic en el menú para seleccionar el estilo y el tamaño que desea.

Sans Serif Fonts como Arial y Helvetica son los más fáciles de leer en una presentación de diapositivas, por lo que son una gran opción. Puede usar Arial para sus títulos y Helvetica para su texto del cuerpo.

No uses una fuente divertida o tonta, como cómic sans. Pueden hacer que su PowerPoint sea menos efectivo al socavar su mensaje.

4. Establezca su fuente entre 24 pt y 48 pt para que sea visible. Cuando está mirando su presentación en una pantalla de computadora, una pequeña fuente se ve genial. Sin embargo, una vez que se proyecta su presentación en una pantalla, esa fuente puede ser demasiado pequeña para la mayoría de su audiencia para leerlo. Coloque siempre su fuente a al menos 24 pt para que las personas puedan ver su texto, y use el mismo tamaño de fuente para todas sus diapositivas.

Para ver si su fuente es lo suficientemente grande, parate unos 6 pies (1.8 m) lejos de su monitor de computadora y ver si puede leer la fuente.

Considere cuántas personas estarán en su audiencia al configurar la fuente. Si está dando una presentación en una pequeña sala de conferencias, una fuente de 24 pt probablemente se verá genial. Sin embargo, si está presentando en un auditorio grande, es posible que deba ir con una fuente de 48 pt.

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5. Alinee su texto a la izquierda, así que es fácil de leer. Si bien no hay una regla que no pueda centrar su texto, generalmente es más fácil para su audiencia leer texto si está alineado con la izquierda. De esta manera, los puntos de bala se alinearán perfectamente. Si desea su texto en el centro de la página, simplemente reduce el tamaño de su cuadro de texto y use el mouse para mover el cuadro en el centro de la diapositiva.

También puede llenar el espacio en blanco en su diapositiva con una imagen.

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6. Use texto en negrita o ampliado para títulos o datos clave. Está bien omitir esto, pero puede tener algunos puntos o datos que desea resaltar en su presentación. Si es así, adelante y atrevido ese texto o agrandarlo ligeramente, por lo que se destaca. Solo asegúrese de usar esto mínimamente para que la audiencia reconozca que el texto resaltado es importante.

Como ejemplo, puede negar cualquier estadística que use en su presentación. Podrías escribir, "hasta 64% De los estudiantes mejoraron sus puntajes de prueba."

Del mismo modo, podría usarlo para resaltar la redacción específica, como ", la mayoría Muy Satisfecho con servicios de parque."

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7. Seleccione una transición de diapositivas básica que no esté distrae. Tienes tantas transiciones divertidas para elegir y pueden sentirse tentadas a que las diapositivas vuelan, desaparecen o giran cuando haces clic en la siguiente diapositiva. Sin embargo, los miembros de la audiencia encuentran este molesto después de algunas diapositivas, y puede distraer de su mensaje. En su lugar, elija una transición simple y simple para pasar de la diapositiva a la diapositiva.

Puede seleccionar y cambiar las transiciones haciendo clic en la pestaña Transiciones a lo largo de la parte superior de la pantalla. Cuando se abre el menú, haga clic en la transición que desea intentar ver una vista previa.

La transición de Fade es una gran opción. Cuando hace clic en la siguiente diapositiva, su lado actual se desvanecerá para revelar la nueva diapositiva.

También puede probar la transición de la cubierta, donde la nueva diapositiva parece moverse delante de la diapositiva vieja.

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8. Limite las animaciones y los efectos de sonido para un look más profesional. Probablemente haya visto presentaciones donde las palabras rebotaron en la pantalla o una campana sonó cuando cambió la diapositiva. Sin embargo, su presentación será más efectiva si mantiene su diseño simple. Utilice únicamente estas funciones si desea resaltar una diapositiva o información en particular.

Puede usar animaciones en una sola diapositiva que sea super importante para su presentación. Por ejemplo, si está utilizando un gráfico para presentar algunos datos, puede incluir un efecto de sonido justo en la diapositiva de la carta.

Método 3 de 4:

Poniendo su contenido en sus diapositivas

1. Planea gastar unos 1 minuto en cada diapositiva. No quiere cambiar las diapositivas con demasiada frecuencia porque su audiencia puede perder el enfoque. En general, necesita aproximadamente 1 diapositiva para cada minuto de su presentación. Incluya suficiente información sobre cada diapositiva para llenar ese minuto.

La cantidad de información que necesita en cada diapositiva dependerá de lo que planee decir. Considere la cantidad de explicación que dará sobre cada punto para ayudarlo a decidir cuánta información incluir en cada diapositiva.
No necesita gastar exactamente 1 minuto en cada diapositiva, pero use esto como una guía aproximada. Está bien pasar 45 segundos en 1 diapositiva y 90 segundos en otro. Sin embargo, intente evitar las diapositivas que solo pasa 20 a 30 segundos en.
Corre el riesgo de perder la atención de su audiencia cada vez que cambie las diapositivas, por lo que no quiere hacerlo con demasiada frecuencia.

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2. Minimiza tu uso de puntuación porque clutina tu diapositiva. Probablemente esté preocupado por usar la mala gramática en su presentación, pero un PowerPoint es diferente de un ensayo o informe. No se preocupe por poner comas o períodos al final de las listas de bala. Además, trate de reducir las oraciones largas para que no necesiten puntuación. Está totalmente bien tener fragmentos de oración en un PowerPoint.

Si está utilizando una gran cantidad de puntuación, es probable que tenga demasiada información en sus diapositivas. Vuelve y vea lo que puedes cortar para bajar a lo esencial.

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3. No uses todas las tapas excepto en títulos. Es posible que piense en capitalizar una palabra o frase completa subraya la importancia de las palabras, pero es más difícil para su audiencia leer texto que esté en todas las capas. Además, las personas suelen percibir texto en mayúsculas como gritos. Use una funda de oración para todo su texto de bloqueo en las diapositivas para que sean fáciles de leer.

Recuerda, siempre puedes atardecer palabras importantes para llamar la atención.

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4. Use una lista de bala para presentar puntos clave. Las listas de balas son el pan y la mantequilla de una presentación de PowerPoint. La mayoría de sus diapositivas consistirán en listas de balas de palabras y frases. Trate de incluir alrededor de 2-4 puntos clave por diapositiva.

Si está comparando o contraste con un tema, puede crear 2 columnas en su diapositiva. Idealmente, limite cada columna a 3-4 puntos de bala para que aún sea fácil de leer.

5. Mostrar datos en gráficos o gráficos, por lo que es fácil de entender. Está bien si su presentación no tiene gráficos ni gráficos, pero uselos si puede. Un gráfico o gráfico agradable aumentará la profesionalidad de su presentación, y usted puede crearlos fácilmente en PowerPoint. Dedicar una diapositiva completa a un gráfico o gráfico si está usando uno.

Por ejemplo, puede usar un gráfico de barras para representar el aumento de las ventas, o un gráfico circular para representar el soporte para una posición.

No use más de 4 colores en un gráfico porque su diapositiva se verá demasiado ocupada.

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6. Incluye imágenes de alta calidad o imágenes prediseñadas para equilibrar las diapositivas. Si quieres deslumbrar tu audiencia, la mayoría de tus diapositivas deben incluir una imagen. Elija fotos que ilustren o representen sus ideas. Colóquelos frente a su texto o en el espacio negativo en su diapositiva. Use sus imágenes para ilustrar lo que hay en sus diapositivas o para reemplazar el texto.

Use 1 o 2 imágenes por deslizamiento, pero no uses más de 2.

Compruebe que sus imágenes se vean bien cuando se proyecten en una pantalla.

No use imágenes que no corresponden a su texto porque pueden confundir a su audiencia. Por ejemplo, puede usar una foto de un picnic si está dando una presentación sobre los parques, pero esa misma foto sería confusa si está hablando de la salud.

Tenga cuidado al usar clip art. Los clips básicos pueden parecer obsoletos con algunos miembros de la audiencia, por lo que solo use imágenes de calidad.

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7. Insertar cualquier video que esté usando, así que son fáciles de ver. No necesita usar un video en su PowerPoint, así que no se preocupe por esto si aún no tiene planes de usar uno. Sin embargo, es posible que desee usar un video para respaldar sus ideas o ilustrar un punto. Si es así, incrustarlo en el PowerPoint Así que se jugará fácilmente durante su presentación. De esta manera, no tendrá que hacer clic en su PowerPoint para mostrar el video.

Digamos que estás haciendo una presentación sobre la obra Macbeth. Puede planear usar clips de películas de escenas importantes durante su presentación. Incrustarlos hará que sea fácil jugar el clip mientras aún está en modo de presentación.

Método 4 de 4:

Finalizando tu PowerPoint

1. Revise su presentación para verificar si hay errores de ortografía y tipográficos. Todos cometen errores, así que siempre revise lo que escribe antes de liberarlo al mundo. Haga clic a través de sus diapositivas en el modo de presentación para que pueda ver cómo se verán a su audiencia. Vaya a través de cada diapositiva para asegurarse de que el título y el texto del bloque son todos correctos.

Asegúrese de corregir cualquier error.
Si puede, pregunte a alguien con quien confíe en la revisión de la presentación, también. Pueden atrapar errores que no ves de inmediato.

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2. Practica tu discurso mientras mueves tus diapositivas de un lado a otro. Esto suena tonto, pero puede ser tropezado durante su presentación cuando es hora de cambiar las diapositivas. Ejecute su presentación varias veces para asegurarse de que puede hacer clic a través de las diapositivas suavemente. No mires tus diapositivas mientras le das tu presentación, ya que esto hace que la audiencia se sienta como que les está leyendo. En su lugar, consulte un script o notas si no puede recitar su discurso de la memoria.

Practique su discurso frente a un espejo o cine para que pueda hacer mejoras necesarias. Además, tiempo si tienes un límite de tiempo.

Es importante ir hacia adelante y hacia atrás porque podría tener a los miembros de la audiencia pedirle que vuelva. De manera similar, podrías omitir accidentalmente una diapositiva mientras haces clic.

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3. Compruebe que puede ver el texto de lejos si es posible. Ya has hecho todo lo posible para asegurarte de que tu presentación sea perfecta, pero aún puedes encontrarte con diapositivas borrosas. Si puede, revise su PowerPoint en la pantalla del proyector antes de dar su presentación. Verifique que sus diapositivas son fáciles de leer incluso desde la parte posterior de la habitación. Si no puede verlos, intente aumentar la fuente o ampliar la proyección.

Trate de no preocuparse si no puede verificar su presentación de antemano. Su presentación es probable que esté bien.

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4. Eliminar textos o imágenes que sean difíciles de ver en la pantalla del proyector. A veces, una imagen que se ve perfecta en la pantalla de su computadora se convierte en una bloba borrosa cuando lo proyecta en una pantalla. De manera similar, el texto puede ser fácil de leer en su computadora, pero podría ejecutarse juntos en modo de presentación. Si tiene problemas para leer algo en su diapositiva, elimínelo. Trate de reemplazarlo si tiene tiempo antes de que esté programado para dar la presentación.

Es mejor tener espacio vacío en su diapositiva que tener imágenes o palabras que su audiencia no puede leer. Es probable que se distraigan tratando de distinguir lo que está en la diapositiva.

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5. Pregunte a alguien con quien confíe en ver su PowerPoint y dar comentarios. En la mayoría de los casos, no tiene que preocuparse por esto. Sin embargo, es posible que desee comentarios adicionales sobre una presentación muy importante. Busque a alguien que sea similar a su demografía de audiencia. Muéstrales tu presentación y mira lo que piensan.

Por ejemplo, digamos que va a ser un orador principal en un recaudador de fondos. Esta es una presentación bastante importante, por lo que es posible que desee que alguien lo revise de antemano. Sin embargo, es probable que no necesite comentarios sobre cada presentación laboral que le dé.

Si la persona da críticas constructivas que tiene sentido para usted, puede revisar su PowerPoint.