Cómo ser cortés en el teléfono: 15 pasos (con imágenes)

Comprender la etiqueta telefónica adecuada es una habilidad importante para tener que hacer lo que hagas profesionalmente. Ya sea que tenga una conversación informal con un amigo o hablando con alguien por razones de negocios, hay formas de que pueda asegurarse de que está siendo educado.

Pasos

Parte 1 de 2:

Usando etiqueta telefónica básica

1. Saludar a la otra persona que llama cortésmente. Si está poniendo una llamada o reciba una llamada, asegúrese de saludar a la otra persona cortésmente. Saluda a la otra persona que llama como lo haría si los estuviera viendo en persona. Si no conoce a la persona, preséntate como lo haría si estuviera reunido con la persona por primera vez en persona. Si conoce la persona con la que está llamando, asegúrese de identificarse antes de comenzar la conversación.

Saludos comunes, educados para colocar una llamada, "Hola, mi nombre es... Cómo estás hoy?"
Si está respondiendo una llamada, sería un saludo común, "Hola, ¿cómo estás?? Muchas gracias por llamar."
Visita nuestro otro tutorial sobre cómo contestar cortésmente el teléfono.

Imagen titulada Habla profesionalmente en el teléfono Paso 14

2. Habla en tu tono normal de voz. Si habla demasiado en voz alta a su teléfono, puede ser incómodo para la persona en la otra línea. De manera similar, si hablas demasiado en silencio, puede ser difícil y esforzarse para que la persona en la otra línea lo escuche. Al hablar en su tono de voz normal, evitará que la otra persona que llama sea incómoda.

Si estás preocupado de que estés hablando demasiado fuerte o demasiado en silencio, di "disculpe, ¿puedes escucharme bien??"

Imagen titulada Habla profesionalmente en el teléfono Paso 9

3. Hable directamente en la boquilla del teléfono. Si está hablando de un volumen normal, la persona que llama en la otra línea tendrá dificultad para escucharlo si no habla directamente en la boquilla de su teléfono. Este es el uso previsto del teléfono, y el uso del dispositivo correctamente asegurará que la persona en la otra línea pueda escucharlo correctamente.

Si hay un problema con su boquilla, considere comprar un auricular de manos libres para eliminar el problema.

Ser la chica delgada en la escuela Paso 9

4. No comas mientras hablaba por teléfono. Una de las cosas más descortes que puedes hacer al hablar por teléfono está comiendo, bebiendo o masticando chicle. Los receptores telefónicos amplifican sonidos de masticación, y es descortés para que la otra persona que llama escuche estos sonidos. Si tiene un almuerzo planificado y está en el teléfono, espere a que termine la conversación telefónica, o pregunte a la otra persona que llama si puede devolverles después de comer.

Imagen titulada Overcome la adicción a la televisión Paso 4

5. Elimina las distracciones mientras habla por teléfono. Mientras habla por teléfono, es importante limitar las distracciones tanto como sea posible. Si está en casa, rechace la música que pueda estar jugando y apague su televisor. Anticipa lo que otras cosas pueden distraerte antes de realizar una llamada y hacer lo mejor para evitar estas distracciones.

Si hay otras personas en la habitación, considere salir a salir o caminar hacia una habitación diferente, por lo que no está tentado a hablar con ellos mientras está en el teléfono.

Imagen titulada Habla profesionalmente en el teléfono Paso 1

6. Pida llamar a la persona si tiene mal servicio. Si está hablando por un teléfono celular en un área con un servicio celular deficiente, es mejor preguntarle a la persona si puede devolverles la llamada. Tener que luchar a través de la mala recepción puede ser descortés con la otra persona, especialmente si tiene que permanecer en el mal servicio por algún tiempo. Pregunte cortésmente si puede llamar a la persona en una fecha posterior y se disculpa por las molestias.

Una forma educada de pedirle a alguien de vuelta sería decir: "Disculpe, me disculpo. Parece que tengo un mal servicio celular. ¿Puedo devolverle lo antes posible??"

Imagen titulada Habla profesionalmente en el teléfono Paso 12

7. Di gracias y adiós al final de una llamada. Es educado decir, gracias al final de una conversación telefónica, pero es importante despedirse también. Debido a que no hay señales faciales mientras hablan por teléfono, a menudo puede ser difícil saber cuándo la conversación ha terminado. Diciendo: "Gracias por llamar, adiós!"Se quedará claro para los dos que la conversación telefónica ha terminado.

Visite nuestro otro tutorial para obtener más información sobre la finalización educadamente de una llamada telefónica.

Parte 2 de 2:

Hablando por teléfono por negocios

1. Conteste el teléfono dentro de 2 a 3 anillos si está recibiendo una llamada. Si está respondiendo al teléfono para una llamada de negocios, es mejor que no haga que la otra persona espere. Estar preparado para una llamada programada le permitirá responder al teléfono en una cantidad de tiempo apropiada, al tiempo que le permite disponer de tiempo para eliminar las distracciones que puedan quitar su atención.

Si la llamada no está programada, es menos importante responder a la llamada dentro de 2 a 3 anillos, pero aún debe contestar el teléfono lo más rápido posible.

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2. Saludar a la persona que llama por su título profesional. Diríjase a la persona que llama por su título profesional, como el Sr. Marrón o mrs. Smith, en lugar de llamarlos por sus nombres. Esta es una etiqueta empresarial educada en persona y debe tomarse en serio por teléfono, también.

Si está en una base de primer nombre con la persona que llama, está bien eliminar el título más formal por teléfono.

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3. Identifíquese correctamente si está haciendo la llamada. Cuando llame a alguien y responden al teléfono, es importante que se identifique y deje que la persona sepa de lo que está llamando. Esto eliminará cualquier confusión en su fin y asegurarse de que la conversación sea tan eficiente posible.

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4. Usar idioma profesional. Evite usar la jerga o la profanidad al representar a su negocio o de otra persona por teléfono. Actúa como lo harías en el trabajo, con lenguaje profesional, apropiado. Si le pregunta si algo que quiere decir es apropiado, imagine que lo esté en el trabajo y anticipa si se recibiría bien.

Una buena regla general es actuar en el lado seguro e ignorar decir algo si se pregunta si es apropiado o no.

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5. Pida a poner a la persona en espera si tiene que. Si está trabajando desde la oficina o en el hogar, las distracciones inevitablemente surgirán durante una llamada de negocios. Si su atención necesita estar en otra parte por un momento, es una etiqueta adecuada para disculparse y preguntar a la persona en la otra línea si está bien que las coloquen en espera.

Asegúrese de usar la función "HOLD" en su teléfono, ya que silenciará su lado de la línea. Si olvida hacer esto, la persona en el otro extremo puede ser capaz de escucharlo todavía.

Imagen titulada Habla profesionalmente en el teléfono Paso 16

6. Sea paciente y lo más útil posible. Hay momentos en que las llamadas de negocios pueden volverse un poco tensas, y mantenerse al paciente es importante para la etiqueta telefónica adecuada. Si la persona que llama está molesta por un problema específico, escúchelos con cuidado y decida la mejor manera de ayudar a satisfacer sus necesidades. Evita ser grosero o descortés de alguna manera.

Si se encuentra agravado, pida poner a la persona que llama en espera por un momento. Tómese este tiempo para calmarse, respirando profundamente y recuperando el control de la situación.

Responde el teléfono educadamente Paso 9

7. Deja mensajes concisos de correo de voz. Si la persona que está contactando no responde, asegúrese de identificarse claramente, deje su número de teléfono y dé una breve descripción de por qué está llamando. Los mensajes de larga vuelta son impolitos e ineficientes, ya que la persona en la otra línea puede dejar de escuchar después de un tiempo. Use la etiqueta telefónica adecuada mientras sale del mensaje y sea lo más conciso posible.

Es una buena práctica escribir su mensaje de correo de voz antes de realizar la llamada para que esté preparado si el destinatario no contesta el teléfono.

Imagen titulada Habla profesionalmente en el teléfono Paso 10

8. Pida la información necesaria si se toma un mensaje. Si está tomando un mensaje para otra persona, es importante solicitar cortésmente el nombre de la otra persona, el número de teléfono y la razón de llamar. Pedir estas tres cosas mantendrá la conversación en movimiento y tendrá la otra persona moviéndose de la manera más eficiente posible.

Después de recibir la información de devolución de llamada necesaria, gracias a la persona por llamar y decirles que pasará la información lo antes posible.

Consejos

Nunca llame ni envíe un mensaje de texto a alguien después de las 8 pm a menos que sea una emergencia. Muchas personas se despertan por el ruido del teléfono, e incluso si tienen su teléfono en silencio, todavía pueden no apreciar ser llamados tan tarde.