Cómo componer un correo electrónico de negocios a alguien que no conoce

Cuando trabaja en el negocio, es posible que a menudo necesite redactar un correo electrónico a alguien que no conoce. Mientras que algo incómodo, es parte de la vida profesional. Hay ciertas reglas de etiqueta que debes seguir al enviar un correo electrónico profesional a un extraño.

Pasos

Parte 1 de 3:

Comenzando el correo electrónico

1. Haz tu investigación. Hay una variedad de información que necesita saber antes de componer un correo electrónico a un extraño. Antes de comenzar a escribir, eche un vistazo rápido al sitio web para la compañía donde funciona el destinatario.

Si no conoce la dirección de correo electrónico del destinatario, esto se puede encontrar escaneando el sitio web de la compañía. Si no se muestra ningún correo electrónico, tenga cuidado de ponerse en contacto con la persona por correo electrónico. Es posible que desee optar por una letra física en su lugar.
Si planeaba hacer alguna pregunta en el correo electrónico, verifique si el sitio web aborda estas preguntas. No quiere dar la impresión de que usted es perezoso y no se tomó el tiempo para leer un sitio web a fondo.
Asegúrate de estar contactando a la persona adecuada. Muchas personas comienzan a los correos electrónicos con algo como, "No estoy seguro de si eres la persona adecuada para preguntar, pero..." Esto se considera poco profesional y no respetado del tiempo del destinatario. Si no sabe a quién contactar, mantenga presionado el correo electrónico hasta que pueda averiguar esa información.

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2. Escribe una línea de asunto descriptiva. Su línea de asunto debe transmitir sus razones exactas para enviar el correo electrónico. A menudo, los correos electrónicos de los extraños se ignoran o se pasan por alto. Una línea de asunto sólida reduce la posibilidad de que su correo electrónico se haya pasado por encima de.

Usa algunas palabras para decir cuál es el correo electrónico con respecto a. Use tantos detalles como sea posible para incluir en 4 o 5 palabras. Por ejemplo, "Reunión a 10 a.metro. Acerca de las nuevas computadoras" es mejor que "Reunión esta mañana."

Líneas de asunto vagües, tales como "Hola" y "Hola", a veces se leen inadvertidamente como spam y redirigidos a la carpeta de spam del destinatario.

Use un correo electrónico profesional, ya que su correo electrónico aparecerá junto con la línea de asunto. Use un correo electrónico que use su nombre completo en lugar de uno que usa una persona o una frase vaga.

Nunca use todas las tapas en una línea de asunto de correo electrónico, incluso si el correo electrónico es urgente. Esto se desprende como gritos, que se puede interpretar como hostilidad.

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3. Decide cómo dirigirse al destinatario. Esto puede ser complicado si está enviando un correo electrónico a un extraño, ya que es posible que no sepa su nombre preferido. Sin embargo, hay algunas pautas de etiqueta que pueden ayudarlo a evitar errores.

Si no conoce el nombre de la persona, evite frases demasiado formales como, "A quien le interese" o "Querido señor / señorita." No te vayas demasiado casual tampoco. "Hola" es demasiado poco profesional para un correo electrónico de negocios. Es posible que estés mejorando el correo electrónico con un simple, "Hola."

Si conoce el nombre de la persona, asegúrese de deletrearlo correctamente. Revise la ortografía unas cuantas veces, ya que es fácil deslizarse si nunca ha enviado un correo electrónico a la persona antes.

Usar "Señor." y "Milisegundo." seguido del apellido de la persona solamente. Por ejemplo, si está enviando un correo electrónico, Jane Hart, comienza su correo electrónico con "Querida Sra. Ciervo" en vez de "Querida Sra. Jane Hart."

Nunca hagas suposiciones sobre el estado civil de una mujer. Si conoce su estado civil, sigue siendo mejor evitar la atención en un correo electrónico, ya que es irrelevante para el mundo de los negocios. Atenerse a "Milisegundo" y nunca usar "Perder" o "Señora." A menos que el destinatario use estos salutaciones.

Si alguien tiene un doctorado, es apropiado usar "Dr" Al abordarlos.

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4. Identifíquese usted mismo y la compañía que representa. Recuerde, cuando está enviando un correo electrónico de negocios, está representando su lugar de trabajo. En su primera oración, identifíquese usted mismo y a su empresa. Por ejemplo, un correo electrónico podría comenzar, "Querida Sra. Hart, mi nombre es John Dawson y trabajo en marketing en Wilson Technologies."

Parte 2 de 3:

Escribiendo el correo electrónico

1. Sea breve y conciso. Al llegar al punto y identificar claramente su propósito, usted presente una imagen profesional que será tomada en serio por el lector. Esto también aumenta la probabilidad de que su correo electrónico se leerá y respondrá rápidamente, ya que las personas postergan el lidicio con las respuestas demasiado palabras.

Después de identificarse a usted mismo y su compañía, su próxima oración debe explicar el propósito del correo electrónico. Es mejor indicar su caso dentro de dos oraciones.
Ser positivo. Incluso si está escribiendo para abordar una queja o preocupación, sea cortés y respetable durante todo el correo electrónico. No haga malas jefes de la boca, otras compañías o empleados, ya que esto se refleje pobremente en usted.
Mientras está en letras de portada, es estándar incluir información de fondo básica sobre usted si está enviando un correo electrónico en nombre de una compañía deja esa información. Simplemente indique su nombre y su posición en la compañía antes de pasar al propósito del correo electrónico.

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2. Use prosa simple, directa. Un correo electrónico de negocios debe ser lo más fácil de leer como sea posible. Esto significa usar un lenguaje claro que es fácil de entender.

Elige la voz activa sobre la voz pasiva. Por ejemplo, no digas, "Memo te fue enviado por mi jefe, James Peterson." En su lugar decir, "Mi jefe, James Peterson, te envió un memo."

Evite la jerga y los términos técnicos, incluso si tales términos se usan en gran medida en su empresa. Optar por simples frases inglesas y comunes.

Use oraciones cortas. Eliminar las conjunciones cuando sea posible y rompa oraciones largas.Por ejemplo, "No escuchamos de usted con respecto a la nota y queríamos seguir adelante para asegurarse de que entendió la información." Esto estaría mejor afirmado como, "No escuchamos de ti en lo que respecta a la nota. Queríamos seguir para asegurarnos de que entendiera la información."

Usa la gramática adecuada, la ortografía y la puntuación. Corrector ortográfico y revise todos los correos electrónicos antes de golpear el botón Enviar.

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3. Saber qué evitar el envío. Hay ciertas reglas de etiqueta con respecto a lo que se debe transmitir por correo electrónico. Entiende qué evitar enviar antes de contactar a alguien.

Los archivos adjuntos están bien si está enviando un correo electrónico con respecto a la información que se solicitó específicamente, pero no envíe archivos adjuntos a extraños sin solicitar.

Evite los accesorios y archivos demasiado grandes. En el caso de que es necesario realizar dicha información, envíe un correo electrónico de antemano que le da al destinatario una cabeza hacia arriba.

NO use una firma demasiado larga. Idealmente, su firma solo debe incluir su nombre, dirección de correo, dirección de correo electrónico y número de teléfono. Si lo desea, también es apropiado incluir su título de trabajo.

No incluya gráficos ni fondos. Tienden a obstruir la memoria de correo electrónico y desaparecer como no profesional en un entorno de negocios.

Parte 3 de 3:

Terminando el correo electrónico

1. Dale las instrucciones del destinatario sobre cómo responder. Hacia el final del correo electrónico, proporcione instrucciones sobre cómo el destinatario puede hacer un seguimiento.

Especifique educadamente un plazo en el que desea escuchar. Por ejemplo, "Si pudieras regresarme a mí al final del día mañana, realmente lo apreciaría."
Incluir cualquier información de contacto según sea necesario. Simplemente puedes decir, "Este es el mejor correo electrónico para llegar a mí en" o solicite una llamada telefónica e incluya su número.
Sé específico sobre lo que quieres del destinatario. No simplemente digas, "Espero oír de usted pronto." En su lugar decir, "Espero saber de usted pronto para que podamos discutir la logística de la transición a un nuevo sistema informático."

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2. Use un envío apropiado. Antes de su nombre, habrá alguna forma de adiós. Elija un negocio apropiado para su correo electrónico.

No simplemente use un guión y luego incluya su nombre. Esto se despega como demasiado informal, al igual que los carteles como "Nos vemos" y "Tómalo con calma." Los emoticonos, como las caras sonrientes, se evitan mejor.

En un correo electrónico de negocios, algo como "Mejor" o "Todo lo mejor" Es apropiado ya que es amigable sin sacrificar el profesionalismo. "Atentamente" es otra buena opción, pero puede salir tan tapentable.

"Gracias" y "Gracias" también son apropiados, pero deben evitarse si no le está pidiendo al destinatario que realice una tarea o un deber específico.

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3. Seguimiento. El mundo de los negocios está ocupado. Si no se escucha del destinatario en un marco de tiempo apropiado, es apropiado para Enviar un correo electrónico de seguimiento.

Si alguien no responde, es probable que no sea deliberado. Los correos electrónicos se vuelven respaldados y a menudo, incluso si sigues el protocolo adecuado, las cosas terminan accidentalmente en un filtro de spam.

Un correo electrónico de seguimiento debe ser una respuesta directa a un correo electrónico que ya ha enviado. Ser educado, comenzando con algo como, "Sé que probablemente estés muy ocupado, pero solo quería asegurarme de que tienes mi correo electrónico." Luego reafirma brevemente el tema del mensaje original.