3 maneras de contestar el teléfono cortésmente

Es importante tener una etiqueta telefónica amigable y amigable al responder al teléfono, especialmente si está hablando con un extraño o hablando en un lugar de trabajo. Al responder al teléfono, es importante saber cómo responder correctamente para que no comience la conversación en un pie malo. Responda el teléfono cortésmente hablando claramente, centrándose en la llamada y manteniendo el profesionalismo si está en un ambiente de trabajo.

Pasos

Método 1 de 3:

Manejo de llamadas profesionales

1. Recoger después de 2 o 3 anillos. Cuando responde las llamadas al trabajo, deje que el teléfono suene 2 o 3 veces antes de que le responda. Si lo dejas que suene más de 3 veces, la persona que llama puede ser impaciente y sentir que su llamada se está ignorando.

Por otro lado, si lo recoges después del primer anillo, la persona que llama puede ser abordada por la respuesta rápida. Es posible que no hayan tenido tiempo suficiente para componer sus pensamientos.

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2. Preparar un saludo profesional. Cuando respondas al teléfono en su oficina, no siempre sabrás quién está en el otro extremo del teléfono. Podría ser su jefe, un cliente, uno de sus colegas, o incluso un número equivocado.

Un saludo profesional como "buenos días" o "¿Cómo puedo ayudarlo??"Ayuda a sacar la conversación en el pie derecho.

Incluso si tiene identificador de llamadas y cree que es un amigo de trabajo, alguien podría haber tomado prestado su teléfono. Respondiendo al teléfono con "Sí, qué?"Podría darle a las personas que llaman la impresión equivocada de usted.

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3. Identificarse a ti mismo y a tu organización. En situaciones de negocios, es más apropiado responder al teléfono con su nombre y compañía. Por ejemplo, diga "Gracias por llamar al cuerpo automático de Smith. Este es Joan, ¿cómo puedo ayudarte??"

Muchas oficinas tienen sus propias secuencias de comandos para responder al teléfono, así que asegúrese de seguir la regla que su empresa ha establecido. Si no está seguro de los scripts de su compañía, pregúntele a su supervisor.

Responde el teléfono educadamente Paso 4

4. Muy bien pregunte quién llama si no lo sabe. A menudo, la persona no solo le dará su nombre, sino que también proporcionará información sobre por qué están llamando. Si no tiene identificador de llamadas, no reconoció el número, o no escuchó lo que dijo la persona en la otra línea, pídemela nuevamente diciendo "¿Puedo preguntar quién llama??"

Una vez que la persona que llama se ha introducido a sí mismos, diríjase a la persona que llama correctamente por el título que proporcionan. Si dicen su nombre y apellido, y usted quiere ser más profesional, llámelos por su apellido.

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5. Hablar directamente en la boquilla. Descanse el teléfono con suavidad contra su mejilla y habla en la boquilla que naturalmente debería caer cerca de la boca. No te preocupes por poner la boquilla demasiado cerca de tu boca o tener que hablar en voz alta.

Si la persona que hablas le pide que le pida que levante su voz, puede hablar un poco más fuerte. De lo contrario, mantenga su voz a un nivel de conversación normal.

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6. Evite usar la jerga o el lenguaje profano. Cuando respondas al teléfono en el trabajo, usted representa a su empresa a quienquiera que esté hablando por teléfono. Hable educadamente y evite usar la jerga, la maldición o el mal lenguaje. Incluso si la conversación se calienta y la persona con la que estás hablando, mantiene su compostura y sea educado.

Por supuesto, cuando está hablando en su teléfono personal a amigos, puede ser informal con ellos y hablar cómo lo haría en una conversación cara a cara.

Método 2 de 3:

Respondiendo llamadas personales en casa

1. Respuesta en un ambiente tranquilo. Si está en un ambiente ruidoso, muévase un lugar más silencioso antes de responder al teléfono, o rechace la música o la televisión antes de responder. Quieres estar en un lugar lo suficientemente tranquilo para que puedas escuchar a la persona que le habla, y pueden escuchar tus respuestas.

Un ambiente tranquilo también le permitirá centrarse en la persona que llama.

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2. Detenga sus otras tareas antes de responder al teléfono. Toma un breve momento para recoger tus pensamientos antes de contestar. No se distraiga, ya que esto podría llevar a una falta de comunicación entre usted y la persona que está hablando. Si está libre de distracciones, la persona que está hablando, sentirá que tengan toda la atención.

Por ejemplo, si está escribiendo en su computadora o leyendo un libro cuando llamó el teléfono, detenga estas tareas y se concentre en la llamada.

Responde el teléfono educadamente Paso 9

3. Diga "Hola" y indique su nombre en un agradable tono de voz. Si no reconoce el identificador de llamadas o sepa quién está llamando, puede agregar "Esto es Sam."Para una respuesta más formal, puedes decir, por ejemplo," esta es la residencia de Smiths `."

Si viste en la identificación de la persona que llama que un amigo o familiar está llamando, siéntase libre de decir algo como "Hola Tom! Cómo se encuentra hoy?"

Responde el teléfono educadamente Paso 10

4. Baje la información de la persona que llama si el miembro de la familia que intenta alcanzar no está disponible. Si la persona que llama está tratando de llegar a alguien que no está en casa o no está disponible, diga "Lo siento, señora. Simpson, mi padre no está disponible en este momento. Puedo tomar un mensaje?"Asegúrese de registrar el nombre de la persona, el número de teléfono y la razón para llamar a un Bloc de notas en letra clara y legible.

Si no tiene un bloc de notas, pídale a la persona en la otra línea que espere mientras vaya rápidamente, obtenga uno.

Método 3 de 3:

Respondiendo llamadas en tu celular

1. Saludar a la persona que llama en un tono amistoso. Al responder a un teléfono celular, la identificación de la persona que llama normalmente indicará quién le está llamando. Di algo como, "Hola Steve, ¿cómo estás??"Incluso si el número es privado u oculto, es importante responder a la persona que llama de una manera amigable. Di: "Hola, ¿puedo preguntar quién llama??"

Dado que las llamadas telefónicas celulares tienden a ser más informales que las llamadas a una línea de negocios o tierra, no necesita decir su nombre al responder a la llamada.

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2. Pregunte por qué la persona está llamando. Si no conoces a la persona, sé educado diciendo "¿Cómo puedo ayudarte hoy??"O" ¿Qué puedo hacer por ti??"Si conoces a la persona, puedes decir algo como" ¿Qué pasa??"

Incluso si conoces a la persona que llama, evita responder con rudamente. No digas: "¿Qué??"O" que quieres esta vez?"

Contestar el teléfono educadamente Paso 13

3. Habla claramente usando su tono de voz normal. No se preocupe por gritar en la boquilla o en la sobreanción de sus palabras. En su lugar, habla lenta y claramente. Si está gritando o hablando de manera anormal, la persona que está hablando puede pensar que está enojado o enfermo.

Si la persona en el otro extremo de la línea suena débil, encienda el volumen en el lado de su teléfono celular. Si aún están desmayados, pídales que pongan a la boquilla más cerca de su cara.

Contestar el teléfono educadamente Paso 14

4. No conteste el teléfono mientras mastices chicle o comida. Si está masticando chicle o comida, tómese el tiempo antes de responder para escupirlo o trágalo. Quieres que tu boca sea clara y lista para la conversación cuando contestas el teléfono.

Incluso si estás hablando con un amigo, pueden tener dificultades para entenderte si tienes una boca llena de comida.

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5. No hable con personas fuera de la llamada hasta que termine la llamada. Durante la duración de la llamada telefónica, ignore todas las distracciones externas y le da a la persona al otro lado de la línea su atención indivisa. No hables ni bromee con otras personas, y evite intentar comunicarse en silencio mientras también está hablando por teléfono.

Incluso si la persona que está en el teléfono, no puede escuchar las palabras que le está diciendo a alguien en persona, podrán decir que no se está enfocando completamente en la conversación telefónica.

Consejos

Mantenga un bloc de notas y una pluma práctica por cada teléfono para que no necesites luchar cuando tienes que tomar un mensaje.

Las personas que hablas en el teléfono recordarán si eres cortés. Di "por favor" cada vez que haga una solicitud. Si una persona que llama dice "Gracias", haga un seguimiento con un cálido "de nada."

Advertencias

Aprender como bajar del teléfono cortésmente. Trate de evitar alterar a las personas colgando abruptamente.