3 maneras de completar una carga de trabajo de alto volumen

Aunque es bueno que los trabajadores asuman los altos volúmenes de trabajo para demostrar que son diligentes y confiables, esto también significa que debe tener una estrategia en su lugar para evitar que el agotamiento. Aprendiendo cómo administrar su día para que obtenga la mayor cantidad de trabajo, y tome medidas para reducir su estrés diario, ambos son parte de un plan para obtener una carga de trabajo de alto volumen realizada de la mejor manera.

Pasos

Método 1 de 3:

Organizando tu trabajo

1. Decidir qué compromisos son innecesarios. En su lugar de trabajo, puede tener muchos compromisos además de los que pertenecen a su proyecto actual de alto volumen. Tómese un tiempo y evalúe estos compromisos. ¿Pertenecen específicamente a su descripción del trabajo?? ¿Hay un compañero de trabajo que esté más calificado para tratar con ellos??

Obtenga permiso para eliminar los compromisos que no son necesariamente su trabajo. Dígale a su jefe que las tareas fuera de la carga de trabajo específica se están quitando de su productividad, y su jefe puede estar dispuesto a permitirle darles a otra persona.
Regrese el trabajo a los compañeros de trabajo que tomó como un favor si ha tomado recientemente una carga de trabajo de alto volumen. Cuando tenga una carga de trabajo de alto volumen, debe dejar de tomar las responsabilidades de otras personas.

Consejo experto

Elizabeth Douglas

CEO de Wikihowelizabeth Douglas es el CEO de WikiHow. Elizabeth tiene más de 15 años de experiencia trabajando en la industria de la tecnología, incluidos los roles en ingeniería informática, experiencia de usuario y gestión de productos. Recibió su BS en Ciencias de la Computación y su Maestro de Administración de Empresas (MBA) de la Universidad de Stanford.

Elizabeth Douglas
CEO de WikiHow

Cuando se trata de eliminar las tareas innecesarias, Elizabeth Douglas, CEO de WikiHow, aconseja: "Necesitas priorizar. Luego, sea realista sobre lo que puede hacer, y comuníquese de las tareas que no podrá terminar."

Imagen titulada Completa una carga de trabajo de alto volumen Paso 2

2. Mira cuánto tiempo pasas en cada proyecto. Haga un registro de tiempo para grabar cuánto tiempo pasa en una parte típica de su carga de trabajo. Una vez que haya establecido el tiempo que está tomando, puede tomar medidas para reducir ese tiempo. También puede usar este marco de tiempo para construir un horario diario más efectivo.

Puede ser útil construir una hoja de cálculo de cuánto tiempo requiere para cada proyecto, de modo que los datos se puedan generar automáticamente en cualquier tipo de visual lo ayuda a la mejor, un gráfico, etc.

Haz filas para cada nombre del proyecto, duración y inicio y parada. Incluso puede hacer una fila para interrupciones e incluir esos tiempos de inicio y parada.

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3. Eliminar las distracciones del espacio de trabajo. Una vez que haya trazado su experiencia laboral diaria, tendrá una guía visual para dónde puede dejar de hacer cosas que restantes de su flujo de trabajo. Por ejemplo, puede desactivar las notificaciones por correo electrónico para que no esté persiguiendo a los correos electrónicos a pedido, sino que se reserva un bloqueo para enviarlo por correo electrónico.

Puede hacer lo mismo por las llamadas telefónicas, apagando el timbre y situando el teléfono donde no puede ver las alertas perdidas. Desactive las alertas para las redes sociales y cualquier otra aplicación en el teléfono y la computadora.

Evite que los compañeros de trabajo se acerquen a su espacio de trabajo al colocar un signo de "No molestar" a veces cuando necesita enfoque ininterrumpido.

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4. Horario de tiempo para las interrupciones. Nadie puede evitar ser interrumpido en un lugar de trabajo ocupado. En lugar de cerrar la puerta y decirle a nadie para hablar con usted todo el día, horarios en el día en que esté dispuesto a ser interrumpido. Por ejemplo, si usted es profesor, publicidad "Horario de oficina" significa que está permitiendo que los estudiantes lo interrumpan cuando necesiten ayuda.

Puede usar el registro de actividades que creó para mostrarle qué hora del día es más probable que sea necesaria por los compañeros de trabajo, y planifique su ventana de interrupción para ese tiempo.

Puede anunciar a los compañeros de trabajo cuando esté disponible enviándolos enviándolos o publicando un inicio de sesión en su área de trabajo.

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5. Organiza tu área de trabajo. Mantener la organización de su área de trabajo no solo es buena para eliminar las cosas que le distraen, sino que es bueno para establecer el tono para un día de trabajo eficiente. Si los documentos que necesita están enterrados en una pila, pierde tiempo buscando. Mantenga todo lo que necesita en un lugar específico para que pueda moverse rápidamente.

Intente mantener un pequeño gabinete de presentación en su escritorio y crear pestañas de carpetas para que pueda organizar rápidamente el papeleo cuando llegue a su escritorio.

Consigue un gran calendario de escritorio y manténgalo en su escritorio para que pueda lápiz rápidamente en reuniones y plazos importantes.

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6. Priorizar las tareas por fecha límite. Tome 30 minutos cada mañana y planee su día, incluida la realización de una lista de las tareas más importantes en orden de fecha límite. Ajuste esta lista durante todo el día para que primero esté abordando continuamente las tareas más importantes, incluso si las tareas nuevas llegan a su escritorio durante todo el día.

Por ejemplo, si trabaja en servicio al cliente, es posible que tenga clientes que llamen y envíen un correo electrónico a los clientes de IRATE a pesar de que su jefe le tiene trabajando en un documento a largo plazo. Debe hacer una pausa en el documento para abordar las inquietudes de los clientes primero.

Actualiza tu lista para que no te salgas de la pista.

Método 2 de 3:

Interactuando con tus compañeros de trabajo

1. Dígale a su jefe sobre su necesidad de mantenerse enfocado. Aunque su jefe es el que probablemente le asignó una carga de trabajo pesada en primer lugar, manteniéndolos informados sobre sus limitaciones de tiempo, les ayudará a comprender para que no le den un trabajo que le distrae. Sea educado y solicite su aporte en su carga de trabajo para que mantenga buenos términos con ellos.

Sé cortés explicando a su jefe que le gustaría trabajar en su nueva asignación, pero que su fecha límite actual lo impide. Oferta para trabajar en otro momento, o reírelos a un compañero de trabajo, confíes para hacer un buen trabajo.
Recuerda mantenerse flexible con tu jefe. Si le piden que trabajen en un proyecto diferente porque la fecha límite es más pronto de la suya, esté abierta a esa distracción. Cuéntalo como parte de sus interrupciones programadas.

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2. Alerta a los compañeros de trabajo a su necesidad de enfocar. No solo coloque un cartel en su cubículo que le dice a sus compañeros de trabajo que le dejen solo. Envíe un correo electrónico o dígales cara a cara para que no se desarrolle una animosidad. Explique que tiene un marco de tiempo específico cada día para tomar interrupciones y pedirles que respeten su horario diario.

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3. Recluta compañeros de trabajo que pueden ayudarte. Es posible que pueda subcontratar algunos de los trabajos en su carga de trabajo de alto volumen al encontrar compañeros de trabajo que están calificados. Es posible que desee encontrar un compañero de trabajo que pueda hacer tareas que encuentre difícil, o encontrar compañeros de trabajo, puede pasar el trabajo fácil para.

Asegúrese de que quiera que recluta tenga una ética de trabajo sólida y no tiene problemas para seguir el horario diario que está implementando para permanecer en la tarea.

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4. Ser cortés y tacto en todas las interacciones en el trabajo. Recuerde que desea mantener un ambiente de trabajo agradable porque los compañeros de trabajo descontentos pueden agregarse a su estrés y distraerlo. Para hacer esto, sea educado y amable tanto como puedas en tus interacciones.

Cuando un compañero de trabajo desprecia su marco de tiempo y barcazas de interrupción programada cuando está especialmente enfocado, resista el impulso para ser grosero. En su lugar, di algo como: "Sí, entiendo lo que estás diciendo, pero me estoy enfocado en este proyecto en este momento. ¿Podría charlar contigo en mi almuerzo??"

Método 3 de 3:

Preveniendo el agotamiento

1. Tenga en cuenta que probablemente estés estresado. Cuando está trabajando en una carga de trabajo de alto volumen, es probable que esté bajo mucha presión. Usted puede sentirse abrumado por la cantidad de trabajo que tiene que conquistar. Eventualmente, el estrés te hará querer dejar de fumar, lo que resulta en agotamiento. Para evitarlo, necesitas reducir el estrés.

Los síntomas del estrés se manifiestan en tu mente, cuerpo, emociones y comportamientos. Puede detectar el estrés con los síntomas como la falta de memoria, el latido del corazón rápido, el cambio en los hábitos alimenticios, la irritabilidad, un sentido de soledad y muchos más.

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2. Permítase tomar descansos. Para ayudar a prevenir el agotamiento, tome mini descansos a lo largo del día. Estos pueden ser roturas de tecnología, como alejarse de su escritorio para que nadie pueda contactarlo por un breve momento. Los descansos también pueden cambiar a una tarea diferente por un corto tiempo. Los descansos son buenos. Considera tomar uno cada hora.

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3. Plan recompensa por ti mismo. Prometerte que usted tomará un descanso en un punto determinado en un proyecto puede ayudarlo a mantener la motivación que necesita para terminar el trabajo. Pero puedes pensar más grande que solo recompensas diarias. Planificar un viaje de vacaciones o de fin de semana para darle algo para esperar.

También puede recompensarse a sí mismo planeando hacer algo creativo al final del día de trabajo, o planifique un viaje semanal al gimnasio o con amigos.

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4. Deja de pensar en el trabajo cuando te vas a casa. Intenta dejar el trabajo atrás cuando te vas a casa para el día. Establezca los límites con su jefe y sus compañeros de trabajo para que no se comuniquen con usted cuando esté en casa, o obtenga un teléfono de trabajo separado y apáguelo una vez que llegue a su casa.

Practique las técnicas de relajación en su camino a casa para que para cuando llegue a la puerta, usted es mucho más tranquilo.

Puedes probar las técnicas de respiración para retardar el latido de su corazón, o colocar la aromaterapia en su automóvil si conduce.

Si viaja el transporte público o el coche compartido, intente leer o escuchar un libro o una revista para que lo ayude a olvidarse de su día de trabajo.

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5. Tomar precauciones de seguridad. También puede ser estresante tener que pensar en su seguridad física y la de sus compañeros de trabajo mientras trabaja en una carga de trabajo de alto volumen si su trabajo requiere trabajo físico. Configure las precauciones de seguridad para que pueda eliminar ese estresante de su entorno de trabajo.

Siga todas las directrices de seguridad que su empresa recomienda y visite a sus compañeros de trabajo regularmente para asegurarse de que también los mantienen.

Si su empresa es un poco negligente en las precauciones de seguridad, instituir algunas.

Consejos

Mantente hidratado si su trabajo es físicamente exigente.

Hable con alguien si comienza a ver los síntomas de agotamiento en usted mismo, como un miembro de la familia o un amigo de confianza, un terapeuta, incluso su jefe. Podrían estar dispuestos a quitar algunas de tus tareas.

Advertencias

Quemado lo encuentra fácilmente cuando dejas que tu guardia baja. Después de quemar, los problemas de salud mental y físico ocurren sin previo aviso. Por lo tanto, es importante cuidarse antes de que el agotamiento pueda comenzar.