Cómo automatizar los informes en Excel (con imágenes)

Thysteaches, cómo automatizar el informe de datos en Microsoft Excel. Para obtener datos externos, le enseñará cómo consultar y crear informes de cualquier fuente de datos externa (MySQL, Postgres, Oracle, etc.) desde su hoja de trabajo utilizando los complementos de Excel que vinculen su hoja de trabajo a las fuentes de datos externas.

Para que los datos ya almacenados en una hoja de trabajo de Excel, usaremos macros para crear informes y exportarlos en una variedad de tipos de archivos con la pulsación de una tecla. Afortunadamente, Excel viene con una grabadora de paso incorporada que significa que no tendrá que codificar las macros usted mismo.

Pasos

Método 1 de 2:

Para datos ya en Excel

1. Si los datos que necesita informar, ya están almacenados, actualizados y se mantienen en Excel, puede automatizar los flujos de trabajo de informes utilizando Macros. Las macros son una función incorporada que le permite automatizar tareas complejas y repetitivas.

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 2

2. Excel. Haga doble clic (o haga clic en si está en un Mac), el icono de la aplicación de Excel, que se parece a un blanco "X" sobre un fondo verde, luego haga clic en Libro de trabajo en blanco en la página de plantillas.

En una Mac, es posible que tenga que hacer clic en Archivo y luego haga clic Nuevo libro de trabajo en blanco En el menú desplegable resultante.

Si ya tiene un informe de Excel que desea automatizar, en su lugar, haga doble clic en el archivo del informe para abrirlo en Excel.

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 3

3. Ingrese los datos de su hoja de cálculo si es necesario. Si no ha agregado las etiquetas de las columnas y los números para los que desea automatizar los resultados, hágalo antes de proceder.

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 4

4. Habilitar el Desarrollador pestaña. Por defecto, el Desarrollador La pestaña no se muestra en la parte superior de la ventana de Excel. Puede habilitarlo haciendo lo siguiente dependiendo de su sistema operativo:

Ventanas - click Archivo, hacer clic Opciones, hacer clic Personalizar la cinta en el lado izquierdo de la ventana, marque la "Desarrollador" cuadro en el lado inferior derecho de la ventana (primero puede tener que desplazarse hacia abajo) y haga clic en OK.

Mac - click Sobresalir, hacer clic Preferencias..., hacer clic Cinta y barra de herramientas, comprobar el "Desarrollador" caja en el "Pestañas principales" Lista y haga clic en Ahorrar.

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 5

5. Hacer clic Desarrollador. Esta pestaña debería estar ahora en la parte superior de la ventana de Excel. Haciendo así, trae una barra de herramientas en la parte superior de la ventana de Excel.

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 6

6. Hacer clic Récord de macro. Está en la barra de herramientas. Aparecerá una ventana emergente.

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 7

7. Ingrese un nombre para la macro. En el "Nombre macro" Caja de texto, escriba el nombre para su macro. Esto te ayudará a identificar la macro más tarde.

Por ejemplo, si está creando una macro que hará una tabla de sus datos disponibles, podría nombrarlo "Gráfico1" o similar.

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 8

8. Crea una combinación de teclas de acceso directo para la macro. Presione la tecla SHIFT ⇧ junto con otra tecla (E.gramo., la T tecla) para crear el acceso directo del teclado. Esto es lo que usarás para ejecutar tu macro más tarde.

En una Mac, la combinación de teclas de acceso directo terminará siendo ⌥ Opción+⌘ comando y tu llave (e.gramo., ⌥ Opción+⌘ comando+T).

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 9

9. Almacene la macro en el documento actual de Excel. Haga clic en el "Tienda macro en" Caja desplegable, luego haga clic en Este libro de trabajo Para asegurarse de que la macro estará disponible para cualquier persona que abra el libro de trabajo.

Tendrá que guardar el archivo de Excel en un formato especial para que se guarde la macro.

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 10

10. Hacer clic OK. Está en la parte inferior de la ventana. Hacerlo, ahorrará su configuración de macro y lo colocará en modo de grabación. Cualquier pasos que tome desde ahora hasta que detenga la grabación será grabada.

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 11

11. Realiza los pasos que desea automatizar. Excel rastreará cada clic, tecla y opción de formato que ingrese y agregarlos a la lista de Macro.

Por ejemplo, para seleccionar datos y crear un gráfico de él, resaltaría sus datos, haga clic en Insertar En la parte superior de la ventana de Excel, haga clic en un tipo de gráfico, haga clic en el formato de la tabla que desea usar y edite la tabla según sea necesario.

Si quisiera usar la macro para agregar valores de celdas A1 mediante A12, HAZ CLIC HAGO UNA CELULA VACÍA, TIPO EN = Suma (A1: A12), y presione ↵ entra.

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 12

12. Hacer clic Para de grabar. Está en el Desarrollador Barra de herramientas de Tab. Esto detendrá su grabación y guardará cualquier paso que tomó durante la grabación como una macro individual.

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 13

13. Guarde su hoja de Excel como un archivo habilitado para macro. Hacer clic Archivo, hacer clic Guardar como, y cambiar el formato de archivo a xlsm en vez de xls. A continuación, puede ingresar un nombre de archivo, seleccione una ubicación de archivo y haga clic en Ahorrar.

Si no hace esto, la macro no se guardará como parte de la hoja de cálculo, lo que significa que otras personas en diferentes computadoras no podrán usar su macro si les envía el libro de trabajo.

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 14

14. Ejecuta tu macro. Presione la combinación de teclas que creó como parte de la macro para hacerlo. Debería ver su hoja de cálculo automatizar de acuerdo con los pasos de su macro.

También puedes ejecutar una macro haciendo clic en Macros en el Desarrollador Pestaña, seleccionando el nombre de su macro y haciendo clic en Correr.

Método 2 de 2:

Para datos externos (MySQL, Postgres, Oracle, etc.)

1. Descargar Kloudio`s Plugin de Excel de Microsoft AppSource. Esto le permitirá crear una conexión persistente entre una base de datos externa o fuente de datos y su libro de trabajo. Este plugin también funciona con las hojas de Google.

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 16

2. Cree una conexión entre su hoja de trabajo y su fuente de datos externos haciendo clic en el botón + en el Portal de Kloudio. Escriba los detalles de su base de datos (tipo de base de datos, credenciales) y seleccione cualquier opción de seguridad / cifrado si está trabajando con datos confidenciales o de la empresa.

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 17

3. Una vez que haya creado una conexión entre su hoja de trabajo y su base de datos, podrá consultar y crear informes de datos externos sin dejar Excel. Crea tus informes personalizados del portal de Kloudio y luego sello desde el menú desplegable en Excel. Luego, puede aplicar los filtros adicionales y elegir la frecuencia que actualizará el informe (para que pueda obtener su actualización de la hoja de cálculo de ventas automáticamente cada semana, día o incluso hora.)

Imagen titulada Automatizar informes en Excel Paso 18

4. Además, también puede ingresar datos en su hoja de trabajo conectada y tener los datos actualizar su fuente de datos externos. Cree una plantilla de carga del portal de Kloudio y podrá cargar cambios manualmente o automáticamente en su hoja de cálculo a su fuente de datos externos.

Video.

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Consejos

Solo descargue Excel Plugins de Microsoft AppSource, a menos que confíe en el proveedor de terceros.

Las macros se pueden utilizar para cualquier cosa de tareas simples (E.gramo., agregando valores o creando un gráfico) a los complejos (E.gramo., calculando los valores de su celda, creando un gráfico de los resultados, etiquetando el gráfico e impresión del resultado).

Al abrir una hoja de cálculo con su macro incluida, es posible que tenga que hacer clic en Contenido disponible en un banner amarillo en la parte superior de la ventana antes de poder usar la macro.

Advertencias

Las macros se pueden usar maliciosamente (e.gramo., Para eliminar archivos en su computadora). No ejecute macros de fuentes no confiables.

Macros implementará literalmente cada paso que realice mientras grabe. Asegúrese de que no ingrese accidentalmente el valor incorrecto, abra un programa que no desea usar, o eliminar un archivo.