3 maneras de organizar un sistema de presentación de papel

Si está en negocios o escuela, lo que requiere que trabaje con múltiples clientes o proyectos, un sistema de presentación adecuado es crítico. Hay varios métodos para la presentación de documentos, pero en última instancia, su sistema debe reflejar sus necesidades. La mejor manera de prepararse para un sistema eficiente es reservar un par de días para trabajar únicamente en la organización.

Pasos

Método 1 de 3:

Preparación para un nuevo sistema de presentación

1. Reunir todos tus materiales. Necesita compilar todos sus documentos antes de intentar configurar un sistema adecuado. Pase por todas las ubicaciones, puede tener papeleo y colocarlos a todos en una pila. Pase tiempo para asegurarse de que puede explicar correctamente todo el trabajo activo e inactivo que tiene.

Planee con anticipación al limpiar un espacio de mesa para trabajar en sus papeles.
Si está adaptando el papeleo de otra persona en un nuevo sistema de presentación, elimine todos los documentos del sistema actual. Será mejor para usted manejar todos los documentos y prepararse para un nuevo sistema.

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2. Pasar por todos los documentos. Esta es la parte difícil del proceso, pero también es un paso crucial para organizarse. Separe todos los archivos en función de lo que son, como los estados de cuenta bancarios, las facturas de las tarjetas de crédito y los pagos de la hipoteca. Puede parecer tedioso, pero pase por cada documento en su pila para determinar con qué está trabajando.

No necesitas leer cada papel, pero un breve Skim te ayudará a salir.

Las notas post-it son buenas para marcar papeles importantes, sabes que deberías pasar tiempo en.

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3. Instalar pilas. A medida que comienza a ordenar su papeleo, sería útil mantener los papeles relacionados juntos. Podrías colocar todos los papeles relacionados con el cliente "Nickelback" en una pila. Otro ejemplo es apilar su trabajo basado en meses.

Tener un sentido de orden cronológico podría ser útil para sus necesidades de presentación.

Establecer prioridades mientras se clasifica a través de papeleo. Cuando ves papeles que son excepcionalmente importantes, colóquelos en la parte superior de su respectiva pila.

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4. Reducir a medida que ves en forma. Otra pila que puedes crear es la pila de basura. No se requiere que tire de un montón de papel, pero debe separar los papeles no importantes de las otras pilas. Incluso podrías configurar una pila miscelánea donde los papeles aleatorios podrían ir.

Si está 100% seguro de que no necesita un papeleo y no puede dibujar un enlace viable a otro documento, deséchelos. Consulte con sus superiores si tiene permiso para tirar algo antes de seguir con algo.

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5. Usa las carpetas de Manila. Mantenga las cosas simples para usted utilizando carpetas baratas de Manila. Esto no lastimará sus fondos y le permitirá llevar a cabo cualquier sistema de presentación que le gustaría. Puede obtener un paquete de carpetas de Manila desde cualquier tienda de suministros de oficina.

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6. Transfiere tus pilas. Use las pilas que haya establecido anteriormente para actuar como una guía para sus carpetas. Asegúrese de que los contenidos de cada carpeta estén organizados también. Puede organizar los contenidos de un archivo en función de la importancia de cada papel o por la cronología.

Evite organizar los contenidos de un archivo basados en el alfabeto. La organización alfabética trabaja de manera más eficiente para organizar grupos de archivos.

Coloque las carpetas de Manila en un archivador mientras llena las carpetas.

Método 2 de 3:

Creando un sistema apto para usted

1. Use un sistema de presentación alfabética. Un sistema de presentación alfabético funciona bien cuando necesita recuperar nombres de personas, clientes, autores, nombres de películas, libros o etc. Siempre que use los términos que sean fáciles de recuperar, un sistema de presentación alfabético es a menudo el sistema más fácil de usar.

La mejor manera de archivar y recuperar archivos es etiquetando cada archivo. Las carpetas de Manila tienen una pestaña adicional diseñada para etiquetar archivos que facilitarán su proceso de recuperación.
Si está manejando a los clientes, es más eficiente al alfabetizar por apellido.
Si tiene muchos archivos, considere realizar secciones de letras para ayudarlo a organizar. Los divisores de la sección son grandes y simplemente contienen una letra. También puede dividir las letras en pares como "A-D" o "F-K."

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2. Usa un orden tópico. Cuando usted trabaja o estudio En una variedad de áreas temáticas, un sujeto o orden de tema puede ser una forma muy útil de recuperar información. Por ejemplo, si estudia la ley, podría tener títulos de contrato, derecho constitucional, agravios, derecho administrativo, derecho internacional, etc.

La mejor manera de organizar la información tópica es a través de los divisores de la sección. Etiqueta los divisores de la sección basados en los contenidos, como "Ley de administración."

Este sistema funciona mejor si tiene varios temas diferentes. Si no, se quedará con uno o dos divisores y no hay mucho de un sistema organizado.

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3. Intente la presentación numérica. Este tipo de sistema de presentación es ideal para archivos que contienen fechas o números. Por ejemplo, si tiene facturas, recibos, eventos fechados, etc., El sistema numérico puede hacer un sistema fácil para localizar de nuevo. También puede considerar el etiquetado de mes y año para esta opción. Para aquellos que trabajan en un entorno que use la numeración de documentos como archivos médicos, documentos legislativos, casos judiciales, etc., La numeración es un método de recuperación útil.

Utilice únicamente este sistema si está cómodo de visualización de varios números y puede recuperar información de estos números.

Marque en las pestañas de archivo los números o fechas y organizan en base al valor numerado. Comience con "1" y haga que los siguientes números aumenten el valor.

Si está archivando con meses, comience con enero y muévase, en orden, hasta diciembre. Se beneficiará con los divisores de la sección por cada mes.

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4. Usa la codificación de colores. Esto es ideal para la presentación creativa y es especialmente efectiva para aquellos con buena recuperación visual. Puede ayudar a realizar referencias cruzadas diferentes sujetos basados en la codificación de colores.Puede codificar el código cualquiera de las técnicas mencionadas anteriormente para la presentación. También puede usar una combinación de sistemas de organización mediante el emparejamiento de códigos de color con otro sistema.

Una de las formas más fáciles de agregar color a su método de llenado establecido es mediante el uso de resaltadores. Puede comprar un paquete de variedades de resaltadores de cualquier tienda de suministros de oficina.

Otra forma de implementar la codificación de colores es utilizando una variedad de carpetas de colores.

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5. Use un sistema de frecuencia. Esto funciona bien para los artículos que usa todo el tiempo, pero no debe ser un sistema independiente. Necesita alimentar otro sistema, por ejemplo, el sistema alfabético. Agregue la información utilizada con frecuencia a un espacio agrupado en su área de presentación para que se pueda recuperar rápidamente, como en la parte frontal de un cajón de archivador.

Tendrá que tener cuidado, no se vuelva desorganizado con este sistema. Mantener el proyecto en el que está trabajando actualmente en el frente, no siempre garantizará una organización eficiente.

Método 3 de 3:

Retener un sistema organizado

1. Papeleo de archivos inmediatamente. Una forma de garantizar que su sistema de presentación se ejecute de manera eficiente es presentando el documento a medida que lo procesa. El sistema de presentación no va a funcionar si apaga los papeles de archivo. Entrar en el hábito de presentar papeles también ayudará a su productividad y flujo de trabajo.

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2. Mantenga su espacio actualizado. Cada par de meses debe pasar por su sistema de presentación y hacer un breve barrido. No se requiere que revise todos sus documentos como lo hizo para la organización inicial. Revise todos los archivos y asegúrese de que todo esté organizado y en el lugar correcto.

Después de los primeros meses, también podría reflexionar si el sistema que elige está funcionando para usted.

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3. Limpia tu espacio. Una vez al año debe hacer una limpieza más grande de su espacio de trabajo. Es posible que tenga algunos archivos que use regularmente, pero ahora debería pasar por los otros archivos que usa menos. Abra los archivos que use menos y lea todos sus documentos para ver si hay papeleo innecesario.

Saque todos los archivos y limpie el gabinete de archivo con una toallita húmeda para eliminar la acumulación de polvo.

Consejos

Estos principios también pueden aplicarse a la computadora u otras agrupaciones de presentación electrónicas.

Use un índice para archivos que no se coloquen alfabéticamente. Esto debe estar ordenado alfabéticamente para que pueda localizar rápidamente sus archivos de cualquier manera. Pon este índice en la parte frontal del archivo.

Comience por purgar y ordenar sus pilas de papeles y use notas post-it para clasificar en categorías y luego subcategorías.

Es útil tener un archivo varios para artículos que no encajan perfectamente en ningún otro lugar.