Cómo hacer un evento de caridad: 11 pasos (con imágenes)

Organizar un evento de caridad es un esfuerzo noble, pero rara vez es tan simple como colocar un signo, recolectando efectivo y diciendo muchas gracias.Para garantizar el éxito, incluso los eventos de caridad más pequeños requieren una planificación cuidadosa, la dedicación y una inversión sustancial de tiempo y dinero.No tenga miedo de hacer un evento de caridad, sin embargo, las recompensas de un evento exitoso (para usted y la causa) valen la pena el esfuerzo.

Pasos

Parte 1 de 2:

Organizando el evento

1. Definir un propósito claro.Si bien recaudan dinero para una buena causa, es un componente central de cualquier evento de caridad, no siempre es el único propósito (o incluso a veces primario).Una vez que haya determinado la causa que desea respaldar, tome tiempo para definir claramente lo que su evento puede hacer para brindar la mayor ayuda.

En términos generales, hay tres tipos de eventos de caridad: recaudación de fondos directos, que se centran específicamente específicamente en la recaudación de dinero, la recaudación de la alistamiento / perfil, que tiene como objetivo atraer la atención y / o los voluntarios de la causa y los agradecimientos del apoyo, que son esencialmente públicos. Gracias a los partidarios.
Cada causa caritativa necesita dinero, pero su causa elegida beneficio al menos tanto por una mayor conciencia pública y apoyo?Adapte su evento propuesto para satisfacer las necesidades de su causa.

2. Obtenga permiso para recaudar fondos o conciencia.Por razones legales y prácticas, es importante obtener permiso antes de realizar un evento para respaldar una organización caritativa.Lo último que quiere hacer es dibujar la ira del grupo que está tratando de ayudar, o obtenerlos inadvertidamente en "agua caliente" a través de sus buenas intenciones.

Incluso si está recaudando fondos para una persona o familia, por ejemplo, sosteniendo una cena de espaguetis para beneficiar a una familia que perdió su hogar a un incendio: es una buena práctica para solicitar y obtener el permiso primero.La mayoría de las personas aprecian la caridad cuando lo necesitan, pero merecen el derecho de participar y aprobar el proceso.

Imagen titulada Presupuesto Su dinero Paso 11

3. Establecer un presupuesto y un objetivo de recaudación de fondos.Se necesita dinero para ganar dinero en el mundo de los negocios, y lo mismo es cierto para recaudar dinero para la caridad.Debe establecer un presupuesto completo antes del evento para que pueda establecer un objetivo realista de recaudación de fondos.

Al establecer su presupuesto, tenga cuidado de tener en cuenta todo, incluido el lugar, la configuración, la comida, el entretenimiento, la seguridad / seguridad y otros costos incidentales basados en la naturaleza de su evento.Puede ayudar a visualizarse como invitado visitando el evento: ¿qué verías, hacer y esperar, y son las cosas que todos cubrieron su presupuesto??

Trate de establecer un objetivo específico de recaudación de fondos, no solo "Tanto dinero como sea posible."Tener un objetivo realista y claro lo ayudará a trazar su evento ideal y puede ayudar a motivar a los voluntarios y los donantes a ayudar a alcanzar ese objetivo.Si está realizando un evento de caridad para una organización establecida, busque su ayuda para determinar un objetivo razonable.

4. Identifica tu audiencia objetivo.Si ejecutar un evento de caridad está comenzando a sonar un poco como correr una pequeña empresa, hay una razón para eso.Muchos de los mismos principios para el presupuesto, la comercialización, la logística y la preparación para el retención no planificado, tenga en cuenta si está basando dinero para la caridad o para pagar las facturas.

Considere la naturaleza de la causa que está apoyando y la potencial base de donantes más aptos para salir para apoyarla.Si está recaudando fondos para la Orquesta Sinfónica local, por ejemplo, una subasta y una cena silenciosa en un club de campo pueden estar en orden.O, si está buscando reemplazar el equipo del patio de recreo en el parque local, un carnaval de la calle para familias puede ser su mejor apuesta.

No seas demasiado presuntuoso, por supuesto.Haga que su evento sea acogedor por cualquier persona que quiera apoyar la causa.Simplemente asegúrese de que se sirva la audiencia objetivo más probable.

5. Establecer un tema, diseño o enfoque.Una vez que haya determinado sus objetivos, presupuesto, base de donantes y tipo de evento, puede trabajar en los detalles de elaborar su evento para representar idealmente esos factores.

Una vez más, como una pequeña empresa, desea crear una "marca" consistente para representar su material de marketing y la configuración real y la presentación del evento.Vincúlelo a la causa que está apoyando.Por ejemplo, un tema del superhéroe puede ser una buena opción para obtener una recaudación de fondos que beneficia a un hospital infantil.

Ser creativo pero amigable con el presupuesto, por supuesto.Recuerde que el propósito del evento es recaudar dinero y / o conciencia por una buena causa.

6. Atraer patrocinadores.Idealmente, su objetivo debería ser tener el costo total de albergar el evento cubierto por patrocinios y donaciones, de modo que el 100% del dinero recaudado en el evento pueda ir a la causa caritativa.Para que esto suceda, debe acercarse agresivamente pero de manera inteligente a los patrocinadores potenciales con un persuasivo "terreno de juego" Para su evento y su apoyo.

Los negocios obtienen muchas solicitudes de patrocinios y donaciones a causas caritativas, por lo que debe hacer que su esfuerzo se destaque para mejorar sus probabilidades de éxito.No solo confíe en la bondad de su causa, haga un caso persuasivo por qué beneficiará la causa y el negocio de apoyo.

Presente una propuesta escrita y detallada que describe elementos tales como: el medio de alto perfil / la atención pública / en línea, su evento se basará en el equipo de gestión de eventos de alta calidad y el presupuesto sensato que ha reunido, la naturaleza específica del reconocimiento de la compañía. recibirá, hasta los detalles como el tamaño de la pancarta y las inclusiones del logotipo en el programa.

Haz una investigación de antemano en las empresas que eliges acercarse.¿Cuántos eventos caritativos han patrocinado / apoyado recientemente, y a qué nivel??¿Hay algún patrón para los tipos de eventos o organizaciones benéficas que tienden a apoyar??¿Qué tipo de reconocimiento parece atraerles??Ven a su reunión lo más preparado posible.Puedes ser un voluntario, pero actuar como un profesional.

Parte 2 de 2:

Presentando el evento

1. Difundir la palabra.Hay más opciones que nunca antes en publicidad de un evento, desde entregar folletos para participar en un Blitz de las redes sociales.Use cada avenida a su disposición para difundir ampliamente, mientras que al mismo tiempo pague la atención específica a las estrategias de marketing que puedan alcanzar su base de donantes de destino.

Realmente no puedes empezar a publicidad demasiado pronto.Comience a difundir la palabra tan pronto como tenga lo básico en su lugar (cuando, dónde, por qué), luego refine su estrategia de marketing a medida que complete los detalles.
Incluso en el mundo digital de hoy, colocar carteles en la ventana frontal de las empresas locales ayudará a aumentar la conciencia de su evento.No tenga miedo de pedir ayuda de las fuentes locales en la publicidad de su recaudación de fondos.Lo mismo tiene cierto para usar las redes sociales: acepta la ayuda cuando y donde pueda.

La imagen titulada se case en Georgia Paso 12

2. No hay logística de intercambio.Cuando estés a cargo de un evento de caridad, sus responsabilidades pueden ir desde las tablas de pedidos hasta la reserva de entretenimiento para seleccionar un menú para navegar por la burocracia del gobierno.Como se señaló desde el comienzo de este artículo, la planificación adecuada hará que el trabajo de obtener lo que necesita (y quiere) cuando y dónde necesita mucho más fácil.Las buenas habilidades de negociación también serán muy útiles.

Muchas empresas están dispuestas a proporcionar artículos o descuentos donados para eventos caritativos, pero también pueden obtener solicitudes todo el tiempo y desconfiar de su apoyo a otro.Prepárese con un buen "tono" por la importancia de su causa y la asistencia que pueden proporcionar, y también estar dispuestos a negociar su mejor oferta.Ofrezca una señalización más prominente agradeciendo a ellos por su equipo donado, por ejemplo, o simplemente acercarse a varios proveedores para resolver su mejor precio.

La necesidad de permisos o licencias de gobierno variará ampliamente según su ubicación y la naturaleza de su evento.Si está ofreciendo una rifa o juegos de azar, vendiendo alcohol o use propiedad pública (un parque o una calle cerrada, por ejemplo), sus probabilidades de requerir la autorización del gobierno aumentarán.Póngase en contacto con su gobierno local temprano en el proceso para determinar qué, si exige permisos y licencias que necesitará.

3. Ensamble a tu mejor equipo.Obtener los voluntarios adecuados para un evento es tan importante como obtener a los empleados adecuados para un negocio.No puedes hacerlo todo a ti mismo, y sus habilidades para hacer las cosas se hicieran, pasará un largo camino para determinar el éxito de su evento.

No es probable que tenga el lujo de ser selectivo sobre quiénes son sus voluntarios, pero puede ser considerado en qué papeles colocarlos en.Realizar entrevistas informales para determinar qué voluntarios se adaptan mejor a los roles por adelantado, y que son mejores para el trabajo detrás de escena.Estar claro para ellos (y usted mismo) que cada función es fundamental para el éxito del evento.

Dependiendo de la naturaleza de su evento, también puede estar utilizando un "comité de acogida", que suele ser un grupo de grandes donantes y / o celebridades locales que están principalmente para agregar algo de prestigio a su evento.Use cualquier consejo que puedan ofrecer juiciosamente, pero también recuerde que solo son líderes simbólicos para el evento, mientras que usted es el que necesita estar a cargo.

Imagen titulada Crear un kit de primeros auxilios en casa Paso 5

4. Esperar lo inesperado.Ningún evento, caritativo o de otro tipo, se apaga sin un enganche.El mal tiempo, un sistema de sonido defectuoso, o incluso una emergencia médica puede intervenir en su evento perfectamente planificado.Puede hacer una lluvia de ideas sobre posibles problemas y soluciones para ellos, pero también debe ser lo suficientemente flexible como para "rodar con los golpes", ya que su evento ocurre.

Tiene un plan de seguridad para emergencias, y considere si debe proporcionar seguridad, especialmente si el evento está abierto al público y se espera una gran multitud.Si bien probablemente no exige la ley, es posible que desee considerar alguna versión del "seguro de responsabilidad pública" como protección contra interrupciones importantes y imprevistas.

5. Seguimiento después de tu evento.A la antigua, las agradecimientos manuscritos a mano aún pueden recorrer un largo camino para hacer que un donante o voluntario se sienta especial y más dispuesto a ayudar nuevamente.Nunca escatimé de mostrar su agradecimiento a nadie y a todos los que han ayudado a hacer realidad el evento.

Para fines fiscales y legales, mantenga un registro detallado escrito de cada donación que reciba.También puede usar estos registros como una lista de contactos para mantener a las personas informadas e involucradas en la causa y cualquier evento futuro.

Siempre pase un tiempo después del evento pasando por lo que funcionó y qué no.Piense en lo que puede aprender de este evento para que el siguiente sea aún mejor.Busque las opiniones de los voluntarios de confianza y los donantes / partidarios.