Cómo crear documentos de Word con acceso: 8 pasos (con imágenes)

Muchas personas, especialmente aquellas con discapacidades, utilizan software y dispositivos especiales, incluidos los lectores de pantalla, para acceder a computadoras y material de lectura. Ya sea que escriban con fines comerciales o académicos, es una buena idea asegurarse de que sus documentos de Word sean accesibles para esta audiencia. Hay algunos principios de diseño simples y pasos para llevar a cabo documentos de Word para asegurarse de que todos puedan acceder a ellos.

Nota: Si bien las capturas de pantalla y los menús específicos que se describen a continuación son de Microsoft Word, los principios generales son aplicables a la creación de documentos de Word accesible con cualquier software de procesamiento de textos.

Pasos

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1. Use encabezados y estilos de documentos para crear una estructura navegable. Debido a que el software de lectura de pantalla (incluidas las opciones de software compradas para computadoras de Windows, así como la función de ofmover de Apple) lee en voz alta cualquier cosa que esté visible en la pantalla, usando estilos es útil porque le da la estructura de su documento. El software de lectura de pantalla utilizará audio para indicar a los usuarios si una sección en particular del texto es un título, encabezado, subtítulo o texto normal / corporal. Esto permite a los usuarios hacer un sentido lógico del documento y saltar a ciertos encabezados y temas. Sin embargo, para que el software haga esto, el escritor del documento debe aclarar esas distinciones! De lo contrario, todo el documento leerá como un gran trozo de texto del cuerpo "normal".

Utilice al menos las opciones de estilo principal: título, encabezado (con niveles numerados) y normal.
Asegúrese de identificar sus encabezados en el orden correcto. Esto ayuda a crear un sistema fácil de entender para que alguien navegue por su texto. Por ejemplo, puede asignar su título de papel el Título Estilo, usa el Encabezado 1 Estilo para los encabezados de su sección principal, use Rumbo 2 para sus encabezados de subsección, y así sucesivamente.
Asegúrate de no omitir los niveles de rumbo. Anida sus encabezados para que sus números de estilo correspondan a su jerarquía (i.mi. No pase de 1 a 3 o use 3 para su título principal y 1 para sus subtítulos, asegúrese de que 1 sea el encabezado más grande, luego 2, luego 3, etc.).
Recuerde que puede personalizar cómo se ven sus estilos sin afectar la accesibilidad. Siéntase libre de cambiar fuentes, tamaños y colores. Solo asegúrese de que cada encabezado o pieza de texto esté "etiquetado" con la etiqueta de estilo derecho para que los lectores de pantalla puedan identificarlo.
Para documentos más largos, considere el uso de la función integrada de contenidos de Word. Esto utiliza automáticamente sus encabezados para crear una tabla de contenido vinculada que pueda hacer que la navegue por su documento sea más fácil para todos los lectores.

Imagen titulada Crear documentos de palabra accesible Paso 2

2. Usar el texto alt. Las personas con discapacidades visuales, ya sean ciegas o tienen una vista parcial, pueden perderse si usa muchas imágenes, gráficos, formas, fotografías o clipart en sus documentos. Esto no significa que tenga que omitir esas funciones, solo tiene que agregar algunos texto o leyendas alternativas (o "alternativas") para explicar lo que son. El software de lectura de pantalla leerá el texto de Alt o los subtítulos en voz alta para asegurarse de que los usuarios con discapacidades visuales no se pierden.

Para agregar texto alt, comience por hacer clic derecho en su imagen.Ir Formatear imagen y entonces Texto alternativo. Escriba una descripción simple pero completa de la imagen u otra función visual en el cuadro Título y / o Descripción (dependiendo de su longitud) y haga clic en Aceptar.

Imagen titulada Crear documentos de palabra accesibles Paso 3

3. Asegurar que las tablas sean accesibles. Las tablas son ideales para organizar datos e información, pero cuando están leídos por un lector de pantalla, pueden ser confusos. Mantener estos principios en mente puede hacerlos más accesibles:

Utilice encabezados de columna claros y designados. Al igual que use los encabezados de estilo a lo largo de su texto, use encabezados de columna para que sus mesas sean consistentes y fáciles de navegar. Asegúrate de que Opciones de mesa, selecciona Fila de encabezado para que los lectores de pantalla identifiquen la fila superior como encabezados de columna.

Hacer mesas lo más simples y lógicas posible. Si es posible, evite tener células fusionadas o divididas solo en ciertas columnas o filas, ya que esto será confuso cuando se lea los contenidos en voz alta. Se adhieren a un formato estándar, establecido uniformemente.

Trate de hacer que sus mesas lean lógicamente de izquierda a derecha y de arriba a abajo (si está trabajando en inglés). Para obtener una mejor idea de cómo un lector de pantalla navegará su tabla, use la tecla TAB en su teclado para verificar el pedido que el cursor pase por sus columnas y filas.

El uso de texto alternativo para tablas, así como imágenes y gráficos, también puede ayudar.

Imagen titulada Crear documentos de palabra accesibles Paso 4

4. Usa texto de hipervínculo significativo. Si simplemente copia y pega una URL larga en su documento, el lector de pantalla intentará leer cada letra, lo que puede ser un dolor. Un mejor enfoque implica el uso de texto de hipervínculo significativo.

Cuando desee agregar un hipervínculo, haga clic con el botón derecho en la línea donde desea el enlace y seleccione Hipervínculo (o ir a Insertar y entonces Hipervínculo).

Copie o escriba la URL en la dirección o enlace a caja de texto.

Incluir una descripción simple pero significativa bajo monitor o texto para mostrar. Esta es la escritura que realmente será visible en su documento, y cuando se haga clic en que llevará al lector al sitio web de la URL.

Imagen titulada Crear documentos de Word con acceso Paso 5

5. Evite usar espacios o líneas en blanco para crear formato o espacio. Si tiendes a golpear "Pestaña" o "Ingresar" Una y otra vez para crear formato que desee, intente patear el hábito. Escuchar un montón de espacio en blanco (identificado por un lector de pantalla como "en blanco") puede ser molesto y podría dar a los usuarios discapacitados la impresión de que el documento ha finalizado.

En su lugar, use el formato de documento. Confíe en hendiduras, espaciados de línea y estilos para crear el efecto que desea.

Para crear espacio adicional después de las líneas sin presionar Entrar, haga clic con el botón derecho y vaya a Párrafo. Debajo Espaciado, Ajuste las opciones anteriores, posteriores y espaciadas de línea según se desee para obtener el diseño que desea.

Una forma de verificar cómo su documento podría "mirar" a un lector de pantalla es seleccionar la opción de Mostrar todos los personajes que no son imprimibles para que pueda ver el símbolo del párrafo que aparece cada vez que llega a la tecla Intro y el punto que aparece cada vez que llega a la barra espaciadora. Idealmente, estos solo deben aparecer cuando realmente estén deteniendo una palabra o párrafo vieja y comenzando una nueva. No deberían estar allí cuando solo quieras crear un espacio extra.

Imagen titulada Crear documentos de palabra accesibles Paso 6

6. Evitar objetos flotantes. Cuando agrega imágenes, gráficos u otros objetos, tenga cuidado con su envoltura de texto. Si usa objetos flotantes, el software de lectura de pantalla puede ignorarlos por completo o leer su texto alt en el orden incorrecto.

En su lugar, use la "parte superior e inferior" o "en línea con las opciones de envoltura de texto".

7. Asegúrese de proporcionar alternativas para el contenido de audio. Si tiene clips de audio o videos que pueden ser inaccesibles con las personas sordas, intente proporcionar subtítulos o transcripciones cerradas para asegurarse de que pueden acceder a ese contenido, también.

Imagen titulada Crear documentos de palabra accesibles Paso 8

8. Escribe y diseñe con todo tipo de usuarios en mente, dependiendo de su audiencia. Algunos usuarios pueden tener discapacidades cognitivas y beneficiarse de un lenguaje claro. Algunos pueden tener ceguera de color u otras discapacidades visuales que hacen que el texto de bajo contraste sea difícil de separar del fondo. Algunos usuarios que confían en los lectores de pantalla tendrán que escuchar cada parte de su documento, a veces una y otra vez. Si tienes contenidos innecesarios, intenta perderlo. Tenga cuidado con sus contenidos, pero si es posible, mantente simple en su enfoque.

Mantener los títulos cortos, especialmente si aparecen a menudo.

Si está usando color, evite poner colores muy similares uno encima del otro. El contraste hace que el texto sea más fácil de leer para todos, especialmente aquellos con discapacidades visuales.

No confíe en la codificación de colores sola. Para los usuarios que no pueden percibir el color o usar los lectores de pantalla, asegúrese de que la información se transmita de varias maneras, no solo a través del color del texto. Por ejemplo, evite una larga lista de elementos donde el texto rojo signifique una cosa y azule a otro.

Video.

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Consejos

Mantén tu audiencia en mente. Es posible que no necesite alcanzar cada uno de estos pasos para hacer un documento que funcione para su audiencia, pero la aplicación de estos principios básicos puede ayudar a garantizar que su documento sea accesible para una gama más amplia de personas.

Si la accesibilidad es importante para un proyecto determinado, pídale a alguien con discapacidad o con conocimiento de lectores de pantalla y otras tecnologías de asistencia para "prueba" su documento y le da feedback.

Advertencias

No todos los métodos de creación de PDF resultan en documentos verdaderamente accesibles. Asegúrese de investigar el suyo porque, de lo contrario, el trabajo cuidadoso que ha hecho en Word podría ser inútil cuando convierte el documento a un PDF.